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1、1高效能人士的时间管理与目标规划高效能人士的时间管理与目标规划12课程内容课程内容一、时间管理的正确思维一、时间管理的正确思维二、目标规划与工作计划管理二、目标规划与工作计划管理三、应对工作干扰，养成良好职业习惯三、应对工作干扰，养成良好职业习惯四、高效人士的时间管理实践分享四、高效人士的时间管理实践分享23第一单元第一单元 时间管理的正确思维时间管理的正确思维34课堂讨论：课堂讨论：通过刚才这个练习，您有什么感想？通过刚才这个练习，您有什么感想？您在日常工作中，在您在日常工作中，在“时间管理时间管理”方方面存在哪些困惑的？面存在哪些困惑的？45(1)无法开源：无法开源：(2)无法无法节流：流
2、：(3)无法取代：无法取代：(4)无法再生：无法再生：时间的特点时间的特点5667时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区一：误区一：时间管理就是在单位时间时间管理就是在单位时间内比以前做更多的事。内比以前做更多的事。78课堂练习课堂练习:以下项目是以下项目是准备外出野餐和到湖边准备外出野餐和到湖边你必须完成的活动你必须完成的活动,请绘出你的时间计划图请绘出你的时间计划图,并并分析最少用时多长分析最少用时多长?活动标号活动标号描描述述谁来做谁来做持续时间持续时间（分钟）（分钟）物品装车物品装车你和你的朋友你和你的朋友5去银行取钱去银行取钱你你5做三明治做三明治你的朋友你的朋友10开车去
3、湖边开车去湖边你和你的朋友你和你的朋友30决定去哪个湖决定去哪个湖你和你的朋友你和你的朋友2买汽油买汽油你你10煮鸡蛋煮鸡蛋你的朋友你的朋友1089时间本身不能够被时间本身不能够被“管理管理”事实：事实：你绝对不能够让时间停止下来。你绝对不能够让时间停止下来。关键：关键：时间管理的关键就是我们如何选择驾驭在单位时间管理的关键就是我们如何选择驾驭在单位时间的事件时间的事件, ,如何决策与分配时间。如何决策与分配时间。所以：所以：能够被管理的是能够被管理的是你的习惯和你的选择。你的习惯和你的选择。生命中的鹅卵石生命中的鹅卵石910时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区二：误区二： 执行不
4、力，决策时犹豫不决。执行不力，决策时犹豫不决。“摸着石头过河，落后就要挨打摸着石头过河，落后就要挨打”！“胆子要大，步子要快胆子要大，步子要快”！1011高效能导向的执行艺术高效能导向的执行艺术执行之前，最重要的行之前，最重要的“决心决心”！执行之中，最重要的行之中，最重要的“速度速度”！执行之后，最重要的行之后，最重要的“结果果”！1112时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区三：误区三： 超人现象：精神与体力超负荷；超人现象：精神与体力超负荷；“不求最好，但求最累不求最好，但求最累”。1213时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区四：误区四：习惯性拖延精神综合症；习惯性
5、拖延精神综合症；“如果拖延是一种病，我相信我不是一如果拖延是一种病，我相信我不是一个人在战斗。个人在战斗。”1314时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区五：误区五： “计划不如变化计划不如变化”，常被突发事件、常被突发事件、会议中断或打乱会议中断或打乱，不会说，不会说“不不”；1415时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区六：误区六：钻牛角尖，过分追求完美主义；钻牛角尖，过分追求完美主义；1516时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区七：误区七：整理整顿不足，整理整顿不足，“杂乱的办公杂乱的办公桌显示杂乱的心思桌显示杂乱的心思”1617时间管理的九大认知误区时间
6、管理的九大认知误区误区八：误区八： 脚踩西瓜皮，缺乏清晰的目标与工脚踩西瓜皮，缺乏清晰的目标与工作计划。作计划。优秀班组长的自画像1718时间管理的九大认知误区时间管理的九大认知误区误区九：误区九： 进取意识不强，自我放纵，进取意识不强，自我放纵，“人最大人最大的敌人就是自己的敌人就是自己”。1819u状态状态1 1：干活？：干活？受累遭罪受累遭罪 养家糊口养家糊口u状态状态2 2：工作？：工作？上班挣钱上班挣钱 安全保障安全保障u状态状态3 3：职业？：职业？社会地位社会地位 专业技能专业技能u状态状态4 4：事业？：事业？社会贡献社会贡献 人生价值人生价值我们每天在干什么？我们每天在干什么
7、？1920课堂练习二：情景测试课堂练习二：情景测试（限时三分钟）（限时三分钟）看看看看谁谁最快？最快？2021时间管理的发展变革时间管理的发展变革第一代时间管理第一代时间管理第二代时间管理第二代时间管理第三代时间管理第三代时间管理新时代的时间管理新时代的时间管理2122第一代时间管理：第一代时间管理：“救火队员救火队员型型”注重注重“事件事件”：所做之事均有所做之事均有备忘忘录。好好处：知道自己做了那些工作；知道自己做了那些工作；坏坏处：你被各种你被各种“事件事件”所控制。所控制。结果：果：逢山开路、遇水架逢山开路、遇水架桥；后知后后知后觉，忙而无效！，忙而无效！2223第二代时间管理：第二代
8、时间管理：“诸葛亮型诸葛亮型”追求追求“细节”：事无巨事无巨细，悉究本末，悉究本末；好好处：事先有准事先有准备，效率明，效率明显提高；提高；坏坏处：找找不不到到思思考考的的空空间，你你会会更更忙忙碌碌，可可能能迷失方向。迷失方向。关关键词：你可能会成你可能会成为一个忙碌的一个忙碌的“工兵工兵”！2324第三代时间管理：第三代时间管理：“梁山好汉型梁山好汉型”追求价追求价值：强调个人目个人目标。好好处：确确立立了了个个人人价价值观及及与目与目标；坏坏处：可可能能会会缺缺乏乏整整体体的的团队观念。念。结果果：对事事件件的的判判断断取取决决于于个人价个人价值观。案例案例:某企业各部门做计划某企业各部
9、门做计划2425新时代的时间管理：新时代的时间管理：“辨证统一型辨证统一型”要求个人目标与团队利益的协同。要求个人目标与团队利益的协同。定义：先做正确的事，再把事做正确！定义：先做正确的事，再把事做正确！要素：要素：先做重要的事情，而非紧急的事；先做重要的事情，而非紧急的事；强调：强调：认真工作、幸福生活、劳逸结合；认真工作、幸福生活、劳逸结合；服务社会、享受人生、二者均衡；服务社会、享受人生、二者均衡；2526“优先管理先管理”-你必你必须抛开陋抛开陋习，引，引进新的工作新的工作方式和生活方式和生活习惯，包括确定目，包括确定目标、编制与完善工制与完善工作作计划、分配划、分配时间、权衡衡轻重和
10、重和权力下放，加上力下放，加上自我自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。时间管理时间管理本质就是本质就是优先管理优先管理2627树立分秒必争的立分秒必争的时间观时间管理警言时间管理警言昨天，是一张已被报销的昨天，是一张已被报销的发票发票明天，是一张尚未到期的明天，是一张尚未到期的支票支票今天，则是随时可运用的今天，则是随时可运用的现金现金学习时间管理，我们必须从珍惜每学习时间管理，我们必须从珍惜每一个今天开始！一个今天开始！2728第二单元第二单元 目标规划与工作计划管理目标规划与工作计划管理主讲：余巍主讲：余巍(will)(will)2829美国耶鲁大
11、学应届毕业生美国耶鲁大学应届毕业生目标的设定目标的设定这3%的的毕业生，他生，他们做了做了7件事情：件事情：他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；他们列出了达成目标所得到的好处；他们列出达成目标要克服的障碍；他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员；他们总结出一套行动计划；他们写出了达成目标的具体时间。2930目标在时间管理中的作用目标在时间管理中的作用目目标将有助于把力量集中在真正的重点上将有助于把力量集中在真正的重点上目目标可以可以让你了解自己的目你了解自己的目标并并执著地追求著地追求可以引可以引发你你对工作工作强烈的自我烈的自我驱动力量力量30
12、31职业发展的典范职业发展的典范台湾经营之神台湾经营之神-首富王永庆首富王永庆王永庆不仅在商场上运王永庆不仅在商场上运筹帷幄，更能在政见和商人筹帷幄，更能在政见和商人的立场之上，找到最佳的平的立场之上，找到最佳的平衡点，从而在任何时候都能衡点，从而在任何时候都能为自己的企业赢得更广阔的为自己的企业赢得更广阔的发展空间。发展空间。从一个卖米的伙计到企业教父从一个卖米的伙计到企业教父3132设定工作目标的五个原则设定工作目标的五个原则设定工作目标的设定工作目标的SMARTSMART原则原则SpecificSpecific具体的具体的MeasurableMeasurable可以衡量的可以衡量的Att
13、ainmentAttainment可以达到的可以达到的RelevantRelevant公司总体战略相关的公司总体战略相关的TimeTime有时间性的有时间性的 3233SMART目标举例目标举例例例1 1：提高企：提高企业经济效益效益例例2 2：加大培：加大培训力度力度例例3 3：激：激发员工士气工士气例例4 4：降低成本：降低成本100100万元万元例例5 5：在本月：在本月3030号前，要完成号前，要完成销售售100100万，其中新万，其中新客客户1 1个，且个，且销售不少于售不少于5 5万；万；333434讨论：你如何理解这个案例？讨论：你如何理解这个案例？黑熊和白熊喜吃蜜，都以养蜂为生
14、。它们各有一个蜂箱，养着同样多的蜜蜂。有一天，它们决定比赛看谁的蜜蜂产的蜜多。黑熊想，蜜的产量取决于蜜蜂每天对花的黑熊想，蜜的产量取决于蜜蜂每天对花的“访问量访问量”。于是它买来了一套昂。于是它买来了一套昂贵的测量蜜蜂访问量的绩效管理系统。在它看来，蜜蜂所接触的花的数量就贵的测量蜜蜂访问量的绩效管理系统。在它看来，蜜蜂所接触的花的数量就是其工作量。每过完一个季度，黑熊就公布每只蜜蜂的工作量；同时，黑熊是其工作量。每过完一个季度，黑熊就公布每只蜜蜂的工作量；同时，黑熊还设立了奖项，奖励访问量最高的蜜蜂。但它从不告诉蜜蜂们它是在与白熊还设立了奖项，奖励访问量最高的蜜蜂。但它从不告诉蜜蜂们它是在与白
15、熊比赛，它只是让它的蜜蜂比赛访问量。比赛，它只是让它的蜜蜂比赛访问量。白熊与黑熊想得不一样。它认为蜜蜂能产多少蜜，关键在于它们每天采回多白熊与黑熊想得不一样。它认为蜜蜂能产多少蜜，关键在于它们每天采回多少花蜜少花蜜-花蜜越多，酿的蜜也越多。于是它直截了当告诉众蜜蜂：它在和黑花蜜越多，酿的蜜也越多。于是它直截了当告诉众蜜蜂：它在和黑熊比赛看谁产的蜜多。它花了不多的钱买了一套绩效管理系统，测量每只蜜熊比赛看谁产的蜜多。它花了不多的钱买了一套绩效管理系统，测量每只蜜蜂每天采回花蜜的数量和整个蜂箱每天酿出蜜的数量，并把测量结果张榜公蜂每天采回花蜜的数量和整个蜂箱每天酿出蜜的数量，并把测量结果张榜公布。
16、它也设立了一套奖励制度，重奖当月采花蜜最多的蜜蜂。如果一个月的布。它也设立了一套奖励制度，重奖当月采花蜜最多的蜜蜂。如果一个月的蜜蜂总产量高于上个月，那么所有蜜蜂都受到不同程度的奖励。蜜蜂总产量高于上个月，那么所有蜜蜂都受到不同程度的奖励。一年过去了，两只熊查看比赛结果，黑熊的蜜不及白熊的一半。一年过去了，两只熊查看比赛结果，黑熊的蜜不及白熊的一半。3435目标设立的七个步骤目标设立的七个步骤1、先、先拟出你期望达到的目出你期望达到的目标；2、列出好、列出好处；3、列出可能的障碍点；、列出可能的障碍点；4、列出所需的知、列出所需的知识、资源、技能源、技能训练等信息；等信息；5、列出、列出寻求支
17、持的求支持的对象；象；6、拟订具体的行具体的行动计划；划；7、规定达成目定达成目标的期限。的期限。35编制工作目标的四种来源编制工作目标的四种来源1.从本人职责描述中归纳；从本人职责描述中归纳；2.从年度、季度与月度的公司经营目标从年度、季度与月度的公司经营目标与计划中归纳；与计划中归纳；3.从关联岗位要求中归纳；从关联岗位要求中归纳；4.从绩效改进工作中归纳；从绩效改进工作中归纳；3637373838自我诊断：自我诊断：评估自己的估自己的时间管理系管理系统：工具工具1 1：绘制自己的精力周期制自己的精力周期图-效率曲效率曲线？工具工具2 2：记录自己自己时间是如何消耗的是如何消耗的-时间饼图
18、？383939诊断工具诊断工具1 1：绘制自己的精力周期图：绘制自己的精力周期图-效率曲线？效率曲线？效率高效率高效率低效率低9点点11点点13点点15点点17点点19点点21点点23点点394040我们通常的时间精力周期表我们通常的时间精力周期表早上八早上八点点至十至十点点：精力精力颠峰，峰，适适合做合做规划划。早上早上十点至十二点十点至十二点：注意力及短注意力及短暂记忆力最力最强，适适合合脑力力激激荡会会议、训练。下午一下午一点点至二至二点点：昏昏欲睡，比昏昏欲睡，比较适适合合进行互行互动沟沟通的工作。通的工作。下午下午二点至四点二点至四点：开开始清醒，始清醒，长期期记忆力最力最强，适适合
19、合阅读、思考。思考。下午下午四点至五点四点至五点：适适合技合技术性工作、性工作、处理理冲冲突突性性问题。404141诊断工具诊断工具2 2：记录自己时间是如何消耗的：记录自己时间是如何消耗的-时间饼图？时间饼图？414242时间分配饼图记录表时间分配饼图记录表记录周期: 年 月 日至 年 月 日记录日期记录日期开始时间开始时间结束时间结束时间具体工作内容具体工作内容归属类别归属类别重要性重要性紧急性紧急性1月15号8：308：50整理资料 文案否否8：509：00收发EMAIL文案否是9：0010：00开部门目标会会议是是424343记录自己时间是如何消耗的记录自己时间是如何消耗的1.1.流水
20、流水帐：做好自己每天耗用时间的原始流水记录，每天间隔15分钟记录一次，至少连续记录1-2周；2.2.分分类：按不同类别，对上述记录分类汇总出分配的小时数；3.3.剖析：剖析：结合“是否真正重要性“？、“是否真正有价值”“等问题，诊断出自己的时间到底浪费在哪些地方；4.4.改改进：根据诊断结果，提出明确的改进措施，并并张贴在自在自己每天可以看到的己每天可以看到的墙上，以提醒自己不再浪上，以提醒自己不再浪费最宝最宝贵的的资源：源：时间。434444坚持做计划是最大的时间节省坚持做计划是最大的时间节省日日计划：划：每日之末检查一天计划执行情况，并对第二天工作进行计划准备；周周计划：划：每周最后一个工
21、作日，对本周的主要活动进行总结反思，提出要提升的方面，并拟订下周的工作计划；月月计划：划：每月末检查本月的计划执行情况，并拟订下个月要达到的主要工作目标；季季计划：划：每季末检查总结本季的成果，并同原来计划目标相比较，确定下季度的重点工作活动；年年计划：划：每年末的最后一周认真总结本年的主要事件，分析成功与失败之处，然后再按时间列出下年度的时间管理计划。4445日工作计划日工作计划-有效的时间计划方法有效的时间计划方法今天的待办事项今天的待办事项任务类别任务类别完成情况完成情况备注备注1、2、3、4、5、6、.XXXX年年XX月月XX日日日工作记录日工作记录4546周计划明确周计划明确-让团队
22、成员学会规划本人的每周工作重点让团队成员学会规划本人的每周工作重点4647 很多的事情，重要的因子很多的事情，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。重要性的少数因子即能控制全局。帕累托原则帕累托原则（Pareto PrinciplePareto Principle）4748生活中的生活中的20/80原则原则20的人掌握的人掌握的资源；的资源；20的客户给你带来的客户给你带来80的销售额；的销售额；你书架上的书有你书架上的书有是你经常阅读的？是你经常阅读的？找出找出关键问题，把关键问
23、题，把80的精力放在上的精力放在上面；面；把把80的时间花在的时间花在重要的事情上，把重要的事情上，把80不重要的事情授权给别人去做。不重要的事情授权给别人去做。80%20%20%20%4849“紧急紧急”与与“重要重要”的定义的定义判断区别“重要重要”的原则：是否直接是否直接为目目标服服务；间接能接能为实现目目标创造条件；造条件；能能为预防危机服防危机服务；4950“紧急紧急”与与“重要重要”的定义的定义判断区判断区别“紧急急”的原的原则：是否明确要求在最近时间内完成；如发生延误会有不良影响；5051时间管理四象限的区分（示例）时间管理四象限的区分（示例）重大项目的谈判重大项目的谈判 紧急问
24、题的处理紧急问题的处理重要会议或工作重要会议或工作愿景价值观的澄清愿景价值观的澄清计划、准备、预防计划、准备、预防学习、培训、休闲学习、培训、休闲重重 要要 无谓的电话、信件、无谓的电话、信件、 报告、会议、应酬报告、会议、应酬 符合别人期望的事符合别人期望的事 打麻将三缺一打麻将三缺一不不 重重 要要各种琐碎的闲杂事各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件无用的广告、函件发呆、上网、闲聊发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动游荡、逃避性活动紧紧 急急 不不 紧紧 急急5152紧紧急急不不紧紧急急25% 30%15%50% 60%2% 3%重重要要不不重重要要: 戴明博士期望的戴明博士期望的指数指数: :
25、现现有社有社会会的的指数指数戴明博士在推戴明博士在推“全面全面质质量管理量管理”时调查时调查出来的出来的结结果果IIIIIIIV20%25%65% 80%Lessthan1%15%5253如何投资第二象限如何投资第二象限时间本身并无多余，更无法增加。本身并无多余，更无法增加。有效的方法：有效的方法：坚决的从第三象限决的从第三象限腾出出时间；第三象限的欺第三象限的欺骗性是最大的。性是最大的。关关键词：找回浪找回浪费在第三象限的在第三象限的时间！5354课堂练习三：公司客户经理老王的一天课堂练习三：公司客户经理老王的一天1.1.处理积压过多的内部资料文件处理积压过多的内部资料文件; ;2.2.打电
26、话询问某大客户下个月的情况打电话询问某大客户下个月的情况; ;3.3.与部门经理讨论上个月的与部门经理讨论上个月的大客户投诉情况大客户投诉情况; ;4.4.联系朋友，商量共进晚餐事宜联系朋友，商量共进晚餐事宜; ;5.5.拟定下一季度的营销费用预算拟定下一季度的营销费用预算; ;6.6.处理待回复的若干处理待回复的若干EmailEmail信件信件; ;7.7.浏览桌上堆积如山的市场专业杂志浏览桌上堆积如山的市场专业杂志; ;8.8.为下个月的为下个月的大客户需求分析大客户需求分析会议准备口头报告会议准备口头报告; ;9.9.参加下午参加下午2 2点举行的客户经理会议，但议题不明点举行的客户经理
27、会议，但议题不明; ;10.10.与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法; ;11.11.听说公司某项业务近期有较多客户投诉听说公司某项业务近期有较多客户投诉, ,你想准备了解具体情况你想准备了解具体情况; ; 请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四个象限中。请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四个象限中。5455第三讲第三讲 应对工作打扰，养成良好习惯应对工作打扰，养成良好习惯主讲：余巍主讲：余巍(will)(will)5556你的时间哪去了你的时间哪去了如何破除干扰如何破除干扰被文山会海占有了！被文山会海占有了！被你的上司被你的上司
28、抢走了！走了！被你的同事分走了！被你的同事分走了！被你的下属被你的下属偷走了！走了！被外部不速之客花掉了！被外部不速之客花掉了！被它自己不知不被它自己不知不觉溜走了！溜走了！5657高效文件管理的日常提醒高效文件管理的日常提醒1、物以类聚，资料用毕物归原处；、物以类聚，资料用毕物归原处；2、不乱放文件资料；、不乱放文件资料；3、把整理好的文件编上号，贴上标签，做、把整理好的文件编上号，贴上标签，做好登记；好登记；4、好记性不如烂笔头，要勤于记录；、好记性不如烂笔头，要勤于记录；5、处理文件的、处理文件的3个环节：第一，迅速回复。个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档。第三，及时销毁。第二，迅速
29、归档。第三，及时销毁。5758分门别类管理文件分门别类管理文件敢于扔掉废旧文件敢于扔掉废旧文件下班收拾办公桌下班收拾办公桌不积压文件不积压文件文件处理的四大法则文件处理的四大法则5859会议低效率的通常原因会议低效率的通常原因1.会会议目的不清，没有提前目的不清，没有提前发放放议程与会程与会议材料。材料。2.会会议现场准准备不充分（硬件与不充分（硬件与软件）。件）。3.开会找开会找错人参加。人参加。4.开会没有开会没有胜任的主持人。任的主持人。5.会会议没有没有时间观念。念。6.开会开会时有外来干有外来干扰。7.讨论脱离脱离议程的内容。程的内容。8.会会议没有没有结论，甚至会而无，甚至会而无议
30、，议而未决。而未决。9.没有会没有会议纪要。要。10.没有追踪没有追踪对会会议的的执行情况。行情况。59601.了解会议的目的了解会议的目的3.确定会议的形式确定会议的形式5.决定会议的时间决定会议的时间7.决定会议的地点决定会议的地点9.确定出席人数确定出席人数11.是否准备会议名签是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿是否安排与会者住宿15.确定视听教材确定视听教材17.准备会场周边位置图准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料确定自己人的相关资料2.是否一定要开会是否一定要开会4.安排会议的议程安排会议的议程6.确定会议的主持人确定会议的主持人8.研究会场如何布置研究会场如何布置1
31、0.安排出席者座位安排出席者座位12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.是否发出了会议通知是否发出了会议通知16.确定辅助教材确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好是否安排会后娱乐项目并做好事先通知事先通知 会议准备工作核对单会议准备工作核对单6061如何成功地主持会议如何成功地主持会议1.控制好控制好时间；2.座位安排学座位安排学问大；大；3.学会避免会学会避免会议的消极反的消极反馈；4.谨守中立原守中立原则，化解冲突；，化解冲突；6162会议决议的跟进会议决议的跟进制定跟进计划。制定跟进计划。对重点事项，可以以书面方对重点事项，可
32、以以书面方式进行跟进；对一般事项，可以利用电话、邮件式进行跟进；对一般事项，可以利用电话、邮件等方式进行跟进。等方式进行跟进。6263为什么没有会议决议经常无效为什么没有会议决议经常无效-人性的人性的“执行弱点执行弱点”没有附没有附带处罚的要求是无效的的要求是无效的; ;员工不会做你希望的，员工只会做员工不会做你希望的，员工只会做你不断检查的；你不断检查的；“执行力行力”是是检查出来的；出来的；6364(1)会会议要有目的。要有目的。(2)召开会召开会议首先安排会首先安排会议的的议程程(3)有必要的人才有必要的人才应该参加会参加会议。(4)安排适当的安排适当的计划划PDCA(5)会会议的的时间
33、和次数要适当和次数要适当(6)务必准必准时开会与散会开会与散会(7)应付干付干扰、提高效率的、提高效率的办法就是制定法就是制定规则(8)追踪会追踪会议决决议的的执行行小结：以高效会议提升管理效率小结：以高效会议提升管理效率6465如何管理好你的上司！如何管理好你的上司！-来自上司的干扰来自上司的干扰来自上司的干来自上司的干扰往往最往往最难控制。控制。有效的方法：有效的方法：与上司与上司协商共同制定你的日程商共同制定你的日程计划；划；尽量尽量让双方日程同步；双方日程同步；主主动约见你的上司以减少干你的上司以减少干扰；让上司清楚知道你的工作状况；上司清楚知道你的工作状况；6566来自同事的干扰来自
34、同事的干扰来自同事的干来自同事的干扰往往最往往最难推却。推却。有效的方法：有效的方法：找一个找一个别人不容易找到你的安静人不容易找到你的安静场所；所；如果有人找你，站起来接待他；如果有人找你，站起来接待他；公司公司设立人人安静一小立人人安静一小时制度；制度；红色信号：色信号：请勿打勿打扰！绿色信号：色信号：可以可以进来。来。66671.积极认真倾听，不要打断；积极认真倾听，不要打断；2.表达同理心；表达同理心；3.转折诉苦；转折诉苦；4.明确诚恳的拒绝，切勿让第三者代言；明确诚恳的拒绝，切勿让第三者代言；5.帮对方提出可替代建议；帮对方提出可替代建议；必须学会说必须学会说“不不”的艺术！的艺术
35、！提高与同事提高与同事“抗干扰抗干扰”的的关键词关键词6768来自下属的干扰来自下属的干扰来自下属的干扰往往容易忽视。来自下属的干扰往往容易忽视。有效的方法：有效的方法：每天安排固定时间供属下工作汇报；每天安排固定时间供属下工作汇报；最省时的常用语：最省时的常用语：-“你觉得自己应该怎么做你觉得自己应该怎么做”充分的责任授权充分的责任授权;要求下属多使用备忘录，多做计划；要求下属多使用备忘录，多做计划；鼓励下属合并同类项、一次性汇报；鼓励下属合并同类项、一次性汇报；鼓励下属用鼓励下属用EMAILEMAIL、便条方式提出问题，而不是当面打扰；、便条方式提出问题，而不是当面打扰；对下属的请示，可以
36、答复的就立即给予明确回复。对下属的请示，可以答复的就立即给予明确回复。6869对下属时间管理的关键词：对下属时间管理的关键词：“合理授权合理授权”1.实现领导目目标的需要；的需要；2.满足下足下级的自我的自我归属感；属感；3.提高提高领导效率的需要；效率的需要；4.培养人才的最佳途径；培养人才的最佳途径；5.提升公司提升公司绩效的有效途径；效的有效途径；授权心态授权心态-“要能够忍受暂时的不完美要能够忍受暂时的不完美”6970外部不速之客的解决方法外部不速之客的解决方法1.延后延后处理，另外安排理，另外安排时间2.把把访客客转交交给别人人3.简明扼要，明扼要，长话短短说4.不要不要让别人找到你
37、人找到你5.不速之客尤其是非不速之客尤其是非业务性的，最好站着和他聊，并用委性的，最好站着和他聊，并用委婉的几句婉的几句话尽快尽快结束你束你们的的谈话；6.在你回答有空或没有空之前，永在你回答有空或没有空之前，永远要先反要先反问：-“什么事什么事”？7071来自自己的习惯干扰来自自己的习惯干扰来自自己的干来自自己的干扰往往最往往最难察察觉。例如：例如：没有目的游没有目的游荡、与同事、与同事闲聊；聊；工作工作时间的的报纸杂志志, ,浏览网网页,QQ,QQ聊天聊天各种不良的各种不良的习惯，想改也，想改也难。有效的方法：有效的方法：学学习管理和控制自己。管理和控制自己。7172克服自我拖延的方法克服
38、自我拖延的方法,承认：承认：拖延是无益的生活方式拖延是无益的生活方式,马上行动，由被动为主动马上行动，由被动为主动,把大块工作分解把大块工作分解,奖励自己奖励自己（正向激励）（正向激励）,强调纪律规则的严肃性，把截止强调纪律规则的严肃性，把截止日期提前（日期提前（负向激励）负向激励）7273提高个人成效的七个建议提高个人成效的七个建议1.1.充分利用充分利用巅峰期峰期2.2.每天每天1515分分钟封封闭思考思考 3.3.提高效率的三提高效率的三问法法4.4.善用每一段空善用每一段空闲时间5.5.关掉关掉电视和网和网络，扔掉，扔掉报纸6.6.早起早起1 1小小时7.7.快速的快速的节奏感奏感73
39、74课堂练习四：课堂练习四：情景模拟情景模拟-你的时间管理能力如何？你的时间管理能力如何？假假设你是公司市你是公司市场部部门的的业务骨干，在周一晚骨干，在周一晚上需要在一大堆事件中排定本周的工作上需要在一大堆事件中排定本周的工作计划以划以将将时间统筹安排，你将如何筹安排，你将如何处理理?7475主讲：余巍主讲：余巍(will)(will)第四讲第四讲 高效人士的时间管理实践高效人士的时间管理实践7576前任惠普总裁的时间管理前任惠普总裁的时间管理前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚：分得清清楚楚：30%的时间和顾客沟通；的时间和顾客沟通；35
40、%的时间用在会议上；的时间用在会议上；10%的时间在电话上；的时间在电话上；5%的时间看公司的文件；的时间看公司的文件；剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利于公司的活动上，以及处理那些突发事件。于公司的活动上，以及处理那些突发事件。7677时间管理其管理其实就是做就是做自我管理自我管理决策管理决策管理优先管理。先管理。77时间管理实践工具之一：时间管理实践工具之一： 10分钟法则分钟法则每天比你的同事早来上班每天比你的同事早来上班10分分钟；每天比你的同事晚走下班每天比你的同事晚走下班10分分钟。78时间管理实践工具之二：时间管理实践
41、工具之二： 六点工作制六点工作制1、完成、完成AAA2、完成、完成BBB3、完成、完成CCC4、完成、完成DDD5、完成、完成EEE6、完成、完成FFF1、完成、完成EEE2、完成、完成FFF3、完成、完成GGG4、完成、完成HHH5、完成、完成III6、完成、完成JJJ79时间管理实践工具之三时间管理实践工具之三 ：-香蕉文化香蕉文化永永远给上司做上司做选择题，而，而不是不是问答答题。80时间管理实践工具之四：时间管理实践工具之四： 要事第一，学会工作统筹的要事第一，学会工作统筹的4D4D法法重大项目的谈判重大项目的谈判 紧急问题的处理紧急问题的处理重要会议或工作重要会议或工作愿景价值观的澄
42、清愿景价值观的澄清计划、准备、预防计划、准备、预防学习、培训、休闲学习、培训、休闲重重 要要 无谓的电话、信件、无谓的电话、信件、 报告、会议、应酬报告、会议、应酬 符合别人期望的事符合别人期望的事 打麻将三缺一打麻将三缺一不不 重重 要要各种琐碎的闲杂事各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件无用的广告、函件发呆、上网、闲聊发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动游荡、逃避性活动紧紧 急急 不不 紧紧 急急8182时间管理实践工具之五：时间管理实践工具之五：-化繁为简，化繁为简，管理就要简单化管理就要简单化国际咨询公司麦肯锡认为国际咨询公司麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要
43、归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“三点论”。宝洁公司-“化繁为简，一页纸备忘录”8283时间管理实践工具之六：时间管理实践工具之六：从办公桌从办公桌5S开始，建立有效的办公环境开始，建立有效的办公环境办公室的办公室的5S5S：整理、整顿、清扫、清洁、素养整理、整顿、清扫、清洁、素养 办公室的办公室的5S5S行动应该做到：行动应该做到：在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；及时处理文件，建立相应的文档系统；及时处理文件，建立相应的文档系
44、统；整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。8384时间管理时间管理实践工具实践工具之七之七-涓涓细流，积少成多的涓涓细流，积少成多的“五个一五个一”工程工程1.每天做一点使自己特每天做一点使自己特别高高兴的事；的事；2.每天做一点使自己更加接近目每天做一点使自己更加接近目标的事；的事；3.每天做一点可以消除疲每天做一点可以消除疲劳的事；的事；4.每天做一点思考每天做一点思考总结的事；的事；5.每天做一点每天做一点预先先计划的事。划的事。8485时间管理实践工
45、具之八时间管理实践工具之八-搁置的哲学搁置的哲学把问题交给专业把问题交给专业，当工作遇，当工作遇到问题，可以暂放在一边；到问题，可以暂放在一边；闲出时间，战略性的休息比闲出时间，战略性的休息比整日忙忙碌碌更有效。整日忙忙碌碌更有效。8586课程内容回顾课程内容回顾一、时间管理的正确思维一、时间管理的正确思维二、目标规划与工作计划管理二、目标规划与工作计划管理三、应对工作干扰，养成良好职业习惯三、应对工作干扰，养成良好职业习惯四、高效人士的时间管理实践分享四、高效人士的时间管理实践分享我们学到什么？我们学到什么？8687祝福各位学员祝福各位学员2012年年取得事业上更大的成功！取得事业上更大的成功！87
