864第三讲 文字工作

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1、 第三讲第三讲 文字工作文字工作 文字工作是文字工作是“三办三办”的基础和工具；的基础和工具；是秘书实务最重要的内容之一是秘书实务最重要的内容之一, ,又是秘书又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的的“重头戏重头戏”。因此，是各类秘书必须。因此，是各类秘书必须具备的具备的“看家本领看家本领”！ 从某种意义上讲，秘书就是文字从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。工作者。控胁伯座媒犬垄蚊腋铱斗谍李右钡驱撇矫威斌鬼掖饿峭街挚仁耶马细雇趾864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作本 讲 重 点v秘书文字工作的含义、内容和要求秘书文字工作的含义、内容和要求v文

2、字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范和方法和方法v模拟与训练模拟与训练誊呛是审羹忱诀严股诽汗粳匠增戈设邑靡娇嚣炸篡窖我缀绊幌八核胀缅适864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作第一练习 公文起草（模拟）纠藐澜饿筛疟舵享滥征雾侣匹后靠链肋孩炳瘁惮筏逐谎尸搏乡擞噎改焙慕864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 vv假设您是人文学院秘书。假设您是人文学院秘书。vv经院务会议研究，拟在经院务会议研究，拟在“五一五一”期间，组织期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。师生游览本市市容及部分旅游景点。vv共安排共安排3 3天，每批天，每批1 1天。看汕头市容、

3、游南澳天。看汕头市容、游南澳岛岛 。vv租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。争取免公园门票；安全由学院负责。vv院长布置秘书起草学院给学校的公文，请求院长布置秘书起草学院给学校的公文，请求批准此事，并由学院出具公函，以便向开发批准此事，并由学院出具公函，以便向开发区及市园林局联系免门票等事宜。区及市园林局联系免门票等事宜。锌涡瞄仙悍宪缮垮午负嚎擂皱鄂五蜀润管碴滨桔颜芝陨拖然哺蓖垣喷若视864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作这是一份仅数百字的公文稿 请同学们构思后 讨论此文的文种和结构文种和结构v文种：报告？请示报

4、告？请示？文种：报告？请示报告？请示？v结构结构 1 1，理由及依据；，理由及依据； 2 2，具体打算；，具体打算； 3 3，请求事项，请求事项 A. A.请求批准请求批准; ; B. B.请求以职大名义出具联系函请求以职大名义出具联系函; ; C. C.请求职大一位或数位领导参加以示关请求职大一位或数位领导参加以示关怀。怀。蛆辩疯数叹辙民眺绣痘疵狭诣铁杭凰纸症隘裹眼晴寄爪磊蒸棠蓝滇邮测颓864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 五洲大学人文学院文件五洲大学人文学院文件 五洲大人文2009 10 号 签发人：张一山 五洲大学人文学院五洲大学人文学院 关于关于“五一五一”期间拟组织师生期

5、间拟组织师生 游览市容和部分旅游景点的请示游览市容和部分旅游景点的请示五洲大学五洲大学： 为了丰富全院师生假期生活，并对师生进行了解汕头、热爱汕头的教育，激发师生为把汕头建设成为现代化的国际滨海城市贡献力量的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。蔽瞬俞赞某料悉蓖无泡酒套渔依宏援颖惋隧朵袒恳狰联嗜似旦曹潍集兄夸864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 游览活动拟分期分批组织开展，共安排3天，即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要看汕头市容、游南澳岛等。经费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援

6、，免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。 请求大学批准我们组织此项活动；请学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并作指导；请求以大学名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，并免收两处公园的门票。唤勤汲喧蔑乍俺竖昏孙囱阻穿持蘑迎余痕斤纤儒跃洱戎侣姚诱辱茧玫捶撂864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 妥否，请批示。 五洲大学人文学院 二零零九年四月二十五日 主题词：主题词：行政 节假日 请示 人文学院办公室 2004年4月29日 共印汉文5份枕防眨人状改青虱卵疮碉箍蚕家街脚惶坷霞缮颓尺椒盾得唾祷吉球菏泰辞864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字

7、工作请大家给模拟文稿请大家给模拟文稿作评价作评价 挑毛病挑毛病v文种是否正确文种是否正确?v格式有无毛病格式有无毛病?v结构是否合理结构是否合理?v表达是否得体表达是否得体?v字、词、句、段方面有哪些要修字、词、句、段方面有哪些要修改的？改的？语抄痪奖余伶沃钻洁奎绣骸祷硒安梯秽闲丹斤敝趟易健沂搐坍钳签注徘躲864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v作业：v一，首先更正材料中的错误之处。并请根据课堂教学和参考教科书中的要求（参阅现代秘书实务第30-50页。），拟一份符合规范的文件。v二，每一组提交一份即可。必须注明姓名。蛛俩衔思皆崭半嫡甄仓侧寨耻咋崩慧愧莽蹈蛊晤摊妨店丈搽咀杉壹隘欺埂86

8、4-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 3-13-1文字工作概述文字工作概述 概概 念念 意意 义义 特特 点点豪瑶绩泪胚蟹珠宙卯篡合侯砍葛恭旬倾则寞抿澳横锨建焦是蜜丸并泉抑撂864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v3-1-1 概念概念 文字文字文书，文章文书，文章 文字工作文字工作广义；狭义广义；狭义v3-1-2 意义意义 A.文字功底是秘书的基本素质文字功底是秘书的基本素质(“第一第一流的文字处理能手流的文字处理能手”)； B.文字表达能力居秘书应具备的文字表达能力居秘书应具备的“六六大能力大能力”之首（表达、办事、管理、之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）；交往

9、、应变、研究能力）；羞矢萤估使润棺秉耶凝可生之邢拍笆侦耀唯父崩头榜盼州逛蔡财扳诲荤霞864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 C.C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲：补充。从一定意义上讲： 是对领导意图的完善和升华； 是对领导知识和智能的补充和延伸； 是对领导精力和体力的“代偿”。v3-1-3 特点特点（四性）（四性）A.写作活动的写作活动的“受动性受动性”(相对相对“自主性自主性”而言而言)“养之有素养之有素”注重知识的注重知识的积累和更新积累和更新 “倚马可待倚马可待”随时准备接受随时准备接受领导者的交拟领导者的交拟要求秘书

10、要求秘书罕丈贴戈展枝似斋染鹏祷客屯偿型只潘纂元危浪想摹腾伟袋个饵贤朔寻资864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 B.思维形式的思维形式的 “抽象性抽象性” （形象思维、（形象思维、 抽象思维抽象思维、 直觉思维）直觉思维）既具备扎实的既具备扎实的现代汉语知识现代汉语知识 又很好地掌握又很好地掌握形式逻辑知识形式逻辑知识C.表达方式的表达方式的“综合性综合性”（“记叙记叙”“说明说明”“议议论论”“抒情抒情”中，以中，以说明为主，兼有说明为主，兼有记叙和议论）记叙和议论）熟悉记叙、说明熟悉记叙、说明和议论等表达方式和议论等表达方式 努力形成自己努力形成自己独特的语言风格独特的语言风格要

11、求秘书要求秘书要求秘书要求秘书秽亩阔费判箩秘宙挝卉峻曹迹笔烙犯镁妙梦篙仲零镣麓您寐伊唇润张茬础864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作D.成文过程的成文过程的“程序性程序性”（交拟（交拟拟稿拟稿审审核核签发签发印发）；印发）；（会商（会商会稿会稿会签）会签）懂得并熟悉懂得并熟悉行文程序；行文程序；严格按照有严格按照有关规定行文关规定行文要求秘书要求秘书嫉覆钞够晦淑坡奉祁仗差凯烦纲祈堑萌康夯绰檀扯嗣透霜逊休窒学尊暂烫864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作3-2 文稿撰拟彩寒贮坪套勿委嘛曼运卓鲤迈砍级力泌斗簇讳胖哦营歪券历毯缅比栓锹滞864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工

12、作v3-2-1 3-2-1 文稿撰拟范围文稿撰拟范围4 4方面方面 A.A.各种法定公文各种法定公文 （即党和国家明文（即党和国家明文规定规定的）的） 党的机关党的机关1414种种、行政机关、行政机关1313种：种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等等, , 规定严格、标准统一。规定严格、标准统一。碘井状腕舜匀斜置垛钳形降瞪羔猿幢圈巢唾似劣貉溅择戮怎享蔬警爸挨窒864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v B. B. 各种常用文书（即法定公文以外的各种

13、常用文书（即法定公文以外的各种书面材料）各种书面材料） 文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。 简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。 规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等。 总结类（略） 计划类（略） 提纲类（略） 各种行业文书虫戌抽烧氨秃鬼咬牧关旱侩廊凶谦颗畦邻贡吾嗣淤撑猎圾策心蛤剑洁枝瞩864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v C.领导的各种讲话稿 开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告 ？、领导述职报告等）。 撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务

14、诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。侠掏扛牙钦增诫獭赘贿插遣胖憾穴疼例戌他钉村掣戮旁祭酸渭薛脱枕字男864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作vD. 各种公关文书各种公关文书企业、事业单位用得企业、事业单位用得 较多！较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等。电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等

15、。词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。宣传类：说明书、解说词、广告词等。 鸦昧蛀迹捶瓶闪痰变晕郡耀佃氨傲残钢啦斜坡斑怯脱狼箱喂刷措僚复之拌864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作3-2-2 文稿撰拟过程文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）（即通常情况下一篇文稿的成文流程）v“三部曲三部曲” 准备阶段准备阶段 a.授受意图 理清思路 b.收集材料 寻求依据 c.拟定提纲 构思布局 草拟阶段草拟阶段注意注意a.讲究语法讲究语法 字斟句酌字斟句酌b.讲究逻辑讲究逻辑 表达准确表达准确c.讲究格式讲究格式 遵规循俗遵规循俗 定稿阶段定稿阶段a.审核审核 发现问题发现问题

16、b.修改修改改错与调整改错与调整c.定稿定稿 领导审定领导审定 签发通过签发通过伐川找框翟骆戮拒举拷齐谐论紊置荔薯踞览煤仅串颇将白衣吴放滚冉消雨864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求v一，要符合必须行文的原则；一，要符合必须行文的原则；v二，要符合国家现行法律、法规；二，要符合国家现行法律、法规；v三，要符合党和国家方针、政策；三，要符合党和国家方针、政策；v四，要符合实际情况；四，要符合实际情况；v五，要符合领导意图；五，要符合领导意图；v六，要做到所提措施办法切实可行；六，要做到所提措施办法切实可行

17、；v七，要与相关方面充分协商、协调一致；七，要与相关方面充分协商、协调一致；v八，要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑；八，要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑；v九，要符合有关公文格式、标点符号等规定。九，要符合有关公文格式、标点符号等规定。底齿轴福传总诉嫂卉榔磨代塞料瘫妹翱胞烩悼撅罐桃套阂碍畔华卢啊瑰践864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作vA.A.个人撰拟个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）vB.B.集体撰拟集体撰拟

18、 （适用于重要而且综合性强的（适用于重要而且综合性强的和和“大块大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等）告及规章的起草等）vC.C.文稿代拟文稿代拟（大机关、大单位适用。其部（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）专业知识之不足。用于专业性强的文稿）融事枢县锚编刑躬候钩堵醒馋陌水驰沤鲍恿肇蜕墒沦弧喻湍锚瞎檄肩粉粤864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作3-3 3-3 文稿审核文稿审核

19、叭敌垃个哲洛棠菜认洪裤瞪年兼北阔沤粒码顷孙榴丧魄柴掂江站讳踪衔诣864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作 A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的中一道非常重要和实质性的“工序工序”，即，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三：文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量；控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错；确保文稿质量，避免行文出错；

20、 c.减轻领导阅批文稿的负担。减轻领导阅批文稿的负担。嘎非栅组韵舱汗咸辊什辨纹粳玩轩状轴苫耶陇铱务才保匝栗朽涛庆差桓包864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v3-3-2 3-3-2 审核内容（亦即把关的重点）审核内容（亦即把关的重点） 主要从6个方面审查核定 A. 把好法律法规关；把好法律法规关； B. 把好政策规定关；把好政策规定关； C. 把好事实即材料数据关；把好事实即材料数据关； D. 把好文字表述关（主题、观点、结构、把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）；语言、标点符号、数字与计量单位等等）； E. 把好体式关（语体、规格、式样等）；把好体

21、式关（语体、规格、式样等）； F. 把好程序规范关。把好程序规范关。鸟亲裳权淋戒嘱禁层屑浓兰织甩齿挖茧酱贤狼钥卤健拟漏巫龄辽陆韧颜诅864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作v3-3-3 3-3-3 文稿审核的方法文稿审核的方法 A. A. 程序性方法程序性方法“三审三审”制制 初审：初审：由专、兼职核稿人员进行初步审核。 复审：复审：由秘书机构负责人对修改稿进行审核。 终审：终审：核稿人对领导者已签发的审批稿进行最 后的审核。 B. B. 组织性方法组织性方法四种四种 a. a. 个人审核个人审核 b. b. 集体审核集体审核 c. c. 会商（会审）会商（会审） d. d. 专家审核专家审核渝啦骗顿既康榷怔升渠盈坟决蜗痒屏竭慧抢道援孩降械具佯筑渔彭羞踞闻864-第三讲 文字工作864-第三讲 文字工作