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1、第三章第三章 总账子系统总账子系统总账系统初始设置总账系统日常业务处理总账系统期末处理第三章第三章 总账系统总账系统l功能l初始设置初始设置l凭证管理凭证管理l出纳管理出纳管理l账簿管理账簿管理l辅助核算管理辅助核算管理l月末处理月末处理实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置总账系统参数l设置会计科目l指定会计科目l设置项目目录l设置凭证类别l输入期初余额实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置总账系统参数-凭证l制单控制l制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期l支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支票
2、号提供登记或报销的功能l赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示l可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置总账系统参数-凭证l凭证控制l现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额l自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号l凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始
3、设置l设置总账系统参数-权限l制单权限控制到科目l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目l制单权限控制到凭证类别l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证l操作员进行金额权限控制l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置总账系统参数-权限l凭证审核控制到操作员l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。l出纳凭证必须经由出
4、纳签字l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。l凭证必须经由主管会计签字l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。l允许修改、作废他人填制的凭证l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置会计科目l注意事项：注意事项：l先建上级科目再建下级先建上级科目再建下级科目科目l会计科目的编码要与编会计科目的编码要与编码原则一致码原则一致l编码不能重复编码不能
5、重复,唯一性唯一性l科目的类型与编码的第科目的类型与编码的第一位数一致一位数一致实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l指定会计科目l在会计科目设置界面，单击编辑菜单下的指定科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置项目目录-项目大类实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置项目目录-设置项目核算科目实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置项目目录-项目分类定义实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l设置项目目录-增加项目目录实验一实验一 总账系统初始
6、设置总账系统初始设置l设置凭证类别l凭证类别设置为记账凭证，则无需选择凭证类别，系统默认为记张凭证形式，编码系统自动加1.l凭证类别设置为收付转凭证，则需选择凭证类别。l收款凭证的限制要求为：借方必有1001，1002l付款凭证的限制要求为：贷方必有1001，1002l转款凭证的限制要求为：借贷必无1001，1002实验一实验一 总账系统初始设置总账系统初始设置l输入期初余额l末级科目的余额可以直接输入。l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是
7、必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。l期初试算平衡实验二实验二 凭证处理凭证处理l填制凭证l出纳签字l审核凭证l记账实验二实验二 凭证处理凭证处理l填制凭证借方发生额合计等于贷方发生额合计实验二实验二 凭证处理凭证处理l填制凭证l填制凭证日期l填制日期不能早于启用日期，不能超过系统日期。l如果系统提示“日期不能早于启用日期”，则需检查总账的启用日期。l如果系统提示“日期不能滞后系统日期”，则需检查系统日期l附单据数l可以为空。实际工作中根据凭证所付单据数填写。l摘要l简明扼要说明经济事项。不能填写日期，不能随便填写一个数。l科目名称l可以填中文
8、科目名称、可以填英文名称、可以填科目代码、也可以填助记码。但建议填写科目代码，准确性高，速度快。l科目代码的填写可以直接输入也可以通过联查方式获得。l但注意：科目一定是末级科目代码，如果该科目设置为辅助核算项，则需填写辅助核算信息。实验二实验二 凭证处理凭证处理l出纳签字l条件：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目设置为日记账并指定了现金总账科目和银行总账科目l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后实验二实验二 凭证处理凭证处理l审核凭证l审核凭证l是必须环节l制单人与审核人不能为同一人实验二实验二 凭证处理凭证处理l记账l条件：l期初余额试算平衡l凭证已审核l上月已
9、经结账l过程l选择记账范围l显示记账报告l自动记账l记账过程一旦中断系统可自动恢复实验三实验三 出纳管理出纳管理l查询现金日记账l查询银行存款日记账l查询资金日记账l银行对账实验三实验三 出纳管理出纳管理l银行对账l录入银行对账期初数据l录入银行对账单l银行对账(半自动)l自动对账l手工对账l查询银行存款余额调节表l核销银行账l长期未达账审计实验三实验三 出纳管理出纳管理l银行对账-录入期初未达账项实验三实验三 出纳管理出纳管理l银行对账-输入银行对账单实验三实验三 出纳管理出纳管理l银行对账-银行自动对账实验三实验三 出纳管理出纳管理l银行对账-输出银行余额调节表l银行对账-核销银行已达账实
10、验四实验四 账表查询账表查询l查询三栏式总账l查询发生额及余额表l查询明细账l查询多栏式明细账、l查询应交增值税多栏账实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账分录l生成转账凭证l对账l结账实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账凭证和生成转账凭证l定义转账凭证l定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式l生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账分录类型l自定义转账l对应结转l销售成本结转l售价或计划价结转l期间损益结转l汇兑损益结转实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账凭证-自定义结转l自定义转账功能可以完
11、成的转账业务主要有：l费用分配的结转。如：工资分配等l费用分摊的结转。如：制造费用等。l税金计算的结转。如：增值税等。l提取各项费用的结转。如：提取福利费等。l部门核算的结转。l项目核算的结转。l个人核算的结转l客户核算的结转l供应商核算的结转实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账凭证-对应结转l当两个或多个上级科目的下级科目及辅助项有一一对应关系时，可进行将其余额按一定比例系数进行对应结转，可一对一结转，也可一对多结转。本功能只结转期末余额实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账凭证-销售成本结转l销售成本结转，是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品
12、销售成本并进行结转实验五实验五 期末处理期末处理l定义转账凭证-期间损益结转l用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目向本年利润的结转实验五实验五 期末处理期末处理l生成转账凭证l在定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。实验五实验五 期末处理期末处理l对账l一般说来，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。实验五实验五 期末处理期末处理l结账l在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此本系统特别提供了【结账】功能。结账只能每月进行一次。
