档案的管理与利用

《档案的管理与利用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案的管理与利用（73页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、档案的管理与利用档案的管理与利用企业管理部企业管理部 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录.它的基本含义：档案是各种组织或个人在特定的社会活动中直接形成的；档案是保存备查的文件；档案是原始的历史记录.档案记述了人类实践活动的过程，存贮了大量的原始信息，具有珍贵的价值和广泛的作用.就其基本作用可以概括为凭证作用和参考作用,主要体现在是行政管理的查考凭据；业务活动的可靠资料；维护国家、集体和个人权益的法律证据；政治斗争的必要工具；宣传教育的生动素材。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济战略资源。档案作为一种原生的和有目的储存起来的信息资源，其重

2、要性日益凸显出来。因此，开发档案信息资源在信息技术迅猛发展和广泛应用的今天非常重要。 一、档案业务管理工作八个环节 档案业务管理工作，是指用科学的原则和方法，以档案材料为直接工作对象所进行的一系列管理性业务工作。档案业务管理工作的具体业务内容，习惯上称为八大环节，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研与利用。档案业务工作的八个环节接收接收鉴定鉴定整理整理保管保管检索检索编研编研利用利用统计统计八项工作内容从理论上分为两大部分，即档案的实体管理和档案信息开发利用。实体管理是指针对档案实体所进行的一系列管理工作，收集、整理、保管三项内容属实体管理范畴；档案信息开发利用指的是针对档案信息所

3、进行的一系列工作，检索、利用、编研三项内容属档案内容开发利用范畴。鉴定和统计二项内容有实体管理和内容信息开发利用双从性质，但基本上也属于实体管理工作。档案管理工作是以实体管理为基础，以信息开发利用为整个工作的目的和动力。 档案的收集工作：是解决档案集中问题，集中是把处于分散、流动状态的档案向档案部门集中统管的过程,它是档案业务工作的首要环节,工作内容可以概括为两个方面，即档案的接收和档案的征集。档案接收，是档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和累积档案的主渠道。 档案的整理工作：就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编

4、目，使之系统起来的工作。换言之，这一工作是以档案的分类、组合、排列和编目等形式，使档案变无序为有序、化零乱为系统的过程。 档案的鉴定工作：多指档案价值对社会的有用性及对其价值的评价和预测。基本内容包括三个方面，第一，制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；第二，具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；第三，挑出确无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作出相应的处理。 档案的保管工作：是根据档案的成分和制成材料，所采取的科学存放和安全防护措施.它的工作任务主要有两个方面，一是维护档案实体的秩序状态，使档案存放和使用始终有序；二是保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中

5、，不受或少受人为和自然因素的损害，尽量延长其物质形态的“自然寿命”.具体地说有三项内容：档案的库房管理；档案流动过程中安全防护；各种保护和修复档案的专门技术.档案的统计工作：是用表册、数字的形式,对档案和档案工作诸现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现象及其一般规律的工作。工作内容大致可分为：一是对档案实体状况及其管理活动的统计，如档案的构成、档案的收进、移出等情况的统计等；二是对档案事业组织与管理状况的统计，如对档案机构和人员以及档案专业教育等情况的基本统计。 档案的检索工作:是有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。它包括两部分内容，一是通过著录标引，编制检索工

6、具，建立检索系统；二是根据利用者的要求，通过各种检索工具查处所需的档案信息。 n档案的编辑与研究工作：为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。档案的利用工作：是指档案信息的输出工作，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，一方面，利用工作代表整个档案工作的成果，直接与需要者发生信息传递、供应和咨询服务关系，集中体现档案工作的目的、方向和作用；另一方面，档案利用工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对档案工作具有一定的检验和推动作用。 由此可见，档案业务的八大环节划分的两大部分，即档案的实体管理和档案的信息开发利用

7、，档案的实体管理为档案信息开发利用创造条件；档案信息开发利用则反映了档案的实体管理的成果，同时也向档案的实体管理提出了新的要求。二、档案信息编辑档案信息档案信息编辑类型常用的三次档案信息编写（一）档案信息（一）档案信息 档案信息是通过各种档案载体贮存的记录和反映各种事物的原始信息。档案信息是由档案中的各种文字、图表、音像、电子数据等形式和内容所构成。 档案与信息档案与信息是属种关系是属种关系信息图书图书照片照片档案档案情情报报资料资料档案信息的特性本源性本源性回溯性回溯性联系性联系性积累性积累性内向性内向性社会性社会性档案信息具有独特的作用档案信息具有独特的作用其一，档案信息的本源性或原生性，

8、使其具有凭其一，档案信息的本源性或原生性，使其具有凭证作用；证作用；其二，档案信息的回溯性，可使我们利用前人的其二，档案信息的回溯性，可使我们利用前人的劳动经验进行创新，并为现实的决策和预测未来劳动经验进行创新，并为现实的决策和预测未来提供基础；提供基础；其三，档案信息的联系性和积累性的特点，使档其三，档案信息的联系性和积累性的特点，使档案信息能为我们历史地、全面地研究事物发展规案信息能为我们历史地、全面地研究事物发展规律，以及多方面的信息需要提供优越的条件。律，以及多方面的信息需要提供优越的条件。巴山隧道工程凭证作用1954年修建的南湖混凝土桥工程开工报告申请书凭证作用遇难者2800多名凭证

9、作用确认身份1500多人参考作用参考作用档案具有记录历史、再现历史的特殊功能，具有真实性档案具有记录历史、再现历史的特殊功能，具有真实性和不可再生性的特点。和不可再生性的特点。参考作用参考作用沈阳地铁建设（二） 编辑类型 一次档案信息编辑一次档案信息编辑 二次档案信息编写二次档案信息编写 三次档案信息编写三次档案信息编写 混合型档案信息编写混合型档案信息编写一次档案信息编辑 所谓一次档案信息亦称所谓一次档案信息亦称原始档案原始档案，是档案的基本形，是档案的基本形态，即档案生成后的原始形态态，即档案生成后的原始形态（原件）。一次档案信息的编辑（原件）。一次档案信息的编辑忠实于档案原文，主要形式有

10、档忠实于档案原文，主要形式有档案史料或文件汇编、选编等。案史料或文件汇编、选编等。二 次 档 案 信 息 编 写 是编者对无序的是编者对无序的一次档案信息经过整一次档案信息经过整理，形成有序化的档理，形成有序化的档案信息案信息检索体系检索体系的档的档案信息，主要形式有案信息，主要形式有档案目录、名录、档档案目录、名录、档案文摘、全宗介绍、案文摘、全宗介绍、档案馆指南等。档案馆指南等。 二次档案信息在加工程度上，主要二次档案信息在加工程度上，主要体现对档案信息的体现对档案信息的介绍性介绍性和和检索性检索性，不，不能提供完整的档案信息，只是提供档案能提供完整的档案信息，只是提供档案信息的线索和概貌

11、。也可称信息的线索和概貌。也可称 “ “ 档案信档案信息查找方面的工具息查找方面的工具”，“档案信息利用档案信息利用方面的工具方面的工具”。三次档案信息编写 三次档案信息是利用二次档案信息，选三次档案信息是利用二次档案信息，选择有关一次档案信息加工分析，综合编写择有关一次档案信息加工分析，综合编写出来的档案信息编辑成果，主要形式有大出来的档案信息编辑成果，主要形式有大事记、组织沿革、数据汇集、专题概要、事记、组织沿革、数据汇集、专题概要、人物传记等，可以代替档案利用。人物传记等，可以代替档案利用。 三次档案信息是对某一方面档案三次档案信息是对某一方面档案内容进行汇集、分析、比较而做的内容进行汇

12、集、分析、比较而做的综合表述。加工的综合性强，信息综合表述。加工的综合性强，信息加工程度深。这种深层次加工的档加工程度深。这种深层次加工的档案信息在利用上比二次档案信息更案信息在利用上比二次档案信息更具有直接性。具有直接性。混合型档案信息编写 对应编研工作的内对应编研工作的内容来看，是研究的比重容来看，是研究的比重多一些。主要形式有手多一些。主要形式有手册、年鉴、史志等。册、年鉴、史志等。（三）常用的三次档案信息编写（三）常用的三次档案信息编写 大事记大事记 是是把重大事件按年月日顺序记载，以便把重大事件按年月日顺序记载，以便查考的材料。查考的材料。组织沿革组织沿革是系统记载某一机关、地区或专

13、业系是系统记载某一机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等变革情况的记统的体制、组织机构和人员编制等变革情况的记实材料。实材料。年表年表是是重大历史事件按年月编排的表格。重大历史事件按年月编排的表格。大事记种类机关工作大事记机关工作大事记 国家或地区大事记国家或地区大事记 专题大事记专题大事记 个人生平大事记个人生平大事记 家庭大事记家庭大事记大事记必须包括时间和事实两部分大事记有确切的时间、地点、人物、数据、结果。编写大事记的原则 大事要事必载小事琐事不取大事记的作用1.1.便于查询，为了解过去、总结经验、便于查询，为了解过去、总结经验、 研究问题作参考；研究问题作参考；2. 2.

14、能显示历史发展进程，探索事物发展规能显示历史发展进程，探索事物发展规律；律；3. 3. 能提供宣传教育材料，使人们了解历史、能提供宣传教育材料，使人们了解历史、受到教育；受到教育；4. 4. 可留存史料，为编史修志提供资料。可留存史料，为编史修志提供资料。公司大事记组织沿革特点专题性专题性,一般是指某方面事物的变迁一般是指某方面事物的变迁;历史的动态性历史的动态性,是反映事物运动变化过是反映事物运动变化过程的材料程的材料.组织沿革的内容包括五大要素1、概况（即基本情况）。主要记述地区、概况（即基本情况）。主要记述地区（单位）的地理位置、面积、人口、民族、（单位）的地理位置、面积、人口、民族、管

15、辖范围及其特点和所处地位。管辖范围及其特点和所处地位。2.机构情况。主要记述单位机构情况。主要记述单位最早成立时间、当时的名称、最早成立时间、当时的名称、隶属关系、何年何月更改名隶属关系、何年何月更改名称、变换隶属关系和办公地称、变换隶属关系和办公地点的迁移等情况。点的迁移等情况。3.职能任务情况。主要记述职能任务情况。主要记述本地区（单位）建立时归属本地区（单位）建立时归属哪级党组织和政府领导、哪级党组织和政府领导、履行何种职能、阐明单位履行何种职能、阐明单位的性质、实施哪方面任务。的性质、实施哪方面任务。4.职权范围。主要职权范围。主要记述所辖单位的管理记述所辖单位的管理范围及其增减变化。

16、范围及其增减变化。5.内部组织机构、人员内部组织机构、人员编制及领导成员的任免编制及领导成员的任免变动情况。变动情况。 档案信息编辑：以档案信息为主要基础材料，根据需要有目的地按一定形式将档案信息进行系统加工，并将系统化的档案信息提供给利用者，以达到档案信息价值实现的目的。三、档案管理内容文件材料的形成与归档档案的管理1.企业生产活动及管理工作中形成的各种文件材料（含照片、录音、录像和电子文件等），由各职能部门按其业务范围指定有关人员负责做好日常的收集和积累，按档案保管期限的规定进行整理，填写卷内目录，装订成册（卷），填写移交清单，办理移交手续后归档案部门。 （一）文件材料的形成与归档 2.企

17、业文件材料归档的基本要求归档的文件材料必须保持成套性和完整性。归档的文件材料必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须符合文件格式书写标准。归档的文件材料必须符合其形成规律。归档的文件材料纸张必须优良字迹清楚工整，一律用碳素墨水和蓝黑钢笔水行文，案卷装订要整齐美观牢固，卷内无任何金属物，案卷封面填写执行国家标准，标题要箭明扼要。各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 3.文件材料的归档范围（1）归档范围：）归档范围： 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研

18、究具有利对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值文件材料。其他对本机关工作具有查考价值文件材料。a）党、政、工、团工作方面 有企业党务工作以及组织、宣传、纪检工作形成的各种文件材料；工会、共青团工作中形成的各种文件材料。 b）行政管理方面

19、 有企业行政事务工作，经理会议，企业管理部工作，保卫工作，审计监察工作，人事管理，职工教育，医疗卫生，计划生育中形成的各种文件材料。c）经营管理方面 有各种计划，统计工作，财务管理，物质管理，企业管理工作中形成的各种文件材料。b）生产技术管理方面 有生产调度，质量管理，引进技术，技术改进，劳动管理，计量能源管理，安全管理，贯标工作，档案管理工作中形成的各种文件材料。 e）工程技术档案方面 施工前的各种来往文件，施工过程和竣工验收过程中的各种文件材料，竣工图以及照片等。f）基本建设档案方面 包括基本建设项目的依据性文件材料了，工程的基础性文件材料，设计文件材料，施工，竣工验收过程中的文件材料，竣

20、工图，照片等。 g）设备仪器档案方面 有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装，调试和验收过程中的技术性凭证性的文件材料，设备仪器的运行，维修记录，设备改进，改装和报废的文件材料。 h）会计档案方面有财务管理中的各种帐册，报表，凭证和清册。（特别提示）（特别提示）财务工作中的管理性文件不属于会计档案，主要包括：会计工作的方针、政策、法规文件会计工作的规划、计划、总结、预算会计工作的请示、批复会计工作的规章、制度、办法会计部门与外机关的往来文件注意：以上文件属于文书档案。注意：以上文件属于文书档案。i）干部职工档案方面 反映干部，职工经历和德才表现的材料，即各个时期的登记表，履历表，自传材料，考

21、绩材料，政审材料，入党入团材料，奖惩材料，招收学生、工人、干部审批材料，晋升职务、职称，工资审批材料，出国、离退休，退职的材料及其它可供组织参考的材料（2 2）不归档范围：）不归档范围：1 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理、任免奖惩非本机关人员的文件材料，供工作参考的任免奖惩非本机关人员的文件材料，供工作参考的抄件等；抄件等；2 2、本机关重份及无查考利用价值的事务性临时性文件，、本机关重份及无查考利用价值的事务性临时性文件，一般性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存一般性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封、不需办理一般

22、性来信、电话记录，机价值的信封、不需办理一般性来信、电话记录，机关内互抄送文件，本机关负责人兼职形成的与本机关内互抄送文件，本机关负责人兼职形成的与本机关无关的文件材料；关无关的文件材料；3 3、同级的机关文件材料中，不需贯彻执行和不需办理、同级的机关文件材料中，不需贯彻执行和不需办理的抄送文件；的抄送文件；4 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。抄报或越级抄报的文件材料。（3）要注意收集的文件）要注意收集的文件第一、商标及注册过程中的一系列材料；第一、商标及注册过程中的一系列材料；第二、许可证管理方面的文

23、件材料；第二、许可证管理方面的文件材料；第三、质量管理方面的文件材料；第三、质量管理方面的文件材料；第四、财务管理方面的文件材料；第四、财务管理方面的文件材料；第五、商务合同管理方面的文件材料；第五、商务合同管理方面的文件材料；第六、保险管理方面的文件材料；第六、保险管理方面的文件材料；第七、股权管理方面的文件材料；第七、股权管理方面的文件材料； 第八、产权（资产）管理文件材料；第八、产权（资产）管理文件材料；第九、营销（广告）管理方面的文件料；第九、营销（广告）管理方面的文件料；第十、纳税管理方面的文件材料；第十、纳税管理方面的文件材料；十一、统计管理方面的文件材料；十一、统计管理方面的文件

24、材料；十二、环境保护管理方面的文件材料；十二、环境保护管理方面的文件材料；十三、法律工作方面的文件材料；十三、法律工作方面的文件材料；十四、专利技术管理方面的文件材料；十四、专利技术管理方面的文件材料；十五、著作权（软件）等文件材料。十五、著作权（软件）等文件材料。4.4.归档时间归档时间 党群工作类、行政工作类、经营管理类、生产技术党群工作类、行政工作类、经营管理类、生产技术类档案于第二年上半年，由各职能部门将应归档的类档案于第二年上半年，由各职能部门将应归档的文件材料组成保管单位，经该部门负责人审定后，文件材料组成保管单位，经该部门负责人审定后，移交档案部门归档。移交档案部门归档。工程技术

25、档案、基建档案在工程项目验收三个月后工程技术档案、基建档案在工程项目验收三个月后归档，外阜工程当年竣工的要在年底前归档。归档，外阜工程当年竣工的要在年底前归档。设备档案，外购和引进的设备（高、精、大和进口设备档案，外购和引进的设备（高、精、大和进口的设备仪器）开箱时，必须通知档案部门到场，将的设备仪器）开箱时，必须通知档案部门到场，将随机的文件材料收集齐全及时归档。自制设备在设随机的文件材料收集齐全及时归档。自制设备在设备试制鉴定使用后归档。备试制鉴定使用后归档。会计档案在年终组卷后，由财务部门保存一年后归会计档案在年终组卷后，由财务部门保存一年后归档。档。干部、职工档案应归档的文件在工作结束

26、后三个月干部、职工档案应归档的文件在工作结束后三个月归档。归档。各类文件材料一般归档一式一份，重要的、利用频各类文件材料一般归档一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数繁的和有专门需要的可适当增加份数。（二）档案的管理1.档案的分类 ）根据国家和市有关各类档案分类编号的规定，结合实际制定分类编号办法。）分类编号要遵循文件材料的形成规律，坚持便于保管和提供利用的原则，一级类目分以下九类：A）党群工作类B）行政工作类C）经营管理类D）生产技术类E）市政工程类G）基本建设类H）设备仪器类I）会计档案类J）干部、职工档案类2.各类档案的分类方法党群工作类、行政工作类、生产技术类、经营管

27、理类的档案按年度问题分类。市政工程及基本建设档案按工程项目分类。设备仪器档案按设备类型分类。会计档案按年度名称分类。干部、职工档案按职务类别分类。3.档案编目与编制检索工具要编制档案总目录、分类目录根据需要编制检索工具,并进行档案著录工作.集团公司各年归档文件目录4.4.档案借阅档案借阅 查阅本处室形成档案，经所属部门领导同意，通过档案员履行利查阅本处室形成档案，经所属部门领导同意，通过档案员履行利用登记手续后可以查阅。基层单位查阅公司档案，需本单位领导用登记手续后可以查阅。基层单位查阅公司档案，需本单位领导及档案部门领导同意，通过档案员履行利用登记手续后查阅。及档案部门领导同意，通过档案员履

28、行利用登记手续后查阅。查阅级较高的文件材料，需经所属部门领导及档案部门领导同意查阅级较高的文件材料，需经所属部门领导及档案部门领导同意后，履行利用登记手续方可查阅。后，履行利用登记手续方可查阅。外单位查阅档案需持正式查档介绍信，经档案部门领导同意后，外单位查阅档案需持正式查档介绍信，经档案部门领导同意后，履行利用登记手续方可查阅。履行利用登记手续方可查阅。查阅者应在阅览室查阅档案，档案一般不外借，确因工作需要借查阅者应在阅览室查阅档案，档案一般不外借，确因工作需要借出档案，应经所属部门领导及档案部门领导同意，履行借阅手续出档案，应经所属部门领导及档案部门领导同意，履行借阅手续方可借出，档案借出

29、后要妥善保管，不准给无关人员阅档，阅档方可借出，档案借出后要妥善保管，不准给无关人员阅档，阅档后要按期归档。后要按期归档。有关涉及本人及亲属的档案不许查阅。有关涉及本人及亲属的档案不许查阅。阅档者要爱护档案，严禁在档案材料附近吸烟、喝水、严禁拆卸、阅档者要爱护档案，严禁在档案材料附近吸烟、喝水、严禁拆卸、涂、抹、勾画、批注、折叠、撤换档案材料，以及损坏和污染档涂、抹、勾画、批注、折叠、撤换档案材料，以及损坏和污染档案。阅档后档案人员要审查校对，无差错时放入原位置。案。阅档后档案人员要审查校对，无差错时放入原位置。阅档人员要严格执行保密制度。阅档人员要严格执行保密制度。 5.档案保管接收档案必须

30、认真查验，并办理移交手续要定期进行库藏档案的清理，校对工作，做到帐、物相符。对破损的载体、变质的档案要及时锦绣修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因保存依据.6.档案的鉴定根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、定期两种（会计档案的保管期限执行会计档案管理办法），确定保管期限的基本原则对企业具有永久性凭证价值和文化价值的各种文件、图表、声像等不同形式的文件材料定为永久保管。对企业在一定时期内具有凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文字材料定为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。凡是介于两种保管期限之间的档案一律从长 原文书档

31、案的保管期限确定为：原文书档案的保管期限确定为： 永久、长期、短期三种永久、长期、短期三种长期长期：1616年（含年（含1616年）至年）至5050年年短期短期：1515年以下（含年以下（含1515年）年）新文书档案保管期限定为永久、定期两种。新文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为定期一般分为3030年、年、1010年年会计档案保管期限会计档案保管期限（2016年年1月起实施）月起实施）财务档案保管期限财务档案保管期限（实施前）（实施前）职工管理类档案的销毁档案的销毁 档案经过鉴定后，没有保存价值的或者已满保管期限的档案要进行销毁。 销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要登记造册，提出销毁报告，经企业领导批准，并报送上级档案部门备案。销毁时严格执行保密规定。 档案人员是档案事业建设的重要决定性因素，作为档案工作者应当忠于职守，具有广播的知识修养，努力掌握与档案专业相关的学科知识，要接收新事物、用于创新，以适应档案管理现代化的需要。 谢谢大家