第1章 EXCEL基础1.1 EXECL简介简介1.2 表格设计表格设计1.3 图表制作图表制作1.4 数据管理数据管理 1.1 EXECL简介简介•工作表结构工作表结构•工作簿操作工作簿操作•工作表操作工作表操作•窗口操作窗口操作•系统选项系统选项•常见错误类型常见错误类型 工作表结构工作表结构工作簿 即EXCEL文件，后缀名为.xls，存贮EXCEL文件自动生成工作表 一个工作簿由若干张工作表组成EXCEL具体数据由工作簿存储与管理单元格 一张工作表由65536行、256列组成列号与行号交叉即为单元格，如A1、D10等所有数据均存贮于单元格中 区域 由若干个单元格构成三种： 1.连续区域： 矩形区域的第1个单元格和最后1个单元格中间用“:”表示，如“B10:G25” 2.集合区域： 由互不相连的单元格或区域组成，中间用”,”连接如：“B10:C15,C18,D20:E25” 3.交集区域： 由两个区域的公共单元格组成，中间用“ ”连接，如“A1:B2 B1:C2”，包括B1、B2共2个单元 工作簿操作工作簿操作新建工作簿保存工作簿关闭工作簿打开工作簿 工作表操作工作表操作切换工作表 当前工作表（活动工作表）。
窗口左下点击可切换工作表，或ctrl+pagedown/pageup前一张/后一张插入工作表 默认工作表为3二法： 其一，右键单击工作表标签，“插入”，在当前工作表前插入新工作表 其二，菜单，“插入/工作表”，同上 删除工作表 二法操作类同插入移动工作表 改变工作表排列顺序二法： 其一，左键点击目标工作表标签，拖动至目标位置即可； 其二，右键点击目标工作表，选“复制或移动工作表”，在窗口下部选择移动位置，“确定”即可该功能也可将工作表从一个工作簿移动至另一个工作簿，方法是窗口中上部改变工作簿 复制工作表 二法： 其一，ctrl＋目标工作表，左键拖至目标位置即可获得副本 其二，右键点击目标工作表，选“复制或移动工作表”，从窗口中选“建立副本”，操作同移动工作表重合名工作表 二法： 其一，双击目标工作表，直接更名； 其二，右键点击目标工作表，选“重命名” 窗口操作窗口操作打开多个工作簿打开多个工作簿 EXCEL环境下，可同时打开多个工作簿，但只有一个为活动工作簿多个窗口中同时打开一个工作簿 “窗口/新建工作簿”即可重排窗口（打开多工作簿情况下）重排窗口（打开多工作簿情况下） 平铺、水平并排、垂直并排、层叠四种。
“窗口/重排”即可隐藏窗口隐藏窗口/取消隐藏窗口取消隐藏窗口 “窗口/隐藏”，可将当前窗口隐藏 拆分窗口（方便对照查看工作表不同部分）拆分窗口（方便对照查看工作表不同部分） 垂直拆分：点击某一列，“窗口/拆分”； 水平拆分：点击某一行，“窗口/拆分”； 垂直与水平拆分：点击某一单元格，“窗口/拆分”，产生四个拆分窗口名单演示）冻结窗口（固定某几行或某几列浏览时不动）冻结窗口（固定某几行或某几列浏览时不动） 点击某一行或某一列，“窗口/冻结窗口”注意：拆分与冻结的区别拆分与冻结的区别 系统选项系统选项“工具”/“选项”，设置各种选项常用：1、最近使用的文件列表 [常规]2、新建工作簿的工作表数 [常规]3、默认文件位置经 [常规]4、按Enter键后移动位置 [编辑]5、是否显示网络线 [视图]6、是否显示零值 [视图]7、是否保存自动恢复信息 [保存]8、密码设置 [安全性]9、自定义序列 [自定义序列] 常见错误类型常见错误类型1、＃DIV/0! 除数为0了2、＃N/A 有些单元格没有数值，导致函数或公式出错3、＃NUM！数值函数或公式中产生太大或太小的数字，单元格不能表示4、＃VALUE！不能运算的参数或不能运算的对象5、＃NULL！ 不正确的区域运算符或不正确的单位格引用6、＃REF！ 单位格引用无效7、＃NAME？ 名称有拼写错误、使用了不存在的名称、删除了公式中使用的名称8、＃＃＃＃ 输入到单元格的数值太长或公式计算结果太长，单元格不能容纳。
1.2 表格设计表格设计•编辑表格编辑表格•单元格引用单元格引用•单元格、行、列操作单元格、行、列操作•设置表格样式设置表格样式•绘图工具绘图工具•插入对象插入对象•保护工作簿和工作表保护工作簿和工作表 编辑表格•1、输入数据（1）输入基本数据A、选择单元格，直接输入数据同时在单元格与编辑栏显示确认，回车，取消，ESC键B、输入文本型数值，“””括起来,右对齐C、输入日期型数据，按“年－月－日”格式”/“单元格”可改变日期显示格式D、输入时期型数据，按“时：分：秒”改变显示格式同上E、对连续单元格输入数据，可选择区域，再输入，Enter后在区域内移动 （2）输入公式A、公式构成：常数、单元格、函数、运算符 如：A1＊60%、SUM（B1：C20）B、公式前需加“＝”，否则系统认为输入字符串C、输入函数，可者直接输入，或者“插入”/“函数”或者fx键 （3）输入序列A、数值序列 等差序列选择起始单元格（为某一数值），Ctrl+填充句柄，拖动至目标单元格，即可获得加1序列若步长值不为1，“编辑”/“填充”/“序列”，修改步长值即可步长值为负值，可获等减值序列 等比序列同上，将等差修改为等比。
B、日期序列 默认按日形成序列可修改为按月、年形成日期序列方法同上C、文本序列（CTRL的作用与A不同） 如一月至十二月；星期一至星期天等操作方法同上 2、选择区域 对数据操作，往往先选择区域，再操作1）选择一个单元格直接点击2）选择矩形区域两法：其一，确定起始单元格，左键拖动至最后一个单元格；其二，确定起始单元格，Shift+最末单元格3）选择一行或一列单击行、列标4）选择连续多行、多列对行列标操作，方法可（2）5）选择不连续单元格、区域或行列＋Ctrl键，其他同上6）选择整张工作表单击表中行列交叉处（空白处） 3、删除数据（1）删除单元格部分数据双击单元格，在单元格内或编辑栏内，用Delete键、Backspace键操作2）删除单元格或区域全部数据几法： A、选中区域，Delete键； B、选中区域，快捷键[清除内容]； C、选中区域，“编辑”/“清除”，清除全部、清除内容、清除格式、清除批注； D、填充句柄清除：选中区域，用填充句柄拖动，即清除；或用临近空白单元格句柄，拖动覆盖要删除区域 4、移动与复制（1）移动 第一步：选择移动区域，Ctrl+X或右键选“剪切”或“编辑”/“剪切”或工具栏剪切按键； 第二步：选择目标区域左上角单元格，Ctrl+V或右键选“粘贴”或“编辑”/“粘贴”或工具栏粘贴按键。
2）复制 将Ctrl+X改为Ctrl+C，其他同移动 5、查找与替换 （1）查找 Ctrl+F或“编辑”/“查找”，在对话框中输入查找内容 （2）替换 Ctrl+H或“编辑”/“替换”，在对话框中输入查找内容与替换内容 单元格引用单元格引用1、单元格引用方式（1）地址引用A、相对引用相对某一单元格地址的引用当公式复制或其他操作时，相对地址会随目标单元格变化而变化如： A B1 10 1002 20 2003＝A1＋A2 当将A3单元复制到B3时，B3公式为B1＋B2，这就是相对引用B、绝对引用用于表示单元格在工作表中的确切位置，当公式复制时，绝对地址不会随目标单元格的变化而变化 如：A3=$A$1+$A$2，将A3复制到B3时，B3＝ =$A$1+$A$2 绝对引用又细分行绝对引用、列绝对引用，如A3＝A$1+A$2、$A1+$A2 （2）名称引用 可以给某一单元格或区域取名，引用时用名称即可同一工作簿内不能取重名 A、选择要取名的单元格或区域； B、取名两法： 其一，名称框(左上）中输入名称； 其二，“插入”/“名称”/“定义”，对话框中增加、删除已有名称。
如定义：A1：A10名称为“流动资产”，A11=sum(流动资产) 2、引用同一工作表单元格数据 如A3=C1； A3=data1(某一单元格取名为data1); A3=sum(c1:c10,b1:b10)3、引用同一工作簿不同工作表数据 如A3=sheet2!c1; A3=data2(data2为sheet3的A3); A3=sum(sheet2!c1:sheet2!c10)4、引用不同工作簿的工作表数据 如A3=‘c:\mydata\[book2.xls]sheet2!c1’ 单元格、行、列操作单元格、行、列操作1、插入单元格 “插入”/“单元格”，对话框选择2、删除单元格或区域 “编辑”/“删除”，对话框选择3、合并单元格 选择要合并单元格，“格式”/“单元格”/“对齐”，选择合并单元格注：合并单元格以左上单元格取名4、取消合并单元格 操作同上5、设置行高列宽 两法：其一，第N与第N+1行分隔线调整；其二，右键行标+[行高]，精确调整；或“格式”/“行”/“行高”调整 5、插入与删除行、列 右键行标+[插入]行，或者“插入”/“行”，当前行上方插入一行。
删除及列操作同理6、隐藏和取消隐藏行、列 右键行标或区域+[隐藏]，或“格式”/“行”/“隐藏”，隐藏选中行取消隐藏行及列操作同理 设置表格样式设置表格样式 表格样式：数值的显示格式、日期及时间显示格式、字体、字号、字形、对齐方式、边框、颜色等格式”/ “单元格”进入1、数字调整数值、货币、会计专用、日期等显示格式2、对齐调整对齐方式、文本控制、从右到左等3、字体调整字体、字形、字号、特殊效果等4、边框 对选择单元格或区域的上、下、左、右边框线调整 5、图案调整单元格或区域的底纹、图案6、保护 默认情况下，所有单元格都具保护属性，该属性只有选择“工具”/“保护”，保护属性才生效但取消“保护”属性，设置工作表保护，也能修改案例7、条件格式 如 A B 选中区域A1：A41 30 “格式”/“条件格式”，对话框中：小于 2 40 35，“格式”选择红色，则A1、A4变3 35 色4 20 如何进行工作表保护如何进行工作表保护 当下发工作表时，只希望填表录入数据，当下发工作表时，只希望填表录入数据，不能修改格式，方法：不能修改格式，方法：1、选定数据区（用户可修改），、选定数据区（用户可修改），“工具工具”/“保护保护”/“允许用户编辑区域允许用户编辑区域”（最（最好不要输入密码）好不要输入密码）,再在选项中再在选项中“保护工作保护工作表表”；；2、对工作表保护，同、对工作表保护，同“工具工具”/“保护保护”/“保护工作表保护工作表”。
绘图工具绘图工具“视图”/“工具栏”/“绘图”，窗口显示工具栏如文本框、矩形、椭圆、直线、箭头等1、文本框 单击文本框，可在工作表中放置右键文本框边，可设置文本框格式2、改变对象的叠放次序 多个对象框重叠时，右键+[叠放次序]3、组合对象 选择：Shift+组合对象，再右键+[组合]，则移动某一组合对象是地，其他组合对象一并移动 插入对象插入对象1、插入批注 右键+[插入批注]，或“插入”/“批注”，单元格右上角显示线色三角形 右键+[编辑批注]，或“插入”/“编辑批注” 右键+[删除批注]，或“编辑”/“清除”/“批注”2、插入图片 “插入”/“图片”/“来自文件”，选“打开”3、插入公式 “插入”/“对象”/“Microsoft公式3.0”，可插入复杂公式 保护工作簿和工作表保护工作簿和工作表1、保护工作表 (1)设置单元格锁定状态格式”/“单元格”/“保护”不选“锁定”，则表被保护后，不选锁定的单元格能编辑，而锁定的单元格不能编辑2)保护工作表工具”/“保护”/“保护工作表”，输入密码及确定密码2、允许用户编辑区域 以上对未设置“保护”的单元格，所有用户都可修改，不安全选择保护区域(全部)，“工具”/“保护”/“允许用户编辑区域”，选择“新建”，输入区域，“确定”后输入区域密码（密码可为空），再“保护工作表”，输入密码后，用户对未保护区域修改也需输入密码。
3、保护工作簿 “工具”/“保护”/“保护工作簿”，则不能再插入、删除、更名工作表 1.3 图表制作图表制作部门部门第一季第一季度度第二季第二季度度第三季第三季度度第四季第四季度度合计合计销售一部销售一部10001000120012001500150060060043004300销售二部销售二部800800100010001300130050050036003600销售三部销售三部7007009009001300130050050034003400合计合计250025003100310041004100160016001130011300以下资料讲述图表制作： 图表制作的一般方法1、柱形图 (1)选中区域数据(含行列标题)；(2)“插入”/“图表”/“柱形图”，向导式完成；(3)系列选择：以行为系列，则每组图形中反映行数，以列为系列，则每组图中反映列数4)图表存放：两种，本表插入，工作簿中新增工作表插入 图表标题X轴标题Y轴标题图例同理，可制作折线图、圆形图等图形 图表编辑(1)移动图表：空白处+左键+拖动；(2)改变大小：8个小黑点+左键+拖动；(3)删除图表：选中+Delete键；(4)图表类型：右键图表+“图表类型”改变；(5)图表数据源：同上，选择“数据源”，重置数据源、系列、系列属性等；(6)图表选项：同上，选择“图表选项”，可重置图表标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等。
1.4 数据管理数据管理通过以下资料讲授EXCEL数据管理功能：日期日期部门部门商品商品单价单价销量销量销售额销售额2007.1.102007.1.10销售一部销售一部冰箱冰箱2000200050501000001000002007.1.112007.1.11销售一部销售一部彩电彩电300030001001003000003000002007.1.122007.1.12销售一部销售一部洗衣机洗衣机120012001001001200001200002007.1.132007.1.13销售一部销售一部空调空调220022001501503300003300002007.1.202007.1.20销售二部销售二部冰箱冰箱200020001001002000002000002007.1.212007.1.21销售二部销售二部彩电彩电300030001501504500004500002007.1.222007.1.22销售二部销售二部洗衣机洗衣机120012001201201440001440002007.1.232007.1.23销售二部销售二部空调空调220022001601603520003520002007.1.252007.1.25销售三部销售三部冰箱冰箱200020001201202400002400002007.1.262007.1.26销售三部销售三部彩电彩电300030002002006000006000002007.1.272007.1.27销售三部销售三部洗衣机洗衣机120012001501501800001800002007.1.282007.1.28销售三部销售三部空调空调22002200220220484000484000 1、数据有效性(数据输入控制) (1)日期：对单元格数据输入的有效性进行控制，并提示信息。
数据”/“有效性”，按提示设置如日期必需在2007.1.10-1.28之间 (2)部门：选择部门档案表输入，可控制差错方法：第一，在其他表中建立部门档案，并对档案区域取名；第二，在数据输入区，“数据”/“有效性”/“序列”，=取名，则数据只能从档案表选择输入 (3)商品：同部门 (4)单价：第一，在另一工作表中定义含商品的单价表，并给这一区域取名JMB；第二，数据输入区=vlookup(单元格，JMB，取JMB区域的第几列，false)使单价自动获取 (5)销售量：合理控制，如=and(isnumber(e4),e4<>0)，E4为数值，且不为0 2、记录单选择带项目（第一行）的区域，“数据”/“记录单”，可逐条编辑或增加、删除记录常用于：表格太宽，记录单方便但该状态无法控制和校验3、排序重排记录显示顺序光标在数据表内，“数据”/“排序”，“商品+部门+日期”重排4、筛选(1)自动筛选：“数据”/“筛选”/“自动筛选”，各列标题均出现下拉列表框，可筛选数据注：各筛选条件为并且关系取消则同上进入，选全部显示2)高级筛选：第一，建立筛选条件(表“高级筛选条件”)；第二，选择筛选区域，“数据”/“高级筛选”，列表区域为要筛选区域，条件区域为设置条件。
确定可获取 如：筛选销量大于150的彩电记录或冰箱大于100的销售记录再如：筛选销量大于100或销售额大于平均销售额的记录 5、分类汇总按部门分类汇总： “数据”/“分类汇总”，分类字段：部门；求和；汇总项：销售额即可获得分类汇总表隐藏与展开明细记录取消分类汇总：再次进入分类汇总对话框，“删除全部”，可返回 6、数据透视表和数据透视图(1)对数据进行全方位、多角度汇总与对比分析2)选择区域(含行列标题)，“数据”/“数据透视表和数据透视图”，向导建立生成新的数据区或表，不同于筛选3)字段选择：日期—页字段；部门---行字段；商品---列字段；销售额---数据区域可生成透视表4)设置报表格式：“数据透视表工具栏”/“设置报表格式”，可按模板输出5)改变透视表布局：“数据透视表工具栏”/“数据透视表向导”/“布局”，可重置各种字段(拖入与拖出)6)删除数据透视表：“数据透视表工具栏”/“数据透视表”/“选定”/“整张表格”，再“编辑”/“清除”/“全部”7)数据透视图：“数据透视表工具栏”/“图表向导”，即可。