文件运动理论与电子文件管理

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1、文件运动理论文件运动理论与电子文件管理与电子文件管理 什么是文件运动理论？n文件生命周期理论实际上是研究文件运动整体过程的理论；来源原则和全宗理论实际上是研究文件群体运动特点的理论；文件价值理论则实际上是研文件价值理论则实际上是研究文件运动动力的理论。究文件运动动力的理论。n把上述理论汇合在一起从多维角度研究文件运动规律形成的理论，则可以称之为“文件运动理论”。 文件运动理论模型 讲座主要内容1.文件概念与文件概念与电子文件管理范子文件管理范围 2.文件运文件运动整体性、整体性、连续性和性和阶段性段性与与电子文件档案化管理子文件档案化管理 3.文件群体运文件群体运动 与与电子文件背景信息的著子

2、文件背景信息的著录文件概念实质和外延研讨 文件概念的实质文件概念外延究竟有多宽？如此认识文件的意义 文件概念的实质n与其他信息资源相比，文件最独特的价与其他信息资源相比，文件最独特的价值或者作用在于其既是事务处理的工具，值或者作用在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。唤起相关的记忆。 n文件是由机构或个人在其活动的开始、文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成，而不凭

3、证的内容、背景和结构所构成，而不管其形式和载体如何。管其形式和载体如何。 文件概念外延究竟有多宽？n文件与文物的关系文件与文物的关系n文件与图书报刊资料的关系文件与图书报刊资料的关系 n文件与情报的关系文件与情报的关系 结结论论：一切信息资源在形成之初，都首先经历了文件的阶段。 1.1.3 如此认识文件的意义 ：可以可以为我们最广泛地为我们最广泛地参与各种电子信息参与各种电子信息系统的研制奠定认系统的研制奠定认识基础识基础。1.2 文件与档案的根本区别1.2.1 研究问题的基点研究问题的基点所有的档案都是由文件转化的吗？所有的档案都是由文件转化的吗？1.2.3 从文件运动角度分析全球档案概念类

4、型从文件运动角度分析全球档案概念类型1.2.4 1.2.4 全球档案概念共同特点分析全球档案概念共同特点分析 1.2.5 研究文件、档案关系的几点启示研究文件、档案关系的几点启示1.2.2 所有的档案都是由文件转化的吗？ 文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 1.2.3 从文件运从文件运动角度角度分析全球档案概念分析全球档案概念类型型 文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 对所谓的“半现行文件”的分析：n现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或

5、行政的效力或力量。形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。 n现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段发挥作用的阶段。 nactivo documento, semi-activo documento 和和 inactivo documento. 1.2.4 全球档案概念共同特点分析n“文书处理程序完毕文书处理程序完毕”问题问题 n历史记录性问题历史记录性问题 n原始性问题原始性问

6、题 n发挥作用是否相同的问题发挥作用是否相同的问题 n具有保存价值的问题具有保存价值的问题 n档案是人们按一定规律特地保存起来的档案是人们按一定规律特地保存起来的文件文件 1.2.5 研究文件、档案关系的研究文件、档案关系的几点启示几点启示n档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名称称。没有必要把对档案概念外延和档案运动阶没有必要把对档案概念外延和档案运动阶段的界定，看作是永世不变的，而是可以随形段的界定，看作是永世不变的，而是可以随形势以及客观需要的发展而发展的。势以及客观需要的发展而发展的。 n不必担心不必担心进行进行“全程管理全程管理”和和“前端控

7、制前端控制”手手伸得太长！伸得太长！n能更好地理解文件连续体理论的重要观点：能更好地理解文件连续体理论的重要观点：文件的文件的“可持续价值强调文件对事务处理，凭证可持续价值强调文件对事务处理，凭证和记忆的作用，这一价值观念统一了文件档案和记忆的作用，这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。是保存千年。” 讲座主要内容1.文件概念与文件概念与电子文件管理范子文件管理范围 2.文件运文件运动整体性、整体性、连续性和性和阶段性段性与与电子文件档案化管理子文件档案化管理 3.文件群体运文件群体运动 与与电子文件背景信息的著子

8、文件背景信息的著录2.文件运文件运动整体性、整体性、连续性和性和阶段性段性与与电子文件档案化管理子文件档案化管理 文件运动既具有整体性、连续文件运动既具有整体性、连续性，也具有阶段性。性，也具有阶段性。 文件运动整体性、连续性决定文件运动整体性、连续性决定了必须对文件进行档案化管了必须对文件进行档案化管理。理。 2.1 文件运动既具有整体性、连续性，也具有阶段性。n文件连续体理论并不能否定文件生文件连续体理论并不能否定文件生命周期理论命周期理论在文件运动整体性、连续性问题上两者是一致的。n电子文件运动仍然具有阶段性。电子文件运动仍然具有阶段性。n为电子文件划分运子文件划分运动阶段仍有重要段仍有

9、重要意意义。 文件运动整体性、连续性决定了必须对文件进行档案化管理n文件真实性与归档文件真实性与归档n档案化与归档档案化与归档n“档案化档案化”意义何在意义何在？ 讲座主要内容1.文件概念与文件概念与电子文件管理范子文件管理范围 2.文件运文件运动整体性、整体性、连续性和性和阶段性段性与与电子文件档案化管理子文件档案化管理 3.文件群体运文件群体运动 与与电子文件背景信息的著子文件背景信息的著录3文件群体运动与电子文件背景信息的著录文件群体运动与来源信息文件群体运动与来源信息3.1.1 有机（历史）联系与文件群体运动有机（历史）联系与文件群体运动 3.1.2 元元数数据据著著录录新新功功能能: 电电子子文文件件管管理理中中还还有有“整整理理”环环节吗？节吗？采用馆藏法语言著录来源信息采用馆藏法语言著录来源信息 3.2.1 全宗（全宗（Fond）级著录）级著录3.2.2 系列级系列级（Series）著录著录3.2.3 案卷级（案卷级（File or Expediente）著录）著录 谢 谢 ！