商务信函写作课件

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1、信信 函函 文文 书书之之商商 务务 信信 函函应知目标及其鉴定应知目标及其鉴定理解商务信函的写作知识理解商务信函的写作知识 商务信函概述商务信函概述 商务信函的常用种类商务信函的常用种类 商务信函的写作技巧商务信函的写作技巧 鉴定鉴定: : 运用商务信函的写作知识评析和修运用商务信函的写作知识评析和修改具体案例改具体案例 应会目标及其鉴定应会目标及其鉴定会写作常用商务信函会写作常用商务信函 鉴定鉴定: : 根据给定的情景写作规范、得体的根据给定的情景写作规范、得体的商务信函商务信函 商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。 商函仅限于交易磋商商

2、函仅限于交易磋商 商函和公文的函关系商函和公文的函关系函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，关系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公函有一致性。商函与公函有一致性。商函的使用主体是企业或企商函的使用主体是企业或企业的代表人业的代表人函的使用主体是国家机关函的使用主体是国家机关社会团体和企事业单位社会团体和企事业单位函要执行公文格式的规定函要执行公文格式的规定商函按

3、照惯例来制作商函按照惯例来制作公函范围比较宽泛，不相隶公函范围比较宽泛，不相隶属机关的一切公务往来属机关的一切公务往来一、商一、商 务务 信信 函函 的的 含含 义义二、二、 商商 函函 的的 特特 点点 内容单一：内容单一： 商函以商品交易为目的，以交商函以商品交易为目的，以交易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。 结构简单：结构简单：内容单一，篇幅较短，结构简单，内容单一，篇幅较短，结构简单，体现实用性，便于对方阅读和把握。体现实用性，便于对方阅读和把握。 语言简练、表

4、达的准确性：语言简练、表达的准确性：商函以说明商函以说明为主，直截了当，言简意明。因涉及到为主，直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。准确无误。 格式的国际化：格式的国际化： 按国际通行的格式和按国际通行的格式和国际惯例。国际惯例。 三、商三、商 函函 的的 种种 类类 商函基本上可分为商函基本上可分为交易磋商函和争议索赔函交易磋商函和争议索赔函两大两大类。类。（一）交易磋商函：（一）交易磋商函：交易双方就买卖商品及交易条件如品质、交易双方就买卖商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协规格、数

5、量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。1 1建立贸易关系：建立贸易关系：介绍如何得到对方的有关信息，本企业介绍如何得到对方的有关信息，本企业的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的意愿。的意愿。 2 2确定贸易方式：确定贸易方式：双方就确定经销、独家经销、代理、寄双方就确定经销、独家经销、代理、寄售、拍卖等交易方式交换意见。售、拍卖等交易方式交换意见。3 3介绍一般交易条款：介绍一般交易条款：应对方要求，介绍说明某交易的一应对方要求

6、，介绍说明某交易的一般条款。般条款。 4 4征求定货：征求定货：或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，希望对方购买。希望对方购买。 5 5要求报价：要求报价：说明所需货品的名称和数量，要求供货单位说明所需货品的名称和数量，要求供货单位报价。报价。 6 6报价：报价：供货单位就对方需要的货品提出价格。供货单位就对方需要的货品提出价格。 7 7商洽价格：商洽价格：双方就价格交换意见双方就价格交换意见 。 8 8商洽价格外其他交易条件：商洽价格外其他交易条件：双方就货物的包装、交货的期双方就货物的包装、交货的期限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换

7、意见。限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换意见。9 9订购：订购：在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、数量、需货时间、到货地点等内容。数量、需货时间、到货地点等内容。 1010寄购货合同：寄购货合同：就交易条件达成一致意见后向对方寄出购就交易条件达成一致意见后向对方寄出购货合同要求查收并签署后寄回。货合同要求查收并签署后寄回。1111催货：催货：临近交货日期或超过交货日期后要求供货临近交货日期或超过交货日期后要求供货方函告方函告具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。 1212通知出

8、运：通知出运：告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单据以便提货。据以便提货。 1313催提货：催提货：供货方备妥货品后要求收货人提货。供货方备妥货品后要求收货人提货。 在进出口交易磋商中有在进出口交易磋商中有询盘、发盘、还盘、反还询盘、发盘、还盘、反还盘盘。询盘：询盘：买卖双方均可以发出询盘。一般询盘只说买卖双方均可以发出询盘。一般询盘只说明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情况；具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚况；具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚至连数量、包装、交货期限都明确指出，要求对至连数量、

9、包装、交货期限都明确指出，要求对方报价或递价。方报价或递价。发盘：发盘：相当于报价。有相当于报价。有虚盘和实盘虚盘和实盘之分。虚盘要之分。虚盘要说明保留条件，对发盘人没有约束力。说明保留条件，对发盘人没有约束力。实盘表示实盘表示发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于一项要约。一项要约。 联合发盘：联合发盘：是几个发盘搭配在一起，让对方要是几个发盘搭配在一起，让对方要么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配买卖的商品。买卖的商品。 实盘必须具备三个条件：主要交易条款齐全、肯实盘必须具备三个条件：主要交易条款齐全

10、、肯定；内容清楚确切，没有模棱两可的词句；没有定；内容清楚确切，没有模棱两可的词句；没有任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全同意，交易立即达成。同意，交易立即达成。还盘：还盘：是买方在接到卖方的报价以后，要求更改是买方在接到卖方的报价以后，要求更改报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变交货期限等。交货期限等。反还盘反还盘的卖方对买方还盘的还盘。的卖方对买方还盘的还盘。中国土产进出口公司陕西省分公司中国土产进出口公司陕西省分公司 地址：陕西西安地址：陕西西安莲户路莲户路3737号号 电挂：西安电挂：西安

11、0427 0427 编号：编号：88698869新洋侏式会社新洋侏式会社执事先生台鉴：执事先生台鉴：报蜂蜡实盘报蜂蜡实盘敬启者：敬启者： 七月一日函悉。兹按贵社要求报盘如下：七月一日函悉。兹按贵社要求报盘如下： 一级蜂蜡一级蜂蜡2020吨，每吨吨，每吨31003100美元美元CIFCIF大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包装，每袋装，每袋5050公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前3030天开立。天开立。 本报盘以七

12、月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。本报盘以七月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。 顺颂顺颂商安商安 中国土产进出口公司陕西中国土产进出口公司陕西省分公司省分公司 二二0000二年七月十日二年七月十日 （二）争议索赔函（二）争议索赔函：争议发生过程中或发生后索理赔过：争议发生过程中或发生后索理赔过程使用的函。程使用的函。 1 1交涉货品质量：交涉货品质量：双方就所供货与合同规定或签订合双方就所供货与合同规定或签订合同时所提供的样品是否符合进行交涉。同时所提供的样品是否符合进行交涉。 2 2要求支付货款：要求支付货款：购货方由于提货要求对方按规定及时购货方由于提货要求对方按规

13、定及时支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付货款。货款。3 3拒绝货款：拒绝货款：购货方由于来货质量与合同规定或所提供购货方由于来货质量与合同规定或所提供的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付全部货款或其中部分货款。全部货款或其中部分货款。 4 4要求赔偿：要求赔偿：由于某一方没有履行或没有完全履行合同，由于某一方没有履行或没有完全履行合同，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，另一方要求得到赔偿。另一方要求得

14、到赔偿。 5 5拒绝赔偿：拒绝赔偿：针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如果针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如果企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说明情况，拒绝赔偿。明情况，拒绝赔偿。 6 6理赔：理赔：针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如本企业针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如本企业确应承担责任，则根据情况同意赔偿。确应承担责任，则根据情况同意赔偿。 四、商四、商 函函 的的 写写 作作格式：一般包括格式：一般包括信头、标题、行文对象、正文、附件、生效信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标志标志等几个部分组成。等几个部分组成

15、。 1 1信头：信头：一般包括一般包括企业名称、地址、邮政编码、电话号码、企业名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号、电传号码电报挂号、电传号码等，有的还有商函编号，常用横线与其等，有的还有商函编号，常用横线与其他部分隔开，有的商函信笺把信头内容写在最下端，也用横他部分隔开，有的商函信笺把信头内容写在最下端，也用横线隔开。线隔开。 英文信函的信头一般包括商函发出者的地址英文信函的信头一般包括商函发出者的地址和发出时间，和发出时间，位于信笺右上方。位于信笺右上方。2 2标题：准确简要地概括商函的主要内容，标明文种名标题：准确简要地概括商函的主要内容，标明文种名称，如：称，如：关于调整天象牌菜刀

16、价格的函；关于调整天象牌菜刀价格的函； 关于要求支付大地牌尼龙雨衣货款的函关于要求支付大地牌尼龙雨衣货款的函 外贸商函的标题一般用能够表达主旨的词语或短语点明外贸商函的标题一般用能够表达主旨的词语或短语点明事由即可事由即可如：如：事由：建立贸易关系；事由：建立贸易关系； 事由：索赔事由：索赔3 3行文对象：行文对象：收函方的公司、商号名称收函方的公司、商号名称（顶格写），有（顶格写），有时写给对方单位领导，姓名和职务，商函的行文对象只有时写给对方单位领导，姓名和职务，商函的行文对象只有一个。一个。 4 4正文：正文：发函缘由、发函事项、结束语发函缘由、发函事项、结束语发函缘由。发函缘由。初次给

17、对方去函，可先作简单的自我介绍，使初次给对方去函，可先作简单的自我介绍，使对方了解本企业的业务范围或产品情况；有过合作关系的，对方了解本企业的业务范围或产品情况；有过合作关系的，可先简述合作情况，以示亲近；对方频繁来往的，可直截可先简述合作情况，以示亲近；对方频繁来往的，可直截了当说明发函目的，进入主旨了当说明发函目的，进入主旨；答复对方来函的，应先说；答复对方来函的，应先说明来文日期、来文事由。明来文日期、来文事由。 发函事项：发函事项：根据不同的发函目的，或介绍情况，或告知事项，根据不同的发函目的，或介绍情况，或告知事项，或说明具体情况，或提出解决问题的办法，或针对来函作出或说明具体情况，

18、或提出解决问题的办法，或针对来函作出答复。如果事项较多，有几层意思，可分条写，以使眉目清答复。如果事项较多，有几层意思，可分条写，以使眉目清楚。楚。 结语：结语：对收文者的希望或要求对收文者的希望或要求：如希望对方同意，要求对方如希望对方同意，要求对方办理等。表述要语气恳切，索赔函有时比较严正。有的商函办理等。表述要语气恳切，索赔函有时比较严正。有的商函用惯用语结束，如用惯用语结束，如“特此函商，务希见复特此函商，务希见复”、“特此函达特此函达”、“特此函复特此函复”、“此复此复”等。等。 5 5附件：附件：正文所附材料，在正文下左空两格标志附件：名正文所附材料，在正文下左空两格标志附件：名称

19、，如有两个以上，标序号，称，如有两个以上，标序号，1.1. 2. 2. 名称后名称后不加标点。附件应与商函一起装订，并在左上角第一行标志不加标点。附件应与商函一起装订，并在左上角第一行标志“附件附件1”1”6 6生效标志：生效标志：正文下或附件说明下。发文单位印章或签署正文下或附件说明下。发文单位印章或签署（企业领导人签字或盖章（企业领导人签字或盖章 职务后空一个字签名），成文时职务后空一个字签名），成文时间，直接关系到商函的时效，应完整写出年、月、日。外贸间，直接关系到商函的时效，应完整写出年、月、日。外贸商函的成文时间有的写在信头部分。商函的成文时间有的写在信头部分。 五、常用商函的写作要

20、求和例文分析五、常用商函的写作要求和例文分析 1 1推销商品函：推销商品函： 标题：推销标题：推销xxxx商品函商品函 开头：突出商品特点和优点；开头：突出商品特点和优点； 正文介绍产品、证据、保用期或免费试用、价格合理性，正文介绍产品、证据、保用期或免费试用、价格合理性，在信的最后概括优点的句子中谈价格，可以与同类产品比较在信的最后概括优点的句子中谈价格，可以与同类产品比较 结尾充满信心地呼吁，激发购买欲望。结尾充满信心地呼吁，激发购买欲望。 例：例：夫人：夫人： 您可见过装进了罐头的新鲜桃子？您可见过装进了罐头的新鲜桃子？ 兹送上我们的一罐桃子样品，定让您大开眼界。兹送上我们的一罐桃子样品

21、，定让您大开眼界。 这样的桃子罐头，具有新鲜桃子那样的松脆、坚实、这样的桃子罐头，具有新鲜桃子那样的松脆、坚实、新鲜和香味。新鲜和香味。 它们生长在龙泉山的小河谷里，那里有从山上潺潺流下它们生长在龙泉山的小河谷里，那里有从山上潺潺流下的溪水，灌溉着肥沃的土壤，我们用手小心地把它们采集下的溪水，灌溉着肥沃的土壤，我们用手小心地把它们采集下来，洗净并清除掉上面的绒毛，将它们装在罐头瓶里。这样来，洗净并清除掉上面的绒毛，将它们装在罐头瓶里。这样就可以保持它们的全部香味。就可以保持它们的全部香味。 请尝一下吧！看它们和普通的桃子罐头有什么不同。请尝一下吧！看它们和普通的桃子罐头有什么不同。注意我们的桃

22、子罐头并不比其他的桃子罐头多一分钱。注意我们的桃子罐头并不比其他的桃子罐头多一分钱。 公司公司 年年月月日日2.2.希望建立关系函希望建立关系函 开头：告知对方如何得知对方的经营范围和地址的，然开头：告知对方如何得知对方的经营范围和地址的，然后提出愿意建立业务关系，进行交易，希望得到对方合作后提出愿意建立业务关系，进行交易，希望得到对方合作 主体：自我介绍企业性质，基本业务状况、经营范围、主体：自我介绍企业性质，基本业务状况、经营范围、分支机构等，希望推销什么商品分支机构等，希望推销什么商品 礼节性结尾。礼节性结尾。 公司：公司： 我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立我们从

23、商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系，进出口商品的业务联系， 如果贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。如果贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。 本公司有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸本公司有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工易关

24、系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机构，是最有竞争力的。业机构，是最有竞争力的。 我们也愿意从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美我们也愿意从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期地占领市场。国销售，以期能够持续、长期地占领市场。 我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互利互惠。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司协力合作，互利互惠。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。在美国的采购代理。 恭候回音。恭候回音。 公司公

25、司 年年月月月月3.3.答复客户建立贸易关系函答复客户建立贸易关系函开头：引用对方来函日期开头：引用对方来函日期正文：说明自己的态度意愿以及交代汇寄有关资料的情形。正文：说明自己的态度意愿以及交代汇寄有关资料的情形。如果不能满足对方，要及时婉转地说明原因，为以后可能如果不能满足对方，要及时婉转地说明原因，为以后可能的交易留有余地。的交易留有余地。结尾；说明己方的明确打算。结尾；说明己方的明确打算。经理：经理： 1 1月月2121日来信暨附红茶推销方案一份均收到。为了打开中国袋泡红茶日来信暨附红茶推销方案一份均收到。为了打开中国袋泡红茶在美国市场的销路，贵公司已经进行了各项工作并制订了有关推销方

26、案，在美国市场的销路，贵公司已经进行了各项工作并制订了有关推销方案，对此表示赞赏。对此表示赞赏。 对于管公司推销红茶业务，我公司愿从多方面给予支持。首先在对于管公司推销红茶业务，我公司愿从多方面给予支持。首先在货源供应上，将尽力优先安排，以满足你方的销售需要。由于我们双方货源供应上，将尽力优先安排，以满足你方的销售需要。由于我们双方还没有当面洽谈的机会，因而不能立即达成交易。我方期待着您早日来还没有当面洽谈的机会，因而不能立即达成交易。我方期待着您早日来访，共商发展业务大计。访，共商发展业务大计。 进出口公司进出口公司 年年月月日日4.4.询问函：询问函：向卖主要主要商品目录本、价目单、商品样

27、品、向卖主要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以是发询问单或订单的方式询问某种商品的样本等，也可以是发询问单或订单的方式询问某种商品的具体情况具体情况。绿茶询问函绿茶询问函先生：先生： 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：每包规格：每包100100克。望贵厂能就下列条件报价：克。望贵厂能就下列条件报价： 1. 1.单价。单价。 2. 2.交货日期。交货日期。 3. 3.结算方式。结算方式。 如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将考虑大批量订货，如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将

28、考虑大批量订货，希速见复。希速见复。 副食品公司副食品公司 年年月月日日 5.5.回复商业询问函回复商业询问函首先写明收到对方信函日期，并对对方信函的问题做出明确首先写明收到对方信函日期，并对对方信函的问题做出明确的回答，最后写上礼节性词语。的回答，最后写上礼节性词语。 先生：先生： 10 10月月2 2日的信函收讫。我们很高兴随函附寄一份贵方索要的产品日的信函收讫。我们很高兴随函附寄一份贵方索要的产品说明书和价目单。在准备这份最新的说明书时，我们不惜费钱费事来力说明书和价目单。在准备这份最新的说明书时，我们不惜费钱费事来力求说明书外形美观，信息性强。从封面内容里，您将找到有关我们营业求说明书

29、外形美观，信息性强。从封面内容里，您将找到有关我们营业折扣的详细说明。折扣的详细说明。 我们建议下次来香港时允许我们带您参观一下我们的工厂，在我们建议下次来香港时允许我们带您参观一下我们的工厂，在那里您可以亲眼见到高材料和精湛手工艺是怎样融合进我们的产品制作那里您可以亲眼见到高材料和精湛手工艺是怎样融合进我们的产品制作之中的。同时您还能熟悉各种高档的羽毛制品，还可以带给您的客户们之中的。同时您还能熟悉各种高档的羽毛制品，还可以带给您的客户们那些令他们感兴趣的有用信息。那些令他们感兴趣的有用信息。 希望我们能有机会在任何一方面给您提供服务，只要贵方愿意采希望我们能有机会在任何一方面给您提供服务，

30、只要贵方愿意采用，我们将尽可能满足您的需要。用，我们将尽可能满足您的需要。 敬上敬上 年年 月月日日6.6.报价函：报价函：卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。 开头：注明对方询价函的日期开头：注明对方询价函的日期报价内容：产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产报价内容：产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。品包装、运输方式等。茶叶报价函茶叶报价函 超级商场：超级商场： 贵方贵方月月日询价函收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如日询价函收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：下： 商品：君山毛尖茶商品：君

31、山毛尖茶 规格：一级规格：一级 容量：每包容量：每包100100克克 单价：每包单价：每包元（含包装费）元（含包装费） 包装：标准纸箱，每箱包装：标准纸箱，每箱100100包包 结算方式：自提结算方式：自提 交货日期：收到订单交货日期：收到订单1010日内发货日内发货 我方报价极具竞争力，如果贵方订货量在我方报价极具竞争力，如果贵方订货量在10001000包以上，我方可按包以上，我方可按95%95%的折扣收款。的折扣收款。 如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请尽早订如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请尽早订购。购。 恭候佳音。恭候佳音。 茶叶厂茶叶厂 年年 月月日日7.7.交易磋商函：

32、交易磋商函：对商品的品质规格、包装、数量、货款、保对商品的品质规格、包装、数量、货款、保险、意外事故、索赔、仲裁等方面进行磋商。险、意外事故、索赔、仲裁等方面进行磋商。公司：公司： 月月日来函收悉。对贵公司要求与我公司建立业务日来函收悉。对贵公司要求与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来函获悉贵方对中国真丝绢关系的愿望，我们表示欢迎。从来函获悉贵方对中国真丝绢花感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。花感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下：现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下： 1. 1.品质规格；真丝绢花以绫、绸

33、、绢、缎等高级丝绸品质规格；真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原来，品种有月季、寒冬梅、杜鹃、凤尾兰等千余种，式为原来，品种有月季、寒冬梅、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样样 有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色、耐温耐有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色、耐温耐压。具体规格请参阅全套彩色样本。压。具体规格请参阅全套彩色样本。 2. 2.包装；纸箱装。大花每箱装包装；纸箱装。大花每箱装2020盒，每盒装一打；小盒，每盒装一打；小花每箱装花每箱装3030、4040或或8080打不等，根据货号决定。纸箱同衬托蜡打不等，根据货号决定。纸箱同衬托蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长纸，外捆塑料打包带。

34、每箱体积长厘米，宽厘米，宽厘米，高厘米，高厘米，厘米，每箱毛重每箱毛重公斤，净重公斤，净重公斤。公斤。 3.3.数量：为便于安排装运，卖方有权多交或少交数量：为便于安排装运，卖方有权多交或少交5%5%的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。 4. 4.付款：买方应通过卖方所接受的银行开具全部货付款：买方应通过卖方所接受的银行开具全部货款，不可撤消的，准许转船准许分期装运的即期信用证，款，不可撤消的，准许转船准许分期装运的即期信用证，信用证必须于装运月份前信用证必须于装运月份前1515天送达卖方。其中装船货物的天送达卖方。其中装船货物的数量和金额允许增减数

35、量和金额允许增减5%5%，信用证有效期应规定在最后装运，信用证有效期应规定在最后装运日期后日期后1515天在中国到期。天在中国到期。 5. 5.保险保险: :如按如按CIFCIF价格条件成交价格条件成交, ,卖方既按发票金额卖方既按发票金额110%110%投保综合险投保综合险, ,以中国人民保险公司的有关海洋运输货物以中国人民保险公司的有关海洋运输货物保险条款为准。保险条款为准。 6. 6.人力不可抗拒：如因战争、地震、严重的风灾、雪人力不可抗拒：如因战争、地震、严重的风灾、雪灾、水灾以及其他人力不可抗拒的事故而延期或无法交货灾、水灾以及其他人力不可抗拒的事故而延期或无法交货时，卖方不负任何责

36、任。时，卖方不负任何责任。 7.7.索赔：凡有对货物质量提出索赔者，必须在货到目的索赔：凡有对货物质量提出索赔者，必须在货到目的港后港后3030天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允许有合理差异，对在合理差异范围内提出的索赔，卖方概不许有合理差异，对在合理差异范围内提出的索赔，卖方概不受理。受理。 8. 8.仲裁：凡因执行合同所发生的与合同有关的一切事仲裁：凡因执行合同所发生的与合同有关的一切事宜，双方应通过友好协商解决，如协商不能解决，应提交北宜，双方应通过友好协商解决，如协商不能解决，应提交北京中国国际贸易促进会对外贸易仲裁委员会根据该

37、会仲裁程京中国国际贸易促进会对外贸易仲裁委员会根据该会仲裁程序暂行规定进行仲裁，仲裁裁决是终身的，对双方均有约束序暂行规定进行仲裁，仲裁裁决是终身的，对双方均有约束力。力。 9. 9.以上一般交易条款已为以上一般交易条款已为国进出口商接受，相信这国进出口商接受，相信这些条款也将为贵公司所接受。如有任何疑问，请向我们提出。些条款也将为贵公司所接受。如有任何疑问，请向我们提出。 公司公司 年年月月日日8 8接受函：接受函：开头：指出对方报价函日期；正文：接受对开头：指出对方报价函日期；正文：接受对方报价，包括商品名称、规格、单价、数量、包装，以及方报价，包括商品名称、规格、单价、数量、包装，以及结

38、算方式、交货日期、地点。结算方式、交货日期、地点。先生：先生： 贵厂贵厂月月日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并乐意按贵厂提出的条件订货。乐意按贵厂提出的条件订货。 商品：五粮液商品：五粮液 规格：特曲规格：特曲 容量：每瓶容量：每瓶500500克克 单价：每瓶单价：每瓶200200元（含包装费）元（含包装费） 数量：数量：100100瓶瓶 包装：标准纸箱，每箱包装：标准纸箱，每箱100100瓶瓶 结算方式：转账支票结算方式：转账支票 交货日期：交货日期：年年月月日日 交货地点：交货地点：市火车站市火车站 请速予办理为荷。请速予办理为荷。 公

39、司公司 年年月月日日 9 9催款函：催款函：双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等；处理意见。款金额、拖欠货款情况等；处理意见。致致商场的催款函商场的催款函百货公司：百货公司： 贵方于贵方于年年月月日向我厂订购真丝衬衫日向我厂订购真丝衬衫件，件，货款金额合计货款金额合计万元，发票编号为万元，发票编号为。可能由于贵。可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即解行方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即解行结算，我厂银行账号结算，我厂银行账号。逾期按银行规。逾期按银行规定，加收定，加收22的罚金。如有特殊情况，请即

40、与我厂财务处魏的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务处魏联系。联系。 电话：电话：，邮编：，邮编：，地址：，地址：市市路路号号 特此函达。特此函达。 制衣厂制衣厂 年年月月日日 1010索赔函：索赔函：简单叙述争议或纠纷的发生、经过、结果；简单叙述争议或纠纷的发生、经过、结果；陈述对方的违约事实；说明索赔的理由；陈述对方违约陈述对方的违约事实；说明索赔的理由；陈述对方违约给自己带来的损失；提出索赔要求。给自己带来的损失；提出索赔要求。茶具厂：茶具厂： 随函寄上随函寄上市市检验所的检验报告（检验所的检验报告（9595）号。号。报告所证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低报告所证明贵方售出的

41、玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价的货物按降低原成交价30%30%的折扣价处理。的折扣价处理。 特此函达，候复。特此函达，候复。 附件：附件：市市检验所检验报告检验所检验报告 百货公司百货公司 年年月月日日 1111理赔函：理赔函：引述来函要点；分析对方索赔是否合理，提供引述来函要点；分析对方索赔是否合理，提供的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期；的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期；表明己方态度，提出处理意见。表明己方态度，提出处理意见。百货公

42、司：百货公司： 贵方贵方年年月月日函及货样收悉。对信中提到部分玻日函及货样收悉。对信中提到部分玻璃茶具的质量与样品不符一事，我方立即进行了调查，发现璃茶具的质量与样品不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要求，部分此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要求，部分质量不符的产品按降低成交价质量不符的产品按降低成交价30%30%的折扣价处理。的折扣价处理。 我方保证以后将不再出现类似失误。我方保证以后将不再出现类似失误。 特此函复。特此函复。 茶具厂茶具

43、厂 年年月月日日1212投诉处理函：投诉处理函：引述投诉的要点；表明己方的态度；引述投诉的要点；表明己方的态度；提出处理意见。态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平提出处理意见。态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和，不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并和，不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并且感谢对方的意见。且感谢对方的意见。回复投诉函回复投诉函 先生：先生： 月月日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安

44、排，今天以工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。加快方式将所订的货发往贵方。 我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合作。作。 特此函复。特此函复。 家用电器厂家用电器厂 年年月月日日总总 结结 归归 纳纳商务信函与公函正确区别：商务信函与公函正确区别：商函用于交商函用于交易磋商，公函使用范围更广；公函的作易磋商，公函使用范围更广；公函的作者和读者必须是机关、企事业单位、部者和读者必须是机关、企事业单位、部门等，商函可以以个人名义发出，写给门等，商函可以以个人名义发出，写给单位或个人。单位或个人。商函种类：商函种类：交易磋商函和争议索赔函交易磋商函和争议索赔函商函的结构：商函的结构：信头、标题、行文对象、信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标志正文、附件、生效标志课课 外外 实实 训训一、仔细阅读教材商函例文一、仔细阅读教材商函例文, ,分析其特点分析其特点和语体风格和语体风格; ;二、通过网络或其他途径再搜集一些商二、通过网络或其他途径再搜集一些商务信函的案例，分析其文体特点；务信函的案例，分析其文体特点；三、完成教材应知、应会鉴定题目。三、完成教材应知、应会鉴定题目。