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1、湖湖 南南 商商 务务 职职 业业 技技 术术 学学 院院秘书实务秘书实务精品课程精品课程模块三模块三 秘书办会模块秘书办会模块 项目一 会前筹备工作 任务四 选择和布置会场 知识目标1、掌握会场选择的原则和座、掌握会场选择的原则和座次安排的原则次安排的原则2、掌握会场布置和主席台的、掌握会场布置和主席台的布置的原则与方法布置的原则与方法 能力目标能力目标 1、能够正确地选择与布置会场2、能够安排好会场的座、能够安排好会场的座次次2、能够安排好会场的座次1、能够正确地选择与布置会场2、能够安排好会场的座次教学方法项目驱动 案例教学教学课时2课时教学过程一、任务导入一、任务导入天地公司是一家中外
2、合资企业，主要生产家电产品，天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外以上的家电市场，在国外也影响很大。也影响很大。2007年，公司加大管理和研发力度，年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达新款产品，国内市场份额达15%。年底公司召开年。年底公司召开年度
3、总结大会，以表彰先进、规划度总结大会，以表彰先进、规划2008年工作。会年工作。会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请选择与议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请选择与布置好会场。布置好会场。 二、任务分析二、任务分析选择与布置会场，首先要弄清会议选择与布置会场，首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握好会场选择和座次安排的原则，掌握好会场选择和座次安排的原则，学会会场布置的原则与方法；最后，学会会场布置的原则与方法；最后，作为职业秘书，选择会场一定要经作为职业秘书，选择会场一定要经过领导审批，
4、布置好会场后一定要过领导审批，布置好会场后一定要进行会前检查。进行会前检查。三、相关知识：三、相关知识：会场的选择与布置是会议前期重要的准会场的选择与布置是会议前期重要的准备工作，会议地点和大小是否合适、设备工作，会议地点和大小是否合适、设施是否齐全、会场的布置是否合理、会施是否齐全、会场的布置是否合理、会场营造的气氛是否与会议的主题内容一场营造的气氛是否与会议的主题内容一致，对会议效果都会产生直接的影响。致，对会议效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的选择与布置，尤其是一些重大的会场的选择与布置，尤其是一些重大的会议，更是要注重会场的
5、选择与布置。议，更是要注重会场的选择与布置。会场选择的原则与注意事项会场选择的原则与注意事项会场的选择要根据会议的规模、性质和会场的选择要根据会议的规模、性质和需要来确定。大型会议一般选择在会堂、需要来确定。大型会议一般选择在会堂、礼堂、会展中心、体育场馆举行，中小礼堂、会展中心、体育场馆举行，中小型会议一般选择在会议室、会客厅举行。型会议一般选择在会议室、会客厅举行。具体来说，选择场地一定要综合考虑五具体来说，选择场地一定要综合考虑五大因素，重要会议地点的选择还要注意大因素，重要会议地点的选择还要注意考虑其政治影响和经济效果。考虑其政治影响和经济效果。注意事项1、场地的规模要大小适宜；、场地
6、的规模要大小适宜；2、场租成本要合理；、场租成本要合理；3、场地设备要配备良好；、场地设备要配备良好；4、应有足够的停车场地；、应有足够的停车场地；5、交通要便利。、交通要便利。与会代表需集中住宿的会议，场地选择在会展中心与会代表需集中住宿的会议，场地选择在会展中心或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订协议，或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订协议，协议协议是会务组与会展中心或宾馆合作的基础，是会务组与会展中心或宾馆合作的基础，要细致、全面、对等，防止漏洞要细致、全面、对等，防止漏洞 协议内容协议内容 1、会议日期、会议日期2、住房标准及费用、住房标准及费用3、场地安排及费用、场地安排及
7、费用4、餐饮及费用、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定、乙方对甲方的规定7、如何结算、如何结算会场布置的方法会场布置的方法（一）会场形式的布置（一）会场形式的布置会场格局会场格局常见会场形式常见会场形式适用会议适用会议优点优点相对式相对式大小方形、半圆形大小方形、半圆形大中型的报告会、总结表彰会、代表大大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会等会场场面开阔、较有气势，会场气氛会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重严肃庄重全围式全围式圆形、椭圆形、多边形、圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形长方形、正方形小型会议及座谈会、协调会等类型的会小型会议及座谈会、协调
8、会等类型的会议议容易形成融洽和合作的气氛，体现平容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，便于与等和相互尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感会代表充分交流思想、沟通感情。情。半围式半围式马蹄形、桥型、马蹄形、桥型、T字形字形中小型的工作会议，桥型布局适用于咨中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等询、述职、考评和听证等会议等介于相对式与全围式之间，既突出了介于相对式与全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽主席台的地位，又增加了融洽的气氛的气氛分散式分散式方桌型、方桌型、V字形、圆桌字形、圆桌型型规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等规模较大的联欢会、
9、茶话会、团拜会等一定程度上突出了领导和嘉宾的地位，一定程度上突出了领导和嘉宾的地位，又给与会代表提供了多个谈话、又给与会代表提供了多个谈话、交流的中心，会议气氛更加轻交流的中心，会议气氛更加轻松、和谐松、和谐（二）主席台的布置（二）主席台的布置主席台是会议参加者注目的地方，也是会场的中心，因此主席台是会议参加者注目的地方，也是会场的中心，因此是会场布置的重点。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕是会场布置的重点。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。放鲜花，主席台上放置座位台
10、签。会标：红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。会标：红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。会徽：体现或象征会议精神的图案性标志。一种是以本组会徽：体现或象征会议精神的图案性标志。一种是以本组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等；另一种是向社会广织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等；另一种是向社会广泛征集。泛征集。重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。讲重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。讲台可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导台可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导人的视线；也可设在主席台的右侧；较大的会场也可在主人的视线；也可设在主席台的右侧；较大的会场也可
11、在主席台两侧均设置讲台。席台两侧均设置讲台。（三）会场环境布置（三）会场环境布置不同的会议要求有不同的环境。一般说来，不同的会议要求有不同的环境。一般说来，人大会要求庄严隆重，党代会要求朴素大方，人大会要求庄严隆重，党代会要求朴素大方，庆祝会要求热烈喜庆，追悼会要求庄重肃穆，庆祝会要求热烈喜庆，追悼会要求庄重肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念会要求隆重典雅，座谈会要求和谐融洽，纪念会要求隆重典雅，日常工作会议则简单实用即可。日常工作会议则简单实用即可。会场四周和会场口，可以悬挂横幅标语、宣会场四周和会场口，可以悬挂横幅标语、宣传画、迎宾牌、广告、彩色气球等，也可摆传画、迎宾牌、广告、彩色气球等，也
12、可摆放鲜花，烘托会场热烈隆重的气氛。放鲜花，烘托会场热烈隆重的气氛。座次的安排及注意事项座次的安排及注意事项（一）主席台的座次安排（一）主席台的座次安排1、国内会议主席台的座次安排、国内会议主席台的座次安排按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次排列排列2、国际性会议主席台的座次安排、国际性会议主席台的座次安排主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左向两边排列，这一点与
13、国内会议排法正好相反。后左向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。3、主持人座次安排、主持人座次安排主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐。主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐。注意：主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室注意：主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。（二）与会代表的座次安排（二）与会代表的座次安排为了保证与会代表顺利地对号入座，为了保证与会代表顺利地对号入座，保证会议和活动井然有序地进行，保证会议和活动井然有序地进行，中大型会议必须会前安排
14、与会代表中大型会议必须会前安排与会代表的座次。排列座次的方法注意有三的座次。排列座次的方法注意有三种，可以根据需要选择合适的方法。种，可以根据需要选择合适的方法。方法1、横排法把每个代表团、单位、小组的座席从前向后排成纵向一列，按团顺序从左到右横向排列座次。排列依据按照参加会议的代表团名称笔画、汉语拼音字母顺序，或约定俗成的排列顺序。国际性会议往往按照与会国家英文名称的第一个字母顺序。这种排法要注意先排出正式代表，后排出列席代表。竖排法竖排法按照既定的次序把参会的各个代表按照既定的次序把参会的各个代表团、单位、小组的座席排成横向的团、单位、小组的座席排成横向的一行，再按团顺序从前到后依次纵一行
15、，再按团顺序从前到后依次纵向排列，选择这种方法也应注意将向排列，选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职位高者正式代表或成员排在前，职位高者排在前，列席成员、职位低者排在排在前，列席成员、职位低者排在后。后。左右排法这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。选择这种方法时应注意人数。如果代表
16、团、小组、选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中；如果单位数量为单数，排在第一位的成员应居中；如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在第一、代表团、小组、单位数量为双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以二位的两位成员应居中，以 保持两边人数的均衡。保持两边人数的均衡。 注意事项注意事项无论采用何种排法，座次安排好无论采用何种排法，座次安排好后，秘书一定要事先划好座位区后，秘书一定要事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利注明座位号
17、，以便与会代表顺利入座。入座。会前检查会前检查为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称查，俗称“踩点踩点”。检查的注意内容包括：会场布。检查的注意内容包括：会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端正醒目，主置是否与会议议题相适应，会标是否端正醒目，主席台是否按照议定次序摆放，领导人台签是否妥当，席台是否按照议定次序摆放，领导人台签是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。大型会
18、议还应该检查场地划设备、措施是否完善。大型会议还应该检查场地划分是否合适，以及进场、退场路线的安排。分是否合适，以及进场、退场路线的安排。四、任务实施四、任务实施2007年天地公司年终总结大会会场选择与布置可年天地公司年终总结大会会场选择与布置可按照如下步骤进行：按照如下步骤进行： 1、选择会场、选择会场根据会议的规模和性质，综合考虑会场选择的五大根据会议的规模和性质，综合考虑会场选择的五大因素，会场应选择能够容纳因素，会场应选择能够容纳2000人的大型会议场人的大型会议场所，如会展中心、大会堂或宾馆的大型会议室。所，如会展中心、大会堂或宾馆的大型会议室。年终总结大会一般是半天，最多一天。在签
19、订协议年终总结大会一般是半天，最多一天。在签订协议时，应包括场地租借费用、餐饮安排、休息室（两时，应包括场地租借费用、餐饮安排、休息室（两个标准间）的费用、对方提供的服务以及如何结算个标准间）的费用、对方提供的服务以及如何结算等。等。2 2、会场的布置、会场的布置会议是年终总结兼表彰大会，会场布置要热烈、隆重而不会议是年终总结兼表彰大会，会场布置要热烈、隆重而不失庄严。失庄严。（1）会场布局）会场布局采用礼堂型或教室型布局采用礼堂型或教室型布局（2）主席台的布置）主席台的布置讲台：设置在主席台右侧，上面摆放鲜花。讲台：设置在主席台右侧，上面摆放鲜花。会标：天地公司会标：天地公司2007年年终总
20、结暨表彰大会。年年终总结暨表彰大会。天幕：中央悬挂公司徽标，两侧摆放旗帜。天幕：中央悬挂公司徽标，两侧摆放旗帜。主席台：台下簇拥鲜花，台上铺浅黄色台布，摆放领导人主席台：台下簇拥鲜花，台上铺浅黄色台布，摆放领导人台签。台签。（3）会场四周布置）会场四周布置在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘托会场热烈隆重的气氛。烘托会场热烈隆重的气氛。3 3、会议座次安排、会议座次安排（1）主席台座次安排）主席台座次安排作为总结大会，主席台一般只布置一排，主管部门领导与作为总结大会，主席台一般只布置一排，主管部门领导与公司董事会成员坐主席台上。
21、座次安排上，主管部门领导公司董事会成员坐主席台上。座次安排上，主管部门领导居中，按照先左后右排序。居中，按照先左后右排序。（2）与会人员座次）与会人员座次选用左右排法，按照公司惯用的部门顺序，以中心为基点，选用左右排法，按照公司惯用的部门顺序，以中心为基点，一左一右向两侧横向交错排列。安排具体座次时一定要注一左一右向两侧横向交错排列。安排具体座次时一定要注意：意：2000人的大型会议，事先一定要划好区域，贴上标识牌、人的大型会议，事先一定要划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位台签，使与会人员顺利入座。指示牌、座位台签，使与会人员顺利入座。作为表彰、总结类型大会上，应将被表彰、受奖励对象作为表彰、
22、总结类型大会上，应将被表彰、受奖励对象安排在前几排，最好贴上座位台签。安排在前几排，最好贴上座位台签。要注意分清上、下座，部门经理和骨干应安排在各部门要注意分清上、下座，部门经理和骨干应安排在各部门的前几排。的前几排。五、实战演习五、实战演习学院将于学院将于2008 年年10月月18日召开第五届学代日召开第五届学代会，会场安排在学院大礼堂。开幕式后将分会，会场安排在学院大礼堂。开幕式后将分系进行小组讨论，学院共有五个系：经济贸系进行小组讨论，学院共有五个系：经济贸易系、会计管理系、人文旅游系、电子控制易系、会计管理系、人文旅游系、电子控制系、信息技术系。系、信息技术系。1、选择好分会场；、选择好分会场；2、做出主、分会场布置方案，并将方案做、做出主、分会场布置方案，并将方案做成成ppt演示文档。演示文档。
