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1、EPSONPRECISIONH.K.LTDBSFACTORY良好的任良好的任务务方法方法編號:BS-QY-045版次:01整理:IPDept.良好的任务方法良好的任务方法 良好任务方法的作用从从优优秀到杰出，靠的是方法。秀到杰出，靠的是方法。不不论论是公司或个人，学是公司或个人，学习习科学的科学的任任务务方法，都能极大的提高效率和方法，都能极大的提高效率和效能。没有什么比忙繁忙碌更容易，效能。没有什么比忙繁忙碌更容易，没有什么比事半功倍更没有什么比事半功倍更难难。科学的。科学的任任务务方法方法让让任任务务更更轻轻松，松，让让生活更生活更愉快。愉快。课程程大大纲壹、任壹、任务進行前的思索任進行前
2、的思索任务一、以科學的方式進行任一、以科學的方式進行任务二、秉持強烈的目的意識及問題意識二、秉持強烈的目的意識及問題意識三、任何小事都不要忽略了創意三、任何小事都不要忽略了創意贰、瞭解本人的職務、瞭解本人的職務一、對本人的職務充分瞭解一、對本人的職務充分瞭解二、瞭解您任二、瞭解您任务的前手與後手的前手與後手三、練習三、練習叁、任、任务的進行方法的進行方法一、一、命令的接受命令的接受二、如何進行您的任二、如何進行您的任务三、三、企業人任企業人任务的基礎守則的基礎守則壹、任务進行前的思索任务壹、任务進行前的思索任务任务對您而言,應不是那麽陌生,您在家裏也有替父母辦過事情的經驗,您在學校也承辦過一些
3、活動,在您求學的過程中,能够也有打工的經驗,但在您做這些任务的過程中,有沒有人告訴您,任务前應該如何裝備好您的思索力? 本小节的目的是告訴您,只需您能裝備好您的思索力,您將能一掃您對任务的畏懼感,自信心將充滿您的周身,您將能迅速、正確地處理好任何的任务。 (一一)以科學的方式進行任务以科學的方式進行任务什麽是科學的方式呢？科學的方式是依據計畫plan、執行do、檢討see的程序進行您的任务；科學的方式是思索、探討事情時一切要根據事實或資料來探討。 因此，您在進行任何任务時，可依六個步驟進行，本著以下的思索方法及程式進行，您將能有條理地處理好每一件事情。 任务科學進行的六个步骤任务科學進行的六个
4、步骤第一步第一步:明確您的任明確您的任务务目標目標第二步：搜集事實資料第二步：搜集事實資料第三步：依事實做判斷第三步：依事實做判斷第四步：計畫第四步：計畫 PLAN 第五步：執行第五步：執行 DO 第六步：檢討第六步：檢討 SEE 第一步：明確您的任务目標第一步：明確您的任务目標 您在做任何事情時，一定要有明確的目標，目標不明確將無法思索具體的行動方法，去達成目標。事後檢討時，由於目標不明確，您根本無法知道本人進行的好壞、對錯。 原來是 這樣!第二步：搜集现实资料第二步：搜集现实资料在進行任务前，您要先搜集事實的資料。要搜集哪些資料？如何搜集這些資料？更重要的是您要確認您搜集的這些資料是正確無
5、誤的。例如檢查官詢問嫌犯時，會获得許許多多的口供，但第二步更重要的任务是如何突破嫌犯的心防，获得正確的口供。 第三步：依现实做判别第三步：依现实做判别任务計畫及進行，需求做判斷時，您一定要根據掌握的事實下判斷，千萬不要依據本人主觀的臆測；任何事情您都養成依據事實下結論的習慣，長久以往，您將能成爲判斷力正確、行動力強、值得人們依賴的人。 第四部：方案第四部：方案在任务進行前，您一定要擬定好任务進行的活動方案及步驟，明確的計劃，有如航海圖一樣能指引您任务進行的方向，讓您能條理清楚地進行您的任务。 第五部：执行第五部：执行DO有了妥當的計划後，您可依計划逐渐執行。執行時您需本著積極、彈性的態度，運用
6、溝通、協調、會議等技巧，完成您的任务。第六部：检讨第六部：检讨SEE透過檢討(检查、跟踪、反响)分析執行阶段的優點及缺失，讓您能適當地調整及修正您目前的計畫及做法，以便能更有效地達成您的明確目標。 上面的六個步驟，我們稱爲科學的任务手順，希望您能徹底地運用及遵守。 (二二)秉持強烈的目的意識及秉持強烈的目的意識及問題意識問題意識目的意識及問題意識有如兩個偵測器，隨時對您的行動进展偵測。當您弄不清楚本人所做的事情究竟對目標達成何關連，或本人的做法對目標達成究竟有何貢獻時，您可隨時問本人“目的是什麽？“我這樣做真的對達成目的有貢獻嗎？ (三三)任何小事都不要任何小事都不要忽略了創意忽略了創意沒有創
7、意，就不會有創新發生，假设作任何的任务都对比往例，依樣畫葫盧的話，您的價值要從那裏呈現出來呢?贰、瞭解本人的職務贰、瞭解本人的職務任务好壞的評價，在於職務完成的狀況。因此，想要有好的成果，想要贏得主管的重視，首先您要能對本人的職務內容有充分的了解。本小节的重點是讓您瞭解什麽是職務及您如何站在更高一層的角度，檢查如何讓您的職務對任务的前手及後手有貢獻，因爲任务的价值就表达在您對他人所産生的貢獻。 (一一)對本人的職務充分瞭解對本人的職務充分瞭解組織是任务的組合及人的組合，因此組織中訂出每個人應負責的任务內容即稱爲職務。 要使每一個職務都扮演好它的角色，我們必須從責任、許可權、義務三個方向，深化瞭
8、解任何一項職務的意義，如圖: 權限責任義務1责任任分配給每一個人的職務都要規定他該做什麽及如何做。明確地規定該做什麽及如何做就是履行這個職務的責任，理想的組織中的每一人都負有不同的責任，不應和他人混淆不清，也就是說一份任务不應該産生二人或多人混淆担任的狀況。 當您接到您的職務時，您必須清楚地瞭解您的任务內容。有些公司有明確的職務表，詳細地規定職務的內容，有些公司也許沒有一份明確的職務表，往往是由於您的主管口頭傳述，碰到這種情形時，您最好能逐渐記下您的任务專案，這樣您將能更清楚地掌握住本人的任务內容。 環境是變動的，公司的對應也必定是變動地、彈性地，因此，您的內心對職務內容也該抱著較具彈性的想法
9、，千萬不要拘泥不變。 情境領導(2)權限權限authority爲了完成每個人的責任，必須配合完成責任應有的力量，這個力量稱爲權限authority。例如技術服務人員在保養服務時，在一定金額下，有權決定主動爲客戶更換已損耗的零件，有權限調閱技術手冊，有權运用公司的技術車。權限是完成任务的配備，負的責任愈大就需配備相對的權限，這是很容易了解的。 其實每個人在他的職務範圍內都有發言權及建議權，有些公司也有改善提案制度，每個員工對公司內的一切事項都可藉由提案來表達他的看法，同時在任务中，您的主管也會不時授權給您，請您執行更大的責任，讓您有很多的機會，實際地體驗權限與責任的關係。 3義務義務obliga
10、tion什麽是義務？當您承擔了責任，您就必須百分之百地完成您的責任；百分之百完成您的責任就是您的義務。因此，一旦您有了正式的職務，您同时就有了完成職務的義務，二者是同時發生，不可分割。表現義務的方式有很多，其中如任务途中向主管做中途報告、在公司的規範下進行任务，對許可權外的事情需先請求有許可權的人、遵守公司的規定、徹底地完成任务等，是新進人員不可忽略的義務。 (二二)瞭解您任务的前手瞭解您任务的前手與後手與後手瞭解了您的職務內容後，接下來您需瞭解您的任务和其他人的關係。每個人的任务都是企業組織體系中的一環，所謂環環相扣，您一定有您的前手或後手。因此您任务進行的好壞，也就是您任务的貢獻大小，衡量
11、规范就是您的前手及後手對您任务的滿意度评价。 您假设能從前手、後手的更廣泛角度來評估本人的任务，將更能把握住完成您任务的重點。如何對應您的前手或後手呢？簡單地說，要使您的前手充分地知道您有那些需求，這些需求對您的任务的完成有幫助。 對於後手，必須充分了解後手需求的是什麽？假设您在任务中能充分考慮到您的前手與後手，置信您在執行職務時，必會贏得極高的評價。(三三)練習練習您已能從責任、權限、義務三個方向分析、評估您目前的任务、置信您能很明確地回答六個問題： 1, 明確地知道本人在公司整體任务中所占的位置及扮演的角色。2, 知道本人分擔的任务範圍。3, 知道自已負有哪些責任，具有哪 些許可權。4,
12、任务上接受誰的命令。5, 知道和本人任务最有關連的部、 課及關係人。6, 知道本人任务好、壞的基準是如何 決定的。同時您也能用同樣的方法瞭解組織上其他的職務，您愈能瞭解組織內各項職務扮演的角色，就愈能更有效率地在組織內進行您的任务。 我是一个高兴我是一个高兴的人的人! !瞭解您的職務瞭解您的職務您的職務主管对您任务的期望您的任务後手对您的等待 您的職務徹底完成職務的檢查重點徹底完成職務的檢查重點職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(一一能否做到能否做到1、能否充分瞭解您的職務？、能否充分瞭解您的職務？2、能否充分瞭解主管對您的等待？、能否充分瞭解主管對您的等待？3、能否充分瞭解您任务後手對您的
13、等待、能否充分瞭解您任务後手對您的等待?4、能否能主動積極地進行您的職務？、能否能主動積極地進行您的職務？職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(二二能否做到能否做到5、能否能和他人協同协作完成您的職務、能否能和他人協同协作完成您的職務?6、能否對您的職務負責究竟，讓別人能、能否對您的職務負責究竟，讓別人能夠信賴？夠信賴？7、能否能全力以赴，不斷改善提升您的、能否能全力以赴，不斷改善提升您的職務績效？職務績效？叁、任务的進行方法叁、任务的進行方法普通而言，新進人員的第一項任务是從接到主管的命令開始，首先從主管的指示，明白要完成什麽事情，接下來開始實際地進行指示的任務，最後向主管報告任务的結果，這
14、個程序是基層人員完成任务的根本程序。 下面即針對如何接授命令，如何進行您的任务，如何向主管報告三個步驟做詳細的說明。一、命令的接受方法 二、如何進行您的任务 三、企業人任务的基礎守則 四、有效的報告方法 (一一)、命令的接受方法、命令的接受方法多數的新進人員抱著既等待又緊張的心境，等著主管交辦第一份任务，希望能胜利地把第一份任务做好，以贏得主管的好感。主管通常以二個角度來評價您的表現：一個是您的任务結果，另一個是您任务進行的態度。因此，這兩個項目都是您學習的重點。當主管指示第一份任务時,您該如何做呢?下面的三個步驟及留意點能供您參考。步骤一、主管呼叫您的名字時 步骤二、記下主管交辦事項的重點
15、步骤三、了解命令的內容 步骤一、主管呼叫您的名字時步骤一、主管呼叫您的名字時主管指派任务時，第一個動作一定是呼叫您的名字，聽到主管叫您的名字時，您可如下的回應：立刻回答“是，迅速走向主管。 主管呼叫您的名字時主管呼叫您的名字時(留意点留意点) 用有朝氣的聲音立刻回答。 不要悶聲不響地走向主管。 不要用“做什麽“什麽事等同輩團 體的用語回答。 帶著您的記事本，以便隨時記下 主管的指示。 步骤二、記下主管交辦步骤二、記下主管交辦事項的重點事項的重點新進人員初進公司，對公司的諸多事情並不熟习，溝通上必定比較费劲。因此，您最好要記下主管交辦事項的重點，以防止遺漏。 1，具有核對CHECK的功能 當主管
16、指示完後，您可參考您的記錄，重復指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距的地方。2，日後任务進行中，可根據備忘錄記錄主管所提示的留意事項、協調事項，檢查您的任务狀況。3，可防止日後如“有交待“沒聽到等紛爭發生。 做备忘录还有这些做备忘录还有这些益处？！益处？！步骤三、了解命令的內容步骤三、了解命令的內容一位人事部門的主管想要瞭解最近半年人員的離職狀況，交待一位新人員統計人員離職數目，請他三天以後報告。三天後接授命令的新進人員向主管報告半年內總共離職30名員工，主管接著問各部門離職的人數有多少，不同年資的離職人員各有多少，男性、女性各占多少人，這位新進人員一概答不上來，主管不悅地說，我給您三天的
17、時間，您只給我統計出一個總離職人數。上面這個案例，雖然是因主管交待事情不夠清楚而呵斥，但是假设您在接授命令進度能留意到以下幾點，您將可防止上述的誤解發生。了解命令的內容了解命令的內容(留意点留意点)留意留意不清楚的地方，詢問清楚爲止。不清楚的地方，詢問清楚爲止。留意留意儘量以具體化的方式，向主管儘量以具體化的方式，向主管確認命令的確認命令的內內容。容。留意留意要讓主管把話講完畢，再提出要讓主管把話講完畢，再提出意見或疑問意見或疑問留意留意不清楚的地方，不清楚的地方，詢問清楚爲止詢問清楚爲止主管陳述命令內容時，有不清楚的地方，一定要詢問清楚爲止，因爲人總是有說錯或記錯的時候。 留意留意儘量以具體
18、化的方式，向儘量以具體化的方式，向主管確認命令的主管確認命令的內內容容不要象我这样,胡乱猜测？留意留意要讓主管把話講完畢，再要讓主管把話講完畢，再提出意見或疑問提出意見或疑問主管交待命令和普通閒聊不同，交待命令前，他多半已考慮過許多要素及能够發生的問題，因此不要中途打斷他的思緒，等他把話講完後，再提出問題與意見，主管必定會一定您的聆聽態度。 您能留意上述的三個留意點，置信您已能把握住了解主管命令的原則。命令假设被誤解了，後面的行動，必然徒勞無功。命令的了解是如此的重要，在實務上有沒有一套具體可行的方法，讓我們能正確地把握住命令的具體內容呢？5W3H是一個達成有效溝通的方法，它能保证人們溝通的內
19、容達到正確性，透過5W3H的方法同樣能讓我們對命令的內容有正確的認識。 5W内容内容WHAT什麽事 WHEN什麽時間 WHERE什麽地點 WHO誰做 WHY爲何做 WHAT什麽事什麽事What指要做的是什麽及描画達成命令事項後的狀態。經由What的質問，您能確認主管期望的東西和您想的東西能否是一致。WHEN什麽時間什麽時間When指什麽時間要完成，任务允許的期間或什麽時候要完成那一部份的任务。很多事情都是有時效性的，因此，對時間的要求，千萬不要有任何的忽略。 WHERE什麽地點什麽地點Where泛指各項活動發生的場所。不同的場所能代表不同的意義，適當的場所能获得任务上的地利。 WHO誰做誰做W
20、ho指完成命令要接觸或關連到的人员，如擔當者、責任者、參與者。WHY爲何做爲何做Why指理由、目的、根據。Why能讓我們更能明确其价值，洞悉我們爲什麽這樣做而不要那麽做。 3H(内容内容HOW怎樣做HOW MANY做到什麽程式 HOW MUCH (預算、費用 )HOW怎樣做怎樣做How指方法、手段、如何做 做事前将预备任务做好做事前将预备任务做好HOWMANY(做到什麽程式做到什麽程式)How many指需求多大、多少，以計量的方式讓事情更具體化。例如容納30人的會議室、希望邀請500人參觀新産品發表會。 HOWMUCH(預算、費用預算、費用)How much指預算、費用。 5W3H总结总结您
21、能透過5W3H的方法，置信您必能具體無誤地了解主管下達的命令。問題解決的九個步驟問題解決的九個步驟(内容内容)步驟明確的目標、標準步驟發現問題點步驟要因分析 步驟確定要解決的課題步驟擬定對策步驟執行行動計畫 步驟效果確認步驟標準化企業人任务的八项基礎守則企業人任务的八项基礎守則一,比上司等待的任务成果做得更好 二,懂得提升任务效能與效率的方法 三,一定在指定的期限內完成任务四,任务時間，集中精神，專心任务五,任何任务都要用心去做 六,要有防止錯誤的警覺心 七,做好整理整頓八,養成節省費用的習慣 结语结语具具备良好的任良好的任务進行方法的進行方法的综合素合素质是：是：1，对任任务有有剧烈的意欲及烈的意欲及热情情,能全力以赴能全力以赴.2，自，自发,自自动地地执行任行任务,改善及充改善及充实任任务上上的知的知识.3, 能和他人能和他人协调,协作作.4, 对任任务具有具有责任心任心. 謝謝 謝謝!沒有最好沒有最好,只需更好只需更好!
