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1、秘书考证秘书考证（三级）（三级）胡胡祥祥鸿鸿1六、请批、批答函六、请批、批答函（一）函的适用范围：（一）函的适用范围：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。A.平级机关、不相隶属机关之间商洽工作，平级机关、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，告知事项一律用函。询问和答复问题，告知事项一律用函。B.向有关主管部门请求批准事宜，主管部门向有关主管部门请求批准事宜，主管部门批准平级、不相隶属机关的请求事宜，用函。批准平级、不相隶属机关的请求事宜，用函。2六、请批、批答函六、请批
2、、批答函（二）请批、批答函的概念 请批、批答函是请批与批答函的名称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。 （三）请批、批答函的类型：1.请批函。是向有关主管部门请求批准的函。2.批答函。是有关主管部门批答请批事项的函。 （四）请批、批答函的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 3实务操作题实务操作题9：请批、批答函的写作：请批、批答函的写作以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文，请以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文，请根据其内容写一份复函。根据其内容写一份复函。市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函市人事局：市人事局：根据市委组织部、
3、市人事局根据市委组织部、市人事局关于关于2001年市级年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知精神，精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校规定程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校硕士毕业生硕士毕业生4人。人。当否，请审批。当否，请审批。附件：录用审批材料附件：录用审批材料市卫生局市卫生局二二OO一年三月二十日一年三月二十日4实务操作题实务操作题9市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函市卫生局：市卫生局
4、：你局关于拟录用高校硕士毕业生的函（卫你局关于拟录用高校硕士毕业生的函（卫函函200115号）收悉。号）收悉。根据市委组织部、市人事局关于根据市委组织部、市人事局关于2001年市级机年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知规定，批准关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知规定，批准录用等录用等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。名高校硕士毕业生到你局机关工作。特此函复。特此函复。附件：录用人员名单附件：录用人员名单市人事局市人事局二二OO一年四月二日一年四月二日5思考题“函函”的主送机关适用的范围不包括（的主送机关适用的范围不包括（D）A.无隶属关系的需要请求事项的主管机关无隶属关系的需要请求事项的
5、主管机关B.无隶属关系的需要商洽公务的机关无隶属关系的需要商洽公务的机关C.同一系统的需要商洽公务的同级机关同一系统的需要商洽公务的同级机关D.本系统的直接下级机关本系统的直接下级机关下列文书采用引述式开头的有（下列文书采用引述式开头的有（CD）A.商洽函商洽函B.请批函请批函C.答复函答复函D.批复批复注：引述式开头指引述对方来文、来电的标题与发文注：引述式开头指引述对方来文、来电的标题与发文字号作为开头的方式，大多应用于函、批复等回复字号作为开头的方式，大多应用于函、批复等回复性公文。性公文。6七、计划七、计划（一）什么是计划？ 计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的
6、活动拟订目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 （二）计划的特点 1.针对性 2.预见性 7（三）计划的类型1.按内容分：有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、科研计划、销售计划等。2.按范围分：有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等。3.按时间分：有长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。4.按性质和作用分：有综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。 8（四）计划的结构 计划的结构有两种：1.文章式结构：标题+正文+尾部2.表格式结构：整个计划以表格的形式表述，适用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划 9思考
7、题通常的工作计划中都指明一段时间预先通常的工作计划中都指明一段时间预先决定（决定（ABCD）等具体问题）等具体问题A.做什么做什么B.怎么做怎么做C.何时做何时做D.由谁做由谁做计划是一种（计划是一种（D）A.叙述性文书叙述性文书B.承诺性文书承诺性文书C.履约性文书履约性文书D.事务性文书事务性文书10思考题在制订计划时，对每一项任务都要在（ABCD）等方面有明确的要求 A.具体目标 B.数量、质量 C.所需资源 D.负责的部门或个人在制订计划表时，应明确工作进展的情况和出现的问题（AC），以确保计划的顺利实施 A.何时报告 B.采取何措施 C.向谁报告 D.变更何计划11八、总结八、总结（
8、一）总结的概念 总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的知识，用以指导今后工作的事务性文书 （二）总结的类型：1.按内容分，有学习总结、工作总结、生产总结等。2.按范围分，有单位总结、个人总结等。3.按时间分，有年度总结、季度总结。4.按性质和作用分，有综合性总结、专题性总结等 12八、总结八、总结 （三）总结的结构是：标题+正文+尾部 （四）写作总结的注意事项： 1.树立正确的指导思想 2.坚持实事求是 3.总结出规律性的东西 4.分清主次、突出重点 5.语言简明、准确13思考题写总结应该（写总结应该（B）A.分清
9、主次，面面俱到分清主次，面面俱到B.分清主次，突出重点分清主次，突出重点C.突出重点，以偏概全突出重点，以偏概全D.面面俱到，不漏细节面面俱到，不漏细节总结的特点有（总结的特点有（AD）A.内容的自我性内容的自我性B.法定的强制性法定的强制性C.语言的果断性语言的果断性D.显著的目的性显著的目的性“集团公司集团公司2000年度财务工作总结年度财务工作总结”，从总，从总结的性质看，该总结的类型应属于（结的性质看，该总结的类型应属于（B）A.综合性总结综合性总结B.专题性总结专题性总结C.部门总结部门总结D.年度总结年度总结14思考题拟写单位总结需努力做到（ACD） A.重点性 B.通俗性 C.科
10、学性 D.可信性 15九、述职报告九、述职报告（一）述职报告的概念 述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告 16九、述职报告九、述职报告（二）述职报告的特点：1.个人性；2.真实性；3.通俗性。 （三）述职报告的结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期 （四）撰写述职报告的注意事项：1.实事求是；2.突出特点；3.语言简洁。 17思考题思考题1.对述职报告表述准确的是（B）A.述职报告主要是述职者对本单位情况的总结B.述职报告主要是述职者对自己履行岗位职责情况的总结C.述职报告成功与否，主要取决于述职报告本
11、身的写作D.写述职报告首先要做大量的社会调查2.下列不可以作为述职报告称谓的是（C）A.各位领导 B.董事会 C.各位来宾 D.组织人事部18思考题3.关于述职报告文种表述准确的是（ABC）A.述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价B.述职报告的语言应通俗易懂，富有口语化C.述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据D.述职报告应下发与会者讨论通过19十、讲话稿十、讲话稿（一）讲话稿的概念 讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿 （二）讲话稿的特点1.内容针对性强2.语言平易通俗3.交流具有互动性 20（三）讲话稿的分类1.按场合分：集体讲话、广播讲
12、话、电视讲话、会议讲话2.按讲话者的身份：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等3.按讲话的目的：有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、凭吊性的讲话等4.按讲话的内容分：有政治的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节的讲话等21（四）讲话稿的结构讲话稿包括三部分：开头+主体+结尾。 （五）注意事项：1.口齿清晰、吐字准确、注意语调的抑扬顿挫，是讲话者应具有的基本条件2.讲话稿的内容要有针对性3.观点鲜明，主题明确 4.语言要通俗、生动22思考题思考题1.“语言平易、通俗，交流具有互动性”，这是（C）的特点 A.批答函 B.总结 C.讲话稿 D.市场调查报告23十一、市场调查报告十一、市场调查报告 （一）
13、概念：市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告 （二）市场调查报告的特点：1.针对性 2.真实性 3.典型性 4.时效性 24（三）市场调查报告的分类1.按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告。2.按目的、作用、内容分，有情况调查报告、事件调查报告和问题调查报告。（四）市场调查报告的结构是：标题+前言+正文+尾部 （五）撰写市场调查报告的注意事项:1.深入调查，充分占有材料。2.实事求是25思考题1.写好市场调查报告的前提和基础是（D） A.实事求是，态度端正 B.与客户做好协调和沟通工作 C.与各部门做好协调和沟
14、通工作 D.做好深入的市场调查2.市场调查报告的内容包括（AC） A.合理化建议 B.抨击不正当竞争 C.预见可能出现的问题 D.回避调查机构名称26思考题3.“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（C）部分 A.情况 B.回顾 C.建议 D.预测4.市场调查报告的典型性主要体现在（CD） A.要对未来的市场发展作出精确的预测 B.要及时准确地反映市场情况 C.要对调查来的材料进行科学分析使之能反映市场变化的规律 D.结论要准确可靠，结论须切实可行，有广泛的适应性和可操作性27十二、招标书十二、招标书（一）概念：招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优
15、选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明 （二）招标书的特点：具有明确性、竞争性、具体性和规范性28（三）招标书的类型按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等 （四）招标书的结构是：标题+正文+尾部 29思考招标书的正文结构包括（ACD） A.前言 B.基本情况 C.主体 D.结尾30实务题实务题10便便条条 高叶： 华荣公司拟建面积54000平方米、楼高22层的贸易商厦大楼，建筑地点在北京天地桥东1000米。公司准备招
16、标。请你以华荣公司名义，拟写一份工程设计招标书。 报名日期：2009年6月8日。投标期限：2009年6月15日起至2009年6月25日止。联系人：华荣公司办公室高叶。 行政经理：李明 2009年3月21日 31参考答案参考答案华荣公司贸易商厦建筑招标书 华荣公司贸易商厦是经上级和有关部门批准兴建的一项工程。工程招标条件完备。为了提高工程质量、降低成本，特公开招标。 项目名称：华荣公司贸易商厦 建筑面积：54000平方米，高22层 建筑地点：北京天地桥东1000米 项目要求：工程内容、范围、技术要求、材料档次、验收标准等，见附表 报名地点、日期：华荣公司总部办公室，2009年6月8日 招标期限：
17、2009年6月15日起至2009年7月15日止 32参考答案参考答案开标地点、时间：华荣公司总部会议室，2009年7月25日 开标过程将得到公证机构的公正。届时各投标人应派代表出席 评标结束时间：2009年8月15日 建设单位：华荣公司 地点：北京市路号 联系人：华荣公司办公室秘书高叶 电话（传真）： 附：施工图纸、勘探、设计资料和设计说明书（略） 二九年三月二十四日评分标准：1.本题满分10分。2.标题、落款、招标书主要内容每点1分，共10分。招标书格式不对扣2分。3.若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过10分。33十三、投标书十三、投标书（）概念：投标书也称“标函”，是投标人为了中标
18、而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本 （二）投标书特点：针对性、求实性和合约性 （三）投标书的结构是：标题+正文+尾部 （四）撰写投标书的注意事项：1.明确招标要求 2.实事求是，不可弄虚作假 3.语言简洁，语气谦和34思考实行公开招标采购方式的顺序是（D） A.投标、招标、开标 B.投标、招标、评标 C.招标、投标、开标 D.招标、投标、评标投标书的特点是（ACD） A.针对性 B.明确性 C.求实性 D.合约性 35综合练习1.信息反馈的形式有（AB） A.前反馈 B.后反馈 C.水平反馈 D.垂直反馈 注：信息反馈的形式有：正反馈和负反馈、
19、纵向反馈和横向反馈、前反馈和后反馈2.以下属于收文处理环节的是（AC） A.拟办 B.审核 C.催办 D.签发36综合练习3.下列公文标题表述不准确的是（ABC） A.医院关于要求改变拨款方式的报告 B.省财政厅关于同意大学新建教学楼的批示 C.大学关于举行春季运动会决定的通知 D.市人民政府关于开展财务大检查的通知4.下列表述准确的是（ABC） A.意向书主体部分的写作与合同相似 B.商品说明书讲究一定的装帧 C.商品说明书要尽量少用专业术语 D.订货单和订货合同是一回事37综合练习5.档案人员依据一定的题目，根据保存档案综合而成的档案加工品是（B） A.档案加工资料 B.档案参考资料 C.
20、档案专题资料 D.档案报道资料6.将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再传递的过程是（C） A.信息获取 B.信息利用 C.信息反馈 D.信息开发38综合练习7.档案参考资料包括（CD） A.全宗介绍 B.文件汇编 C.会议简介 D.组织沿革8.发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行（BC） A.校对 B.审查 C.修改 D.核对39综合练习9.文书承办工作的内容包括（CD） A.督促检查 B.决策部署 C.撰文答复 D.办理具体事宜10.述职报告的特点是（BCD） A.主观性 B.个人性 C.真实性 D.通俗性11.网络沟通中的主体包括（AB） A.技术载体环境 B
21、.企业文化环境 C.技术信息 D.资源信息40综合练习12.秘书可以根据工作的需要编写（BC） A.因果型信息 B.经验型信息 C.建议型信息 D.反映型信息13.信息利用服务的意义在于（ABC）A.实现信息价值 B.发挥信息作用 C.利于信息增值 D.便于信息查找41综合练习14.文稿审核中发现的（ABCD）可以直接修改 A.错字 B.漏字 C.不对的符号 D.不对的标点15.电子档案的特点包括（BCD） A.人工识读性 B.信息的可变性 C.信息的可共享性 D.对电子技术的依赖性（注：另外还有，非人工识读性；信息与载体的可分离性；多种信息载体的集成性）42综合练习16.在公文写作中使用数字
22、表述时，不应使用汉字的是（AB） A.成文时间 B.发文字号 C.惯用语 D.缩略语43综合练习73.具有决策性和制约性的公文是（A） A.决定 B.批复 C.通告 D.通报74.联合行文成文日期的标准是（D） A.第一个机关拟稿日期 B.最后一个机关拟稿日期 C.第一个机关签字日期 D.最后一个机关签字日期44中篇中篇 会议管理会议管理会议管理，包括会前管理、会中服务、会后落实3个部分，在学习的过程中要结合其在工作过程中的前后关系，帮助理解学习。三级秘书介绍了会议筹备阶段的会议筹备方案和应急方案的拟定，检查和审核会议的各项准备工作，与领导进行沟通；会中工作重点是对会议进展的控制，对会议经费使
23、用的监督、对突发事件的处理；会后会议总结的内容与要求，会议评价的标准等 本章内容在选择、情景录像和工作实务题中都会出现，其中在理论知识试卷中，本章占20%；技能操作试卷中，本章占30% 45思考会议报到处的秘书应对与会者（ABD） A.发放餐券 B.安排住宿 C.表示欢迎 D.稍作简单介绍注：这个题目是五级秘书掌握的内容。出现在2012年5月的三级秘书考试中了。五级秘书复习内容中这样表述： “会议接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员。必要时，引到与会者去其住宿的房间，并简要介绍周围的情况和开会的要求。”46思考对会议进行现场检查时，一般应先(D
24、)16页A.向领导汇报B.通知被检查的部门C.下发检查评估表D.确定检查的路线和确认检查重点47不定项选择不定项选择远程会议对于企业具有(AC)的优点 (A)节省时间 (B)节省人力(C)节省金钱 (D)保密性强 注意：远程会议的优点是注意：远程会议的优点是(ABCD)(ABCD)(A)(A)节省时间节省时间(B)(B)节省金钱节省金钱(C)(C)会议音像资料可永久保留会议音像资料可永久保留(D)(D)会议交流更直接、简短会议交流更直接、简短48思考检查会场布置的情况应注意的方面是（ABC）13页 A.会标是否端庄醒目 B.领导者名签是否安排妥当 C.鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体 D.投
25、票设施是否完善49不定项选择不定项选择安排会议的议程，应重点确定(AD) 2页 (A)大会的发言人和演讲者(B)会议中某些仪式(揭幕、剪彩、表彰)的顺序 (C)会议的分组(D)会议结束时做总结报告的人会议的收尾工作包括(ABC) A.将会议记录归档保存 B.整理会议室 C.办理设备的归还手续 D.迎接与会人员50不定项选择不定项选择评价会议效率和质量应考虑的因素是（ABCD） A.会议目标是否实现 B.会议时间是否合理 C.与会人员是否有收获 D.会议服务是否到位 评估会议应注意（ABCD） A.侧重对主持人的评估 B.会议效果评估表所设问题有针对性 C.避免与会人员反感 D.评估形式与话题导
26、向51单选题评估会议结果应考虑的因素有（A） A.是否实现预期目标 B.是否有公众关注的焦点新闻 C.是否令主持人满意 D.是否有备选的会址确定会议的主题与议题应不包括（B） A.有切实的依据 B.考虑社会热点问题 C.结合本单位的实际 D.有明确的目的视频会议的特点不包括（C） A.实现声音和图像同时传送 B.节省时间、费用 C.形成广泛的间接沟通 D.打破了空间的限制52技能操作题技能操作题11背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是总经背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是总经理需要你完成的任务。理需要你完成的任务。高叶：高叶：公司定于公司定于2006年年12月月25日举行公司年会
27、暨总结表日举行公司年会暨总结表彰会，会期两天。为了把这次会议开好，我正在拟写彰会，会期两天。为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格。帮我将三个组的分工制成表格。行政经理行政经理年年月月日日53答：答：一、会议筹备方案的内容包括：一、会议筹备方案的内容包括：1.会议的目的与宗旨、会议的内容、形会议的目的与宗
28、旨、会议的内容、形式（会议名称）式（会议名称）2.会议主题和议题会议主题和议题3.会议议程和日程会议议程和日程4.时间和地点时间和地点5.参会参会人员组成人员组成6.确定会议所需的设备和工具确定会议所需的设备和工具7.会议文件的范围及印制和复制会议文件的范围及印制和复制8.会议会议经费预算经费预算9.会议住宿和餐饮安排会议住宿和餐饮安排10.会议筹备机构和人员分工（各项工作负会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间）责人、各项活动的推进时间）54答：二、会议筹备小组的分工答：二、会议筹备小组的分工团队负责人团队负责人职职责责总指挥（或秘书长）总指挥（或秘书长）整个活动的总负责
29、、总协调整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长）副总指挥（或副秘书长）协助总指挥负责常务工作协助总指挥负责常务工作宣传策划组宣传策划组策划会议形式、发奖形式、奖品策划会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动会务组会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会制作、会议资料的整理、汇编议资料的整理、汇编会议机构的分工要明确、责任到人、各
30、司其责、加强协会议机构的分工要明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报。调、经常汇报。55评分说明：评分说明：1.本题满分本题满分15分。分。2.第一大点第一大点“会议筹备方案的内容会议筹备方案的内容”，每一小点，每一小点1分，共分，共8分，答出分，答出8个小点即给满分。个小点即给满分。3.第二大点第二大点“会议筹备小组的分工会议筹备小组的分工”的表格，分的表格，分项加列表共项加列表共2分，每一行分，每一行1分，共分，共5分。其他每分。其他每行行1分，列出五项共分，列出五项共5分。分。4.若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值
31、酌情给分。情理，即可参照各点分值酌情给分。5.在叙述中出现错字、别字，每在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除个字可扣除1分，分，但最多扣除但最多扣除3分。分。56技能操作题技能操作题12便便条条高叶高叶:公司为了了解客户对新产品公司为了了解客户对新产品YG的使用情况，决的使用情况，决定于下月初举办一次客户座谈会，并以远程会议形定于下月初举办一次客户座谈会，并以远程会议形式进行。请你向我说明：式进行。请你向我说明：1.远程会议有哪些优势？远程会议有哪些优势？2.如何开好此次会议？如何开好此次会议？谢谢！谢谢！行政经理行政经理年年月月日日57答：答：1.远程会议的优势包括：（1）节省时间；（2）
32、节省经费；（3）能使用录音带做永久记录；（4）交流更直接、简短。2.为了开好此次会议，须注意以下几个方面：（1）了解提供电信会议服务公司的服务业务；（2）提前向客户发邀请并确认；（3）会议相关材料（如会议程序、议程等）应尽早寄给与会者，以便他们准备；（4）至少提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将会议日期、会议起止时间、58答：答：会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等内容告知电信会议服务公司； （5）检查会议设备齐全、正常、摆放是否符合要求；（6）设备数目相当、需要放置合理；（7）会议主持人应做好会议进程的引导工作，提高座谈会的效率。评分标准：评分标准：1.本题满
33、分本题满分10分。分。2.缺少一小点扣缺少一小点扣1分。分。3.在叙述中出现错字、别字，每在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除个字可扣除1分，但分，但最多扣除最多扣除3分。分。59技能操作题技能操作题13备备忘忘录录至：秘书高叶至：秘书高叶自：行政经理苏明自：行政经理苏明主题：主题：公司准备将今年的公司年会办成远程电话公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，无决定由你起草此次会议筹备方案的初会议，无决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我
34、。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。议。行政经理行政经理苏明苏明年年月月日日60参考答案：参考答案：备备忘忘录录至：行政经理至：行政经理自：高叶自：高叶主题：远程会议筹备方案特点和做好会务筹备情况检查的方法主题：远程会议筹备方案特点和做好会务筹备情况检查的方法日期：日期：年年月月日日内容：内容：1.远程会议筹备方案特点远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点
35、。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。码、主持人姓名等。61参考答案：参考答案：（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论
36、。者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2.做好会务筹备情况检查的方法有两种：做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报）听取会议筹备人员的汇报A.听取汇报的领导要加强前期调查，深入一线，发现问题，解听取汇报的领导要加强前期调查，深入一线，发现问题，解决问题。决问题。B.会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。实效。C.选择合适的汇报时间。选择合适的
37、汇报时间。D.对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。之后要抓紧催办和落实。62（2）会前现场检查）会前现场检查A.检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。B.注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味高度敏注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。感。因此，要对所有工作人员提出要求。C.设立入场登记台。为使人们能
38、轻松、快捷地登记入场，可考设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。D.佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩徽章或佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩徽章或名牌。名牌。E.准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。有急救箱。F.安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组安排接待、服务人员。配备精
39、通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。织培训，回答与会者的提问。G.远程会议要加强对设备的检查。远程会议要加强对设备的检查。63技能操作题14备备忘忘录录至：秘书高叶至：秘书高叶自：行政经理苏明自：行政经理苏明主题：新产品展销订货会安全检查主题：新产品展销订货会安全检查公司定于公司定于2008年年2月月8日在日在市会议中心举行新市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主整顿。现在要求你接手
40、这项工作，并请就检查的主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。办公室。行政经理行政经理年年月月日日64参考答案及评分说明参考答案及评分说明备备忘忘录录至：行政经理至：行政经理自：高叶自：高叶主题：会务筹备情况检查的主要内容主题：会务筹备情况检查的主要内容日期：日期：年年月月日日内容：内容：一、会务筹备情况检查的主要内容一、会务筹备情况检查的主要内容1.准备是否充分必须逐项检查准备是否充分必须逐项检查2.会议期间能否排除各种干扰会议期间能否排除各种干扰3.环境条件与用品准备环境条件与用品准备4.文件材料准备文件材料准备5.会场布置情况的检
41、查会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫设检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排65参考答案及评分说明参考答案及评分说明6.保卫工作的检查保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7.检查的其他内容检查的其他内容二、应注意的问题（或原则）二、应注意的问题（或原则）1.全面周到，注重细节，逐项落实。全面周到，注重细节
42、，逐项落实。2.眼见为实，实地检验。眼见为实，实地检验。评分标准：评分标准：1本题满分本题满分15分。分。2第一大点第一大点会务筹备情况检查的主要会务筹备情况检查的主要内容内容，其中第一小点，其中第一小点2分；其他各小点（分；其他各小点（27）每点）每点1分，答分，答出出5点即可得满分，共点即可得满分，共10分。分。3第二大点第二大点注意的问题注意的问题共共5分。第一小点分。第一小点2分，第二小点分，第二小点3分。分。4备忘录格式正确备忘录格式正确3分。分。5若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分但最多不超过参照
43、各点分值酌情给分但最多不超过2分。分。66思考：在会议文件审核修改之后，要由(B)进行终审A.秘书B.办公室主管领导 C.文件起草者D.办公室其他文员67思考提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要（1）18页1.进行会商 2.广泛征求意见 3.由各部门分别提出意见 4.只由牵头部门提出意见68不定项选择不定项选择在会议管理中，除了(C)，都是应该受关注的到会人员(A)主要发言人(B)关键代表(C)会务人员(D)重要嘉宾69不定项选择不定项选择在远程会议中，花费最少的是(B) 3页(A)视频会议(B)电话会议(C)电视会议(D)卫星会议70不定项选择不定项选择主席台的座次安排一般遵循(A
44、D)的原则(A)职务最高者居中(B)其余人按姓氏笔画排列(C)主持人居中(D)其余人按职务高低先左后右排列71不定项选择不定项选择单位举办开业典礼，常邀请(D)等人士出席(A)外宾、上级领导、员工家属、社会名流(B)上级领导、员工家属、社会名流、新闻记者 （C)外宾、员工家属、新闻记者、同行业代表 （D)上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表72二、监督会议经费的使用（一）会议经费的类型：（1）与会人员交费，包括：会员及非会员的交费；陪同人员的交费。（2）参展商交费；（3）联合主办者交费；（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配；（6）其他收入项目包括：录音、录像带和出版物；旅行、餐饮73不定项
45、选择不定项选择会议经费的来源渠道不包括(D) 34页(A)与会人员的缴费(B)参展商交费(C)广告、赞助和捐助(D)会议组织人员的办公经费74（二）会议经费使用的10个方面：1.文件资料费；2.邮电通讯费用；3.会议设备和用品费；4.会议场所租用费；5.会议办公费；6.会议宣传交际费；7.会议住宿补贴费；8.会议伙食补贴；9.会议交通费；10.其他开支 （三）会议经费使用的程序申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出75三、处理会中突发事件（一）会中突发事件的类型： 1.人员问题；2.健康与安全问题；3.行为问题。（二）处理会中突发事件的方法 （1）处理
46、人员问题（2）处理健康与安全问题（3）处理行为问题 （三）处理会中突发事件的工作程序 向领导报告启动会议应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作（向受害者及家属进行安抚、与媒体沟通）。76第三节 会后落实 一、会议总结工作一、会议总结工作 1.会议总结的目的？ （1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并妥善解决会议的遣留问题 772.会议总结的内容？2.会议总结的工作程序？ 对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报
47、告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行总结78二、会议评估工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求1.会议评估工作的内容？ （1）构成有效会议的要素：清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等。 （2）影响会议效率的主要原因：会议的必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工。792.会议评估的标准（1）是否达到目标。（2）会议时间评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否
48、到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项803.会议评估工作的方法和要求 会议评估工作的方法 A.在会议结束时以意见调查的方式进行。 B.告知与会人员有义务一同提高会议质量。 81不定项选择不定项选择1.担任会议主持工作的秘书，要促成会议形成决议，就应（B） A.多提封闭式的问题 B.限制具有威胁性和挑衅性的行为 C.及时打断固执已见的人员发言 D.多向他人提出积极有益的批评和建议82不定项选择不定项选择2.对会议筹备方案进行全面审核，审核的内容应包括（ABCD） A.审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内 B
49、.审核主持人的条件是否与会议要求相符 C.审核是否已有专人负责对特殊情况作紧急处理 D.审核是否有专人负责会议决议整理与处理83不定项选择不定项选择3.秘书拟写公司年会筹备方案时，可根据(AB)来确定会议主题(A)公司五年规划(B)总经理的工作报告(C)公司员工的培训计划(D)财务总监的预算报告84不定项选择不定项选择4.中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出(AC)(A)会议的发言人(B)会议主席团(C)会议的绝对中心(D)会议民主平等的气氛85不定项选择不定项选择5.推进会议进程应遵循的原则不包括( ) 31页(A)认真倾听(B)消除交流障碍(C)强调问题(D)充分尊重别人8
50、6不定项选择不定项选择6.在进行会议综合协调时，要协调好(ABCD)(A) 场地(B) 设备(C) 水电(D) 交通87不定项选择不定项选择7.在会议经费有限的情况下，应重点压缩(BC)的费用(A)文件资料(B)会议设备(C)场地租用(D)邮电通讯88不定项选择不定项选择8.下面导致会议成效不高的因素有(ACD)(A)程序安排不当(B)少数与会者缺席(C)会议记录不准确(D)会议组织不当，讨论跑题89不定项选择不定项选择9.天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和记者人数达1000多人，因人数大大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑(BD)
51、(A)控制对媒体接待的数量(B)加派人员协助停车场管理人员疏导车辆(C)取消签到程序，让与会者直接入场(D)临时增设另一签到处90不定项选择不定项选择10.要根据(ABCD)确定会场的整体格局(A)会议的规格(B)会议的规模(C)会议的性质(D)会议的形式91不定项选择不定项选择11.在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括(ABD)(A)住会人员总数(B)住会人员的食宿标准(C)会议人员的分组情况(D)住会人员的性别统计数92不定项选择不定项选择12.小型会场一般采用的布局是(BCD)(A)方形(B)方拱形(C)回字形(D)椭圆形93不定项选择不定项选择13.会议的议题根据实际情况一般可以
52、(ABCD)(A)合并议题(B)撤消议题(C)精简议题(D)临时改变议题94不定项选择不定项选择14.会议如有分组讨论，事先一定要明确(C)(A)分组的原则(B)分组的名单(C)讨论的范围(D)记录的人员15.会议接待组工作的重点应放在(AD)(A)会议生活服务(B)收费结算(C)宣传娱乐(D)医疗交通95不定项选择不定项选择16.涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用(AD)(A)方拱型(B)圆型(C)正方型(D)马蹄型96不定项选择不定项选择17.在会议进行中间，秘书应做好的工作包括(ABCD)(A)签到登记(B)会议记录(C)录音录像(D)会议保密97不定项选择不定项选择18.作为与会者，
53、如自己的意见遇到了其他人的批评，应采取的回应发言是(CD)(A)“我认为你的批评毫无道理，我以为”(B)“我不明白你在说些什么”(C)“也许你说的有一定道理，不过我需要再考虑一下”(D)“你的话对我很有启示，我会不断完善自己的意见”98不定项选择不定项选择19.秘书在会议上发言应注意(ABCD)。 (A)发言的时机(B)发言的仪态(C)发言的时限(D)发言的指向99不定项选择不定项选择20.会议总结可采取(AD)相结合(A)员工自我总结(B)员工背靠背评议(C)小组总结(D)集体总结100不定项选择不定项选择21.会议组织者在组织会议时应把握(ABC)(A)准时开会和散会(B)给每位与会者以平
54、等的发言机会(C)将复杂问题分解成若干易处理的小问题(D)鼓励不同意见进行争论101不定项选择不定项选择22.会议主题的确定应做到(ABD)。(A)有切实依据 (B)能结合本单位实际(C)主题尽量细化 (D)有明确目的注意：确定会议主题的主要原则包括(ABC)(A)要有切实依据(B)必须结合本单位实际(C)目的要明确(D)要考虑下级的要求102不定项选择不定项选择23.大型会议筹备机构中的会务组负责(BD)(A)拟写会议方案 (B)会场布置(C)生活服务 (D)会议接待签到103不定项选择不定项选择24.会场的整体格局要以(AB)作为安排依据(A)会议的性质 (B)会议形式(C)上司的指示 (
55、D)与会者人数25.秘书人员根据会议筹备方案的内容，做好会前的(ABD)(A)分工协作 (B)统筹协调(C)统一汇报 (D)综合检查104不定项选择不定项选择26.会议主持人在会议进行过程中应(CD)(A)多提封闭式问题(B)自己多发言(C)鼓励别人积极发言(D)控制会议进程105不定项选择不定项选择27.秘书协助会议主持人引导会议适时结束时，可采用的方法有(BC)(A)向与会者提示会议结束(B)时机成熟时，建议适时终止讨论，及时确认结论形成决议(C)建议限定讨论的议题(D)提议将有争议内容的议题放在会议的后半部分进行106不定项选择不定项选择28.会议绩效考评标准(ABCD)(A)是指对会议
56、工作人员绩效数量进行评价的准则(B)是指对会议工作人员绩效质量进行评价的准则(C)具有完整性(D)具有协调性107不定项选择不定项选择30.会议召开之前，应根据会议筹备方案，加强会前的(ACD)(A)综合检查(B)请示汇报(C)统筹协调(D)资源调配108不定项选择不定项选择31.为了加强会议的管理，保证会议的顺利进行，秘书通常需要准备的会议管理文件有(BD)(A)大会贺词(B)会议签到表(C)会议主题报告(D)会议须知109不定项选择不定项选择32.提高会议效率，压缩会议经费开支可以采取的方法有(AC)(A)缩短会议时间(B)一律由参会者自己负担交通费(C)尽量租用会议所需的设备(D)减少伙
57、食补贴33.举行电视会议时，会前应注意(BCD)(A)提前一个月发出通知(B)提前将会议的议程和资源寄给参会人员(C)选择服务好的电信公司 (D)准备多台摄像机110不定项选择不定项选择34.会议的效果与(ACD)有关(A)会议的准备工作 (B)会场的大小(C)主持人的水平 (D)参会者的态度35.需经上司审阅签字生效的会议文件有(AD)(A)会议简报 (B)会议记录(C)会议纪要 (D)会议议程111不定项选择不定项选择36.秘书安排大会典型发言时，要充分考虑到各方面的因素，特别是(ABCD)(A)部门间的平衡(B)上下级间的平衡(C)先进单位和一般单位间的平衡(D)各议题间的平衡112不定
58、项选择不定项选择37.在确定重要会议与会人员的范围时，需考虑(AB)(A)符合法定程序(B)各单位名额要平衡(C)会场的规模(D)列席代表的数量113不定项选择不定项选择38.秘书人员在编制会议费中的设备租用费用时，需考虑设备的(ABCD)(A)使用期限(B)型号(C)功能(D)租用费114不定项选择不定项选择39.召开组织内部小型会议恰当的时间为(BD)。(A)刚上班的时间 (B)上午9点至11点(C)快下班的时间 (D)下午3点至4点 注意：小型会议参会者不超过（百）人。中型会议不超过（千）人。115不定项选择不定项选择40.会议主持人的主要职责包括(BC)(A)做出精彩的演讲 (B)有效
59、地推进会议进程(C)控制好发言秩序 (D)为与会者做相互介绍116不定项选择不定项选择41.与普通会议相比，电视会议更需要(ACD)(A)主持人控制好会议的节奏(B)与会者踊跃发言(C)分会场协调严格遵守议程的时间(D)与会者准备好与议题相关的资料117不定项选择不定项选择42.秘书在新闻发布会中接受记者采访时，应(BC)(A)尽量全面回答问题(B)尽量简短回答问题(C)尽量使用专业术语，以保证内容的严谨(D)采取模糊语言回答记者的追问118实务题实务题15便便条条 高叶： 为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。 行政经理 年
60、月日 答：新闻发布会准备工作的要点如下 1.确定会议的主题、议题、名称 2.确定会议议程 3.会议的时间和地点 4.确定会议主持人，新闻发言人 5.确定会议设备和工具，文件资料准备的范围和印制，如公司简介，产品介绍，新闻发言提纲，答记者问提纲 6.与会代表的组成，提前向记者发出邀请 7.经费预算 8.安排好给记者的礼品、餐饮活动 9.确定新闻发布会的筹备人员 119不定项选择不定项选择43.要做好大型会议的组织和协调工作，就应(AC)(A)建立统一的信息系统(B)做好工作人员的培训(C)将工作人员明确分工(D)发扬团队精神120不定项选择不定项选择44.(BD)的决议内容须以会议纪要的形式下发
61、 A.座谈会 B.公司年会 C.董事会 D.职代会45.在召开远程会议时，应首先考虑（A） A.技术要求、保密要求 B.省时、省力 C.交通不便 D.互动性强121不定项选择不定项选择46.作为团队会议的主持者，当会议成员发生激烈的争论时，应当(C)(A)明确支持正确的一方(B)静观其变(C)提醒争论双方注意倾听对方的意见(D)注意维护会议民主和开放的氛围122不定项选择不定项选择47.会议的目标失控或跑题的主要原因是(B)(A)会议被少数强势发言者所控制(B)主持人失职(C)与会部门较多(D)与会者的态度不积极123不定项选择不定项选择48.多议题会议中，应将需集中大家智慧拿出创意见解的议题
62、排列在(C)(A)会议最后(B)会议中间(C)会议前半部分(D)会议间歇休息后124不定项选择不定项选择49.评价会议成功与否，首先要（A）A.分析确定影响会议效果的主要因素B.设计会议效果评估表C.汇总评估结果D.对会议工作人员的表现进行评估注：此题未在书上找到原题，根据分析，答案宜为 A125不定项选择不定项选择50.会谈是指双方或多方为各自利益， 就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等。会议的内容比较正式，而且有较强的（C） A.礼仪性 B.理论性 C.专题性 D.实操性51.会议效果与（D）决定会议效率。 A.会议报道 B.会议人力资源成本 C.会议物品支出 D.会议成本126
63、实务题16背景：天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。除了务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。便便条条高叶：高叶：这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下资料：这次招商引资大会的秘书
64、处希望我们提供以下资料：1.拟定商务活动的礼宾次序方案；拟定商务活动的礼宾次序方案；2.提供参加会议活动的着装提供参加会议活动的着装建议；建议；3.提供会议应急方案主要内容。请你尽快把这三种提供会议应急方案主要内容。请你尽快把这三种资料准备好，于本月资料准备好，于本月10日之前交给我。谢谢！日之前交给我。谢谢！127答：1.礼宾次序：（礼宾次序：（1）首先按来宾或代表团团长的身份、职务排列；）首先按来宾或代表团团长的身份、职务排列；（2）身份相同者再按国家或地区名称的拉丁字母顺序排列；）身份相同者再按国家或地区名称的拉丁字母顺序排列；（3）名称的第一个字母相同者，可再按告知东道主参会的时）名称
65、的第一个字母相同者，可再按告知东道主参会的时间先后次序排列。间先后次序排列。2.着装建议：（着装建议：（1）白天正式场合（迎送来宾、开幕式、闭幕式、）白天正式场合（迎送来宾、开幕式、闭幕式、商务洽谈）商务洽谈）：男士：深色西服套装、浅色衬衫、颜色素雅的领：男士：深色西服套装、浅色衬衫、颜色素雅的领带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：西服套装、配色协调的衬衫带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：西服套装、配色协调的衬衫或内衣、半高跟皮鞋、丝袜、淡妆。（或内衣、半高跟皮鞋、丝袜、淡妆。（2）晚上正式场合（晚）晚上正式场合（晚宴、音乐会等）宴、音乐会等）：男士：深色西服套装、白色衬衫、与白天不：男士：深色西服套装
66、、白色衬衫、与白天不同的更漂亮的领带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：晚礼服（旗同的更漂亮的领带、黑色皮鞋、深色袜子。女士：晚礼服（旗袍；中式短袄加长裙；单色连衣裙或色彩典雅、华丽的单色套袍；中式短袄加长裙；单色连衣裙或色彩典雅、华丽的单色套装）。（装）。（3）参观开发区：男士：职业便装：）参观开发区：男士：职业便装：T恤衫配长裤；毛恤衫配长裤；毛衣、夹克衫配长裤；休闲风格的皮鞋；女士：职业便装：衬衫、衣、夹克衫配长裤；休闲风格的皮鞋；女士：职业便装：衬衫、夹克衫配长裤；略带休闲风格的套裙；休闲式鞋子。（夹克衫配长裤；略带休闲风格的套裙；休闲式鞋子。（4）休）休闲场合（游览景区）：无论男女均可以：运
67、动装、牛仔服、旅闲场合（游览景区）：无论男女均可以：运动装、牛仔服、旅游鞋或运动鞋。游鞋或运动鞋。3.会议应急方案的内容：（会议应急方案的内容：（1）会议举行过程中可能出现的问题；）会议举行过程中可能出现的问题；（2）人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题；）人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题；（3）负责解决以上问题的工作人员。）负责解决以上问题的工作人员。128实务题17 便 条 高叶： 我公司近日将与HNG公司举行技术贸易洽谈，王玲已为此次洽谈准备好了待签合同文本，共18页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封面以白色复印纸打印。这种做法是否正确？请你向我说明准备待
68、签文本的要求。另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。谢谢。 行政经理 苏明 年月日 129参考答案参考答案：1.王玲的做法不正确。待签文本的准备要求是：王玲的做法不正确。待签文本的准备要求是：（1）依）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的准备。（的准备。（2）与）与HNG公司协商并指定专人，共同负责合同的公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。（校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。（3）按常规，应为）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一
69、份待签的合同文本。在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，必要时，还可再向各方提供一份副本。（还可再向各方提供一份副本。（4）合同应用精美的）合同应用精美的白纸印制而成白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸）（王玲却用了黄色信纸），按大八开的规格装订，按大八开的规格装订成册成册（王玲却用装订器简单装订）（王玲却用装订器简单装订），并以高档质料如真皮、金，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸）（王玲却用了白色复印纸）2.关于座次安排：（关于座次安排：（1）应请）应请HNG公司的代表在签字桌右公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，
70、我方代表则应同时就座于签字桌侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）（左侧（或背门一侧）（2）双方各自的助签人，应分别站立于）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（3）双方）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高也可依照职位的高低，依次自左至右（低，依次自左至右（HNG方）或是自右至方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（4）
71、当一）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低前高后低”的惯例，排的惯例，排成两行或三行。（成两行或三行。（5）原则上双方随员人数大体相当。）原则上双方随员人数大体相当。130事务管理重点内容事务管理，从秘书日常工作“办文、办事、办会”中的“办事”角度出发，比较全面的阐述了秘书日常办公室事务工作的相关内容。要求对接待工作、办公环境管理工作、办公室日常事务管理工作、办公用品管理工作以及信息管理工作能有比较系统的掌握。 本章内容在三级考试中所占分值较多，其中在理论知识试卷中占25%，侧重考核考生对相关知识和注意事项内容的了解；在技能操作试卷中，占40%，检验考
72、生对办公室事务的管理程序、方法和内容的掌握程度。131一、涉外接待的原则 1.不卑不亢 2.依法办事 3.内外有别 4.尊重个人 5.女士优先 6.入乡随俗132二、礼宾次序商务交往中，礼宾次序有5种常见的排列方法：(1)依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。(2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、商务、科技、学术、军事交住。(3)依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1.当各国大使同时参加派驻国的某项活动时;2.在非正式的涉外活动中亦可采用法。(4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次
73、序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。(5)不排列。上述方法难以应用时，便采用此法。133思考礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾（B）、平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题 A.尊重个人 B.尊卑有序 C.各国平等 D.以右为尊134三、涉外迎送仪式的要求(1)发出邀请：一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2)准备工作：在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况;2.了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊生
74、活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料;3.拟订来宾访问日程;4.安排食宿。(3)善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。135四、着装要求与迎送步骤参加涉外迎送仪式的所有人员的着装要求：着装要郑重其事，着正装涉外迎送仪仗式的工作步骤：1.确定迎候人员；2.准备迎宾的物品；3.见面讲究礼节；4.送行前的拜访；5.安排送行仪式136五、涉外会见会谈的要求会见会谈的要求：(1)秘书要充分了解对方的情况。(2)准备工作要落实到位。（3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。137六、涉外宴请的原则
75、、西餐礼仪涉外宴请的原则：(1)宴请环境十分重要，应选雅致、安静的地方，(2)点菜时不仅要考虑外宾因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。(3)菜肴要有地方特色，可以精致、丰盛，但不必豪华、奢侈。(4)参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴西餐礼仪：我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应了解基本的西餐礼仪：(1)西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。(2)衣着要整齐。(3)赴宴的第二天，要向主人表示感谢138七、选择礼品的注意事项选择礼品需考虑的因素： 1.与受礼者的关系； 2.明确送礼的原因； 3.了解
76、受礼者的特点； 4.经济方面的限定注意：礼仪要求，重在考核对日本的礼仪（包括礼物购买）139思考在涉外商务活动中，选择的礼品应该（B） A.印上送礼单位的名称 B.包装讲究 C.贵重 D.初次见面就送上140八、办公模式的种类及导致办公模式变化的原因办公模式的种类：在家工作；远程工作；虚拟办公室；临时办公桌；弹性时间；兼职工作；合同工作；交叉工作；项目团队 导致办公模式变化原因 1.办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。2.城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。3.高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联
77、络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。4.企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。5.企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。6.一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。7.在宽松的社会环境中，人们希望最大限度发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式141思考导致工作模式发生变化的原因不包括（A） A.个性发展要求 B.高科技的发展 C.企业间竞争加剧 D.城市交通压力142工作实务题工作实务题18背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明
78、需要你完成的任务。总经理苏明需要你完成的任务。便便条条高叶：高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。用的其他较新的工作模式以供参考。总经理总经理苏明苏明2007年年3月月5日日143参考答案：参考答案：1.在家工作模式优缺点在家工作模式优缺点（1）在家工作模式含义：指人们在
79、家中执行企业或团队交给的）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在单位的工作时数，而增加在家里的工作和任务，通常减少在单位的工作时数，而增加在家里的工作时数。工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。作人员也能减少交通费用。（3）缺点：需投资计算机和电话给工作
80、人员，以保持联系和能）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。144参考答案：参考答案：2.其他工作模式其他工作模式（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许）弹性时间工作模
81、式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。工作时间的一种方法。（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。管与总部保持联系。（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能
82、在一个虚拟的环境中工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。工作进行管理的一种工作模式。145参考答案：参考答案：（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员
83、，并制定合同时确其权利和义务，直到完成专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来间工作
84、及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。146九、办公室布局种类、合理布局的作用办公室的布局种类： 有两种不同方法来间隔办公空间 （1）开放式办公室（2）封闭式办公室 合理进行办公室布局的作用： （1）形成有
85、效率的工作流程。（2）有利于员工的工作分配。（3）有利于工作顺利完成 147十、开放式办公室的特点开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室的特点：不设个人专用办公室；组合工作间的材料丰富多样；办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置 148思考有的办公场所的工作位置用隔离板分开，以区分不同的工作部门及减少噪音，此为（C）办公室 A.网格式 B.半开放式 C.开放式 D.间隔式设计不同形式的办公室不必考虑的因素有（D） A.面积、空间大小 B.人员流动的频率 C.需要设备及家具的多少 D.客户的要求149工作实务工作实务1
86、9背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工任务。行政经理苏明需要你完成的几项工任务。一、（一、（15分）分）便便条条高叶：高叶：公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司场地有限，新聘人员将采用新的工作模式，他们司场地有限，新聘人员将采用新的工作模式，他们将成为公司的项目签约职工。请为这些新产品开发将成为公司的项目签约职工。请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种工作模式的优势。工作模式的优势。谢谢！谢谢！行政经理行
87、政经理苏明苏明年年月月日日150参考答案：参考答案：1.可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。2.采用在家工作模式的优势有：采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。）工作人员也
88、能减少交通费用。3.采用定期合同制工作模式的优势有：采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。）所聘用人员工作有动力，效率高。15
89、1评分标准：评分标准：1.本题满分本题满分15分。分。2.在叙述中出现错字、别字，每字可扣除在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，分，但最多扣除但最多扣除3分。分。3.工作模式的选择正确给工作模式的选择正确给2分。分。4.在家办公模式的优势每点在家办公模式的优势每点1分，共分，共5分。分。5.定期合同制工作模式的优势中（定期合同制工作模式的优势中（2）（）（3）（）（4）每点每点2分，（分，（1）（）（5）每点）每点1分，共分，共8分。分。6.考生答题内容若与标准答案有出入，只要内容考生答题内容若与标准答案有出入，只要内容接近可以参考每点分值酌情给分。接近可以参考每点分值酌情给分。152十一
90、、突发事件种类与处理原则突发事件种类与处理原则1.突发事件的种类：火灾；伤害；疾病；炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则：（1）快速反应，控制事态发展；（2）以人为本，保护公众利益；（3）公开透明，真诚面对公众；（4）重塑形象，置之死地而后生153十二、事故情况记录表的信息事故情况记录表通常记录下面的信息：事故日期；事故地点；事故涉及的人员；事故的证人；事故过程的概述；填写事故记录簿的人员签名。154十三、突发事件的预防措施（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如
91、健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。155十四、突发事件的应对措施应对措施：（1）准备清除的书面紧急情况处理程序。（2）用这些紧急情况处理程
92、序培训所有人员。（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。（5）明确员工在紧急情况下的职责。（6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。（8）保证定期检查和更新设备。156实务题20 便 条高叶：高叶：前几日，前台秘书发现在公共接待区有一前几日，前台秘书发现在公共接待区有一无人认领的可疑提包，造成前台工作人员的一无人认领的可疑提包，造成前台工作人员的一场虚惊。通过这次事件，我认为应加强对员工场虚惊。通过这次事件，我认为应加强对员工进行紧急情况的预防措施和应对措施的教育。进行紧急情况的预防措施和应对措施
93、的教育。我拟在本周五对公司全体员工进行一次专题培我拟在本周五对公司全体员工进行一次专题培训，请你就预防紧急情况的措施和应对方法拟训，请你就预防紧急情况的措施和应对方法拟出相应的建议。谢谢。出相应的建议。谢谢。行政经理行政经理苏明苏明年年月月日日157参考答案：参考答案：关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议1.预防紧急情况的措施预防紧急情况的措施紧急情况指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，紧急情况指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有
94、责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。预防紧急情况的措施有：（的危险最小化。预防紧急情况的措施有：（1）以书面形式确定）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；（安全
95、培训、急救培训、保安人员的特殊培训；（3）张贴显示有）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由
96、他们担当处理；（处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查、维护和）保证定期检查、维护和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包。更新设备，如报警装置、灭火器、急救包。158参考答案：参考答案：2.紧急情况的应对措施紧急情况的应对措施（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应
97、完全打开，以减最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。描设备检查险情。（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和
98、个人物品迅速疏散，保证延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。159十五、督查工作的内容（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项 (2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。（3）本单位的中心工作、重
99、要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。（5）人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。（6）下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。（7）秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。160十六、督查工作的程序和注意事项督查工作程序：上司交办事项督查的程序为：交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核立卷归档注意事项1.查办、催办技巧：查办催办工作应当遵循一定的规律和方法，但也有其自身的特点和工作方式。一般有如下方法：(1)与信息工作相结合；(
100、2)与调查研究相结合；(3)坚持归口办理，分级负责；(4)坚持结报反馈制度2.注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限要求；（4）办实事；(5)谦虚谨慎。161十七、办公室工作计划的种类（1）按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划3种类型。（2）按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划5种类型 162十八、工作计划的制订方法（1）根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。 （2）区别重要的任务和紧急的任务，按ABC
101、D法则，先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。 （3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。 163十八、工作计划的制订方法（4）列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。 （5）明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。 （6）指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。 （7）从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。 （8）明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。 （9）明确工作进展
102、的情况的质量如何监督和管理。 164十九、计划的内容行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的重要方面，具体包括： (1)每一项任务的具体目标 (2)每一项任务的数量要求和质量要求 (3)每一项任务所需的资源 (4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人 (5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。 165二十、制订工作计划的工作顺序1.制订工作计划的程序 估量机会确定目标确定计划工作的前提条件拟定可行方案评价备选方案选择方案拟定分计划编制预算2.编制常见的工作计划：要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。
103、 166思考填写计划表时，应从（A）的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入 A.最终完成 B.最难完成 C.最先完成 D.最易完成在对办公设备建档时，设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的（D）中 A.购买信息 B.维护合同 C.日志记录 D.基本信息167二十一、关于承办期限1.承办期限：指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定。许多企业都明文规定，处理工作花费的时间必须按规定执行，并进行监督管理2.承办期限制度：是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。 3.制
104、定承办期限规定的工作程序 (1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限适宜标准。(3)确定同一任务的不同承办周期。(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。 168思考承办期限以任务完成的（B）为制定的规则 A.目标性 B.时效性 C.过程性 D.阶段性169二十二、对办公室工作评估意义、要求对办公室工作评估的意义（1）提高了管理工作的效率（2）明确了组织机构的建制（3）促进了员工承担责任（4）有助于进行控制和监督工作。 工作质量评估的要求（1）目标不宜过多（2）目标之间要相互协调。170二十三、评估工作程序1.对办公室工作进行目标管理：(1)建立一
105、套完整的目标体系(2)确定目标(3)组织实施(4)检查评估 2.对办公室工作进行量化管理：办公室工作量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法 3.对办公室工作进行评估：目标须明确并可以考核。包括：（1）数量目标评估；（2）质量目标评估 171工作实务题工作实务题21背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。政经理苏明需要你完成的任务。便便条条高叶：高叶：公司目前需要编制下一年采购预算，请你介绍一公司目前需要编制下一年采购预
106、算，请你介绍一下编制采购预算的一般程序。下编制采购预算的一般程序。行政经理行政经理苏明苏明2007年年2月月6日日参考答案：参考答案：1.确定预算的核算基数。确定预算的核算基数。2.进行市场调研。进行市场调研。3.确定采购产品的种类及型号价格。确定采购产品的种类及型号价格。4.编写预算方案。编写预算方案。5.征求意见，完善方案。征求意见，完善方案。172思考题思考题1.会场布置情况的检查一般不采用（会场布置情况的检查一般不采用（B）A.口头形式口头形式B.座谈会形式座谈会形式C.协调会形式协调会形式D.书面形式书面形式2.秘书要围绕工作中心，突出重点，根据（秘书要围绕工作中心，突出重点，根据（
107、B）来确）来确定督查工作任务定督查工作任务A.工作性质工作性质B.上司的工作习惯和重视程度上司的工作习惯和重视程度C.工作计划工作计划D.同级部门的要求同级部门的要求3.目前许多企业常用来激励员工的办公模式是（目前许多企业常用来激励员工的办公模式是（A）A.弹性时间工作弹性时间工作B.集中工作集中工作C.远程工作远程工作D.兼职工作兼职工作173思考题思考题4.会议文件审核的方法不包括（会议文件审核的方法不包括（C）A.对校法对校法B.折校法折校法C.单校法单校法D.读校法读校法5.对述职报告表述准确的是（对述职报告表述准确的是（B）A.述职报告主要是述职者对本单位情况的总结述职报告主要是述职
108、者对本单位情况的总结B.述职报告主要是述职者对自己履行岗位职责情况述职报告主要是述职者对自己履行岗位职责情况的总结的总结C.述职报告成功与否，主要取决于述职报告述职报告成功与否，主要取决于述职报告本身的写作本身的写作D.写述职报告首先要做大量的社会调查写述职报告首先要做大量的社会调查6.“语言平易、通俗，交流具有互动性语言平易、通俗，交流具有互动性”，这是，这是（C）的特点）的特点A.批答函批答函B.总结总结C.讲话稿讲话稿D.市场调查报告市场调查报告174思考题思考题7.迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题，一些单位采
109、用（时间和减少交通环境问题，一些单位采用（B）的工）的工作模式作模式A.弹性时间弹性时间B.在家工作在家工作C.远程工作远程工作D.虚拟办公室虚拟办公室8.应邀赴家宴时，到达时间应该比约定时间（应邀赴家宴时，到达时间应该比约定时间（D）A.早到早到20分钟分钟B.晚到晚到20分钟分钟C.早到早到30分钟分钟D.稍稍晚几分钟晚几分钟9.评估会议结果应考虑的因素有（评估会议结果应考虑的因素有（A）A.是否实现预期目标是否实现预期目标B.是否有公众关注的焦点新闻是否有公众关注的焦点新闻C.是否令主持人满意是否令主持人满意D.是否有备选的会址是否有备选的会址175思考题思考题10.涉外交往中应邀参加晚
110、宴时（涉外交往中应邀参加晚宴时（B）A.女性不要化妆，也不要穿白天的工作装赴宴女性不要化妆，也不要穿白天的工作装赴宴B.女性要化妆，不要穿白天的工作装赴宴女性要化妆，不要穿白天的工作装赴宴C.男士可着便装或白天的工作装赴宴男士可着便装或白天的工作装赴宴D.男士可着西装或白天的工作装赴宴男士可着西装或白天的工作装赴宴11.按照文件要求或领导批示，具体处理文件的工作按照文件要求或领导批示，具体处理文件的工作称为（称为（C）A.办理办理B.拟办拟办C.承办承办D.注办注办176思考题思考题12.有的办公场所的工作位置用隔离板分开，以区有的办公场所的工作位置用隔离板分开，以区分不同的工作部门及减少噪音
111、，此为分不同的工作部门及减少噪音，此为（C）办公室）办公室A.网格式网格式B.半开放式半开放式C.开放式开放式D.间隔式间隔式13.文稿审核是文稿（文稿审核是文稿（A）前的最后一道文字工序）前的最后一道文字工序A.签发签发B.复核复核C.缮印缮印D.分发分发14.秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于（属于（C）A.信息整理信息整理B.信息提炼信息提炼C.信息开发信息开发D.信息反馈信息反馈177思考题15.设计办公室结构和布局需考虑的因素有（ABCD） A.员工人数 B.购买或租用的面积 C.组织机构建制 D.组织经营的性质或内容16.公司决定购
112、买某办公设备，秘书可以通过（ABD）方式处理 A.电话订购 B.网上购物 C.上门租借 D.信函订购 178思考题18.日本习俗要求向个人馈赠礼品应（AC） A.礼不在厚，贵在得当 B.在公众场合进行 C.私下进行，尽量不当众送出 D.是价值较高的物品 19.与俄罗斯客人交往时要了解的是（BC）A.向他们赠送鲜花要送双支 B.他们一般用面包和盐招待贵客 C.向他们赠送鲜花要送单支 D.可向他们送适量的现金表示友好 179思考题思考题20.大事记是按照（大事记是按照（A）简要地记载一定历史时期发）简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料生的重大事件的参考资料A.时间顺序时间顺序B.文号顺序
113、文号顺序C.分类顺序分类顺序D.内容重要程度内容重要程度21.文书写作中，使用第三人称的文种主要有文书写作中，使用第三人称的文种主要有（ABCD）A.通报通报B.会议纪要会议纪要C.会议记录会议记录D.合同合同22.文书写作中，使用第一人称的文种主要有文书写作中，使用第一人称的文种主要有（ABCD）A.报告、请示报告、请示B.函、计划、总结函、计划、总结C.邀请信、感谢信邀请信、感谢信D.述职报告述职报告180思考题23.秘书进行库存监督的目的是（BCD）A.监督购货票据 B.监督物品数量 C.监督使用情况 D.监督库存记录24.关于与外宾会面时的礼仪，描述错误的是（BC） A.见面礼仪应视对
114、象和场合的不同而有所差异 B.可交叉握手和倚靠在门槛上握手 C.首次见面可使用昵称 D.握手时可伴有鞠躬 181事务管理综合训练（一）判断题（一）判断题1.鸡尾酒会一般适用于规格较高的庆祝性、纪念性活动，是除正式宴会外最常采用的招待会形式。（） 2.西餐讲究“同食共餐”主人为客人夹菜、劝酒，席间自然产生和谐融洽的气氛。（X） 3.西式宴会上，刀叉的习惯用法是右手持叉，左手握刀。（X） 4.客人、晚辈、女士一般不宜首先提出为某某人干杯。（） 182（一）判断题（一）判断题5.赴西式宴会应首先向女主人招呼握手，然后再转向男主人。（） 6.进餐时，把餐巾塞在胸前领口内的做法是人类近现代饮食文明的象征
115、。（X） 7.一般来说，美国人喜欢红茶，欧洲人喜欢乌龙茶，而日本人喜欢袋泡茶。（X） 8.出入境安全检查主要指禁止携带武器、凶器、爆炸物和剧毒物等。（） 183（一）判断题（一）判断题9.重大决策的督查，立项后要尽快制定督查方案，交领导批准后执行.（） 10.非程序性决策是领导者决策活动的重点，秘书的辅助决策活动也主要体现在此过程中。（） 11.对突发性政治事件，无预案的，应报告公安部门采取恰当措施及时平息事态。（）12.秘书帮助领导者总结过去的经验、借鉴别人的经验，属于为领导决策提供事实性信息。（X） 184（一）判断题（一）判断题13.凡是需要向批示领导和交办领导反馈结果的事项，都应当列入
116、专项督查的范围() 14.在决策的各个阶段、各个环节都要高度重视信息() 15.时间ABC分类法将自己的工作按轻重缓急分为三类，A.紧急，重要；B.次要；C.一般 ()185（一）判断题（一）判断题16.辅助决策的谏诤原则就是要善于发现领导者诀策中的偏差或错误，实事求是地反馈、谏诤，并积极提出调整或修正原来诀策的意见和建议，供领导者参考。() 17.实现信息资源的社会共享是国家信息化的一条根本原则和重要目标。()18.“信息高速公路”的发展，离不开传输技术、声像技术、接收技术、交换技术等高新技术的支持。()186（一）判断题（一）判断题19.信息系统中，信息量是第一位的，是信息系统发展变化的主
117、要因素。(X) 20.在上海宣布通过国家鉴定验收的“中国高速互联研究试验网络”，是我国第一个高速计算机互联试验网络。(X) 21.督查调研人员收集书面报告就是把自己的调研报告整理好。(X)22.政府、行业协会是信息资源管理最基本的调控手段。（X）187（一）判断题（一）判断题23.通信反馈方式是一种复合式的信息反馈方式。（X） 24.政府信息公开法标志我国首部“真正意义上的信息化法规”已正式诞生。（X） 25.信息安全的保护包括对信息交流圈中公众的精神保护。（） 26.办公室环境要素包括空气、光线、声音、空间和绿化。（）27.办理出国商务旅行手续包括递呈出国申请书、办理护照、订购机票、申请签证
118、、准备妥健康证书、办理出境登记卡。（）188（二）单项选择题（二）单项选择题1.依国际惯例，涉外交往中基本礼仪要求之一是（D）。A.增加交流，增强友谊 B.左尊右卑，女士优先C.遵守诺言，尊重上级 D.入乡随俗，求同存异2.高规格的西式宴会，餐具摆放很规范，下列餐具摆放方法正确的是（A）。A.叉左刀右，叉尖、刀尖向上，刀口向内B.叉左刀右，叉尖、刀尖向下，刀口向内C.叉右刀左，叉尖、刀尖向上，刀口向内D.叉右刀左，叉尖、刀尖向下，刀口向内189（二）单项选择题（二）单项选择题3.（B）是习俗礼仪中的第一基本要求A.平等相待 B.真诚与尊重C.理解与支持 D.自然与自信4.在宴会上，坐姿应轻松而
119、不懒散，双手可放在膝上或椅子扶手上，腰背挺直，前胸应离餐桌约（C）cmA.10 B.15 C.20 D.255.在正式的西式宴会上摆放餐具时，刀与叉之间相距约（D）英寸A.6 B.8 C.10 D.12190（二）单项选择题（二）单项选择题6.下列不属于四大菜系的是（C）A.苏菜 B.川菜 C.浙菜 D.粤菜7.谈判者应注意的仪态之一是（B）A.目光 B.表情 C.服饰 D.行走8.（A）商人很注意形式，衣着很讲究A.法国 B.德国 C.英国 D.美国191（二）单项选择题（二）单项选择题9.督查调研的具体方式中，不包括（D）A召开调查会 B收集书面报告C实地观察 D文献研究10.（D）不属于
120、督查方案的主要内容A协调方法 B督查事项C决策机关 D决策方式 192（二）单项选择题（二）单项选择题11.在督查重大而且比较复杂的决策事项时，由于需要协调的问题和方面较多，所以需要运用督查中的(C)方法 A.现场 B.书面 C.会议 D.电话 12.督办事项的交办方式主要有(B)交办和会议交办两种 A.委托 B.书面 C.邮件 D.口头 13.处置突发性人为事故，在抢救、抢险的同时，应(C) A.查找原因 B.分清责任C.保护现场 D.分析事故 193（二）单项选择题（二）单项选择题14.督查调研的工具中，访问提纲、调查表、统计表等称为(B)工具 A.书写性 B.文书性C.书面性 D.文字性
121、 15.秘书辅助领导决策的综合性特点表现为辅助决策的全功能性和(C) A.涉及内容的多样性 B.事项的复杂性 C.范围的广泛性 D.工作的繁杂性16.下列不属于突发性治安事件的是(D) A.投毒 B.杀人 C.抢劫 D.示威 194（二）单项选择题（二）单项选择题17.下列不属于信息资源管理基本原则的是(B)原则 A.价值 B.及时 C.安全 D.共享18.信息检索的顺查法属于下列(C)中的一种方法 A.时序法 B.追溯法 C.循环法 D.常用法 19.一般认为，（D）是信息反馈系统中最为理想的一种A.自动机信息反馈系统 B.人工信息反馈系统C.智能信息反馈系统 D.人工自动机复合信息反馈系统
122、195（二）单项选择题（二）单项选择题20信息传递的起点是（C）A.秘书 B.领导 C.信源 D.信道21信息资源管理要遵循信息运动的客观规律，体现信息资源管理的特殊性，这是指（D）原则A.系统 B.分享 C.客观 D.科学22交流会的信息传递属于（B）传递。A.单向 B.相向 C.正向 D.反向 196（二）单项选择题（二）单项选择题23.信息产业部于2005年2月颁布了（C） A.电信建设管理办法 B.互联网域名管理办法 C.电子认证服务管理办法D.电信网间互联争议处理办法24.目录、文摘、索引属于（C）信息A三次 B零次 C二次 D一次（注意：剪报、外文文献编译、会议文件属一次信息；调查
123、报告、综评、简讯属三次信息）197（二）单项选择题（二）单项选择题25.对意大利客人来说，（D）在业务活动中表示很正式的尊重 A.致意 B.微笑 C.拥抱 D.握手26. 跟美国人交往，要注意建立长期的（D）的个人间关系 A.固定 B.稳定 C.互相理解 D.互相信任198（二）单项选择题（二）单项选择题27.（C）在韩国人的饮食生活中比筷子重要 A.刀子 B.叉子 C.勺子 D.食物夹28.用西餐时若需要暂时离开，将刀和叉（A） A.交叉摆放 B并排摆放 C反方向摆放 D.放在盘外29. 西餐中的喝汤很有讲究，汤匙应（A）舀出 A由身边向外 B由外向内 C由左到右 D由右到左199（二）单项
124、选择题（二）单项选择题30.在突发火灾组织人员从安全通道疏散时，所有的门窗及防火门应（B） A打开 B关闭 C半开半闭 D.可开可闭31.开放式办公室的优点是（D） A易于保证工作的机密性 B员工精力易于集中 C易于保持安静的工作环境 D对员工行为易于督察200（二）单项选择题（二）单项选择题32.在日本（C）是常见的传统礼节 A.拥抱 B.握手 C.鞠躬 D.亲吻33.涉外会见的准备工作，不包括（B） A.布置会场 B.准备酒会 C.提供背景资料 D.接待人员安排某公司发生火灾，此时应采用（A）等紧急应对措施 A.立即拉响警报铃 B.打开防火门 C.提醒员工尽量拿好个人物品 D.乘坐电梯快速
125、疏散 201（二）单项选择题（二）单项选择题34.上司有一个紧急电子邮件要求秘书处理，秘书应（C）A.处理完手头工作后立即发送B.在1小时内发送C.放下手头工作立即发送D.在当日内发送202（二）选择题（二）选择题35.同一企业，确定某项任务的承办周期时效期限也不同，如（AC）承办周期时效期限可不同A.复印工作，紧急情况和日常情况B.归档工作，秘书处和生产车间C.客户投诉，电话投诉和信件投诉D.电子邮件，中级秘书和初级秘书203（二）单项选择题（二）单项选择题36.对于礼宾次序的安排，应该在（A）中说明A.给对方的邀请信 B.给对方的备忘录C.给对方的便条 D.给对方的礼品37.日常办公事务工
126、作流程（B）A.环节越多越可靠 B.应由职权明确的专人负责 C.环环相扣，不可更改D.复检次数越多越理想204（二）单项选择题（二）单项选择题38.秘书收到紧急信件后一般应在（C）发出回复信件 A6小时内 B12小时内 C当天 D2个工作日内39.企业中每一份工伤情况报告表用于填写一次（C） A事故中所有受伤人的情况 B事故的完整情况 C事故中一名受伤人的情况 D事故发生后采取的行动205（三）多项选择题（三）多项选择题（下列每题的选项中至少有 2个是正确的，请将正确选项序号填在括号中）1.宴会的种类包括（ABCD）A.自助宴 B.便宴 C.家宴D.正式宴会 E.国宴2.秘书在涉外交往中应遵守
127、的基本礼仪要求包括（BCE）A.遵时守约 B.不卑不亢 C.稳重得体 D.女士优先 E.活泼有礼206（三）多项选择题（三）多项选择题5.秘书为辅助领导决策而收集信息的主要渠道有(ABCDE) A.日常工作渠道 B.信息网络渠道C.调查研究渠道 D.大众媒体渠道 E.非正式渠道 6.现代管理中的辅助决策就是在决策的全过程中，在(ABCD)等方面给予决策主体全面的补偿以提高决策的科学性和时效性 A精力 B能力 C经验 D.知识 E.权力 207（三）多项选择题（三）多项选择题7.秘书在辅助决策活动中的协调主要包括(ADE) A.程序协调 B.交通协调 C.时间协调 D.事务协调 E.关系协调 8
128、.督查调研计划的内容应包括(ABDE)等。 A.调研的经费 B.调研的题目 C.调研的程序 D.调研的项目 E.调研的工具 208（三）多项选择题（三）多项选择题9.(ACDE)是各种信息传递的共同要求 A.准确 B.及时 C.迅速 D.保密 E.适用 10.信息流向可将信息传递的方式划分为(ABC) A.多向传递 B.相向传递 C.单向传递 D.纵向传递 E.横向传递 209（三）多项选择题（三）多项选择题11一般认为，Internet的主要功能包括（ABDE）A.通信联络 B.专题讨论 C.信息研究 D.信息传播 E.资料检索12按传递载体可将信息传递的方式划分为（BCDE）A.人工传递
129、B.影像传递 C.语言传递 D.计算机网络传递 E.文字传递210（三）多项选择题（三）多项选择题13.肢体语言在日常生活中无处不在，其作用包括（ABCD） A.丰富了语言内涵 B.加强了传达的意愿 C.巧妙地传递信息 D.留给对方想象空间14.西餐中牛排的熟度通常分为（ABCD）几种 A.带血的 B.半生的 C.七分熟的 D.熟透的 211（三）多项选择题（三）多项选择题15.填写工伤情况报告表，将涉及（ACD）的姓名 A.当事人 B.部门领导 C.填表人 D.事故证人 16.开放式办公室的优点是（ACD） A.同事之间易于交流 B.企业秘密易于保障 C.办公面积易于减少 D.员工行为易于监
130、督212（三）多项选择题（三）多项选择题18.英国和德国客人在着装上比较正式，因此，秘书在商务接待中应（AB） A.注意自己的仪表 B.着正装 C.选择穿着晚礼服 D.与客人保持距离19.在一般场合，对外宾表示尊敬可采用的体态语有（AB） A.脱帽致意 B.鞠躬致意 C.拍拍肩膀 D.主动拥抱213（三）多项选择题（三）多项选择题20.每一企业（BCD）的安全A.没有责任保护在其办公地点的客户B.有责任保护在其办公地点工作的员工C.有责任保护在其办公地点的客户D.有责任保护在其办公地点的来访者214（三）多项选择题（三）多项选择题21.企业预防火灾、爆炸、疾病类紧急情况的措施有（AD） A.保
131、证配备应对的资源和设备 B.进行企业技术业务培训 C.制定业务工作流程和工作规范 D.张贴有关布告和疏散路线215（三）多项选择题（三）多项选择题22.秘书购买办公用品时，应当比较供应商的（ABCD） A.信誉诚信 B.用品价格 C.结算方法 D.退货换货23.秘书决定某办公用品的最大库存量考虑该用品的（ACD）而综合确定的 A.所占经费 B.购买票据 C.所占空间 D.保存期限216实务题实务题22便便条条 高叶： 公司最近准备更新办公设备与用品，请你说明不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤，以供我参考。谢谢！ 行政经理 年月日 217参考答案：参考答案：1采购方式：获得设备使用权的方式主
132、要有购买、租用。（1）购买的优点：设备归购入组织；在使用期内折旧少。缺点：维护和修理是附加的费用；设备存在过时问题；最初费用昂贵。（2）租借租用的优点：较低的使用费；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。缺点：若租期较长，支出的费用增加；提前终止租赁合同，需付违约金。2.采购步骤：（1）提出购买申请（2）递交领导审批，落实经费（3）招标、选择供应商（4）签订供货合同（5）货物入库（6）支付货款。 218（三）多项选择题（三）多项选择题25.一般情况下，我方在接受外宾礼品时应（BD） A.当场收起来 B.当场打开请大家一起看 C.当场回赠 D.当场感谢并打开观看219（三）
133、多项选择题（三）多项选择题26.在涉外接待场合，应该注意的是（ABCD） A.对女士不问年龄 B.对男士不问收入 C.对客人不问婚否 D.与来访者不谈政治和宗教27.与外国友人谈话时应了解各国习俗，在谈话中应避免（BC） A.幽默的谈吐 B.询问女士年龄 C.询问他人服饰价格 D.询问对方收入28.与外国人交谈时，应避免（CD）方面的话题。 A.民俗 B.体育 C.政治 D.宗教220（三）多项选择题（三）多项选择题26.随着办公现代化的发展，（ABC）越来越受到秘书和办公室工作的青睐。 A.无纸化办公 B.电子会议 C.“SOHO”模式 D.QQ聊天室27.企业在聘用新员工时，需要对其进行（
134、ABCD） A.健康培训 B.安全培训 C.急救培训 D.业务培训 221（三）多项选择题（三）多项选择题28.办公室采取什么类型的间隔方式，主要考虑的因素是符合（BD）的需要 A.视觉效果 B.保密 C.办公用品 D.工作29.企业可能采用开放式办公室布局的部门通常有（BD） A.财务部 B.公关部 C.经理室 D.销售部222（三）多项选择题（三）多项选择题30.与外宾会见会谈应事先了解（ABCD）。 A对方的背景资料 B对方可能提出的问题 C对方的习俗禁忌 D对方的礼仪特征31.在设计办公结构和布局时需要考虑的因素是企业（ABCD）。A组织经营的性质 B购买或租用的场所面积 C机构的建制
135、和部室设置 D职工的人数223（三）多项选择题（三）多项选择题32.库存卡片上记录有（ABC）等内容 A.最大库存量 B.最小库存量 C.再订购量 D.中等库存量33.公司决定购买某办公设备，秘书可以通过（ABD）方式处理 A.电话订购 B.网上购物 C.上门租借 D.信函订购224（三）多项选择题（三）多项选择题34.为预护火灾、爆炸、疾病等紧急情况，企业应（ABD）A.开展应对紧急情况的技术培训B.制订紧急应对工作程序C.保护现场等待有关人员处理D.实施紧急情况模拟演拣225（三）多项选择题（三）多项选择题35.购买大型办公设备的缺点是（AD） A.有附加维修费用 B.设备不易操作 C.费
136、用计算为成本 D.最初费用昂贵226（三）多项选择题（三）多项选择题36.关于与外宾会面时的礼仪，描述错误的是（BC） A.见面礼仪应视对象和场合的不同而有所差异 B.可交叉握手和倚靠在门槛上握手 C.首次见面可使用昵称 D.握手时可伴有鞠躬227（三）多项选择题（三）多项选择题37.在涉外接待场合，应该注意的是（ABCD）A.对女士不问年龄 B.对男士不问收入C.对客人不问婚否 D.与来访者不谈政治和宗教228（三）多项选择题（三）多项选择题38.企业事故情况记录表内容包含有（AB）A.事故地点 B.事故过程 C.最终结论 D.结论日期39.秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息
137、与（ABC）相对照 A.入库单 B.订货单 C.交货单 D.估价单229（三）多项选择题（三）多项选择题40.办公用品库存的再定货量是根据物品的（AB）来确定A.平均使用量 B.交货时间长短C.存储费用 D.保存期限230（三）多项选择题（三）多项选择题41.秘书在厂区陪同客户参观时，客户突然摔倒受伤，这时秘书采取的措施包括（AC） A.立刻救护伤员 B.填写设备故障表 C.填写工伤报告表 D.张贴紧急救护程序231（三）多项选择题（三）多项选择题42.申请领用办公用品的流程不应该是（ABC）A.领导签字，填写申请表，领用B.填写领用表，领导签字，领用C.领用，领导签字，填写领用表D.填写申请
138、表，领导签字，领用232（三）多项选择题（三）多项选择题43.承办周期制度可以（ABCD） A.约束员工行为 B.监督员工行为 C.规范员工行为 D.监督工作质量44.秘书选择服饰的基本原则应与（ABCD）相协调 A.环境 B.自身社会角色 C.自身条件 D.季节233（三）多项选择题（三）多项选择题45.事故情况记录表通常需记录的内容有（AC） A.发生事故的日期、地点 B.进行急救和医疗处理的情况 C.事故涉及的人员 D.受伤者送往的医院名称和地址234（三）多项选择题（三）多项选择题46.秘书在编制工作计划时，应考虑的因素有（ABC） A.时间安排要科学 B.工作目标要明确可行 C.分工
139、要明确 D.通常以文字形式表述235（三）多项选择题（三）多项选择题47.涉外接待中（ABC）A.应将计划提前传给对方B.应对计划征求意见后再定稿C.双方确认后的事项不可再更改D.双方确认后的事项可以修改236（三）多项选择题（三）多项选择题48.商务交往活动中，索要两张同样名片的作用是（BC）A.将其中一张送给他人，另一张自己保留B.将其中一张放入自己名片夹，另一张订在客户卷宗里C.将其中一张放在客户卷宗里，另一张存放在自己常用的文件夹中D.防止丢失237（三）单项选择（三）单项选择49.在涉外活动中，礼宾次序体现（AD） A.各国主权地位平等 B.各国经济地位平等 C.各国综合国力 D.东
140、道主对各国宾客的礼遇238（三）多项选择题（三）多项选择题50.库存记录卡上应记录某种办公设备或易耗品的（CD）数量A.申请 B.付款 C.进货 D.发放51.秘书定期检查库存记录卡，可以了解库存物品的（ABCD）A.最大库存量 B.最小库存量C.再定货量 D.种类239（三）多项选择题（三）多项选择题52.在业务活动中，与意大利客人握手表示（AC） A.正式邀请 B.非正式邀请 C.正式交往 D.交往随意240（三）多项选择题（三）多项选择题53.足够的私人空间可以用（ABCD）的方法实现 A.设置一米线 B.设置警示黄线 C.使用小客厅 D.使用隔离屏风241（三）多项选择题（三）多项选择
141、题54.填写工伤情况报告表主要的目的是（BD） A.总结事故教训 B.作为伤情确定的依据 C.联系医院治伤 D.报告事故情况242（三）多项选择题（三）多项选择题55.秘书在购买大量易耗品时，要比较供应商供货过程中（ABD）方面的安全和可靠性 A.货物包装 B.票据交付 C.样品提交 D.货物运输56.在商务活动中，获得设备使用权的最常见的方式是（BC） A.转让 B.租用 C.购买 D.典当243（三）多项选择题（三）多项选择题56.秘书制定工作计划表时不得遗漏（ACD） A.人员分工 B.工作经验 C.工作职责 D.专项工作负责人57.了解掌握身体语言的作用是（ABCD） A.强化有声语言
142、所表述的内容 B.增进交流 C.避免误解 D.突出沟通的要点244（三）多项选择题（三）多项选择题58.秘书在对办公设备和办公用品实施库存监督时，需要检查（ABC） A.库存物品的数量 B.库存物品的使用情况 C.库存物品的余额 D.供应商的报价情况245（三）多项选择题（三）多项选择题59.在企业中，对同一项任务视具体情况要求而制定的承办周期有所不同，例如（ACD）承办时限不同A.接发电子邮件，紧急情况和日常情况B.文件归档保存，秘书处和生产车间C.接到客户的电话投诉和信件投诉D.收到电子邮件，内部客户与外部客户246（四）思考题（四）思考题1.商务交往中，有助于获得日本人尊重的情形包括（A
143、BC） A.地位高 B.年龄高 C.讲英语 D.懂汉语2.企业通常不将（BC）安排在大门口旁边 A.接待区 B.总经理办公室 C.生产车间 D.销售展厅247（四）思考题（四）思考题3.当某种办公用品（BD）时，秘书就需要添置该用品了 A.库存分额为零 B.库存余额达到再订购量 C.库存分额降至一半 D.库存余额达最小库存4.陪同客人观看各种演出时，若不注意一些细节，如（ABCD）就会使客人感到不快。 A.忘记关闭手机 B.迟到 C.不向客人提供节目单 D.提前退场248（四）思考题（四）思考题5.在事故情况记录表中需填写（ABCD）的姓名 A.事故当事人 B.受伤人 C.事故证人 D.填表人
144、注：企业事故情况记录表内容包含有（AB） A.事故地点 B.事故过程 C.最终结论 D.结论日期6.秘书在购买办公用品和易耗品时，可采用（ABC）的方法降低价格 A.批量购买 B.指定惟一供应商 C.等待节日削价 D.降低对质量的要求249（四）思考题（四）思考题7.在培训新员工上岗时，需要对其进行有关（ABCD）等方面的知识技能培训 A.健康 B.安全 C.急救 D.消防（或业务）8.合影留念的排列次序要遵循（BC）的原则 A.以左为尊 B.以右为尊 C.身份前高后低 D.身份前低后高250（四）思考题（四）思考题9.与外宾不宜谈生意的时机与场合有（ABCD） A.迪斯科舞厅 B.会间休息时
145、 C.观看画展时 D.听音乐会时10.涉外接待的准备工作包括（B） A.了解客人的基本情况 B.购买食品 C.确定接待规格 D.制定接待计划11.市工商局拟向市属各工商企业发布办理营业执照年检的公文，最适宜使用的文种是（D） A.通知 B.通报 C.公告 D.通告251（四）思考题（四）思考题12.不同国家的见面礼仪存在差别，习惯于采用鞠躬礼的国家是（B） A.印度 B.日本 C.韩国 D.泰国13.喝咖啡时应避免（ABCD） A.用咖啡匙舀着喝 B.用嘴吹凉咖啡 C.俯首就着咖啡杯喝 D.一手拿点心，一手端咖啡杯，边吃边喝252（四）思考题（四）思考题14.联合行文成文日期的标准是（D） A
146、.第一个机关拟稿日期 B.最后一个机关拟稿日期 C.第一个机关签字日期 D.最后一个机关签字日期15.会议文件的审核是保证文件的质量和（C）的重要一环 A.规范化 B.标准化 C.合法化 D.制度化253（四）思考题（四）思考题16.投标书封面主要写明主送单位名称、投标工程名称、投标单位名称、法人代表职务姓名、（B）、签字盖章等内容 A.标书起草时间 B.标书送出时间 C.标书印刷时间 D.标书定稿时间17.表彰与批评通报的正文一般包括通报的事实、（A）、通报决定、希望要求等四个组成部分 A.分析与评价 B.成绩或危害 C.总结 D.细节描述254（四）思考题（四）思考题18. 叙述的人称有第
147、一人称和（B） A.第二人称 B.第三人称 C.说明人称 D.议论人称19. 为妥善保护档案，缓解供需矛盾，可以采用（C）的形式开展档案利用工作 A.印发目录 B.提供档案原件 C.制发档案复制本 D.提供档案证明20. 内部小型会议的必备用品有（A） A.文具、茶具 B.交通工具 C.台签 D.投票箱255（四）思考题（四）思考题21.在召开电话会议时，人数较少的单位或个人参加会议，可(A) A.直接使用带有免提扬声器的电话机 B.不用提前把电话号码告诉电讯部门 C.使用麦克风扩音 D.使用录像设备22.公文生效的标识是(C) A.领导签发 B.会议通过 C.加盖印章 D.上级批准256（四
148、）思考题（四）思考题23.会谈的内容比较正式，而且有较强的（C） A.礼仪性 B.理论性 C.专题性 D.实操性24.在对办公设备建档时，设备的购买日期、设备编号、供应商等信息，应归入设备的（D）中 A.购买信息 B.维护合同 C.日志记录 D.基本信息25.设计不同形式的办公室不必考虑的因素有（D） A.面积、空间大小 B.人员流动的频率 C.需要设备及家具的多少 D.客户的要求257（四）思考题（四）思考题26.写好市场调查报告的前提和基础是（D） A.与客户作好协调和沟通工作 B.实事求是，态度端正 C.与各部门作好协调和沟通工作 D.作好深入的市场调查27.礼宾次序亦称礼宾序列。它主要
149、适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾（B）、平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题 A.尊重个人 B.尊卑有序 C.各国平等 D.以右为尊258（四）思考题（四）思考题28.管理沟通的最主要形式是（C） A.上行沟通 B.现行沟通 C.下行沟通 D.群体沟通 29.要使对方在最短的时间内了解你的意图，你的提问应该（C） A.做好铺垫，避免漏洞 B.直接放入预见结果 C.内容简洁，中心突出 D.不给他人反问留有机会259（四）思考题（四）思考题30.（BC）等传统沟通方式对沟通礼节要求较多。（2012.5真题） A.间接转达 B.情感表达 C.直接表达 D.文字表达
150、 注：教材上 “传统的沟通对情感和直接的表达要求更多，而网络沟通则更注重效率和人机控制的有效性。”260（四）思考题（四）思考题31.公文如有附注，正确的表述是（B） A.附注是对公文内容的注释 B.应加括号附注 C.报告应当在附注注明联系人的姓名和电话 D.用3号宋体字 注意：附注一般是对公文的发放范围、使用时时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”“此件发至县、团级”等。按照国家行政机关公文处理办法规定，请示应当在附注处注明联系人和联系电话。附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下，版记之上。 261（四）思考题（四）思考题32.下列公文标题表述不准确规范
151、的是（下列公文标题表述不准确规范的是（ABC）A.医院关于要求改变拨款方式的报告医院关于要求改变拨款方式的报告B.省财政厅关于同意省财政厅关于同意大学新建教学楼的批示大学新建教学楼的批示C.大学关于举行春季运动会决定的通知大学关于举行春季运动会决定的通知D.市人民政府关于开展财务大检查的通知市人民政府关于开展财务大检查的通知262（四）思考题（四）思考题33.“市卫生局：你局关于拟录用高校硕市卫生局：你局关于拟录用高校硕士毕业生的函（士毕业生的函（卫函卫函200915号）号）收悉。收悉。”这是市人事局给市卫生局所发的这是市人事局给市卫生局所发的文件。从上述信息可以推断（文件。从上述信息可以推断
152、（BC）A.发文单位是市人事局，文种为批复发文单位是市人事局，文种为批复B.发文单位是市人事局，文种为函发文单位是市人事局，文种为函C.这是一份批答函这是一份批答函D.这是一份答复函这是一份答复函263（四）思考题（四）思考题34.公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有规范体式和（B）的文书 A.制度程序 B.法定效力 C.印装规格 D.指导作用 35.李某原在甲机关上班，因故想调到乙机关。乙机关同意接收。乙机关便向甲机关寄发了一份有关人事调动的函。此函属于（C） A.商洽函 B.问复函 C.请批函 D.申请函264（四）思考题（四）思考题36.根据有关规定，我国现行的档案保管期限有(C) A.中短期 B.中期 C.永久 D.中长期 注：文书档案的保管期限定为短期、长期、永久 3 种。短期为 15 年以下，长期为 16 年至 50 年。265
