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1、 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Lotus Notes 6.5 TrainingJanuary 2008 Jun MaoLotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierLotus Notes使用使用2Lotus Notes 6.5 Training January 2008 J
2、un MaoIdentifierIndex 1. 创建新邮件并创建附件.Create New Memo and Attachment 2. 回复邮件.Reply & Reply All 3. 转发及删除邮件.Forward & Delete 4. 邮件归档.Mail Archive 5. 邮件清理工作.Mailbox Clean Up 6. 添加签名.Append Signature 7. 修改邮件账号的密码.Change password 8. 设定阻挡垃圾邮件.Spam email block 9. 使用Rules管理邮件.Rules10. 调用数据库.Database11. 创建个人邮件
3、组.Create personal Email Group3Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierIndex12. 创建目录.Create folder13. 直接编辑邮件中的附件.Edit Attachment in the mail14. 将邮件标记为后续.Follow Up15. 寻找邮件. Search Mail16. 复制邮件到本地盘.Replication17. 日历.Calendar18. 记事本.To do19. Lotus Notes 使用.Lotus Notes Use Rules4Lotus Note
4、s 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachment点击“New Memo”5Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachment6Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifier创建附件：首先需要在邮件内容区激活光标，点击如图所示回形针符号，附件大小不可以超过：10MBCreate New Memo and Attac
5、hment7Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachment找到你需要粘贴的附件，点击create即可，compress表示压缩的意思。8Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachment9Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachmen
6、t也可以一次选择多个附件粘贴进来，选择时摁住“Shift”或“Ctrl”键选取需要的附件。10Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate New Memo and Attachment11Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierReply & Reply All进入某封邮件，邮件内容点击Reply，就可回复此邮件。12Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierReply & Re
7、ply AllReply with history 就是附加原邮件；Reply without Attachment(s) 就是附加原邮件但不带原邮件的附件；Reply with Internet-Style History 就是带原邮件Internet页面样式。13Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierReply & Reply All要给邮件题头中所有人回复，就可选择Reply to All，具体含义与以上相同点击Reply进行回复14Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun
8、MaoIdentifierForward & Delete进入某封邮件，邮件内容点击Forward，就可转发此邮件。15Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierForward & Delete选择某封或多封邮件，点击Delete进行删除。删除的邮件可以在Trash里找到。16Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierArchive 由于每位用户的服务器上邮件容量的限制只有100M，所以要养成定期备份归档，此动作将会从服务器上删除邮件，移至所指定的路径。注意初
9、次创建Archive邮箱时，系统会自动创建默认路径，也可以自定义创建。(归档针对笔记本用户)步骤一：创建Archive邮件数据库 打开您的邮件选择菜单File Database New Copy 选择Local，然后输入文件名“urxxxx.nsf”（例如：Mao Jun的则为urmaoj.nsf,选择“Database Design Only” OK，这样，系统就会在您的硬盘创建一个和您的邮箱一样结构的数据库，我们称之为“Archive Database”）；步骤二：设定Archive选项 进入你的个人邮箱从上部菜单选取Action Archive Settings17Lotus Notes
10、 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierArchive 点击1.“Add”；2.输入Archive名称；3.指定Archive Database；4.指定数据库路径；5.输入数据库名称；6.确定；7.OK；8.OK；9.选中Enable archiving；10.OK.18Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierArchive重新启动Lotus后，Archive菜单下出现子目录rieter.步骤三：进行邮件归档（Archive） 首先选中所要归档的邮件，然后选择菜单中“Acti
11、on” “Archive” “Archive selected documents”，尽量不要选择拖放的方式，容易使邮件丢失。19Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierArchive 你将看到邮件从服务器上删除，点击左边Tools可从Archive的子目录“rieter”，进入Archive邮箱中，将会看到本地硬盘邮箱中归档的邮件。20Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierArchive 归档后的邮件呈现为红色Unread，如果需要可以进行设置为已读。
12、选择菜单“Edit” “Unread Marks” “Mark All Read”即可。21Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierMailbox Clean Up 由于邮箱容量的有限，我们就必须定期查看邮箱的容量，以便邮件的正常收发使用。如何知道您的邮箱占用了很大的空间？ 您可以打开您的邮件，然后在菜单File Database Properties中，点击i中将会看到占用容量（Disk space）及邮件封数（documents）；其中“used”表示压缩比，并不是指占用空间的百分比，这个数值如果是90%以上，则表示您的
13、数据库不需要进行压缩了。22Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierMailbox Clean Up如何清理空间呢？ 您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧，对于其他不需要的邮件，可以直接选中邮件，点击(Delete)，它们将会暂时存在Trash回收箱中；如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件，请在“Trash”中选择需要恢复的邮件，点击“Restore”； “Trash”中的按钮“Delete selected item” 意思是删除“Trash”回收箱选定的邮件，“Empty trash”，指的是清空回收箱，“Block ma
14、il from sender”指的是阻止此发信人的邮件。为什么我清理了空间，但是好像空间好像还这么大呢？这里面是有窍门的，您可以点击“Size”字段，将空间的大小按照顺序排序，将所占空间大的邮件优先处理。您如果清理的都是小的邮件，当然总是觉得作用不大哦。清理了空间之后，空间显示会马上缩小吗？不会，您需要打开您的邮箱，然后在菜单File Database properties中,点击如图所示的i中，选择“Compact”（压缩），等待它压缩完（如果邮箱空间比较大，则所花的时间会较长），而且系统也会在每天凌晨的时候，对每一位用户的邮箱进行压缩工作。压缩后，i中显示的Disk Space就会是您邮箱
15、的实际大小了。23Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierMailbox Clean Up24Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierAppend Signature 为了更方便地沟通信息，可以在Notes中设置签名，打开邮箱，并选择邮箱中间工具栏中的ToolsPreferenceMailSignature,然后在文本框中填上自己的详细信息，并且勾上”Automatically.”此项，将会在每封发送邮件中，附加所填信息。当然也可选择个性十足的html文件
16、,此功能需要定制的文件。 25Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierAppend Signature26Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierChange password 从FileSecurityUser Security进去修改，先输入一次原密码，然后点击“Change Password”更改密码，再输入一次原密码，连续输入两次新密码确认“OK”就可。27Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoI
17、dentifierChange password28Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierSpam email block 在Notes中，可以直接阻止一些垃圾邮件，找到具体的发信人，然后选择从邮箱中间的工具条中的ToolsBlock mail from sender进去选择OK就可，以后此人发来的邮件会放在在“Junk Mail”中。另外还可以自建邮件规划，使用Rules管理邮件，将在下一节介绍其使用。 29Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierRu
18、les 创建邮件规则（Rules）是一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法,方法是：打开邮箱，点击ToolsRules，当要创建新的规则时，只需点击New rule，然后在create condition中设置条件，如sender(发信人)，subject(标题)，body(正文)，等等条件中选择包含或不包含的信息，并选择add,并选择相应的动作specify actions,如move to folder (移至文件夹),copy to foler（复制到文件夹），等等，确认选择的(select)文件夹，然后add action，设置完成后，一定要启用规则(on)选中状态。 30Lotus Not
19、es 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierRules31Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierRules 可以快速简单设置，点击ToolsCreate QuickRules,进行类似的上面的设置即可。32Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierDatabase 在Workspace的界面上需要调用一些数据库，而这些数据库标签没有在Workspace界面上显示出来，这需要我们调出。以立达集团内部地址薄为例：
20、File Database Open CNCHDT-HYBR01/DT/RIETER, RIETER DTs Address Book Open打开).33Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierDatabase 在Workspace界面下，会显示“RIETER DTs Address Book ”标签，双击进去后，使用“CtrlF”在寻找对话框里输入您所需要找的对象，点击“Find Next”即可。34Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate
21、 personal email group 点击书签栏中的“Address Book”，双击进去后，然后在左边中间找到Groups，点击上边的New Group,在出现的对话框中，填好组名，以及并依次选取具体的联系人，并确认保存及关闭(save and close)。 35Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate personal email group36Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate folder 为了方便众多邮件的管
22、理，可以在Notes中设置不同的文件夹，以用来存放不同类型的邮件。点击邮件中间工具栏的FolderCreate folder,就可创建新的文件夹。 37Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate folder 如要删除多余的文件夹，则需要在ActionFolder optionRemove folder;或右击要删除多余的文件夹，选择Remove folder即可。38Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCreate folder 另外在创建
23、文件夹时，如果点击高级选项(Advanced)时可以选取文件夹类型，是私有(Private)还是共享(Shared),以便文件夹的安全共享使用。 39Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierEdit Attachment in the mail 我们用的Notes您是可以在所收到的邮件中直接编辑附件并转发出去的.情况一情况一. . 您需要将一个收到的附件修改后转发出去您需要将一个收到的附件修改后转发出去: :打开收到的邮件，选择“Forward”, 在 “To”中输入接收者的名字；双击需要修改的附件；出现“Attachmen
24、t”的窗口， “View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件; “Open”表示直接打开；“Edit”表示编辑； “Save”表示将这个文件保存在硬盘或者公共盘；“Delete”表示删除附件；请选取 “Edit” 进行编辑。系统就会自动打开应用程序（比如：Word, Excel），您可以对附件进行编辑，编辑完后，请储存档案 (在你编辑档案的应用程序中).关闭编辑的应用程序，回到Lotus Notes界面, 然后可以选择 Send ，将邮件发送出去，此时，您的附件已经被您修改了。40Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifier
25、Edit Attachment in the mail情况二情况二. . 您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑，然后在邮件中保存。您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑，然后在邮件中保存。 打开收到的邮件，双击需要修改的附件；出现“Attachment”的窗口， “View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件; “Open”表示直接打开；“Edit”表示编辑； “Save”表示将这个文件保存在硬盘或者公共盘；“Delete”表示删除附件；请选取 “Edit” 进行编辑。系统就会自动打开应用程序（比如：Word, Excel），您可以对附件进行编辑，编辑完后，请储存档案 (在你编辑档案的应
26、用程序中).关闭编辑的应用程序，回到Lotus Notes界面, 选择“Save and Close”注意注意: 当你储存已编辑好的邮件附件, Notes 将会以修改过的附件取代原来的附件.41Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierFollow up 我们可以使用图标来标记邮件，以指明需要对该邮件执行紧急、一般还是低优先级的操作。打开你的邮箱，选择一个或多个要执行后续操作的邮件，然后选择ActionsFollow upAdd or Edit Flag42Lotus Notes 6.5 Training January 20
27、08 Jun MaoIdentifierFollow up 提示：您还可以在阅读邮件时对打开的邮件进行标记。选择下列优先级之一，从而指明后续操作的重要性。选择的优先级类型选择的优先级类型邮件旁出现的相应标记邮件旁出现的相应标记紧急优先级一般优先级低优先级 输入完一个动作， 然后选择 Follow up的日期。你也可以为邮件设定一个警示通知（可选），当完成以上操作后，点击“OK”就已经完成了邮件的标记。 如果想删除标记？请点选已标示的邮件，然后按“Follow Up” ，然后从下拉菜单选择“Remove Flag”。 43Lotus Notes 6.5 Training January 2008
28、 Jun MaoIdentifierFollow up44Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierSearch Mail 右击Inbox / Folder / Archive，选择Search This View，在Search for对话框内输入名字，含有这个名字的邮件都会被找出来。45Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierReplication 右击标签,选择Replication New Replication进行复制。46Lotus Notes
29、6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCalendar 点击书签Clendar，进入其界面，选择Schedule a meeting，进行会议邀请的设置47Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierCalendar48Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierTo do 我们可以将将来要做的事写进记事本中，点击书签To do,建立New To Do Item。49Lotus Notes 6.5 Training
30、January 2008 Jun MaoIdentifierAcces & Delegation 点击ToolsPreferences Acces & Delegation ,根据您的需求进行设置。50Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierAcces & Delegation51Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierLotus Notes Use Rules总则总则Lotus Notes邮件是一种传递信息和文件的便捷工具，选择收件人时须避免过量的信息流
31、；电子邮件应该只用于工作或与工作有关的事情，私人事务不要使用Lotus Notes邮件；群发邮件（至所有Lotus 使用者）只限于总经理办公室、人力资源部及IT等职能部门，其他员工不要随意使用群发功能，确因工作需要群发邮件的，应事先获得部门总监的批准；可以面对面解决的问题，尽量不要使用Lotus Notes邮件解决；考虑清楚后再发送邮件，做到邮件内容清晰明了；邮件一定要有明确的主题，简短而富有表现力，且与邮件内容相关，便于邮件的管理；邮件用语要有礼貌，应相互尊重，不要在邮件中写一些你不会当面或在他人面前说的内容，更不要互相攻击。52Lotus Notes 6.5 Training Januar
32、y 2008 Jun MaoIdentifierLotus Notes Use Rules收件人收件人收件人是指需要被告之信息并给予回复的人；一般来说，只有一个收件人。需个别通知的活动例外，比如会议邀请，可以有多个收件人；不要使用BCC(抄送屏蔽)；收件人名单应尽量按字母顺序排列。抄送人抄送人抄送人是指被告知信息的人，抄送人可以不作回复；抄送人一般为收件人的直属上级（可以帮助收件人）和发件人的直属上级（让其知道发件人在做什么），没有必要抄送给更高一级的人。；抄送人太多经常是为了突出发件人的显要位置：全公司的人都知道他做了些什么。尽量避免用缩写及生僻的词汇。53Lotus Notes 6.5 T
33、raining January 2008 Jun MaoIdentifierLotus Notes Use Rules注意事项注意事项-邮件格式邮件格式邮件的通用语言是英语，合理使用大/小写；注意问候收信人并说再见；如果你和所有收件人都有很好的关系可以称他们的名，否则就要称他们的姓；对使用外语写邮件的人所犯的拼写、语法、或表达方式方面的错误要包容；邮件末尾要附上标准化的签名，包括姓名、部门、职位和电话传真号码。邮件容量邮件容量出于对邮件容量的考虑，发送者必须注意发送的信息（附件/数据文件）是确实需要且适当的；在回邮件或转发邮件时，应尽量不转发前面的邮件，含历史记录回复应适量使用。如果你想在原先
34、的邮件中插入评论，在邮件开头请注明，并对评论作粗体、颜色、下划线处理以凸现（仅限立达内部邮件，外部邮件不建议）；“确认邮件收到”功能只有在发送较小范围内的重要邮件时才能启动。如群发邮件应尽量少用这一功能；在诸如圣诞节大量发信的时候最好不要参与。 54Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifierLotus Notes Use Rules回回/ /转发邮件转发邮件至少每天一次检查你的邮箱并尽早回复；对收件人回复邮件或处理事情设定一个现实的时限；不加注释就转发邮件是不礼貌的，需要很长时间才能得到处理；转发或回邮件时，应表述你的意向，如是想告知、有待处理或是明确日期等；对于误发的邮件应该友好而慎重的返还给发信人。安全性安全性机密邮件仅供个人使用，不能转发；特别机密的信息不能通过电子文档发送，应亲自传递；在邮件中不能使用扫描的签名。因为这会有滥用的危险；对于一些自网络下载的数据或一些经外部处理的文档在经由Lotus Notes传送时必须加倍小心。因为在传送中文档中所含的病毒有可能会使系统瘫痪；在发送重要邮件后要用电话告知确认。55Lotus Notes 6.5 Training January 2008 Jun MaoIdentifier56
