科技文件管理课堂PPT

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1、北京市档案局赵丽萍北京市档案局赵丽萍2016年年4月月1.第一节第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型科技文件的概念、特点、作用及类型 一、科技文件的概念一、科技文件的概念 科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。总称。 2.二、科技文件的特点二、科技文件的特点 （五）现实性（指导科研依据）（五）现实性（指导科研依据） （一）专业技术性（一）专业技术性（二）成套性（二）成套性( (以独立项目为对象）以独立项目为对象）（三）更改性（动态变化）（三）更改性（动态变化）（四）通用性

2、（反复套用）（四）通用性（反复套用）3.三、科技文件的作用三、科技文件的作用 （三）科技文件是提高经济效益和社会效益的（三）科技文件是提高经济效益和社会效益的 重要工具。重要工具。 （一）科技文件是指导科技、生产、建设活动的（一）科技文件是指导科技、生产、建设活动的 重要依据。重要依据。（二）科技文件是继承科技知识的重要手段。（二）科技文件是继承科技知识的重要手段。4.（四）其他载体文件材料（四）其他载体文件材料四、科技文件的基本类型四、科技文件的基本类型（一）图样科技文件（零件图、装配图、平（一）图样科技文件（零件图、装配图、平面图、剖面图、立面图、大样图、竣工图等）面图、剖面图、立面图、大

3、样图、竣工图等）（二）文字科技文件（技术书、任务书、试验（二）文字科技文件（技术书、任务书、试验报告、审查报告、概算、预算、委托书等）报告、审查报告、概算、预算、委托书等）（三）其他形式的科技文件（配套目录、（三）其他形式的科技文件（配套目录、图样目录、明细表、汇总表、装箱单图样目录、明细表、汇总表、装箱单5.第二节科技文件编制第二节科技文件编制 一、科技文件编号一、科技文件编号 2 2、分类编号法：、分类编号法：按性质、特征、专业，按性质、特征、专业，采取十进位制分类法采取十进位制分类法（一）科技文件编号的要求（代字代号）（一）科技文件编号的要求（代字代号）代字：汉语拼音代字。代号：阿拉伯数

4、字）代字：汉语拼音代字。代号：阿拉伯数字）（二）科技文件编号方法（二）科技文件编号方法1 1、项目结构编号法：、项目结构编号法：按项目隶属关系、结按项目隶属关系、结构关系及有机联系编制。如产品按部件、零构关系及有机联系编制。如产品按部件、零件件6.（三）科技文件编号与科技档案编号的区别和联系（三）科技文件编号与科技档案编号的区别和联系 科技文件编号：科技文件编号：K528K528. .1 1- -001001 文件序号（文件号）文件序号（文件号） 部件号部件号 产品型号产品型号 科技档案编号：科技档案编号：C C. .K528K528- -0101 案卷号案卷号产品型号产品型号 产品档案代号产

5、品档案代号 7.（四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准（四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准 执行情况进行监督、检查执行情况进行监督、检查 四、科技文件管理措施四、科技文件管理措施（一）实行（一）实行“三纳入三纳入”和和“四同步四同步”管理管理（二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制（二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制 考核范围考核范围（三）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、（三）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、 验收、创优、评奖活动，以确保科技文件验收、创优、评奖活动，以确保科技文件 材料的完整、准确、系统材料的完整、准确、系统8.第三节第三节 科技文件整理科技文件整理

6、 一、科技文件的鉴定工作一、科技文件的鉴定工作（一）完整性鉴定（成套、不缺项）（一）完整性鉴定（成套、不缺项）（二）准确性鉴定（与实体对象，（二）准确性鉴定（与实体对象，相关文件）相关文件）科技文件整理工作程序科技文件整理工作程序鉴定鉴定组（立）卷组（立）卷编目编目装订装订9.二、科技文件的组卷二、科技文件的组卷（一）复制图的折叠（一）复制图的折叠（图纸要折叠为图纸要折叠为A4A4的幅面，先的幅面，先短再长，标题栏外露）短再长，标题栏外露）1 1、需装订成册的复制图、需装订成册的复制图 297210图标512342 2、不装订成册的复制图、不装订成册的复制图 10.（二）组卷（二）组卷1 1、

7、案卷的基本特征、案卷的基本特征（系统整理、有机联系、（系统整理、有机联系、相对数量限制、保管期限大致相同相对数量限制、保管期限大致相同）2、组卷要求（准确反映情况，齐全完整、耐组卷要求（准确反映情况，齐全完整、耐久久3 3、组卷方法：产品设备：按部件、结构、组卷方法：产品设备：按部件、结构、系统组卷。工程档案：按专业组卷；科研课系统组卷。工程档案：按专业组卷；科研课题档案：按其反映的不同研究阶段；管理性题档案：按其反映的不同研究阶段；管理性文件按问题、名称组卷（如果与产品设备密文件按问题、名称组卷（如果与产品设备密切相关的一并组卷；设备维护改造的档案单切相关的一并组卷；设备维护改造的档案单独组

8、卷，不必拆卷独组卷，不必拆卷11.床床身身传传动动机机构构变变速速机机构构进进给给箱箱升升降降台台润润滑滑系系统统电电气气系系统统例例1 1：一台或一个型号产品设备仪器仪器的文件组卷：一台或一个型号产品设备仪器仪器的文件组卷12.例例2 2：基建工程文件的组卷：基建工程文件的组卷 建建筑筑 结结构构 电电气气 设设备备13.例例3 3：科研课题文件的组卷：科研课题文件的组卷 准准备备阶阶段段 研研究究实实验验总总结结鉴鉴定定研研究究成成果果推推广广阶阶段段14.（三）卷内文件的排列（三）卷内文件的排列3 3、图文混合材料的排列、图文混合材料的排列1 1、图样材料的排列、图样材料的排列2 2、文

9、字材料的排列、文字材料的排列15.四、案卷装订的要求四、案卷装订的要求 三、科技文件案卷编目三、科技文件案卷编目（一）编写页号（一）编写页号（二）填写卷内目录（二）填写卷内目录（三）填写卷内备考表（三）填写卷内备考表（四）案卷封面的编制（四）案卷封面的编制（案卷题名（案卷题名）16.北京市档案馆工程结构竣工图项目名称项目名称专业名称专业名称科技文件名称科技文件名称项目名称项目名称17.第四节第四节 科技文件归档科技文件归档 （三）几种主要科技文件的归档范围（三）几种主要科技文件的归档范围 一、科技文件的归档范围一、科技文件的归档范围（一）确定归档范围的标准（一）确定归档范围的标准（二）确定归档

10、范围的基本方法（二）确定归档范围的基本方法18.二、科技文件的归档时间二、科技文件的归档时间三、科技文件的归档份数三、科技文件的归档份数四、科技文件的归档要求四、科技文件的归档要求五、科技文件的归档手续五、科技文件的归档手续19.第五章第五章 科技档案管理科技档案管理 一、科技档案的概念一、科技档案的概念二、科技档案的基本种类及内容构成二、科技档案的基本种类及内容构成第一节第一节 科技档案概念和种类科技档案概念和种类 （一）工业生产技术档案及其内容构成（一）工业生产技术档案及其内容构成（二）农业科技档案及其内容构成（二）农业科技档案及其内容构成（三）基本建设档案及其内容构成（三）基本建设档案及

11、其内容构成（四）设备仪器档案及构成（四）设备仪器档案及构成（五）科研档案及其内容构成（五）科研档案及其内容构成20.第二节第二节 科技档案的收集工作科技档案的收集工作一、科技档案收集工作的要求一、科技档案收集工作的要求（一）集中统一管理的原则（一）集中统一管理的原则（二）要遵循科技档案的自然形成（二）要遵循科技档案的自然形成规律规律（三）要保证科技档案的完整、准确（三）要保证科技档案的完整、准确21.二、科技档案收集工作的方法和措施二、科技档案收集工作的方法和措施（一）制定归档范围（一）制定归档范围（二）制定收集计划（二）制定收集计划（三）定向、定内容收集（三）定向、定内容收集（四）重点收集（

12、重要环节和关键阶段）（四）重点收集（重要环节和关键阶段）22.第三节第三节 科技档案整理科技档案整理一、分类一、分类（一）科技档案分类的基本要求（一）科技档案分类的基本要求（二）科技档案分类方案的编制（二）科技档案分类方案的编制23.XK5010 XK5010 案卷案卷（1.2.31.2.3）XK5040 XK5040 案卷案卷（1.2.31.2.3）T402 T402 案卷案卷（1.2.31.2.3）产品产品C C设备设备S S基建基建J J 科研科研K K按型号按型号按型号按型号按项目按项目按课题按课题分分类类方方案案示示意意M612 M612 案卷案卷（1.2.31.2.3）7801 7

13、801 案卷案卷（1.2.31.2.3）7802 7802 案卷案卷（1.2.31.2.3）602A 602A 案卷案卷（1.2.31.2.3）305B 305B 案卷案卷（1.2.31.2.3）24.三、科技档案案卷的排列三、科技档案案卷的排列1 1、案卷排列的基本方法、案卷排列的基本方法2 2、案卷排列的具体方法、案卷排列的具体方法25.产品产品设备设备科研科研基建基建C.XK2010-01C.XK2010-01C.XK2010-02C.XK2010-02C.XK2010-03C.XK2010-03C.XK2010-04C.XK2010-04C.XK5010-04C.XK5010-04C.

14、XK5010-02C.XK5010-02C.XK5010-03C.XK5010-03C.XK5010-01C.XK5010-01 12341234 1231234 1231234 1231234 26.四、编制科技档案号四、编制科技档案号（二）科技档案号的编制（二）科技档案号的编制科技档案号科技档案号 = = 分类号分类号 + + 案卷顺序号案卷顺序号27.XXXX单位科技档案分类方案单位科技档案分类方案28.例例1 1： J J . . 2 2 - - 0101案卷序号案卷序号项目代号项目代号基建档案代号基建档案代号分类号分类号例例2 2： C C. . XK5040 XK5040 - -

15、0202案卷号案卷号产品型号产品型号产品档案代号产品档案代号分类号分类号1 1、编制同科技档案分类有关的代字、代号表编制同科技档案分类有关的代字、代号表 2 2、确定档号编制结构，填写档号、确定档号编制结构，填写档号 29.五、编制检索工具五、编制检索工具（一）总目录（二）分类目录（二）分类目录（三）专题目录（三）专题目录30.第四节第四节 科技档案的鉴定工作科技档案的鉴定工作 一、科技档案鉴定工作的内容一、科技档案鉴定工作的内容二、科技档案价值鉴定的原则和价值因素二、科技档案价值鉴定的原则和价值因素 （一）确定科技档案保管期限的原则（一）确定科技档案保管期限的原则（二）规定和影响科技档案价值

16、的因素（二）规定和影响科技档案价值的因素1、技术因素、技术因素2、功能因素、功能因素3、时间因素、时间因素4、典型因素、典型因素5、作者因素、作者因素6、名称因素、名称因素31.三、科技档案保管期限的编制三、科技档案保管期限的编制（一）说明部分（一）说明部分（二）条款部分（二）条款部分1、序号、序号2、条款名称、条款名称3、保管期限、保管期限4、备注、备注32.四、科技档案价值鉴定工作的方法和步骤四、科技档案价值鉴定工作的方法和步骤（一）科技档案价值鉴定的方法（一）科技档案价值鉴定的方法（二）科技档案价值鉴定的步骤（二）科技档案价值鉴定的步骤（三）销毁和善后处理（三）销毁和善后处理1、销毁清册

17、的编制销毁清册的编制 2、编写鉴定工作报告编写鉴定工作报告 3、组织销毁组织销毁 4、善后处理工作善后处理工作 33.1什么是“三纳入”、“四同步”?2简述科技文件的编号方法。3简述基建工程竣工图编制的基本原则。4简述一般科技文件的审签程序。5。试述科技文件的管理措施。34.第二部分：建设项目档案工作要求第二部分：建设项目档案工作要求（1 1）前期文件：重中之重抓好收集、归档）前期文件：重中之重抓好收集、归档项目建议书:市发改委在批复过程中征求市政府相关委办局的意见形成的文件必须归档。 市交通委：交通影响评价审查（含需提交的控制性详细规划、规划意见复函、专家论证意见） 文物局：文物原址保护范围

18、内建设项目审查文件（含设计方案、建设工程规划、建筑工程总平面图、专家论证意见等）35.环保局环保局：环境影响评价审查环境影响评价审查（含专家论证（含专家论证意见、水务局审批文件、地形图等）意见、水务局审批文件、地形图等）水务局水务局：水土保持方案、水资源论证报告的批：水土保持方案、水资源论证报告的批复复国土局国土局：建设用地预审（含项目建议书批复或：建设用地预审（含项目建议书批复或可研报告等）可研报告等）地震局地震局：地震安全性评价报告（含项目建议书地震安全性评价报告（含项目建议书及批复、规划意见书、设计方案、岩土工程勘及批复、规划意见书、设计方案、岩土工程勘察报告、专家评审意见等察报告、专家

19、评审意见等36.规划委规划委：规划意见书（含项目建议书批复文、：规划意见书（含项目建议书批复文、规划布局设计方案图、建设用地钉桩通知单等）规划布局设计方案图、建设用地钉桩通知单等）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证园林绿化局园林绿化局：绿地率审核文件、树木伐移许可、绿地率审核文件、树木伐移许可、移植古树名木许可、避让保护古树名木许可移植古树名木许可、避让保护古树名木许可 消防局消防局：消防设计防火审核文件消防设计防火审核文件37. 民防局：人防工程建设规划设计条件审查、人防工程施工图备案通知书 卫生局：卫生、设施条件的设计审查 国土局：国有土地使用

20、证（需提供建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等） 住建委：城市房屋拆迁许可证 发改委：年度投资计划 交通委（路政部门）：掘路许可；公安交通局：占路许可38.建设工程招标管理办公室建设工程招标管理办公室：招投标管理文件：招投标管理文件有资质的设计单位有资质的设计单位：施工图审查：施工图审查住建委住建委：施工许可证：施工许可证特别注意：征地拆迁文件：重中之重 请示、批复、红线图、坐标图、征迁、安置、补偿文件、原始地形、地貌状况图、照片39.40.招投标文件：招标文件、合同协议、开标文件、中标文件等；（3）专家论证文件； （4）相关委办局的行政审批文件； （5）有关说明性文件。41.施工综合管理

21、文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、物资报验材料、设备测试（调试）及检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、施工图、质量事故报告等。42.特别是：特别是：施工组织设计、施工日志、大施工组织设计、施工日志、大事记、质量事故报告、物资资料、洽商记录、事记、质量事故报告、物资资料、洽商记录、施工质量检查、质量文件、设备安装、调试、施工质量检查、质量文件、设备安装、调试、试验记录、设备文件。外购设备：要尤试验记录、设备文件。外购设备：要尤其注意：设备开箱验收记录、商检、说明书其注意：设备开箱验收记录、商检、说明书及时翻译为中文。涉外文件。及时翻译为中文。涉外

22、文件。43.监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、会议纪要、旁站监理记录、物资进场报验、资质报审、单位工程竣工验收报验、竣工验收报验、竣工验收移交证书、工程质量评估报告等44.：完整、准确、清晰、规范、修改到位：完整、准确、清晰、规范、修改到位几种情况几种情况（1 1）没有变动时；没有变动时； （2 2）变动超过）变动超过35%35%时；时； （3 3）重复的标准图、通用图）重复的标准图、通用图要编制项目总平面图、综合管线竣工图要编制项目总平面图、综合管线竣工图 （4 4）修改方法规范；）修改方法规范； （5 5）竣工图与施工图设计、设计变更、）竣工图与施工图设计、设计变更、洽洽商、材料

23、变更、施工及质检记录相吻合；商、材料变更、施工及质检记录相吻合； （6 6）单位工程、装置或专业编制，有）单位工程、装置或专业编制，有编制编制说明和目录说明和目录45. 竣工验收报告、工程设计总结、施工总结、监理总结、质量评审文件、相关委办局出具的验收文件 项目现场声像文件、审计文件、竣工决算、结算等项目竣工验收会议文件、项目评优报46.立项开题阶段、研究阶段、成果鉴定阶段、成果推广阶段47.把握项目建设关键节点、关键环节（如，隐蔽工程）；“四新”技术的运用。 注意：建设单位、施工单位、监理单位各司其职，避免两个极端； 有据可查、明确版权归属； 声像档案要达到规范化要求，符合国家标准的要求。要及时冲洗、刻盘、配有文字说明。48.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002);科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2002)照片档案管理规范（GB/T11821-2002);北京市建筑工程资料管理规程北京市政设施工程资料管理规程49.