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1、会议谈判会议谈判及其接待及其接待工作程序工作程序 准备v酒店的相关产品知识的熟悉和掌握v淡旺季的划分v酒店的会议指导价格v同行竞争对手的会议价格接到客户的会议询价信息时：v时间（是否有大型展会）v规模（酒店的承接力度）v房型要求v会议摆放形式v用餐要求v公司名字及行业公司名字及行业v了解客人的预算了解客人的预算报价过程中的技巧v会议时间：淡旺季v询价公司的性质：直客（有协议、没有协议）、代理商v多了解会议的相关信息：会议的性质（产品推介、公司内部培训、邀请经销商或客户等），根据性质选择符合条件的会议室。v尽量了解选择哪些同行酒店作为备选v是否有其他公司询过类似会议v对于客户提出的要求不要直接拒
2、绝客户，要用积极的态度帮客人解决问题。v第一次报价：试探-“我们全年的会议价格是”v第二次报价：针对性-让客人认为我们有吸引力，并不一定要在房价上纠缠，介绍我们的性价比（服务、性价比，环境），若确实预算不够，尽量在会议室的租金和餐饮上给客户让利，保证房价。要及时！要及时！v第三次报价：特价申请关注客户的特殊需求v是否有领导（级别、喜好，是否特殊接待如鲜花，水果等）v参会人员的地域特性（南北方饮食）v行业的特殊要求利用多种渠道进行会议跟踪v本地公司争取上门拜访，递酒店的资料，邀请其参观v外地公司：若有安排前期酒店考察，争取来酒店参观体验（宴请、试住），若没有可用邮件发送酒店相关资料及书面报价，并
3、利用携程网上的评价吸引客户，使其从多方面了解酒店v资料记录会议谈判失败后，不应气馁，应:1、了解失败的原因2、询问该公司是否有其他会议符合我店标准3、了解该公司此类会议的频率，争取下次合作4、资料记录，定期跟办会议接待前的洽谈工作会议接待前的洽谈工作 1.与与组织者者联系系，详细了了解解组织者者的的需需求求及及会会议代代表表的的基基本本情情况况，了了解解会会议的的内内容容、人人数数、房房间数数量量、时间、用用餐餐情情况况、会会场安安排排布布置置、旅旅游游的的安安排排、会会议主主要要领导、会会议签单人、付款方式等；人、付款方式等；2.详细介介绍酒酒店店及及酒酒店店设施施介介绍：包包括括 安安顺旅
4、旅游游信信息息和和酒酒店店位位置置、餐餐饮、娱乐设施施、安安全全设施施及及价价格格等等告告知知组织者者，提供分析及使用建提供分析及使用建议，以便，以便组织者者选择酒店；酒店；3.制定会制定会议接待接待协议并并发送会送会议组织者；者；4.预留会留会议房房间和用餐和用餐场所、会所、会议室；室；5.如如果果签订会会议接接待待协议，应于于会会议开开始始的的前前三三天天将将会会议接接待事宜通待事宜通过酒店酒店OA发送各相关部送各相关部门；6.会会议安安排排房房间50间以以上上应提提前前一一天天组织相相关关部部门开开会会议接接待待协调会，以便能更好的做好在店期会，以便能更好的做好在店期间的服的服务；会议接
5、待前的准备工作会议接待前的准备工作 1.与与会会议组保保持持联系系和和沟沟通通提提前前一一天天了了解解会会议代代表表的的信信息息，了了解解会会议期期间领导的的详细信息（姓名、信息（姓名、职位、喜好、忌位、喜好、忌讳、的具体情况）；、的具体情况）；2.与会与会议组织者再次确者再次确认房房间数量及数量及类型（型（标间、单间、套房及工作人、套房及工作人员用房）；用房）；3.客人用房客人用房 各种各种类型房型房间数、及方向位置（分布的楼数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近及是否靠近电梯）；梯）；4.工工作作人人员 用用房房数数量量及及位位置置（后后勤勤工工作作人人员用用房房需需要要同同客客人人在在同同
6、一一楼楼层，并并尽可能靠近尽可能靠近VIP贵宾的房的房间，以便，以便为贵宾提供快速、周到的服提供快速、周到的服务）；）；5.房房间布布置置 客客人人抵抵达达前前必必须完完成成对房房间清清洁卫生生工工作作，同同时检查房房间内内设施施是是否否能能正正常常使使用用。抵抵达达前前 1 小小时，按按照照要要求求为房房间配配送送水水果果 、鲜花花、茶茶具具( 需每天更需每天更换 ) ；6.房房间号号码 - 提前得到所有房提前得到所有房间号号码，并根据提供的分房名，并根据提供的分房名单进行分房；行分房；7.大大堂堂- 按按照照要要求求布布置置欢迎迎水水牌牌、LED欢迎迎告告示示、设置置报到到台台（为抵抵达达
7、酒酒店店的的所所有有客客人人办理理入入住住手手续，并并领取取房房间钥匙匙，以以便便使使客客人人抵抵达达酒酒店店后后，能能快快速速领取取钥匙匙进入房入房间）；）；8.会会议手手册册-提提前前3天天与与会会议组织者者确确认是是否否制制作作，如如需需应与与会会议组织者者确确认，通通过采采购部部联系供系供应商制作；商制作；9.如如果果会会议期期间的的领导涉涉及及酒酒店店股股东关关系系或或直直接接领导关关系系，应提提前前一一天天知知会会酒酒店行政部店行政部负责人，以便安排具体的酒店人，以便安排具体的酒店领导迎迎见；一、会议各类信息确认和检查工作一、会议各类信息确认和检查工作 会议接待前的准备工作会议接待
8、前的准备工作 1.与与会会务组保保持持联系系和和沟沟通通提提前前一一天天了了解解会会议代代表表的的信信息息，了了解解会会议期期间领导的的详细信息（姓名、信息（姓名、职位、喜好、忌位、喜好、忌讳、的具体情况）；、的具体情况）；2.与会与会议组织者再次确者再次确认房房间数量及数量及类型（型（标间、单间、套房及工作人、套房及工作人员用房）；用房）；3.客人用房客人用房 各种各种类型房型房间数、及方向位置（分布的楼数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近及是否靠近电梯）；梯）；4.工工作作人人员 用用房房数数量量及及位位置置（后后勤勤工工作作人人员用用房房需需要要同同客客人人在在同同一一楼楼层，并并尽可能
9、靠近尽可能靠近VIP贵宾的房的房间，以便，以便为贵宾提供快速、周到的服提供快速、周到的服务）；）；5.房房间布布置置 客客人人抵抵达达前前必必须完完成成对房房间清清洁卫生生工工作作，同同时检查房房间内内设施施是是否否能能正正常常使使用用。抵抵达达前前 1 小小时，按按照照要要求求为房房间配配送送水水果果 、鲜花花、茶茶具具( 需每天更需每天更换 ) ；6.房房间号号码 - 提前得到所有房提前得到所有房间号号码，并根据提供的分房名，并根据提供的分房名单进行分房；行分房；7.大大堂堂- 按按照照要要求求布布置置欢迎迎水水牌牌、LED欢迎迎告告示示、设置置报到到台台（为抵抵达达酒酒店店的的所所有有客
10、客人人办理理入入住住手手续，并并领取取房房间钥匙匙，以以便便使使客客人人抵抵达达酒酒店店后后，能能快快速速领取取钥匙匙进入房入房间）；）；8.会会议手手册册-提提前前3天天与与会会议组织者者确确认是是否否制制作作，如如需需应与与会会议组织者者确确认，通通过采采购部部联系供系供应商制作；商制作；9.如如果果会会议期期间的的领导涉涉及及酒酒店店股股东关关系系或或直直接接领导关关系系，应提提前前一一天天知知会会酒酒店行政部店行政部负责人，以便安排具体的酒店人，以便安排具体的酒店领导迎迎见；一、会议各类信息确认和检查工作一、会议各类信息确认和检查工作 会议接待前的准备工作会议接待前的准备工作 1.第第
11、一一时间与与会会议负责人人联系系，并并逐逐一一落落实各各项要要求求,做做好好会会议接接机机迎迎接接的的服服务，当当获悉悉重重要要领导接接机机信信息息应第第一一时间通通知知相相关关人人员迎迎接接（股股东单位位领导由由酒酒店店领导出出面面迎迎接接、公公司司重重要要领导有有营销部部门领导出出面面迎迎接接即即可可）。VIP 客客人人将将有有专人人引引领至至房房间。 2.检查会会议将将在在酒酒店店使使用用的的餐餐厅情情况况，提提前前确确认的的菜菜单（注注意意了了解解会会议客客人人对菜菜式式的的要要求求），开开出出独独立立的的用用餐餐区区，仅供供会会议客客人人使使用用。用用餐餐之之前前还需需确确认桌桌签姓
12、姓名名的的准准确性，桌确性，桌签的分配由会的分配由会议组织者来确者来确认排放；排放；3.会会议代代表表抵抵达达当当日日销售售代代表表与与会会议负责人人确确认隔隔日日会会议室室的的场所所布布置置情情况况（摆放放形形式式、背背景景板板文文字字、音音响响系系统、茶茶歇歇、桌桌签等等），有有修修改改及及时变更更避避免免在在会会议当当日日更更改影响会改影响会议顺利利进行；行；4.将将重重要要领导或或会会议VIP客客人人房房间号号及及时知知会会相相关关部部门，提提醒醒做做好好在在店店期期间的的服服务工工作；作；5.会会议期期间与与会会议负责人人确确认安安排排旅旅游游事事项，可可与与旅旅行行社社联系系提提前
13、前安安排排好好旅旅游游路路线和和预留留导游游员若若干干名名，挑挑选形形象象气气质具具佳佳，经验丰丰富富，服服务态度度好好，并并富富有有责任任心心的的导游。游。 6.对于于在在店店期期间有有些些会会议领导可可能能多多次次来来安安顺，对旅旅游游不不感感兴趣趣的的，可可做做好好其其他他的的休休闲活活动，并提前安排好，并提前安排好车辆和具体的活和具体的活动项目；目； 7.会会议期期间，负责会会议销售售代代表表应随随时在在店店听听候候会会议组织者者的的临时安安排排，确确保保会会议的的要求能得到及要求能得到及时解决和解决和协调；二、会二、会议接待接待 会议接待前的准备工作会议接待前的准备工作 1.与与会会
14、议组织者者了了解解会会议代代表表的的离离店店时间，主主要要了了解解会会议重重要要领导的的航班号，以便能第一航班号，以便能第一时间在酒店在酒店欢送重要送重要领导；2.与与会会议组织者者确确认离离店店的的房房间数数量量并并确确认签字字会会议账单，确确认结算算方式；方式；3.了解会了解会议组织者的离店具体者的离店具体时间，并安排好，并安排好车辆送会送会议组织者；者；4.如如有有必必要要宴宴请（原原则上上安安排排自自助助餐餐）会会议组织者者以以表表示示感感谢，并并可可借机了解会借机了解会议接待中的不足之接待中的不足之处；5.会会议结束后做好束后做好记录，以便在今后的会，以便在今后的会议接待弥接待弥补不足之不足之处；三、会三、会议结束期束期间的工作的工作
