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1、v第五节第五节 沟通性公文沟通性公文 函函v一、必需知识一、必需知识(一一)函的适用范围及特点函的适用范围及特点1.函适用于函适用于：v不相隶属机关之间不相隶属机关之间商洽工作，商洽工作，询问和答复问题，询问和答复问题，请请求批准和答复审批事项求批准和答复审批事项。具体来说，函的适用范围包具体来说，函的适用范围包括四个方面：括四个方面：1）平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问）平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。性和答复性公务联系。2）向无隶属关系的业务主管部门）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项请求批准有关事项。3）业务主管部门答复或审批无隶属关系
2、的机关请示批）业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。准的事项。4）机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。）机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。2.函的主要特点：函的主要特点：1）适用范围广泛，使用灵活方便适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽既可用于相互商洽工作，询问答复问题，工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准又可用于向主管部门请求批准事项事项及主管部门审批或答复事项。及主管部门审批或答复事项。2）行文方向具有多向性行文方向具有多向性。既可平行，又可以上行、下既可平行，又可以上行、下行，行，但多作平行文，这是函的独特之处。但多作平行文，这是函的独特之
3、处。3）短小精悍短小精悍。函一般较短小，内容单一，语言简洁明函一般较短小，内容单一，语言简洁明了。了。有的函只有三言两语。有的函只有三言两语。函有公文函有公文“轻骑兵轻骑兵”的称誉。的称誉。4）用语具有谦敬性用语具有谦敬性函常用的词语有：函常用的词语有：拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙惠允、贵、贵单位、敝惠允、贵、贵单位、敝v(二二)函的主要类型函的主要类型函的分类标准有三种：函的分类标准有三种：1按照按照内容和用途内容和用途，函可分为三类：，函可分为三类：（1）商洽函商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有
4、关事宜的函。作、联系有关事宜的函。如商调干部函、洽谈业务函等。如商调干部函、洽谈业务函等。（2）询问、答复函询问、答复函。指主要用于不相隶属机关之间互相询问答指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。复处理有关问题的函。如：邮电部劳工局就工龄问题，函询国如：邮电部劳工局就工龄问题，函询国家劳动总局的函家劳动总局的函（3）请批、批准函请批、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向不相隶属的业务
5、主管部有关机关、单位涉及部门业务工作，需向不相隶属的业务主管部门请求批准，门请求批准，但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。请示行文，就应用函。同理，有关主管部门向不相隶属的机关同理，有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项，单位批准某些业务事项，例如：干部录用、调动、经费拨付等，例如：干部录用、调动、经费拨付等，也应用复函。但在实际工作中，这类函常常误用为也应用复函。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、请示、报告、批复批复。v2按照文面规格，函可分为按照文面规格，函可分为公函和便函公函和便函。(1(1）公函公函
6、，按一般公文格式需写上标题、主送机关、正，按一般公文格式需写上标题、主送机关、正文、落款，文、落款，也要编上发文字号，既可由机关办文部门也要编上发文字号，既可由机关办文部门按发文统一编号，也可按函件单独编号。按发文统一编号，也可按函件单独编号。(2(2）便函便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。不编文号。便函不列入正式文件范围。便函不列入正式文件范围。v3按照行文方向，函可分为按照行文方向，函可分为去函和复函去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。去函也叫来函，即是主动发出的函。v复函则是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。复函
7、则是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。v（三）（三）函的结构和写法函的结构和写法1标题标题函的标题主要有两种写法：函的标题主要有两种写法：（1）发文机关）发文机关事由事由回复函对象回复函对象文种，文种，如如“国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函公厅的复函”，这是较重要的复函常用的标题。这是较重要的复函常用的标题。又如又如“工商局关于工商局关于产品税收问题给安乐公司的产品税收问题给安乐公司的复函（或函）复函（或函）”（2）事由）事由文种，省略发文机关文种，省略发文机关去函标题：去函标题：如如“关于请求拨款举办关于请求拨
8、款举办民间艺术节民间艺术节的的函函”，复函标题：复函标题：如如“关于拨款举办关于拨款举办民间艺术节民间艺术节的复函的复函”，v2正文正文。v（1）去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知）去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项的依据、背景、原由。事项部分即主体部分，事项部分即主体部分，应采用叙述和说明的写作方法，要应采用叙述和说明的写作方法，要简明扼要，又要交待清楚。简明扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同原由写在一段，要求部分可多可少，如果事项很简单，可同原由写在一段，一气呵成；一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一
9、段甚如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。至分条列项写。不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。应是谦和的，既不巴结，也不生硬。如果要对方回复，则还要如果要对方回复，则还要明确提出明确提出“请函复请函复”、“请复请复”之类的结语。之类的结语。v（2）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，结构为：结构为：引语引语答复意见。答复意见。引语就是引述来函标题及来函文号。引语就是引述来函标题及来函文号。答复意见即针对来函所答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以
10、答复，即表示同意或不同意，提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。题做出说明等。v3结尾结尾函的结束语常用：函的结束语常用：“特此函商特此函商”、“特此函询特此函询”、“请即复函请即复函”、“特此函告特此函告”、“请早日函复请早日函复”、“盼复盼复”、“请复请复”、“请予批准请予批准”。v复函的结束语常用：复函的结束语常用：“特此函复特此函复”、“此复此复”等。等。v(四四)请批函与请示的区别请批函与请示的区别使用使用“函函”还是还是“请示请示”，主要
11、依据，主要依据发文机关发文机关与与受受文机关文机关的关系。的关系。函主要用于平级单位之间、函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间不相隶属单位之间以以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往的工作往来。来。向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。批准请求事项。请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。v(五五)函的写作要求函的写作要求v1开门见山，直叙其事开门见
12、山，直叙其事。这是函的写作的最基本的要求。这是函的写作的最基本的要求。函是一种比较简便函是一种比较简便的行政公文，讲究快捷，的行政公文，讲究快捷，所以，函一般写得很简短，应简明扼要，所以，函一般写得很简短，应简明扼要，切忌空话、切忌空话、套话，或者含糊其辞，不知所云。套话，或者含糊其辞，不知所云。复函复函，要逐项回答，不能避答、漏答。，要逐项回答，不能避答、漏答。2措词得体，平等待人措词得体，平等待人。函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。恳。对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下要严肃，对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下要严肃，但不自傲训
13、人；但不自傲训人；对平行单位、不相隶属单位，要以礼对平行单位、不相隶属单位，要以礼待人，用商量口气，不盛气凌人。待人，用商量口气，不盛气凌人。总之，语言表达要总之，语言表达要礼貌、得体、尊重对方，礼貌、得体、尊重对方，一般不用一般不用“必须必须”、“应该应该”、“注意注意”等指示性语言。等指示性语言。v二、范文分析：二、范文分析：v（一）（一）关于商请派车运送民工的函关于商请派车运送民工的函湖南省交通厅：湖南省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，家过年，我们组织了
14、民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。民工。妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。广东省交通厅广东省交通厅年年月月日日v析评析评这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。理
15、的压力。v（二）（二）v关于拟录用关于拟录用2006届大中专毕业生的函届大中专毕业生的函省人事厅：省人事厅：v根据中共根据中共省委组织部、省委组织部、省人事厅省人事厅关于关于2006年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知的通知规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关名。现将有关录用审批材料报上，请审批。录用审批材料报上，请审批
16、。附件：录用审批材料附件：录用审批材料24份份省安全厅省安全厅二二OO六年三月二十五日六年三月二十五日v（三）（三）v关于批准录用关于批准录用等等名同志为国家公务员的函名同志为国家公务员的函v省安全厅：省安全厅：你厅你厅关于拟录用关于拟录用2006届大中专毕业生的函届大中专毕业生的函(国国安政安政 2006 18号号)收悉。收悉。根据中共根据中共省委组织部、省委组织部、省人事厅省人事厅关于部分关于部分省级机关从省级机关从2006年应届高校、中专毕业生中考试录用年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知国家公务员和机关工作人员的通知的规定，经考试、的规定，经考试、考核合格，批
17、准录用考核合格，批准录用等等名同志为国家公务员。名同志为国家公务员。特此函复。特此函复。附：录用人员名单附：录用人员名单省人事厅省人事厅二二OO六年三月二十九日六年三月二十九日v析评析评v例文例文2和例文和例文3是请批函和批准函例文。是请批函和批准函例文。请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。v批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批批准函正文，引叙来函，作为复函背景
18、、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特特此函复此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。机关身份。“附附”字后应加字后应加“件件”字构成字构成“附件附件”。v三、课堂练习：三、课堂练习：v（一）判断：（一）判断：v1某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金，某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金，应该使用的文种是函。应该使用的文种是函。()v2集团公司拟行文到集团公司拟行文到大学了解本公司员工进修大学了解本公司员工进修情况，应该使用函行文。情况，应该使用函行文。()v（
19、二）辨析题：（二）辨析题：vXX市市XX工业学院关于联系毕业实习的函工业学院关于联系毕业实习的函vXX工厂：工厂：v我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始，经研我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始，经研究决定，派究决定，派86名学生到你厂炼钢车间实习，实习时间名学生到你厂炼钢车间实习，实习时间为三个月，特此函达。为三个月，特此函达。v此致此致v敬礼敬礼v2007年年1月月30日日vanswer:这份函的主要问题在于：这份函的主要问题在于：v语气太生硬，要用委婉的商量的语气征询对方的意语气太生硬，要用委婉的商量的语气征询对方的意见；不能用见；不能用“经研究决定经研究决定”、“派派”等带有命令性
20、的词等带有命令性的词语。另外函的结尾不能用语。另外函的结尾不能用“此致敬礼此致敬礼”。落款要写上发。落款要写上发函单位的名称。日期用小写汉字。函单位的名称。日期用小写汉字。v（三）课后写作练习（三）课后写作练习v 根据下列事项的需要，遵循根据下列事项的需要，遵循“隶属关系隶属关系”和和“职权职权范围范围”原则，选用合适文种和合理材料，草拟必需的公原则，选用合适文种和合理材料，草拟必需的公文。文。vv证券公司为了提高员工文化业务素质，拟将证券公司为了提高员工文化业务素质，拟将5名原来所学专业与现职不甚对口的大学毕业生，送名原来所学专业与现职不甚对口的大学毕业生，送大学有关专业全脱产进修一年，公司表示除支付学员进大学有关专业全脱产进修一年，公司表示除支付学员进修规定的费用外，还愿在学校建设方面给予一定的资助。修规定的费用外，还愿在学校建设方面给予一定的资助。
