秘书队伍的建设

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1、第八章第八章 秘书队伍的建设秘书队伍的建设 第一节秘书人员的应聘与试用第一节秘书人员的应聘与试用 第二节第二节 秘书人员的审查与考核秘书人员的审查与考核 第三节第三节 秘书人员的晋升与发展秘书人员的晋升与发展 第一节秘书人员的应聘与试用第一节秘书人员的应聘与试用 一、秘书的任职资格与条件一、秘书的任职资格与条件一、秘书的任职资格与条件一、秘书的任职资格与条件当今社会对秘书的需求和聘用，基本要求主要体现在以下三个方面： （1）“硬件”要求 （2）“软件”要求 （3）“第二专业”要求 二、秘书的应聘面试及准备二、秘书的应聘面试及准备二、秘书的应聘面试及准备二、秘书的应聘面试及准备 （一）推荐和自建

2、 推荐一名秘书到用人单位，一般有三条渠道：应聘者本人自荐；了解和熟悉应聘者的人推荐；应聘者的原单位或毕业学校的推荐。 （二）面试或约见的联系 最常见的事先约见是电话联系，这比贸然前往更有把握。 （1）明确联系目的，要弄清招聘启事上没写明而自己又希望知道，以决定是否应试的问题。在电话中，要表现感兴趣，愿意一试的态度。 （2）事先要想好关于学历、工作经历等问题的简要回答。对方没问就不必说；如果问到，要简单明了，对答流畅。 （3）即使自己感觉谈话非常成功，对方不问，也不必非让对方知道自己是谁。咨询者很多，对方不可能一一记住，你不必显得过分渴望这份工作。 （4）根据电话随时记下公司情况，以及感觉到的公

3、司人员的素质水平，通盘考虑是否进一步应试。 （5）在询问或面试时，不要直接涉及过多薪金和待遇问题，以免使对方认为应聘者关注焦点仅此而已，事后可以间接了解。电话联系或约见时应注意的事项电话联系或约见时应注意的事项电话联系或约见时应注意的事项电话联系或约见时应注意的事项 （三）准备应聘材料（三）准备应聘材料根据用人单位要求，应聘材料主要有：（1）学历证明：毕业证书、学位证书等。（2）求职申请：即自荐书。（3）履历材料：可以是表格，也可以是文章材料。（4）推荐信：视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定。一般涉外企业比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两封。 （5）求职申请表：有的招聘

4、单位印制了此表要求应聘者事先填写，以简洁明确地了解欲知情况。（6）身份证、工作证、求职证等必要证件。 （7）相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、驾照等。 三、秘书的面试三、秘书的面试三、秘书的面试三、秘书的面试面试是秘书的应聘考试，实际上有可能是笔试、口试或操作测试。 笔试一般测试应用文写作、英文、函电业务、秘书专业知识和相关专业知识水平。不同招聘单位工作要求不同，考试水平也不统一。 口试多是英语听说能力测试，难易程度因招聘单位需要而定。 实际操作的测试很多是计算机应用。 一般来说，面试应当特别注意以下内容：一般来说，面试应当特别注意以下内容：1、按照约定时间面试 2、诚实回答所提

5、问题 3、把握分寸 4、自然展示秘书素质 四、秘书在试用期间的工作四、秘书在试用期间的工作四、秘书在试用期间的工作四、秘书在试用期间的工作 应当注意以下几个问题：1、如果有些关心的问题在面试中没好意思问清楚，在试用前可委婉地询问有关人员，如报酬、待遇，具体工作部门和工作内容。2、详细了解单位有关规章制度和纪律要求，不要等违犯了某项制度再由领导来申明。3、坦率地向直接领导讲明必须说明的情况，以免出现问题给人以辩解、找理由的误解。4、尽快进入角色，尽早熟悉工作，减少因为生疏和不熟练所造成的工作不顺利。5、新任秘书常为工作环境中被人注视的目标，一定要保持沉稳，避免热情过度，做事适可而止，注意观察体会

6、工作环境和氛围。6、在试用中要仔细品味自己是否适合这份工作；对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份工作是否有发展前途。7、适当时候向直接领导表达对这份工作的满意，表明希望被录用的意愿。如果不是这样的感觉，就更要及时表示。 第二节第二节 秘书人员的审查与考核秘书人员的审查与考核 一、秘书的审查与职业纪律一、秘书的审查与职业纪律一、秘书的审查与职业纪律一、秘书的审查与职业纪律对秘书的审查和纪律要求，是由秘书的岗位和工作性质决定的。 秘书大体有三种： 一是党政机关和事业单位秘书； 二是公司和商业企业秘书； 三是涉外机构商社企业中作为中方雇员的秘书。我们来看这三种秘书的审查标准。（一）政务秘书的

7、审查和纪律（一）政务秘书的审查和纪律 比如对领导人的秘书，依据有关文件规定以领导和群众评价相结合的方法，每年考核一次。在个人总结基础上，从德、能、勤、绩四个方面全面考核，考核结果纳入干部档案。党政秘书同时还要接受对机关公务员的审查，这不仅是政治上的审查，还有廉洁公正方面的职业作风审查。（二）企业秘书的审查与纪律对企业秘书没有统一的审查标准，常常是依照不同企业中对职员的审查进行。 （三）涉外秘书的审查和纪律 对涉外秘书的审查，一是由承担劳务输出的对外企业服务机构主管；二是由雇用涉外秘书的企业单位人力资源管理部门主管。审查内容因国家和企业的不同而有所差异。承担劳务输出的对外企业服务机构，对包括涉外

8、秘书在内的中方雇员有明确的工作原则和工作守则，有严格的涉外工作纪律。 、涉外秘书的工作原则、涉外秘书的工作原则（1）坚持“和平共处五项原则”。（2）坚持“不卑不亢、内外有别”的原则。（3）坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。（4）坚持“严格执行外事纪律”的原则。 2 2、涉外秘书在工作中应注意遵守的六项守则、涉外秘书在工作中应注意遵守的六项守则（1）忠于祖国、忠于人民、忠于事业。涉外秘书既要维护祖国的尊严和利益，又要兼顾供职的部门和外方的利益，摆正中方、外方与秘书三者的关系，不做丝毫有损国格、人格的事。（2）注意贯彻执行党和国家的方针政策，尤其要注意贯彻党和国家的对外经济政策，自觉遵守国

9、家的各项法律法规。（3）严格保守国家秘密，认真执行保密法规。保守职业秘密，讲究职业道德，遵守职业纪律。（4）忠于职守，尽职尽责。不超越权限。（5）保持中国人民的优秀传统和行为美德，吸取借鉴国外精华。（6）与外方人员私人交往要有度。遇事要向有关部门请示、报告。二、国家秘书职业资格鉴定与考试二、国家秘书职业资格鉴定与考试二、国家秘书职业资格鉴定与考试二、国家秘书职业资格鉴定与考试（一）国家秘书职业资格鉴定1997年国家职业技能鉴定专家委员会增设了秘书专业委员会。1998年5月，国家劳动部颁布了国家秘书职业技能鉴定等级标准，并在全国五大城市建立了秘书等级考试中心。1999年和2003年，劳动和社会保

10、证部先后两次组织修订了秘书国家职业标准，重新推出了秘书职业技能培训鉴定教材，2003年6月组织的秘书职业鉴定，按重新修订的标准进行了考试。考试形式分为理论知识和实际技能两部分。但至今举办的考试实际技能操作还未能从书面笔答变为实际操作的鉴定。考试依据国家统一的考试指定教材，借鉴了英、美等国家的秘书等级考试方法。1、秘书职业资格鉴定的对象和鉴定内容（1）秘书职业资格鉴定的对象。在秘书国家职业标准中，秘书是指“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。秘书职业分为四个等级：五级、四级、三级、二级。对不同等级的秘书归纳了共同的职业能力特征：“具备文字与语言沟通

11、能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。”（）秘书职业资格鉴定的内容。（）秘书职业资格鉴定的内容。）鉴定内容基本上是以秘书工作的基本要求和不同等级秘书的具体工作内容来划定的。基本要求包括职业道德、公文基础知识、办公自动化知识、速记知识、法律与法规、企业管理六个方面。）基本内容的“基本要求”部分主要采取书面考试的形式。）在秘书国家职业标准中，对各等级秘书的职业能力要求，主要包括商务沟通、办公室事务管理、常用事务文书拟写、会议组织与商务活动、档案与信息管理五个方面。按照等级不同，依次递进，高级别涵盖低级别。）对各等级秘书的职业技能鉴定分别进行，目前主要沿用书面问卷笔答形式，正在做实际操作鉴

12、定的酝酿。目前，笔答中比较新颖的是针对秘书工作的情景题，即试题描述出秘书工作中的场景环境和即时情况，然后提出问题，请被鉴定者运用秘书学原理和秘书工作的原则、规律、纪律、工作惯例回答应当如何处理和解决。这类试题是技能鉴定由书面考试向实际操作鉴定过度的最好引导。2 2、目前国家对秘书职业技能鉴定的局限、目前国家对秘书职业技能鉴定的局限国家颁布的对秘书职业技能的鉴定标准，对从事秘书工作的人员和从事秘书学理论研究的人员以及从事秘书教学的人员都是件好事，但也有待逐步完善。 从目前实施的几次鉴定情况看，有以下问题亟待解决：从目前实施的几次鉴定情况看，有以下问题亟待解决：（1 1）职业标准的完善。）职业标准

13、的完善。制定的职业标准与迅速发展变化的秘书职业要求相比仍然需要进一步完善。（2 2）全面说明秘书的职业技能水平。全面说明秘书的职业技能水平。国外对秘书的职业鉴定分为理论知识和实际操作两部分，实际操作就是派鉴定员对被鉴定的秘书实行跟踪鉴定。鉴定员跟被鉴定秘书到他的办公室观察他的工作过程，鉴定他的工作水平，鉴别他的工作能力。我们在考虑实施鉴定工作时，也提出过这种鉴定形式，但是目前这种形式还未出台。秘书是一种特殊的职业，做的是脑力劳动和体力劳动结合密切的工作。把鉴定放在秘书工作实践中应当说是好方法，目前的单一动笔考试，甚至没有对秘书操作计算机水平的鉴定，恐怕是不能全面说明秘书的职业技能水平的。（二）

14、我国引进的剑桥秘书证书考试与（二）我国引进的剑桥秘书证书考试与NVQSNVQS秘书考试秘书考试1 1、英国的剑桥秘书证书考试、英国的剑桥秘书证书考试英国剑桥秘书证书主要从八个方面考察秘书的能力：（1）文字处理方面的能力。（2）交流和任务管理方面的能力。（3）办公室管理能力。（4）速记能力。（5）对客户服务的能力。（6）沟通技能。（7）组织会议和事件的处理能力。（8）信息和沟通技术（重点在计算机应用）。 、英国的、英国的NVQS秘书考试秘书考试NVQS即国家职业资格证书制定，是英国的以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格认证制度。 NVQS的秘书考试英文原文是administration,是英国NVQS行政管理及文秘标准委员会制定的。它的职业概念是行政或事务管理所包含的全部内容。其标准体系的基本部分所描述的职责主要是执行性的事务工作。第三节第三节 秘书人员的晋升与发展秘书人员的晋升与发展 一、社会中不同的秘书等级现状一、社会中不同的秘书等级现状一、社会中不同的秘书等级现状一、社会中不同的秘书等级现状 二、晋升的可能和晋升的实际困难二、晋升的可能和晋升的实际困难二、晋升的可能和晋升的实际困难二、晋升的可能和晋升的实际困难 三、秘书晋升工作的推进三、秘书晋升工作的推进三、秘书晋升工作的推进三、秘书晋升工作的推进