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1、档案归档知识讲座主办单位主办单位： 档案馆档案馆制作时间制作时间：二二0一六年九月一六年九月兰州财经大学兰州财经大学|高校文件材料归档常识|高校档案实体分类法|归档范围与期限|归档文件整理规则|归档时间和手续提 纲高校文件材料归档常识| 1.什么是高等学校档案？ 是指高等校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 | 2.归档原则 （1）归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3）归档的文件材料，必须遵循
2、其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。| 3.归档重点 本学院形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本院的指令性、指导性件和需要学院承办的文件材料。 4.归档方式 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档。| 根据高等学校档案实体分类法规定应该归档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类；|编制目的：促使高校档案实体分类规范化、标准化。|编制原则：思想性、科学性、适用性。高校文件材料归档分类高等学校档案实体分类法 党群类档案：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及
3、纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 |党群类档案立卷归档范围及期限DQ17团委党群DQDQDQ11党群综合DQ12纪检监察DQ13组织DQ15统战DQ14宣传教育DQ16工会归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限DQ111、上级党组织针对本校有关党的建设思想政治工作的文件永久2、上级党组织有关党的建设的文件材料30年3、本校党代会文件材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍;大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久 （2）重要的贺信、贺
4、电，会议情况、反映情况、小组会议记录等30年 （3）讨论未通过的文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选 票样式。10年4、本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议以及会议讨论通过的文件永久5、党委年度工作计划、报告（包括调查报告)、总结（包括经验总结）。永久DQ11党务综合类目名称归档范围及内容保管期限DQ11、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久、以党委名义召开的工作会议材料30年、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿永久10、党委工作简报30年
5、11、党委大事记永久12、党群系统启用印章的文件和印模永久归档范围及期限|DQ11党务综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限DQ1113、党群系统重要统计材料永久14、党委保密、秘书工作的有关文件30年15、干部任免文件材料永久16、重要的群众来信来访及处理材料30年17、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件10年18、各学院分党委、党总支、直属支部报党委的工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、党建材料。30年19、党委书记、副书记离任移交的有关学校工作文件材料30年20、党委年度文件简报汇编（光盘）永久21、党委重要会议录音（磁带或光盘）永久22、受省部
6、级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案。永久|DQ11 党务综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限DQ121、上级关于纪委、监察部门下发的要求贯彻执行的文件30年2、上级纪委、监察部门针对本校纪检、监察的文件永久3、本校纪委、监察工作规章制度30年4、本构纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久5、纪委会议记录永久6、立案查处案件有结果并受到警告（不含)以上处分的材料永久7、立案查处案件有结果并受到警告处分的材料30年8、群众来信来访及处理意见10年9、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|
7、DQ12纪检监察归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 DQ 131、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报30年2、本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3、本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复通知永久4、落实政策的有关材料30年5、干部任免和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6、干部名册永久7、各学院党委、党总支、支部改选报告、审批材料、委员名单永久8、各总支、支部委员名册永久9、发展新党员、预备党员转正的名册、党员名册永久10、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料永久11、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及
8、奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|DQ13 组织类目名称归档范围及内容保管期限DQ141、上级关于宣传工作的文件30年2、本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3、教职工政治思想工作动态及调查材料30年4、理论学习的决定、通知、计划、总结30年5、宣传部主办刊物合订本永久6、学校重大活动照片（图片）、文字说明、摄像资料永久7、省部级（含）以上领导来校监察、视察照片永久8、国内外著名专家来校访问活动照片永久9、著名校友返校活动照片永久10、反映本校重大活动的简报及图表永久11、上级有关学生思想政治工作的文件30年12、本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条件永久13、本校有关学
9、生思想政治工作的计划、报告总结永久14、学生思想政治工作典型调查材料和统计30年15、关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件30年16、各系学生政治工作人员名单30年17、受省部级（含）以上表彰奖励的文件材料及实物档案永久归档范围及期限|DQ14 宣传教育类目名称归档范围及内容保管期限DQ151、上级关于统战工作的文件30年2、本校统战工作计划、总结、报告、重要会议记录永久3、统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4、本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5、台、港、澳和侨务工作材料30年6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久7、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、
10、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久归档范围及期限|DQ15 统战归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 DQ 161、上级关于本校工会工作的文件永久2、校工会委员会会议记录、纪要30年3、工会工作计划、决定、报告、统计、通知和总结永久4、校工会规章制度、管理办法、岗位职责30年5、教代会有关文件（通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）永久6、表彰工会先进集体个人的材料、名单永久7、处分会员的有关材料永久8、基层工会干部名单、会员名册永久9、妇女工作材料、家属工作材料永久10、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|DQ16
11、 工会归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 DQ 171、上级关于团的工作的文件长期2、本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久3、本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久4、团委工作计划、报告、总结、规章制度永久5、团委工作典型调查材料、优秀团员的材料永久6、表彰和奖励先进团支部优秀团员的材料永久7、处分团员的材料及复查材料长期8、批准入团、离团材料及名单、团干部名单、团员名册长期9、团委组织的各项重要活动记录、材料和照片长期10、团委常委会、团总支书记会议记录、简报长期11、社团活动、勤工俭学、
12、社会实践有关材料短期10、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|DQ17 团委 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 |行政类档案立卷归档范围及期限XZ19离退休XZ17档案图书文博行政类XZXZ11行政综合XZ12人事XZ13审计XZ15后勤XZ14保卫XZ16资产管理XZ18网络信息归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 111、上级有关高校行政管理的综合性文件30年2、全校性的规章制度永久3、学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4、校长办公室、校长书记联
13、席会议记录、纪要永久5、校务委员会委员名单、会计记录、纪要永久6、全校性的工作会议、座谈会文件30年7、校领导在会上重要讲话和参加重要会议发言稿30年8、本校教育事业规划、计划及上级批复永久9、学校评估材料永久10、教职工代表大会文件材料30年11、本校向上级的请示及其批复永久12、本校向各单位的请示及学校的批复（分类立卷）30年13、有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14、学年报表及综合统计永久15、启用印章的文件及印模永久XZ11 行政综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 1116、本校历史沿革、情况介绍永久17、本校大事记、简报、信息、动态等永久18、校史工作材料30
14、年19、校友工作材料30年20、校庆工作材料30年21、群众来信来访文件材料10年22、普选工作材料10年23、上级有关与本院、所、中心的来文30年24、院、系、所、中心会议记录、纪要30年25、院、系、所、中心工作计划、总结、报告30年26、院、系、所、中心开展各种学术活动的文件30年27、院、系、所、中心与国内单位协作的材料30年28、院、系、所、中心统计年报及重要资料30年29、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ11 行政综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 121、上级有关人事工作的文件30年2、本校人事工作的规章制度
15、30年3、本校人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记 录30年4、关于本校机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5、关于校内机构设置、变化的文件材料永久6、本校人事处权限内的干部任免文件及名册永久7、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久8、处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料永久9、教职工动态月报30年10、师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11、教师进修计划、安排、总结30年12、教师工作量的规定及执行30年13、教师业务考核材料30年14、人事统计报表永久15、教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久XZ12 人事归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 1216
16、、教研室、研究室正副主任名册永久17、教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷、要求附审批表）永久18、教职工工资调整材料、名册永久19、教职工转正定级材料永久20、教职工内调动材料永久21、教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）永久22、教职工的调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）永久23、教职工援外和支援边远地区材料10年24、教职工退职、离职和出国的有关材料30年25、教职工离休、退休和出国的有关材料30年26、教职工离休、退休及有关部门荣誉证书授予工作的材料30年27、教职工福利工作 28、教职工商调函件30年29、使用临时工有关材料30
17、年30、人民来信来访材料30年31、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ12 人事归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 131、上级针对本校审计工作的文件永久2、本校审计规章制度、管理办法30年3、本校审计工作计划、总结30年4、本校审计工作统计年报及重要报表永久5、学校审计工作会议记录30年6、审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料）30年7、具有重大影响案件的审计材料永久8、有关审计工作的请示、报告及批复永久9、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等
18、实物档案永久XZ13 审计归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 1 41、上级有关本校公安保卫工作的文件永久2、本校公安保卫工作方面的规章制度永久3、本校公安保卫工作计划、总结、报告、统计报表永久4、本校师生员工案件的调查、处理、结论材料及上级的批复判决书永久5、情况反映30年6、新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册永久7、要害部门的公安保卫、消防工作30年8、保卫工作简报30年9、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表30年10、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ14 保卫归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ
19、15一、后勤1、上级有关本校后勤管理工作（包括总务管理、修缮工程、基础设施管网）的规定、指示、通知、办法等文件材料30年2、本校关于后勤管理（包括总务管理、修缮工作、基础设施管网）的规定、指示、通知、办法等文件30年3、本校后勤管理处与后勤集团之间形成的甲乙方协议、合同30年4、本校教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久5、本校教职工住房分配、出售的规定、方案、细则、教职工住房情况统计、调查表、教职工住房申请永久6、上级、本校有关住宅、学生公寓等管理工作的文件材料30年7、上级、本校有关校园绿化、卫生管理工作的规定、通知等文件10年8、全校范围内供水、供电、下水道等基础设施改造形
20、成的文件材料永久9、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ15 后勤归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 15二、后勤集团1、后勤集团年度工作计划、请示、报告、批复、总结、规章制度、调研材料、统计材料。30年2、本校车队和车辆管理、使用、维修、保险工作的计划、报告、批复、总结、规定及统计材料30年3、本校公用房屋、水电设施的管理、维修方面的工作计划、报告、批复、总结、规定及统计材料30年4、后勤集团财务预决算材料30年5、学生餐饮、住宿管理的工作计划、报告、批复、总结、通知、规定、统计材料。30年6、反映本校重大后勤服务活动的各级报刊
21、文章、照片、录音、录像、简报。30年7、后勤集团负责人具体处理的重要的群众来信来访、校内案件的调查、证明、纠纷处理材料，特别是有上级领导人或来校领导人批示和处理结果的。30年8、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ15 后勤归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 161、本校资产管理工作计划、报告、总结、会议记录30年2、土地、房屋管理、调配使用、转移等规定30年3、上级机关有关校舍房屋管理的文件30年4、房改工作有关材料30年5、公房管理、住宅管理规定和有关部门材料30年6、房产证永久7、国有资产管理的相关教育制度和文件30年8、资
22、产报损、报废的报批手续30年9、学校国有资产报表30年10、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ16 国有资产管理归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 17一、档案馆1、上级有关本校档案工作的文件30年2、档案馆年度工作计划、总结永久3、档案馆规章制度、管理办法、岗位职责30年4、档案馆指南、全宗介绍、统计年报永久5、档案馆重大活动照片、录像档案及方案说明材料30年6、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久二、图书馆1、上级有关本校图书工作的文件30年2、图书馆年度工作计划、总结永久3、图
23、书馆规章制度、管理办法、岗位职责30年4、图书馆指南、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5、重大活动照片、录像档案及文字说明材料30年6、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ17 档案、图书、文博归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 17三、校史馆1、校史办筹建材料30年2、校史办规划、规章制度、管理办法、年度工作计划、总结永久3、校史办资料目录永久4、校史办展品目录永久5、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久四、博物馆1、博物馆筹建材料30年2、博物馆规划、规章制度、管理办法、年度
24、工作计划、总结永久3、博物馆工作计划、总结、报告及批复30年4、博物馆资料目录永久5、博物馆藏品目录永久6、博物馆藏品画册及说明性文字材料永久7、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ17 档案、图书、文博归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 18一、网络中心1、本校关于校园网建设（包括总体规划、目标）的规定、指示、通知、办法等文件材料永久2、校园网基础设施建设方案永久3、本部门重要业务规章制度30年4、本部门会议记录30年5、本部门年度工作计划、总结等永久6、重要设备材料30年7、重大工程立项、实施、进度控制、竣工材料永久8、校园网
25、建设形成的管线网布局材料永久9、重大活动形成的照片、录像等材料30年10、本部门承担的重大校外项目文件材料30年11、本部门获奖材料30年XZ18 网络信息归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 18二、信息化建设1、本校关于信息化建设（包括总体规划、目标）的规定、指示、通知、办法等文件材料永久2、信息化建设方案30年3、本部门会议记录30年4、本部门会议记录30年5、本部门年度工作计划、总结等永久6、信息化项目材料30年7、重大活动形成的照片、录像等材料30年8、本部门获奖材料30年XZ18 网络信息归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限XZ 191、上级针对本校离退休工作的
26、文件永久2、本部门规章制度、工作计划、总结30年3、离退休总支组织生活记录10年4、各项重要活动记录、材料永久5、本校离退休工作统计年报及重要报表永久6、老年团体的重要活动材料30年7、受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久XZ19 离退休|教学类档案立卷归档范围及期限归档范围及期限 主要包括反映教学管理、教学实践和教学管理研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）的相关规定执行。 教学 JXJX12学科与实验室建设JX13招生JX14学籍管理JX15教学与实践JX17毕业生JX16学位J
27、X18教材JX19研究生教育JX20继续教育JX21网络教育JX22职教JX23二级学院附录存系教学类档案JX11综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限JX111、上级下达的有关教学工作的文件材料长期2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5、非学历教学的培训班、进修班材料长期6、统计报表长期7、学生运动会材料永久8、迎新工作材料短期|JX11 综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX121、上级有关学科、专业设置及实验
28、室建设的文件材料长期2、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3、重点学科、专业、实验室建设材料永久4、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5、学科、专业、实验室建设统计报表长期|JX12 学科与实验室建设|JX13 招生类目名称归档范围及内容保管期限 JX131、上级有关招生工作的文件材料长期2、招生计划、规定、生源计划长期3、新生录取材料及新生名单长期4、委培、代培、自费生计划、合同及名单永久5、招生宣传、招生工作总结短期6、研究生入学试题及指导教师名册长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX141、新生入学登记表 2、学生学籍表 3、学生成绩总册永久4、
29、在校学生名册永久5、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7、学生处分材料长期|JX14 学籍管理|JX15 课堂教学与教学实践类目名称归档范围及内容保管期限 JX151、各专业教学计划、教学大纲永久2、课程建设要求及安排、校历表、课程表长期3、各系、科、专业课程试题库长期4、典型教案、重要备课记录长期5、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX161、上级有关学位工作的文件材料长期2、本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3、
30、学位委员会会议记录、决定长期4、学位委员会授予各层次学位清册永久5、本科生优秀学士学位论文长期6、博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期|JX16 学位|JX17 毕业生类目名称归档范围及内容保管期限 JX171、上级有关毕业分配的文件材料长期2、毕业生工作计划、简报、总结长期3、毕业生供需统计、计划、合同永久4、毕业生正式分配方案及调配派谴名册长期5、毕业生、派谴证存根领取签名册长期6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX181、自编、主编教材长期2、各系、各专业使用教材目录长期3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4、其他有保存价
31、值的自编参考材料短期|JX18 教材|JX19 研究生教育类目名称归档范围及内容保管期限 JX191、上级针对本校研究生教育工作文件材料永久2、研究生业务费分配方案长期3、研究生普通奖学金、助研津贴有关文件材料长期4、研究生就业文件材料长期5、毕业生就业名册永久6、本部门省级心上奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案永久7、研究生教学管理文件材料长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限JX 198、研究生成绩 9、研究生政治思想德育工作文件材料长期10、研究生个人及集体奖惩文件材料长期11、研究生学籍变更文件（休、复、转、退、留、升）永久12、助学贷款文件 13、本校研究生教学质量评
32、估文件长期14、博士、硕士毕业证发放名册永久15、上级针对本校研究生招生工作文件材料永久16、本校研究生招生计划、招生专业目录 17、研究生录取名册永久18、上级针对本交研究生学科建设的文件材料长期19、博士、硕士学位授权专业的评估、申报及批复材料长期20、博士生导师、硕士生导师管理文件材料永久21、博士后管理文件材料 22、本校学位评定条例、办法长期23、本校学位委员会组成名单及换届文件材料长期24、博士学位、硕士学位授予材料及学位论文长期25、研究生课程进修班、同等学历申请学位有关材料（含成绩）永久26、专业学位管理文件 27、博士、硕士学位证发放名册永久28、其他有归档保存价值的文件材料
33、JX19 研究生教育归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX201、上级、本校关于成人教育管理工作的规定长期2、函授、夜大等招生计划、简章、录取名单永久3、上级有关自学考试的规定、毕业生名单 4、学生成绩表长期5、学籍管理有关材料（奖、休、复、转、退、留、升）永久6、受省部级以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|JX20 继续教育|JX21 网络教育类目名称归档范围及内容保管期限 JX211、上级、本校关于现代远程教育管理的工作的规定长期2、校外学习中心建设规划等材料长期3、远程教育专业设置规划、招生计划、简章、录取名单永久4、学生成绩、毕业证发放名册
34、永久5、学籍管理有关材料（奖、休、复、转、退、留、升）永久6、受省部级以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JX221、上级、本校关于高等职业教育管理工作的规定长期2、专业设置规划、招生计划、简章、录取名单永久3、学生成绩、毕业证发放名册永久4、学籍管理有关材料（奖、休、复、转、退、留、升）永久5、受省部级以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案永久|JX22 职业技术教育|JX23 各学院类目名称归档范围及内容保管期限 JX231、学院年度工作计划、总结永久2、学院常政联席会议记录 3、毕业生
35、成绩表永久4、毕业生登记表 5、毕业生班级照片 永久6、教师主编的正式出版著作长期7、知名教授、专家讲学活动中形成的声像材料长期8、本学院编制的教学声像材料长期9、其他有保存价值的文件材料归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限JX1、本科生毕业论文及评审意见长期2、课堂教学材料、课程进度表短期3、教师任课安排、教案永久4、优秀实习报告短期5、本专业教学检查、调查材料及总结短期6、教师工作量核算、登记材料短期|JX 附录存系教学类档案 按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定 （国档发（ 1987） 6号）执行。 |科研类档案立卷归档范围及期限科研 KYKY11综合KY1
36、2科学研究KY12科研准备阶段KY12总结鉴定阶段KY12申报奖励阶段KY12推广应用阶段KY12研究实验阶段归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 KY111、科研行政管理文件材料长期2、科研计划管理文件材料长期3、科研成果管理文件材料长期4、科研经费管理文件材料永久5、国家自然科学基金，科技部、教育部项目，教育部博士点基金等项目的申报通知及管理文件材料长期6、甘肃省各类科技项目、本校博士点启动基金的申报与管理文件材料长期|KY11 科研综合|KY12-1 科研准备阶段类目名称归档范围及内容保管期限 JX121、立项申请（其中包括课题调研论证材料、课题研究计划、设计，课题
37、投资和预决算材料）长期2、任务书、合同、协议书永久3、课题研究计划、设计长期4、计划执行情况、计划调整或撤消报告短期5、课题投资和预算材料长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 KY121、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关健配方、工艺流程及综合分析材料）永久2、数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框架、计算结果）永久3、设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路等）永久4、研究工作阶段小结、年度报告长期5、配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷片等永久6、样品、标本等实物的记录永久|KY12-2 研究实验阶段|KY12-3 总结鉴定
38、阶段类目名称归档范围及内容保管期限 JX121、研究报告、研制报告 2、论文专著 3、工艺技术报告永久4、技术诀窍报告 5、专家评审意见永久6、鉴定证书长期7、鉴定会材料永久8、推广应用意见 9、课题工作总结长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 KY121、科研成果登记表 2、科研成果报告表永久3、科研成果奖励申报与审批材料永久4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5、专利申请书或原件或影印件永久|KY12-4 申报奖励阶段|KY12-5 推广应用阶段类目名称归档范围及内容保管期限 JX121、转让合同、协议书 2、生产定型鉴定材料永久3、成果被引用或投产后反馈意
39、见永久4、推广应用方案及实施情况 5、扩大试设计文件或工艺文件长期6、成果宣传报道材料短期7、对外科学交流材料长期8、科技横向技术项目合同、审核、鉴定、经费及管理材料短期9、省内应用型项目的申报、获准文件材料短期10、校内各类专利文件材料长期 按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）执行 |基本建设类档案立卷归档范围及期限JJ12可行性研究基建 JJJJ11综合JJ12基建项目JJ12设计文件JJ12工程管理文件JJ12基建财务器材JJ12设计基础JJ12施工JJ12竣工验收JJ12生产技术准备试用生产归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内
40、容保管期限 JJ111、上级有关基建工作的文件材料长期2、基建工作规章制度 3、基建工作计划、总结、简报长期4、基建工作总体规划永久5、基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6、基建工程财务预、决算长期7、全校性总体规划、设计总平面图永久8、水、电、气管道分布图 9、地质勘探、地形测量材料永久|JJ11 综合|JJ12-1 基建项目-可行性研究类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、项目建议书及上级批复 2、可行性研究报告永久3、项目评估 4、环境预测、调查报告永久5、设计任务书及计划任务书永久归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩
41、及说明永久2、安装测量定位、观测记录永久3、水文、气象、地震等其他设计基础材料永久类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、初步设计 2、技术设计永久3、施工图设计短期4、技术秘密材料永久5、设计计算书长期6、关键技术实验 7、总体规划设计永久8、设计评价、坚定审批长期|JJ12-2 设计基础|JJ12-3 设计文件归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2、承包合同、协议书、招标、投票、租赁文件永久3、施工执照永久4、环保、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久5、产权证书永久类目名称归档范围及内容保管期限 JJ12一、
42、土地施工文件1、开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期2、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期3、原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期4、建筑材料实验报告长期|JJ12-4 工程管理文件|JJ12-5 施工归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JJ12一、土地施工文件5、设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久6、土建施工定位测量地质勘察永久7、土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久8、隐蔽工程验收记录永久9、工程记录及测试、深陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久10、分项分单位工程抽量检查、评定长期11、交工验收记录证明长
43、期12、竣工报告、竣工验收报告永久二、设备及管线安装施工文件1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期2、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代作审批长期3、焊接试验记录、报告、施工检验、探索商记录长期4、隐蔽工程检查验收记录长期5、强度、密闭性试验报告长期|JJ12-5 施工归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JJ12二、设备及管线安装施工文件6、设备调试记录短期7、施工安装记录、安装质量检验、评定事故处理报告长期8、系统调试、实验记录长期9、管线清洗、通水、消毒记录短期10、管线标高位置、坡度测量记录长期11、中间交工验收记录证明、工程质量评定长期12、竣工报
44、告、竣工验收报告 长期三、电气、仪表安装施工文件永久1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期2、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代作审批长期3、调试整定记录 4、性能测试和校核长期5、施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告长期6、操作、联动试验 7、电气装置交接记录短期8、中间交工验收记录证明、工程质量评定长期9、竣工报告、竣工验收报告 长期|JJ12-5 施工归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、竣工验收报告 2、全部竣工图纸 3、质量评定材料永久4、工程现场声像材料 5、竣工验收会议决议材料 永久类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121
45、、财务计划、年度计划短期2、工程预算、概算、决算永久3、主要材料消耗、器材 管理短期4、交付使用的固定资产永久|JJ12-6 竣工验收|JJ12-7 基建财务器材管理|JJ12-8 生产技术准备试用生产类目名称归档范围及内容保管期限 JJ121、技术准备计划 2、试生产管理、技术责任制 短期3、试车方案、产品技术参数、性能、图纸永久4、设备试车、验收、运转、维护记录短期5、安全操作规程、事故分析报告永久6、技术培训材料 7、工业卫生、劳动保护材料永久 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备 （价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
46、 |仪器设备类档案立卷归档范围及期限SB12仪器设备项目仪器设备 SBSB11综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限SB121、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2、上级或主管领导批复和准购批示长期3、订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4、进口设备过程中有关的技术商务文件长期5、开箱记录和装箱单 6、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7、验收报告及结果文件长期8、索赔来往函件及结果文件长期9、设备说明书及全套随机文件材料永久10、使用、检修、故障事故记录（设备履历表）永久11、重大事故的调查分析及处理意见永久12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
47、永久|SB11 综合|SB12 仪器设备项目类目名称归档范围及内容保管期限SB111、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2、本校仪器、设备管理的规章制度长期3、设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4、本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案短期5、本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复长期6、本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期 主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材、样品或者样品照片、录像等。 |产品生产类档案立卷归档范围及期限销售销售管理管理CP11综合产品生产 CP产品产品计划计划准备准备阶段阶段材料材料产品产品生产生产设计设计研制研制阶段阶段
48、材料材料产品产品生产生产试制试制与与鉴定鉴定阶段阶段材料材料产品产品生产生产阶段阶段材料材料CP12 产品项目归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限CP111、上级有关产品生产与科技开发管理的文件材料长期2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例办法、制度手册、图表长期3、产品生产与科技开发的请示、报告、批示长期4、产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料长期5、产品生产与科技开发年度工作、总结、统计报表永久类目名称归档范围及内容保管期限CP121、产品用户清册长期2、产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3、用户反馈的产品技术文件材料
49、长期4、产品说明书、宣传品、广告样张短期5、产品用户交验协议 短期|CP11 综合|CP12-1 销售管理 |CP12-2产品计划准备阶段材料 类目名称归档范围及内容保管期限CP121、任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文 长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限CP121、实验大纲、试验记录及试验工作总结长期2、鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期3、试验规程和记录、样机底片、照片等长期4、获奖材料、专利材料长期5、论文专著长期|CP12-3 产品生产设计研制阶段材料|CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料类目名称归档范围及内容保
50、管期限CP121、总体方案长期2、全套设计定型图纸长期3、技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告长期4、通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5、阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期6、产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期归档范围及期限|CP12-5 产品生产阶段材料类目名称归档范围及内容保管期限CP121、生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期2、全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期3、工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料长期4、材料定额和代用单、工时定额短期5、生产定型报告及批复长期6
51、、重大质量事故分析、重要联席会议纪要长期7、各种更改单及技术通知单 8、生产工作总结报告、技术工作报告长期 主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 |出版类档案立卷归档范围及期限CB12出版物项目出版 CBCB11综合归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限CB121、本校编辑出版的报纸、刊物、商业出版物合同、协议书长期2、出版请示和批复长期3、原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者应有原稿签收单）长期4、出版通知单、书刊、音像出版物样品永久5、各级审稿单或历次审稿意见与作者的来稿信件长期6、封面设计图样短
52、期7、出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知书短期8、获奖或受查情况的文件材料长期9、再版修改意见 短期|CB11 综合|CB12-14 出版物项目类目名称归档范围及内容保管期限CB121、上级有关编辑出版工作文件材料长期2、上级召开的编辑出版工作的会议文件短期3、本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久4、本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久5、编辑出版部门管理形成的文件材料长期 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理
53、外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。 |外事类档案立卷归档范围及期限WS11综合WS12出国（境）外事 WSWS13来校来校WS15外国外国留学留学生工生工作作W14国际合作与会议归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 WS 11 1、上级有关外事工作文件材料长期2、学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长期3、外事工作系统报表等 4、重要外事活动照片 长期5、对外活动中互赠礼品、纪念品清册短期6、外事工作会议材料长期|WS11 综合|WS12出国（境）类目名称归档范围及内容保管期限 WS121、上级对出
54、国（境）人员的有关文件材料长期2、本校教师出国（境）参加国际学术会议材料 长期3、出国（境）人员考察、访问资料长期4、出国（境）讲学、研究人员有关材料长期5、出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 6、国际比赛、竞赛长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 WS 13 1、本校聘请外籍专家资料长期2、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期3、外籍教师专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料长期4、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期|WS13 来校|WS14国际合作与会议类目名称归档范围及内容保管期限 WS141、中外合作校际交流协议、
55、合同、项目纪要材料、备忘录长期2、本校完成的国际和作项目、成果等材料 长期3、合作项目中国外单位完成项目、成果等资料长期4、授予外籍人士名誉称号的材料长期5、双方互赠的礼品、纪念品长期6、本校举办的国际会议的有关材料长期归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 WS 15 1、外国留学生录取审批材料长期2、外国留学生学籍登记表、学籍卡片 永久3、外国留学生教学计划、大刚、安排长期4、外国留学生学习情况、成绩及评语长期5、外国留学生学位论文及学位证书复印件长期6、外国留学生花名册长期7、外国留学生去向及有关材料长期8、本部门省部级以上奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印 章等实物档案永久|WS15
56、外国留学生工作 按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法 （财会字 1998 32号）执行。 |财会类档案立卷归档范围及期限CK11综合CK12会计报表财会CKCK13会计会计帐簿帐簿CK15工资工资清册清册CK14会计凭证归档范围及期限归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 CK 11 1、上级下发的要求贯彻执行的有关财务会计工作的文件25年2、上级针对本校财务工作的文件 永久3、本校财务管理规定、制度、办法、计划、总结等文件材料25年4、本校财务工作请示、批复等文件材料25年5、学校基金管理工作文件15年6、有关财务管理方面的其他文件材料15年7、年度财务报告（含文字分析）永久8、
57、月、季度财务报告15年9、财会档案移交清册永久10、财会档案销毁清册25年11、财务数据库文件永久12、本部门省部级以上奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印 章等实物档案永久|CK11 综合归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 CK121、决算报告（含基建综合决算）永久2、预算会计报表 15年3、年度以上规划表、分配计划、测算表15年4、年度以上各种统计报表（含工资报表）15年5、季度以下各种计划、统计报表15年|CK12 会计报表|CK13 会计帐簿类目名称归档范围及内容保管期限 CK 13 1、涉及外事会计帐簿 2、总账15年3、预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 15年4、预算外帐簿（
58、含明细帐、分户或登记帐） 15年5、学校专项基金帐簿15年6、日记账（现金、银行存款日记帐）15年7、固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）15年8、银行存款余额调节表15年9、银行对帐单15年归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 CK 14 1、涉及外事的会计凭证 2、预算内各种原始凭证、记帐凭证 15年3、预算外各种原始凭证、记帐凭证 15年4、学校基金各种原始凭证、记帐凭证15年5、会计拨款凭证及其他会计凭证15年6、涉及债权、债务及未清理完毕的凭证15年|CK14会计凭证|CK15工资清册类目名称归档范围及内容保管期限CK151、工资发放名册、卡片永久2、工资转移
59、、证明、通知存根 15年3、各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等15年 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围.归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 |声像类档案立卷归档范围及期限归档范围及期限SX13录音带SX14录像带声像SXSX15幻灯片幻灯片SX17影视影视胶片胶片SX16磁盘SX12照片SX18缩微胶片SX19光盘归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 SX121、学校各类活动中形成的照片长期2、校外单位形成的与本校有关的照片长期类目名称归档范围及内容保管期限 SX 131、学校各类活动中形成的录音带长期2、校外单位形成的与本校有
60、关的录音带长期类目名称归档范围及内容保管期限 SX141、学校各类活动中形成的录像带长期2、校外单位形成的与本校有关的录像带长期|SX12照片|SX13录音带|SX14录像带归档范围及期限类目名称归档范围及内容保管期限 SX161、学校各类活动中形成的磁盘长期2、校外单位形成的与本校有关的磁盘长期类目名称归档范围及内容保管期限 SX 171、学校各类活动中形成的影视胶片长期2、校外单位形成的与本校有关的影视胶片长期|SX16磁盘|SX17影视胶片类目名称归档范围及内容保管期限 SX 151、学校各类活动中形成的幻灯片长期2、校外单位形成的与本校有关的幻灯片长期|SX15幻灯片归档范围及期限类目
61、名称归档范围及内容保管期限 SX191、学校各类活动中形成的光盘长期2、校外单位形成的与本校有关的光盘长期|SX19光盘类目名称归档范围及内容保管期限 SX 181、学校各类活动中形成的缩微胶片长期2、校外单位形成的与本校有关的缩微胶片长期|SX18缩微胶片归档文件整理规则| 依据甘肃省档案局印发的甘肃省实施细则，结合我校实际，制定以下归档文件整理规则：|一、归档文件的整理单位|1档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件;|2.文件的正本与定稿合为一件，|3.正文与附件合为一件;|4原件与复印件合为一件;|5转发文与被转发文合为一件;|6同一年度内相关的请示与批复、报告批示、函与复函
62、各合为一件，跨年度的各为一件;|7文件处理单与相关文件合为一件;|8报表、名册、图表、介绍信、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件;|二、归档文件的装订|1归档文件统一按“件”进行装订;|2装订文件之前，应先检查其是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有字迹模糊易褪变的应予恢复或复制，重要的传真件必须复制，装订边太窄的应适当加宽，纸张大于A4标准的应进行折叠或裁切，纸张小于16开标准的应按A4标准进行背贴。在进行上述工作时，要注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件。|三、一份文件由几部分组成的，装订时按下列方法排列：|1正本在前，定稿在后;|2正
63、文在前，附件在后;|3原件在前，复制件在后|4转发件在前，被转发件在后;|5请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后;|6不同文字的文本，中文文本在前，译文文本在后;|7文书处理单需保留的，置于相关文件之前，按文件首页对待归档文件整理规则|四、装订文件时尽量把四边者取齐，至少把左边与下边分别对齐五、列为短其保存文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。|六、一个单位的归档文件在整理时，须先制定出分类方案。分类方案确定之后，在单位无大变化的情况下，应保持相对稳定，不宜大动。|七、归档文件的排列编号|1归档文件在分类方案的最低一级类目内进
64、行排列;|2一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列;|3同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程序进行排列;|4不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按事由、事件或问题结束时间顺序、共同属性或重要程序进行排列|5会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别集中排列在一起6因故在整理时未能及时归档的文件，归档后可将其排列在相应类别的最后，并在备考表中加以说明。归档文件整理规则|八、所有文件按要求装订、分类、排列完毕之后，即应进行编号，以固定分类、排列次序。编页号：正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角，每份文件均从“1”开始编写页号。页数项填写一件文件的总页数，用于统计和
65、核对。计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按折叠前有字迹的页面数计算页数。来文与复文、正文与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。|九、归档时间和手续|1党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档;|2教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档;|3科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;|4移交纸质档案的同时，要报相应的电子文件档案和电子目录表（目录表式样附后）。|5接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。归档文件整理规则归档文件整理规则|附：归档文件目录表格式样及规格示意图归档文件目录件号责任者文号题名日期页数保管期限备注2413单位：mm说明：1、归档文件目录文件的格式必须是EXECL表格形式（因为数据库文件只识别电子表格形式）。2、日期填写项时必须以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2007年1月17日，标注为：20070117。不得以其他形式填写。3、表头用小二号黑体 表内文字采用小三号宋体
