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1、第一章 采购管理概述教材及参考书教材及参考书秦小辉.采购管理.高等教育出版社.2014年8月徐杰，鞠颂东. 采购管理（第2版）M. 北京：机械工业出版社，2010朱新民，林敏晖. 物流采购管理M.北京: 机械工业出版社,2011董千里. 采购管理. 重庆：重庆大学出版社，2008,11.甘明,刘洪娟,杨悦. 采购管理M.北京:北京：中国石化出版社，2010梁军.王刚. 采购管理（第2版）M.北京：电子工业出版社，2010.导入案例：让采购“创造利润”2009年，一家集团公司的上海分公司和海南分公司分别购买了一批IBM电脑，型号相同，配置相差无几，但海南分公司的购买价格，却比上海分公司高出近两倍
2、。这是为什么？李玉新，美国Emptoris集团副总裁、大中国区总经理。据他讲，一个集团的分公司花不同的钱，采购相同产品的事情经常发生。为什么？集团的采和购两个环节是脱节的，他说：“每个集团都有采购部，当所有分公司都要去买同一产品时，集团就可以将信息整合一下跟供应商统一谈判，这样做一般都可以拿到一个好的价格。但实际上，这个部门对下属分公司的控制力非常弱小。因为，很多集团采用的是分散管理，所购产品都是由各分公司单独按照所需去进行采购和结算。”上面抽举例子中海南分公司的采购负责人，恰恰对IT产品不是很懂，不知道有哪些好的供应商，也不知道有哪些好的采购方式和经验，只知道IBM的品牌不错。因此，即便是对
3、方开出了一个天价，他也认为是合理的。其实，在李玉新看来，这种问题很好解决，“如果集团有一个统一的采购知识库和管理平台，采购资源和信息共享的话，海南分公司就可以轻易了解到兄弟公司的采购价格和数据。”除了集团分公司之间采购信息的脱节外，传统采购还有一个最大的问题，就是整个采购流程并不是很透明，效率也不是很高。在传统采购模式下，企业采购流程非常复杂，包括采购申请、信息查询发布、招标投标评标、洽谈签约结算，物流配送交割、协调相关部门等环节全部手工操作，浪费了极大时间成本和人力成本，过程效率低下。采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作，无法在战略的高度上，担任起所负责项目的损益分析、评估和决策，也不可
4、能实行前瞻性的采购管理、建立供应商战略合作伙伴关系、重新审视采购模型、供应商合理化运作,等等。所有的采购流程都是靠人，这样的结果往往是，采购人员拿着一个最终的授标合同请老板去签字。老板看了这个合同想了又想，不知道应该不应该签，因为他不知道这个标的最终结果是怎么来的，没有一个系统可以让这个老总在签约之前，看到这个产品是以什么样的方式、从哪些供应商、通过哪些流程和什么样的评标方式选出来的。光凭口头报告，很容易造成人为的因素在里面。怎样才能提高采购的透明度，进而提升采购经营的整体竞争力和效率？2001年，摩托罗拉陷入衰退困境，销售额骤降。公司要求从各个方面缩减成本，摩托罗拉采购部门当时在系统整合和协
5、调方面已经比较成熟，但整个采购流程中，产品经理们采取的依然是面对面地与供应商进行谈判的采购形式。会议有时持续数周，买卖双方都需要承担大笔的差旅成本。同时，由于谈判条款涉及产品规格、定价、数量、日期、保修、送货细节和无数其他潜在因素，谈判过程常常会花费产品经理数周的时间，而且还需要使用复杂的电子表格，辛苦地进行评估直到最后拟订合同。为了解决这个问题，摩托罗拉从8家顶级软件供应商的方案中，选择了一套Emptoris的解决方案进行测试。以采购人员评估多个合同分配方案为例，以前这种优化需要花费数日或数周时间，摩托罗拉现在只需要几个小时就可以完成。由于过程很快，采购人员有更多时间来思考从单一供应商那里采
6、购多类产品，以获得“捆绑折扣”，或者发现和拓展新的供应商。据李玉新介绍，借助这样的采购系统，不光可以提高工作效率，还可以提高采购环节的透明度。有数据表明，企业原材辅料采购成本，占企业销售额的20%左右，因此采购成本每降低1元所获取的效益相当于多销售20元产品这样也就不难理解，为什么会有那么多的企业把注意力投向了采购模式的变革。思考题1.通过本案例可知，传统的采购模式存在哪些问题？2.摩托罗拉的采购曾经面临着哪些问题？是如何解决的？3.通过本案例分析，企业采购正面临着哪些变革？第一节 采购概述一采购的含义和范围（一）采购的含义1基本概念采购，是指个人或单位为满足自身需要或保证生产，经营活动正常开
7、展，在一定条件下，从供应市场获取产品或服务作为自己的资源的一项经营活动。采购有广义和狭义之分。（1）狭义的采购是指买东西，就是企业根据需要提出采购计划，审核计划，选择供应商，经过商务谈判确定价格，交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。（2）广义的采购是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以采用各种途径来取得物品的使用权，已达到满足需求的目的。可以从以下几个方面全面理解采购（1）采购是从资源市场获取资源的过程（2）采购是商流过程和物流过程的统一（3）采购是一种经济活动采购管理（purchasingManagement）是指对采购过程的计划、组织、协调和控制等过程。它包括管理供应商关
8、系所必需的所有活动，是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。它着眼于组织内部、组织和其供应商之间构建和持续采购过程。相关概念(1)订购、购置和购买。订购是采购过程的一部分，它是指依照事先约定的条件向供应商发出采购订单。(2)供应。在美国和欧洲，供应包括采购、存储和接收在内的更广泛的含义。在我国，供应一词的基本含义是指供应商提供产品或服务的过程。它偏重于物流活动，而采购更偏重于商流活动。 (3)开发原料来源。在物流领域里越来越流行的一个术语是开
9、发原料来源。它包括寻找供应源，保证供应的连续性、确保供应的替代源、搜集可获得资源的知识等活动，这些活动中的多数与采购过程中的寻找和选择供应商有关。采购的范围采购的范围是指采购的对象或标的，采购的对象分为直接物料（BOM material）和间接物料（MRO material）直接物料是与最终产品生产直接相关的物料，用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分。间接物料是与公司生产的最终产品不直接相关的商品或服务，在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。采购的分类（按照采购范围分类）国内采购：指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。例如，机械制造企业，向国内供应商采购钢材、轴承
10、等原材料、配件。国外采购：指国内企业直接向国外厂商采购所需物资的一种行为。国外采购的优点主要有：质量有保证；影响国内价格；利用“汇率”变动获利。我国国外采购的对象为：国内无法生产的产品，如计算机制造商所需要的CPU芯片、汽车制造商所需要的光电控制系统等；无代理商经销的产品，通常直接进行国外采购；国外产品价格上有优势，如进口汽车、农产品等。采购的分类（按照采购时间分类）长期合同采购：采购商和供应商通过合同，以稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上。 长期采购合同的优点为：有利于增强双方的信任和理解，建立稳定的供需关系；有利于降低双方为价格洽谈的费用；有明确的法律保证，维护双方各自的利益。 不足
11、：一是价格调整困难，如市场供求关系变化，采购方要求供应商调整价格有一定难度；二是合同数量固定，采购数量调整有难度；三是采购人员形成了对供应商的依赖，缺乏创新意识，在合同期内，采购商有了更好的供货渠道，也将影响采购商的选择。短期合同采购：采购商和供应商通过合同，实现一次交易，以满足生产经营活动需要。采购的分类（按照采购主体分类）个人采购：指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为。如购买生活必需品、耐用品等，实质上是一种购买(习惯上)活动，购买对象主要为生活资料，其特点为单次、单品种、单一决策，购买过程相对简单。组织采购：为实现组织目标而发生的采购行为。采购的分类（按照采购方法分类）传统采购
12、订货点采购，是紧密根据需求的变化和订货提前期的大小，精确确定订货点、订货批量或订货周期、最高库存水准等，建立起连续的订货机制、操作机制和库存控制机制，达到既满足需求又使得库存总成本最小的目的。MRP采购，主要应用于生产企业。它是生产企业根据主生产计划和主产品的结构以及库存情况逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过程。JIT采购，也称准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。供应链采购是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作了。采购者只需要把自己的需求规律信息即库存信息向供应商连续及时传递，供应商自己根据自己产品的
13、消耗情况不断及时连续小批量补充库存，保证采购者既满足需要又使总库存量最小。电子商务采购，也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。工业采购与消费品采购的区别工业采购工业采购消费品采购消费品采购采购目的采购目的保证生产保证生产满足个人需要满足个人需要采购动机采购动机主要出于理性考虑主要出于理性考虑带有个人喜好或冲动带有个人喜好或冲动采购功能采购功能专业职能、企业行为专业职能、企业行为消费者个人行为消费者个人行为产品与市场知识产品与市场知识系统、宽广系统、宽广零散、有限零散、有限采购量采购量大大小小采购需求采购需求由生产及发展驱动、波动性由生产及发展驱动、波动性强强由生活所需导向、通由生活所需
14、导向、通常较稳定常较稳定采购市场价格采购市场价格弹性有限弹性有限弹性相对较大弹性相对较大顾客顾客数量有限、往往地域性集中数量有限、往往地域性集中数量很多、地域分散数量很多、地域分散二 采购的地位 制造企业要想增加利润，有哪几种途径？制造企业要想增加利润，有哪几种途径？制造企业要想增加利润，有哪几种途径？制造企业要想增加利润，有哪几种途径？ 例例例例 江江江江苏苏苏苏省省省省某某某某企企企企业业业业生生生生产产产产的的的的产产产产品品品品中中中中，原原原原材材材材料料料料采采采采购购购购的的的的成成成成本本本本占占占占60%60%60%60%，生生生生产产产产加加加加工工工工、销销销销售售售售及
15、及及及相相相相关关关关的的的的行行行行政政政政费费费费用用用用占占占占 30%30%30%30%，纯纯纯纯利利利利润润润润10%10%10%10%。该该该该厂厂厂厂后后后后来来来来利利利利用用用用网网网网上上上上采采采采购购购购的的的的方方方方式式式式，使使使使原原原原材材材材料料料料采采采采购购购购成成成成本本本本从从从从原原原原来来来来的的的的60%60%60%60%下下下下降降降降到到到到55%55%55%55%；而而而而这这这这看看看看似似似似不不不不起起起起眼眼眼眼的的的的5%5%5%5%却却却却使使使使该该该该厂厂厂厂的的的的利润一举增加了利润一举增加了利润一举增加了利润一举增加了
16、50%50%50%50%！基于上述情况，如果用其他方式获得同样基于上述情况，如果用其他方式获得同样基于上述情况，如果用其他方式获得同样基于上述情况，如果用其他方式获得同样50% 50% 50% 50% 的利润增加的利润增加的利润增加的利润增加额，有三种途径：额，有三种途径：额，有三种途径：额，有三种途径：一是要增加一是要增加一是要增加一是要增加30%30%30%30%的销售量；的销售量；的销售量；的销售量；二是将利润率提高二是将利润率提高二是将利润率提高二是将利润率提高40%40%40%40%，但利润率的提高反过来又将造成，但利润率的提高反过来又将造成，但利润率的提高反过来又将造成，但利润率的
17、提高反过来又将造成销售的下降；销售的下降；销售的下降；销售的下降；第三个方案就是裁员。第三个方案就是裁员。第三个方案就是裁员。第三个方案就是裁员。企业各项支出对利润的影响企业各项支出对利润的影响￥：百万元￥：百万元 成本结构成本结构 降低比率降低比率 利润增加利润增加直接原料直接原料 ￥53 * 5% = 53 * 5% = ￥2.7 2.7 直接人工直接人工 ￥12 * 22% = 12 * 22% = ￥2.72.7制造费用制造费用 ￥11 * 24% = 11 * 24% = ￥2.7 2.7 管理费用管理费用 ￥16 * 17% = 16 * 17% = ￥2.72.7销售收入销售收入
18、 ￥8 * 34% = 8 * 34% = ￥2.72.7采购的价值地位 采购的供应地位采购的质量地位采购的作用（一）直接作用（1）采购可以通过实际成本的节约显著提高销售边际利润。在采购上每节约1美元就是为公司营业利润增加1美元。 （2）通过与供应商一起对质量和物流进行更好的安排，采购能为更高的资本周转率做出贡献。 （3）通过适当的调整修饰，供应商能够对公司的改革过程做出重大贡献。 （4）提供信息源的作用。采购的作用（二）间接作用（1）产品标准化。（2）减少库存。（3）递增的柔性。（4）对产品设计和革命的贡献。（5）鼓励采购协作。（三）在业务改善中的潜在作用第二节 采购的基本原则和流程一 采购
19、的基本原则 （一）择优原则（二）批量原则（三）竞争原则（四）时机原则（五）范围原则（六）专业原则（七）方式原则二 5R采购的原则（一）适价（right price） 决定一个合适的价格需要经过以下步骤v（1）多渠道询价v（2）比价v（3）自行估价v（4）议价（二）适时（right time） （三）适质（Right Quality） （四）适地（Right Place） （五）适量（Right Quantity）三 采购的流程某采购部门领导人说：“我们老板的话就是流程”。对吗，为什么？有始有终，形成习惯，流程是贯彻上级执行思路的载体，理顺思路。采购的基本流程采购产品的确定供方选定供方评定合格供
20、方清单批准采购入库管理业绩或质保能力评审试用评定采购文件材料清单代用对管理过程监视或测量重新评定分析改进第三节 采购管理的发展趋势一 采购和供应战略的变化趋势（一）协同采购需求（一）协同采购需求（二）物流中采购的整合（二）物流中采购的整合（三）工程和生产计划中采购的整合（三）工程和生产计划中采购的整合（四）采购管理中心化（四）采购管理中心化（五）采购管理职能化（五）采购管理职能化（六）采购管理专业化（六）采购管理专业化（七）制造或购买（七）制造或购买（八）全面质量管理和准时制生产（八）全面质量管理和准时制生产（九）环境问题（九）环境问题（十）电子采购（十）电子采购二 集约化的采购管理二 集约化
21、的采购管理集约化趋势起源关键业务环节集约化的采购管理的含义集约化的采购管理的实践采购集约化管理的价值一般企业与世界级企业的采购活动的比较 一般企业一般企业世界级企业世界级企业供应商数目供应商数目34345 5采购费用占采购成本的百采购费用占采购成本的百分比分比3.3%3.3%0.8%0.8%交货时间（周）交货时间（周）15158 8订货所花的时间订货所花的时间42421515送货延误的比例送货延误的比例33%33%2%2%废弃材料的比例废弃材料的比例1.5%1.5%0.0001%0.0001%每年短缺的数目每年短缺的数目4004004 4案例：某烟草公司的采购流程一、省外卷烟的采购流程签定合同
22、供应商通知发货并开出发票验收入库申请付款财务付款二、省内卷烟的采购流程对省内卷烟的采购业务流程与省外的情况基本相同。只是在省内的两次定货会上签定的不是合同，而是计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。在总量不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。三、现在采购流程存在的问题1. 存在代签的情况：有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。2. 县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟：由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司
23、同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。这给以后的营销信息系统的录入采购订单造成麻烦。3. 向省外烟草公司购进卷烟：省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同，这势必造成公司的开支增大。4. 目前，在采购的过程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级公司购进。5. 单据不统一，这样不利于统计和日后此营销系统的实施。例如：仓库验收入库的单据在有些地方称为入库验收单，有些称为商品验收单，这些内部单据建议应在名称、格式和联数上作到统一规范6. 缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。7. 对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严，这样，有些公司从
24、不允许购进的地方烟厂购进卷烟。8. 计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有总数控制，给采购工作带来很大不确定性。同时也给以后的营销系统的采购订单的录入带来困难。9. 烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联，这样给财务计帐和处理带来麻烦。对采购流程的改进一、基本流程供应商管理询价和交易采购计划管理签定合同合同管理生成采购订单订单审核确认匹配发票仓库验收入库财务做相应处理对采购流程改进的总结1. 在改进的方案中，增加了电子商务的某些模式，如业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。2. 在供应商管理模块中，业务员可以充分掌握供应商的信息，以及交易的记录。
25、3. 合同管理模块对合同进行有效的管理，如用入库验收单核减合同数量等。4. 增加了入库通知单和电子发票，仓库保管员通过入库通知单、随货同行联和实际的到货情况填写入库验收单，在此入库验收单中包含了合同信息和采购订单信息，电子发票和供应商的实物发票相关联，关联后在电子发票上同样包含了合同信息和采购订单信息，这样方便了财务处理。5. 我们建议加强计划衔接书的严肃性，烟厂调拨站要把分解的发货计划及时通知烟草公司，以便烟草公司的采购流程顺利进行。6. 通过使用此营销系统，单据名称、格式都规范化了，便于管理工作。7. 业务人员可以及时查询库存情况，进行合理的采购安排和销售业务。思考题1.该烟草公司原来的采购流程面临哪些问题？2.该烟草公司基于那种技术对采购流程进行了变革？从中我们可以看出采购管理的发展趋势是什么？3.改进后的采购流程为该烟草公司带来了哪些好处？4.本案例给你的启示。
