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1、公路建设项目公路建设项目档案管理基本要求档案管理基本要求 福建省交通运输厅福建省交通运输厅 二二0 0一一0 0年十二月五日年十二月五日一、公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准1. 收集范围：关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发【2010】65号）2. 分类整理：公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）3. 案卷编目：交通档案管理办法（交办发2005431号）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008），注意其中的案卷目录应执行GB/T11822-2000版的要求。图例：序号 档号 案卷题名 编制单
2、位 起止日期 份数 总页数 保管期限 密级 备注4.注：交公路发【2010】65号仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按其附件2分类、整理和编目。文件材料的整理编目应按公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、交通档案管理办法（交办发2005431号）文和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）并根据项目形成案卷的具体情况编制分类、整理的实施方案，注意其中的案卷目录应执行GB/T11822-2000版的要求。5.公路工程竣工文件材料的归档范围 详见（交公路发【2010】65号）关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知凡是在公路工程建设过程
3、中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。二二、项目档案登记工作档案登记工作 （一）.档案登记存在的问题1.个别项目主管单位管理职责不落实。 2.表格不按要求填写。表一是项目开工6个月内填写 ；表二是每一个合同段完成交工验收后一个月内填写；3.填写不规范。4.档案管理登记系统在部分地区和单位没有得到很好的运用。 5.个别单位未按交通建设项目档案专项验收办法的规定组织项目档案专项验收。 （二）、进一步做好项目档案登记工作 （1）交通建设项目档案登记范围：交通运输部审批
4、初步设计的交通建设项目；如属地方人民政府有关部门和省交通运输厅审批初步设计的建设项目不在此登记办法规定范围。（2）职责要明确：A、档案登记工作的组织职责。交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理、分级负责的原则；交通部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导；项目所在地省级人民政府交通主管部门及 厅属单位档案机构负责本地区、本厅属单位档案机构负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。作的组织、监督和指导。 B B、项目主管单位如何履行职责、项目主管单位如何履行职责 要及时进行传达和布置，适时要及时进行传达和布置，适时开展培
5、训，对登记情况要及时督促开展培训，对登记情况要及时督促检查。检查。要主动与工程管理部门联系，要主动与工程管理部门联系，主动了解项目立项、开工和建设进展主动了解项目立项、开工和建设进展 情况。情况。要依托和依靠各市高速公路要依托和依靠各市高速公路指挥部、公路部门和质监站等单位来指挥部、公路部门和质监站等单位来共同做好此项工作。共同做好此项工作。（3 3）登记表的填报职责。）登记表的填报职责。A A、项目法人（建设单位）定期（按、项目法人（建设单位）定期（按照表一、照表一、 表二、表三的时间要表二、表三的时间要求）向项目主管单位求）向项目主管单位（省厅综合档（省厅综合档案室）填报交通建设项目档案管
6、理案室）填报交通建设项目档案管理登记表登记表 ；B、项目主管单位对建设单位上报、项目主管单位对建设单位上报的报表进行审核后，定期或随时将的报表进行审核后，定期或随时将登记表汇总上报交通部档案馆（汇登记表汇总上报交通部档案馆（汇总通过政务信息网登陆档案管理系总通过政务信息网登陆档案管理系统进行）。统进行）。（三）登记表填写具体要求1、项目档案基本情况管理（表一）、项目档案基本情况管理（表一）有关内容及要求：有关内容及要求：*项目名称项目名称-以国以国家批准的项目名称为准，不得用自家批准的项目名称为准，不得用自己习惯的叫法。己习惯的叫法。*项目主管单位项目主管单位-全全部填写省交通主管部门。部填写
7、省交通主管部门。 *类别类别-公路、隧道、桥梁、公路、隧道、桥梁、 *技术等级技术等级- 公路：根据部批初步设计的项目，公路：根据部批初步设计的项目，主要是高速公路、一级、二级主要是高速公路、一级、二级 隧道：特长隧道指隧道：特长隧道指L3000M；长；长隧道指隧道指3000ML1000M ； 桥梁：特大桥是指桥梁跨径总长桥梁：特大桥是指桥梁跨径总长500M或单孔跨径或单孔跨径100M ； 大桥指大桥指跨径总长跨径总长 100M或单孔跨径或单孔跨径40M； 建设规模建设规模-公路主要是公路里程、桥公路主要是公路里程、桥梁、隧道是长度。梁、隧道是长度。主要施工单位、主要设备安装单位、主要施工单位
8、、主要设备安装单位、主要监理单位主要监理单位-填写主要的填写主要的 主要建设内容主要建设内容-如路基、路面、桥如路基、路面、桥梁、交通设施工程等主要的内容。梁、交通设施工程等主要的内容。主要合同段数主要合同段数-填写要交工验收的填写要交工验收的每个单位工程合同段数量，如路面每个单位工程合同段数量，如路面工程划分为工程划分为8个合同段施工，那么就个合同段施工，那么就填写为：路面工程填写为：路面工程8。这这个数最后。这这个数最后要和表二中的合同段交工验收的数要和表二中的合同段交工验收的数量要对应起来。量要对应起来。2 2、交通建设项目档案动态登记表、交通建设项目档案动态登记表（表二）此表主要反映各
9、合同段交（表二）此表主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情工验收阶段项目档案收集整理的情况。主要目的就是要做到档案收集、况。主要目的就是要做到档案收集、整理要与工程建设同步进整理要与工程建设同步进行行 。各建设单位必须要在合同段交。各建设单位必须要在合同段交工验收后一个月内填报。工验收后一个月内填报。合同段工程名称合同段工程名称-特指合同段所对应特指合同段所对应单位工程名称，内容要填写具体，如单位工程名称，内容要填写具体，如路基工程路基工程Km0-001-Km10-100（一（一合同段），不能只写合同段），不能只写A合同段或一合合同段或一合同段，最后全部验收完成的合同段数同段，最后全
10、部验收完成的合同段数要和表一的合同段单位数要能对应起要和表一的合同段单位数要能对应起 来；交工验收时间一定要是真实的验来；交工验收时间一定要是真实的验收时间；收集情况、整理情况填写收收时间；收集情况、整理情况填写收集齐全还是不齐，整理完成还是没整集齐全还是不齐，整理完成还是没整理。理。3、档案专项验收登记表（表三）、档案专项验收登记表（表三）4、打印表格、打印表格:如要打印表格，表一、如要打印表格，表一、表二在打印选择时，选择横向打印，表二在打印选择时，选择横向打印，表三选择纵向打印。表三选择纵向打印。 三、项目档案专项验收工作（一）档案专项验收条件。 A、已按规定进行了项目档案管理登记工作；
11、B、完成了自检并形成自检报告。如在合同段交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行自检；C、竣工文件已按交通部有关规定编制完成； D D、竣工文件分类、组卷及编目工作、竣工文件分类、组卷及编目工作已按交通文件材料立卷归档办法、已按交通文件材料立卷归档办法、公路工程竣工文件材料立公路工程竣工文件材料立卷归档卷归档管理办法等规范要求完成。管理办法等规范要求完成。三、档案专项验收工作（一）档案专项验收条件。一）档案专项验收条件。 A、已按规定进行了项目档案管理登记工作；、已按规定进行了项目档案管理登记工作；B、完成了自检并形成自检报告。如在合同段、完成了自检并形成自检报告。如在
12、合同段交工验收阶段已经完成了项目档案审查并交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行自检；形成审查意见的，可不单独进行自检；C、竣工文件已按交通部有关规定编制完成；、竣工文件已按交通部有关规定编制完成； D、竣工文件分类、组卷及编目工作已按交、竣工文件分类、组卷及编目工作已按交通文件材料立卷归档办法、公路工程通文件材料立卷归档办法、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法等规范竣工文件材料立卷归档管理办法等规范要求完成。要求完成。 （二）申请专项验收要提交的材料（二）申请专项验收要提交的材料 1、项目档案专项验收申请报告：主要、项目档案专项验收申请报告：主要是工程经谁批准，什
13、么时候开始建设，是工程经谁批准，什么时候开始建设，什么时候完工，建设规模，档案收集整什么时候完工，建设规模，档案收集整理工作是否完成，档案自检工作是否完理工作是否完成，档案自检工作是否完成，是否具备专项验收条件等成，是否具备专项验收条件等 。2、交通建设项目档案专项验收申请表、交通建设项目档案专项验收申请表；3、建设项目档案自查报告或建设项目、建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见；档案审查意见；4 4、建设项目档案案卷目录。（根据项、建设项目档案案卷目录。（根据项目的不同情况可编大流水的一级目录、或目的不同情况可编大流水的一级目录、或二级目录，切记不可将档号的分类太二级目录，切记不可将档
14、号的分类太多层次，简单易查就好。）多层次，简单易查就好。）5 5、单位工程档案整理情况汇总表。、单位工程档案整理情况汇总表。（三）建设项目档案自查报告或建设项（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见目档案审查意见 1、项目建设及项目档案管理基本情况。、项目建设及项目档案管理基本情况。项目建设情况只是要一个概括的总的情项目建设情况只是要一个概括的总的情况，包括：工程名称况，包括：工程名称 （以初设为准）、（以初设为准）、谁批准立项、谁批初步设计、批文名称谁批准立项、谁批初步设计、批文名称和文号、开工时间、完工时间、工程规和文号、开工时间、完工时间、工程规模、主要建设内容等。档案管理基本情
15、模、主要建设内容等。档案管理基本情况包括：管理体制、人员、设备配置情况包括：管理体制、人员、设备配置情况、领导重视程度、规章制度及规范执况、领导重视程度、规章制度及规范执行、落实情况、档案人员培训情况等。行、落实情况、档案人员培训情况等。2 2、保证项目档案完整、准确、系统所采取、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施。包括：项目档案工作纳入的控制措施。包括：项目档案工作纳入领导责任制、部门岗位责任制、合同制、领导责任制、部门岗位责任制、合同制、监理工作程序及与工程同步进行采取了监理工作程序及与工程同步进行采取了哪些控制手段和措施，保证文件资料收哪些控制手段和措施，保证文件资料收集完整、
16、齐全、准确、系统等。集完整、齐全、准确、系统等。3 3、项目文件材料收集、整理所依据的标准。、项目文件材料收集、整理所依据的标准。这里主要是国家和交通运输部制定的标这里主要是国家和交通运输部制定的标准规范。准规范。 4 4、项目文件材料形成、收集、整理、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图编制情况及编目与归档情况，竣工图编制情况及质量状况，案卷数量。文件材料收集质量状况，案卷数量。文件材料收集是否齐全、完整，整理、编目是否符是否齐全、完整，整理、编目是否符合国家和部颁标准和规范，签字手续合国家和部颁标准和规范，签字手续是否完备、真实，竣工图编制是否符是否完备、真实，竣工图编制是
17、否符合要求，案卷质量总体状况是什么，合要求，案卷质量总体状况是什么，共形成不同载体的案卷数量是多少，共形成不同载体的案卷数量是多少，库房、保管情况等。库房、保管情况等。5、项目档案在项目建设、管理、试、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用。这里包括：案卷利用运行中的作用。这里包括：案卷利用情况，在养护管理中产生了什么作用，情况，在养护管理中产生了什么作用，有没有产生社会经济效益等。有没有产生社会经济效益等。6、存在的问题及解决措施。有什么、存在的问题及解决措施。有什么问题说什么问题，不隐瞒，不掩盖，问题说什么问题，不隐瞒，不掩盖，实事求是。实事求是。四、厦门翔安隧道项目档案管理的基本方法四
18、、厦门翔安隧道项目档案管理的基本方法厦门东通道（翔安隧道）的项目档案工作在厦门东通道（翔安隧道）的项目档案工作在部、省各级领导的关心支持和全体档案工作部、省各级领导的关心支持和全体档案工作人员的共同努力下，以人员的共同努力下，以“建精品工程，创精建精品工程，创精品档案品档案”为宗旨，高起点、严要求，认真探为宗旨，高起点、严要求，认真探索，积极实践，努力创建厦门东通道（翔安索，积极实践，努力创建厦门东通道（翔安隧道）工程项目精品档案。其基本的方法为隧道）工程项目精品档案。其基本的方法为（一）从源头抓起，制度规范化，保证工程（一）从源头抓起，制度规范化，保证工程项目档案工作与工程建设同步。要创建一
19、流项目档案工作与工程建设同步。要创建一流的档案，就必须从源头抓起，做到的档案，就必须从源头抓起，做到“提前介提前介入、提供辅导、当好后勤入、提供辅导、当好后勤”，保证工程项目，保证工程项目资料的质量，抓好对施工每一程序、每资料的质量，抓好对施工每一程序、每一节一节点项目资料的形成、收集与整理工作。点项目资料的形成、收集与整理工作。1、该项目档案的管理体制实行、该项目档案的管理体制实行“统一领导、统一领导、分级管理、层层负责分级管理、层层负责”的原则。从指挥部、施的原则。从指挥部、施工单位到监理单位都确定档案工作的分管领工单位到监理单位都确定档案工作的分管领导，并设置相应的专职档案员，统一负责档
20、导，并设置相应的专职档案员，统一负责档案资料的收集、整理、分类、立卷、汇总、案资料的收集、整理、分类、立卷、汇总、案卷排列和管理工作。案卷排列和管理工作。 2、统一管理制度。工程正式动工前，、统一管理制度。工程正式动工前，2004年年2005年指挥部就着手起草了年指挥部就着手起草了厦门东通道（翔安隧道）项目竣工厦门东通道（翔安隧道）项目竣工档案编制办法，于档案编制办法，于2005年年7月月26日日由指挥部总指挥组织召开了该办法由指挥部总指挥组织召开了该办法的评审会，参加会议的有交通部档案的评审会，参加会议的有交通部档案馆、省交通厅、档案局、厦门市相关馆、省交通厅、档案局、厦门市相关单位的代表，
21、与会人员就该办法单位的代表，与会人员就该办法进行了认真的讨论修订，以致该办进行了认真的讨论修订，以致该办法的编制比较科学、规范，具有较法的编制比较科学、规范，具有较强的可操作性。强的可操作性。3 3、统一规范样表，电子版下发。工程、统一规范样表，电子版下发。工程开工前，总监办就编制了监理施工用开工前，总监办就编制了监理施工用表和试验方面的各类表格，统一硬性表和试验方面的各类表格，统一硬性规定表格样表大小、字体、字号、页规定表格样表大小、字体、字号、页边距，规定施工单位表格填写的通用边距，规定施工单位表格填写的通用规则和监理单位填写规则规则和监理单位填写规则及填写的专及填写的专业用语，直接将电子
22、文档下发给参建业用语，直接将电子文档下发给参建单位，并且规定各单位不允许随意更单位，并且规定各单位不允许随意更改表格格式和内容，改表格格式和内容， 4、统一培训、定期检查。、统一培训、定期检查。（二）加强过程管理：系统化的档案（二）加强过程管理：系统化的档案管理，有效的保障资料的完整及准确管理，有效的保障资料的完整及准确性。使工程档案归档工作由原来性。使工程档案归档工作由原来“建设期间抓工程、工程结束抓档案建设期间抓工程、工程结束抓档案”的事后控制，变为全过程动态控制，的事后控制，变为全过程动态控制，真正达到工程档案与工程建设同步实真正达到工程档案与工程建设同步实施。施。（三）提高档案管理人员
23、的业务素质。（三）提高档案管理人员的业务素质。指挥部非常重视在提高档案管理人员指挥部非常重视在提高档案管理人员的业务素质上下功夫，经常组织各参的业务素质上下功夫，经常组织各参建单位的档案员参加部、省、市档案建单位的档案员参加部、省、市档案行政主管部门的业务培训，取得上岗行政主管部门的业务培训，取得上岗资格证，提升档案员的档案理论资格证，提升档案员的档案理论水平水平和业务水平。和业务水平。（四）工作程序化：各参建单位的文（四）工作程序化：各参建单位的文件都必须经过产生、审查、组卷等环件都必须经过产生、审查、组卷等环节流程性管理，系统有效保证案卷质节流程性管理，系统有效保证案卷质量。量。1 1、文
24、件产生阶段、文件产生阶段-严格审查，直严格审查，直至符合档案标准。至符合档案标准。 2 2、文件审查阶段、文件审查阶段-在建设项目竣在建设项目竣工文件归档前制定了三级把关审核制，工文件归档前制定了三级把关审核制，严把案卷质量严把案卷质量严把严把“施工单位关施工单位关”。要求施工单位。要求施工单位实行竣工文件与工程进度实行竣工文件与工程进度“三同步三同步”，即在布置施工任务的同时布置竣工档即在布置施工任务的同时布置竣工档案的编制工作；竣工档案形成积累与案的编制工作；竣工档案形成积累与施工进度同步；工程验收交接与竣工施工进度同步；工程验收交接与竣工档案交接同步。档案交接同步。严把严把“技术审核关技
25、术审核关”。采取监理负责。采取监理负责制。每一道工序都必须有监理签字认制。每一道工序都必须有监理签字认可，为提高竣工档案的案卷质量提供可，为提高竣工档案的案卷质量提供了质量保证。了质量保证。 严把严把“案卷质量关案卷质量关”。指挥部档案。指挥部档案管理人员把好质量关，一切以管理人员把好质量关，一切以“严严”字当头，努力保障竣工档案的准确性、字当头，努力保障竣工档案的准确性、系统性、完整性。同时采用季度性检系统性、完整性。同时采用季度性检查的方式，施工单位进行自检，内部查的方式，施工单位进行自检，内部自检通过后，监理单位负责复检，最自检通过后，监理单位负责复检，最后由指挥部再进行审查。后由指挥部
26、再进行审查。针对参建单针对参建单位的疑问及遇到的问题进行集中指导。位的疑问及遇到的问题进行集中指导。 3 3、文件组卷阶段、文件组卷阶段-分工明确，职责分工明确，职责到位。各参建单位根据文件资料的归到位。各参建单位根据文件资料的归属性进行组卷，这样不仅分工明确，属性进行组卷，这样不仅分工明确，而且不会造成资料的重复性组卷。四而且不会造成资料的重复性组卷。四年多来的实践证明，在厦门东通道（年多来的实践证明，在厦门东通道（翔安隧道）工程建设过程中，指挥部翔安隧道）工程建设过程中，指挥部把大量的档案工作在施工过程中逐步把大量的档案工作在施工过程中逐步分解，化整为零，真正达到了工程档分解，化整为零，真
27、正达到了工程档案与工程建设同步管理，确保了工程案与工程建设同步管理，确保了工程档案收集、整理的及时性、真实性、档案收集、整理的及时性、真实性、准确性和完整性。准确性和完整性。 五、高速公路建设项目运用信息化五、高速公路建设项目运用信息化管理项目档案的基本做法管理项目档案的基本做法 一是明确责任，严格要求。按照一是明确责任，严格要求。按照“建建一流工程，创精品档案一流工程，创精品档案”的目标要求项的目标要求项目法人必须注重合同管理，为项目档案目法人必须注重合同管理，为项目档案管理提供法律依据。各项目业主在签订管理提供法律依据。各项目业主在签订合同或协议时，把项目纸质文件与电子合同或协议时，把项目
28、纸质文件与电子文件文件 “同步登记、同步收集、同步整理、同步登记、同步收集、同步整理、同步移交同步移交”的管理流程与违约责任作为的管理流程与违约责任作为合同或协议的一项重要内容，对竣工项合同或协议的一项重要内容，对竣工项目纸质文件与电子文件的制成材料目纸质文件与电子文件的制成材料归档份数、时间、质量等提出明确要求归档份数、时间、质量等提出明确要求，按照，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，明确乙方就是项目纸质文件的原则，明确乙方就是项目纸质文件与电子文件的同步登记、同步收集、同与电子文件的同步登记、同步收集、同步整理、同步移交第一责任人；强调在步整理、同步移交第
29、一责任人；强调在运用信息化管理项目档案时必须将运用信息化管理项目档案时必须将项目项目档案实体、档案信息、电子档案保真、档案实体、档案信息、电子档案保真、保密、保存的安全事宜列入合同条款，保密、保存的安全事宜列入合同条款，未经项目法人许可不能将采集到的数据未经项目法人许可不能将采集到的数据和资料进行转移或网上传输，项目法和资料进行转移或网上传输，项目法人档案人员要紧密跟踪检查、及时登人档案人员要紧密跟踪检查、及时登记、核对清点项目档案，以引起施工、记、核对清点项目档案，以引起施工、监理单位的足够重视。监理单位的足够重视。 二是出台办法，奖优罚劣。为实现二是出台办法，奖优罚劣。为实现项目纸质文件与
30、电子文件项目纸质文件与电子文件 “ “同步登记同步登记、同步收集、同步整理、同步移交、同步收集、同步整理、同步移交”提供保障。通过全面推行提供保障。通过全面推行 “ “工程档案工程档案保证保证金制度金制度”、“项目档案质量与工程项目档案质量与工程计量支付挂钩计量支付挂钩”、“项目档案目标管理项目档案目标管理与劳动竞赛挂钩与劳动竞赛挂钩”、“项目档案过程项目档案过程管理列入工程季度、半年度、年度管理列入工程季度、半年度、年度大检查及大检查及文明路文明路考评范畴考评范畴”等等措等等措施来保障项目纸质文件与电子文件施来保障项目纸质文件与电子文件在其形成的过程中做到在其形成的过程中做到 “同步登记、同
31、步登记、同步收集、同步整同步收集、同步整 理、同步移交理、同步移交”。 三是加强指导，提高项目法人同步管理三是加强指导，提高项目法人同步管理项目档案的能力。项目档案的能力。重点指导项目法人依照部颁行业档案管理规重点指导项目法人依照部颁行业档案管理规范，建立重点建设项目档案资料管理体系。范，建立重点建设项目档案资料管理体系。核心是核心是“三控两管一协调三控两管一协调”，要求每个项目法，要求每个项目法人都要建立中心档案室，并且做到与各施工人都要建立中心档案室，并且做到与各施工、监理单位的档案工作形成网络化、精细化、监理单位的档案工作形成网络化、精细化管理，做到每个项目开工时，就要协调完成管理，做到
32、每个项目开工时，就要协调完成 本项目各合同段施工与监理单位对单位、本项目各合同段施工与监理单位对单位、分部、分项工程的划分，并向施工、监理分部、分项工程的划分，并向施工、监理单位提供每项工程、每道工序所必须形成单位提供每项工程、每道工序所必须形成收集的质量保证资料表格集、整理目录提收集的质量保证资料表格集、整理目录提纲与分类编号方案（或一览表）。确保项纲与分类编号方案（或一览表）。确保项目建设一开始就按要求进行文件资料的目目建设一开始就按要求进行文件资料的目录编排、档号编制，使每个单位、分部、录编排、档号编制，使每个单位、分部、分项工程档案都能对号入座，保证形成归分项工程档案都能对号入座，保证
33、形成归档的档案资料不缺漏、不交叉，不重复，做档的档案资料不缺漏、不交叉，不重复，做到每个合同段的项目纸质文件与电子文件到每个合同段的项目纸质文件与电子文件“同步登记、同步收集、同步整理、同步移同步登记、同步收集、同步整理、同步移交交”，达到整个项目建设完成的同时，项目，达到整个项目建设完成的同时，项目竣工档案也同时编制完成的目的。竣工档案也同时编制完成的目的。 四是开展培训，不断提高项目档案管理队四是开展培训，不断提高项目档案管理队伍的能力。积极组织业主、施工、监理单位伍的能力。积极组织业主、施工、监理单位的档案员和工程技术人员开展档案岗位技能、的档案员和工程技术人员开展档案岗位技能、 继续教
34、育、专业化、信息化培训等，提高继续教育、专业化、信息化培训等，提高交通行业重点建设项目档案人员的从业素交通行业重点建设项目档案人员的从业素质。质。 2006年交通部档案馆宁列辉副馆长年交通部档案馆宁列辉副馆长一行到我省检查指导交通重点工程档案现一行到我省检查指导交通重点工程档案现代化管理工作，听取了代化管理工作，听取了“福建省高速公路福建省高速公路工程档案现代化管理情况工程档案现代化管理情况”汇报，观看高汇报，观看高速公路工程档案电子信息化系统演示，对速公路工程档案电子信息化系统演示，对我省高速公路项目档案信息化工作和项目我省高速公路项目档案信息化工作和项目 档案网络安全、软件系统的可兼容性等
35、方档案网络安全、软件系统的可兼容性等方面提出了很好的指导性意见，为我省交通面提出了很好的指导性意见，为我省交通重点建设项目档案信息化建设起到了极大重点建设项目档案信息化建设起到了极大的促进作用。的促进作用。 六、工程档案数字化及六、工程档案数字化及 档案管理软件要求档案管理软件要求档案信息化主要包括纸质档案的数字化处档案信息化主要包括纸质档案的数字化处理，档案数据库建立、档案著录及数字化理，档案数据库建立、档案著录及数字化档案检索利用，为了保证工程档案的信息档案检索利用，为了保证工程档案的信息化工作的开展，必须明确规定档案数字化化工作的开展，必须明确规定档案数字化标准与档案数据库及档案管理软件
36、的规范，标准与档案数据库及档案管理软件的规范，目前国家档案局已经制定的相关标准有目前国家档案局已经制定的相关标准有纸质档案数字化技术规范（纸质档案数字化技术规范（ DA/T 312005），遵照我省的实际情况特作出以要），遵照我省的实际情况特作出以要求：一、纸质档案数字化要求：求：一、纸质档案数字化要求：1.纸质档案纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的方便快捷地提供利用，使可以公开的 档案档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。纸质档案的数字化，必须符合用的需求。纸质档案的
37、数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。国家档案开放规定以及有关规定。2.纸质档纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图、目录建库、档案扫描、图像处理、图 像像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。数据备份、成果管理等。3.应加强纸质档案应加强纸质档案 数字化各环节的安全保密管理机制，确保数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息档案原件和数字化档案信息 的安全。纸质的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登档案数字化的各个环节均应进行详
38、细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。记录。4. 纸质档案目录数据库中的每一纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。夹，按页码顺序对图像文件命名。5.为保证数据安全，备份载体的选择应为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的
39、方多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套式实现多套 备份，并注意异地保存。备份，并注意异地保存。6.应加强对纸质档案数字化成果的管理，应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格况分别采用可下载或不可下载的数据格式。式。 二、档案管理软件要求：二、档案管理软件要求：档案管理软件功能暂行规定国家档案局发档发20016号档案管理软件是工程档案信息化管理的关档案管理软件
40、是工程档案信息化管理的关键，档案管理软件应具备数据管理、整理键，档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。档案管理软特殊需求增扩其他相应功能。档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。法规和业务技术标准。各项目在选择档案管理软件时应特别各项目在选择档案管理软件时应特别注意：注意：1.1.检索查询模块中必须设
41、置题检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。设置文件编号、档号等辅助检索项。提供多种检索方式：分类检索、复合提供多种检索方式：分类检索、复合检索、模糊检索。检索、模糊检索。2.2.整理编目模块应整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词需要增设主题词(或关键词或关键词)及分类号及
42、分类号的自动标引功能。的自动标引功能。3.支持支持TWAIN(twaiTWAIN(twain n标准扫描仪标准扫描仪) )标准，扫描时可自动生标准，扫描时可自动生成图像文件名。成图像文件名。并可进行批量扫描、并可进行批量扫描、 扫描文件分拆、纠偏、去污等图像处扫描文件分拆、纠偏、去污等图像处理功能。理功能。4.文件档案著录项、管理表文件档案著录项、管理表格、打印报表格式可定义，支持文件格、打印报表格式可定义，支持文件排序，档案调整等多项灵活性和变化排序，档案调整等多项灵活性和变化性要求。性要求。5.数据库管理系统的选择应数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据充分考虑用户所需的数
43、据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能结构设计应符合检索优先的原则，能够以够以DBF文件格式或通过文件格式或通过XML文档进文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。活等特性。6.各种不同类型的档案各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用数据，其文件格式均应尽量采用通用的文件格式。如：通用的文件格式。如：通用文件格通用文件格式为：文字型数据式为：文字型数据XML文档和文档和RTF、TXT格式；扫描图象数据格式；扫描图象数据JPEG、 TIFF格式；视频数据采用格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用格式；音频数据采用MP3、WAV等等格式。确需采用专用格式。确需采用专用(非通用非通用)格式的，格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。之间的转换。7.档案管理软件应具备档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。移及有效利用。电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范GBT 188942002 纸质档案数字化技术规范DA/T 312005档案管理软件功能暂行规定国家档案局发档发20016号 谢 谢
