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1、第七章第七章档案的检索档案的检索重点重点难点难点n n1.掌握检索、档案检索工具、档案检索掌握检索、档案检索工具、档案检索工具的基本职能工具的基本职能n n2.掌握编制案卷目录、归档文件目录的掌握编制案卷目录、归档文件目录的方法方法n n3.掌握手工检索和计算机检索的方法掌握手工检索和计算机检索的方法第一节档案检索工作概述n n检索检索是储存和查找档案信息的过是储存和查找档案信息的过程。程。n n1、检索是档案工作的重要内容、检索是档案工作的重要内容n n2.检索是档案馆（室）的一项重要的检索是档案馆（室）的一项重要的业务工作业务工作n n3.检索是提供利用的先期工作检索是提供利用的先期工作n
2、 n4.检索是打开档案宝库的钥匙检索是打开档案宝库的钥匙n n二、档案检索工具含义、基本职能二、档案检索工具含义、基本职能P185n n1.档案检索工具档案检索工具是用于存储、查找是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南的统称。具，是目录、索引、指南的统称。n n2.档案检索工具的档案检索工具的基本职能基本职能P178n n它的基本职能有两个方面：它的基本职能有两个方面：n n1）存储。存储。即把档案的内容和外型特征即把档案的内容和外型特征著录下来著录下来.n n2）查检查检。即根据利用者提供档案的线。即根据利用者提供档案的线索，查
3、找所需要的档案材料索，查找所需要的档案材料.n n三、档案检索工具的三、档案检索工具的分类分类P179n n档案检索工具的种类较多，根据不同档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。常见的分类方法有以下几种。n n1、按编制方式分为按编制方式分为n n目录、索引、指南。目录、索引、指南。n n2、按载体形式分为按载体形式分为n n书本式检索工具书本式检索工具n n卡片式检索工具卡片式检索工具n n缩微检索工具缩微检索工具n n机读式检索工具机读式检索工具n n3、按检索范围分为按检索范围分为n n全宗范围检索工具全
4、宗范围检索工具n n档案馆范围检索工具档案馆范围检索工具n n专题范围检索工具专题范围检索工具n n馆际检索工具馆际检索工具n n4、按功能分按功能分n n馆藏性检索工具馆藏性检索工具n n查检性检索工具查检性检索工具n n介绍性检索工具介绍性检索工具n nP180n n馆藏性馆藏性检索工具检索工具_是反映档案实体是反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具整理体系及其排列顺序的检索工具,如如案卷目录案卷目录、全引目录全引目录等。其主要功能等。其主要功能是是固定和反映档案整理顺序固定和反映档案整理顺序，档案管，档案管理人员可借助它了解馆藏情况，并按理人员可借助它了解馆藏情况，并按照整理顺序查找
5、档案照整理顺序查找档案n n查检性查检性检索工具检索工具指专门为各种查指专门为各种查找而编制的，不受档案实体排列顺序找而编制的，不受档案实体排列顺序的限制，从档的限制，从档案的某一内容或形式特案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如征提供检索途径的检索工具，如分类分类目录、专题目录目录、专题目录。http:/ n=青岛市档案馆专题目录青岛市档案馆专题目录n n、n n其主要功能是，提供多种检索标识，其主要功能是，提供多种检索标识，提供多种途径检索，提供多种途径检索，不受档案整理顺不受档案整理顺序限制序限制，可以打破全宗、案卷等实体，可以打破全宗、案卷等实体单元界限进行检索。单元界限进行
6、检索。n n介绍性介绍性检索工具检索工具介绍和报道档案介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。主要内容及其有关情况的检索工具。主要功能是，全面概括介绍档案情况，客功能是，全面概括介绍档案情况，客观评价档案价值，发挥观评价档案价值，发挥宣传报道宣传报道作用，作用，向利用者提供一定档案线索。如向利用者提供一定档案线索。如档案档案馆指南、全宗指南馆指南、全宗指南。n n见)n n需要特别指出的是，随着计算机技术需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台
7、，代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。不需要单独编制了。常用检索工具常用检索工具P181 1、案卷目录案卷目录是以案卷为单位，是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。依据档案整理顺序编排的检索工具。一般采用书本式，其一般采用书本式，其项目项目包括：顺序号包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。格式如下图。页数、保管期限、备注等。格式如下图。备注备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。霉
8、烂、字迹模糊等。n n全引目录全引目录它将一全宗内的案卷目它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。卷目录和卷内文件目录之功能。n n案卷目录案卷目录+文件目录文件目录卷内文件（全引）目录卷内文件（全引）目录案卷案卷标题标题关于调查关于调查市市局刘成受贿问题的立案、笔录、书证、调查局刘成受贿问题的立案、笔录、书证、调查报告、审理报告、处分决定等材料的案卷报告、审理报告、处分决定等材料的案卷题题序序号号文号文号责任者责任者题题名名日日期期页页号号备备注注11局纪局纪立字立字（1998）1号号局局纪检组纪检组立案决定书立案决定书
9、19986312刘成刘成我的检查我的检查199861313局局纪检组纪检组刘成错误事实见面材料刘成错误事实见面材料1998616n归档文件目录归档文件目录_是卷内文件目是卷内文件目录汇编成册录汇编成册.揭示的是文件标题揭示的是文件标题.保存检索工具的装具（外观）保存检索工具的装具（外观）保存检索工具的装具（内部）保存检索工具的装具（内部）n n全宗指南全宗指南P225是揭示档案馆内某是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。个部分。n n立档单位和全宗的历史概况立档单位和全宗的历史概
10、况n n全宗内档案概况全宗内档案概况n n档案的内容与成分档案的内容与成分n n广西财专综合档案室档案全宗介绍广西财专综合档案室档案全宗介绍根据下列材料写一篇全宗指南根据下列材料写一篇全宗指南(见见”档案标准档案标准”文件包文件包)n n1本全宗自本全宗自1986年至年至1994年年5月共月共21卷文书档案，其中永久卷文书档案，其中永久11卷，（含录卷，（含录音带音带1盒）长期盒）长期10卷。卷。n n2录音带是科协第一次代表会议的现录音带是科协第一次代表会议的现场录音。场录音。n n3本全宗指南编制时间：本全宗指南编制时间：2002年年7月，月，编制人：市北区档案馆方芳。编制人：市北区档案馆
11、方芳。(未完未完)第二节第二节主要检索工具的编制方法主要检索工具的编制方法n n 一、案卷目录一、案卷目录n n它是以档案为单位，根据档案整理顺序组它是以档案为单位，根据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统计案卷数量，织起来的，固定案卷位置，统计案卷数量，监督、保护档案材料的一种管理工具，也监督、保护档案材料的一种管理工具，也是档案馆，室最基本的一种检索工具和编是档案馆，室最基本的一种检索工具和编制其他的检索工具所必须参考使用的工具。制其他的检索工具所必须参考使用的工具。n n(见见(广西财专案卷目录广西财专案卷目录)n n企业案卷目录的编制包括企业案卷目录的编制包括:案卷总目录、案卷总目
12、录、案卷分目录、底图目录、非纸质载体案卷分目录、底图目录、非纸质载体档案目录，下面介绍前档案目录，下面介绍前2种种案卷总目录案卷总目录总总顺顺序序号号归档时间归档时间案卷案卷题名题名档档号号份份数数张张数数编制编制密密级级保保管管期期限限备备注注单单位位日日期期年年月月日日n n案卷总目录实际就是案卷的总登记帐，案卷总目录实际就是案卷的总登记帐，主要作用是记录保持单位档案数量，主要作用是记录保持单位档案数量，便于单位档案的统计和日常管理。便于单位档案的统计和日常管理。案卷分类目录案卷分类目录分分类类顺顺序序号号归档时间归档时间 案卷案卷题名题名档档号号份份数数张张数数编制编制密密级级保保管管期
13、期限限备备注注单单位位日日期期年年 月月 日日n n案卷分类目录就是按照单位档案分类案卷分类目录就是按照单位档案分类表中的基本类目，表中的基本类目，以每一大类为基本以每一大类为基本单元单元建立的单位档案案卷的分类登记建立的单位档案案卷的分类登记帐。帐。n n分类目录分类目录是按照案卷的是按照案卷的排列顺序排列顺序进行进行流水登记，而流水登记，而总目录总目录是按照案卷是按照案卷收进收进时间先后时间先后进行流水登记。进行流水登记。案卷目录的完整结构案卷目录的完整结构P125n n练习：n n编制检索工具n n二、卷内文件目录汇集（亦称归档文二、卷内文件目录汇集（亦称归档文件目录）件目录）n n它是
14、把全宗或全宗的一部分案卷的它是把全宗或全宗的一部分案卷的卷内文件目录汇编而成的一种检索工卷内文件目录汇编而成的一种检索工具具.n n第三节第三节档案的检索方法档案的检索方法P187n n一、检索的基本程序一、检索的基本程序n n1.明确检索要求明确检索要求n n2.确定检索工具确定检索工具n n3.转换检索标识转换检索标识n n4.进行查检进行查检n n5.调整检索范围调整检索范围,获得满意结果获得满意结果二、手工检索的程序二、手工检索的程序n n1.熟悉检索工具熟悉检索工具n n2.明确检索要求明确检索要求n n3.选择检索工具选择检索工具n n4.正确选择或转换检索标识正确选择或转换检索标识n n5.查检查检n n6.获得检索结果获得检索结果n n7.重新查检重新查检三三档案的计算机检索档案的计算机检索n n有两种形式：网站检索、档案管理有两种形式：网站检索、档案管理软件检索。软件检索。网站检索n n（http:/ nhttp:/ n=青岛市档案馆档案目录青岛市档案馆档案目录软件检索软件检索档案管理软件检索作业作业n n1。根据实训指导书P14-15内容，编归档文件目录n n2。根据“档案柜排列照片-按卷整理”图片，编“案卷目录”
