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1、專案管理概念報 告 人：詹淑容（N9890008）授課老師：陳炳文專案之基本特性無論執行時間的長短，它都具有一定的時程、明確的開始及終止點。執行專案需使用資源，而通常專案都是在資源有限的環境下運作。專案內部間各任務具有相互依賴、介面及互動關係而亦與外部環境息息相關、彼此間需密切合作按一定執行程序，並需要有高度的整合性。它是獨一無二且未曾發生過的。執行專案的組織內外經常隱含著利益性的衝突。專案的生命週期建立一個任務導向的專案管理團隊，其任務為使專案達成預定的目標。專案的生命週期中可以區分為起始階段：Initiating規劃階段：Planning執行階段：Executing控制階段：Control
2、ling結案階段：ClosingControlIPECProject專案的九大領域引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報界定專案專案對策的產生，應該包含下列四個基本步驟完全掌握問題的性質。 找出最適合的解決方案。 發展出完整的執行計畫 。按步驟進行。專案需求 對問題或機會的描述。 該問題可能造成的影響或效應。 釐清與該問題有關之利害關係人與事 。若不處理該問題或機會，可能造成的影響 。期望的理想結果。 達成預期成果將能帶來的效益與價值。 該專案與組織整體策略配合的狀況 。該專案與組織內部之介面整合與相容性問題 。不確定性與未知數 。重要假設。 限制條件 。環境評估 。背景與其他
3、支援性資料。釐清真正需求後，須有條理地明列出專案需求要項，以求完全了解問題。最佳方案 在確認需求與問題後，找出最佳方案，提出建議列出所有可能的潛在方案。 邀請相關專家與利害關係人參加討論。 運用腦力激盪技巧 。針對合理可行的方案進一步深入地探討。綜合行動管理公司水準時序ControlIPECProject AStreams of ProjectsWe arehere !VisionMissionObjectivesStrategyCommitmentDirectionResourcesProductServiceCapability引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報專案展開
4、流程意示圖引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報專案實務運用專案章程Project Charter範圍說明書Scope Statement工作分解結構Work Breakdown Structure成本估算Cost Estimates責任分派ResponsibilityAssignment進度計劃Scheduling績效評量Performance measurement主要里程碑及目標日期Major milestones with target dates結案Closing溝通計劃CommunicationPlan專案章程 Project CharterProject Char
5、ter 是高階主管授權給專案經理的文件証明, 裡頭至少包含專案的 Goals ,Objective, Product description/ Deliverables. 其內容如下:Project title and descriptionWhats the project ?Project manager assignedWho will lead the project ?Project ObjectivesWhats the project target ? (Should under triple constraints)Project BenefitWhats the benefi
6、t ?DeliverablesWhats the end result of the project ?Approved by 高階主管高階主管是指能指揮整個專案的公司成員的主管引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報範圍說明書Scope StatementScope planning 的outputScope statement 提供 stake holder 之間的共同認知, 用以辨識專案階段是否完成的文件Scope of work 是指契約裡應完成的工作專案. 分三類Performance: 指定最終產出物是什麼Functional : 指定最終目的Design: 指定工作
7、如何做包含專案: 商業需求, 專案產品, deliverable, goal (成本, 進度及品質)引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報工作分解結構Work Breakdown Structure工作分解結構 ( Work Breakdown Structure, WBS)是專案最基礎的文件, 用以估計成本,人力,時間及評估風險。像組織圖的圖表, 足以涵蓋專案所有的範圍及產出物。是由專案團隊一起腦力激盪完成。與專案利害關係者用來溝通的文件。可以當作是日後的專案樣板 (Template) 。WBS展開原則第一層是專案的產品或結果或服務。第二層是專案的生命週期(展開的階段), 例
8、:軟體開發專案：需求評估、系統分析、程式撰寫、測試。建築：可行性評估、基礎設計、土建工程、最後測試。課程訓練: 需求評估、課程規劃、課程實施、成效驗收。第三層(含)以下的產出物為第二層的展開。進度計劃 Scheduling活動定義Activity Definition活動排序Activity Sequencing活動所需時間估算Activity Durations進度計劃Scheduling活動所需資源估算Resources Estimates進度控制Schedule Control預留應急時間Buffering the Schedule活動定義產出活動清單 Activity List活動清單
9、提供專案完整的活動, 包含完成日期。 活動內容要清楚地讓執行的專案成員要執行什麼事項, 要具體及量化。以時程進度的型態表示。活動排序 Activity Sequencing有四種優先順序關係會被採用結束到開始(FS)：下一項作業開始之前，前一項作業必須先完成結束到結束(FF)：下一項作業結束之前，前一項作業必須先完成開始到開始(SS)：下一項作業開始之前，前一項作業必須先開始開始到結束(SF)：下一項作業結束之前，前一項作業必須先開始一般多採用FS活動所需時間估算Activity Durations專家判斷：根據專家的經驗判斷。類比估算：由上而下，根據以前曾經作過 的類似專案。量化期程：由下而
10、上，算出每一個活動所 需時間，然後加總。應急時間：為可能的風險預留應急時間。責任分派 Responsibility Assignment 讓專案各成員了解自己在專案中 1. 角色。 2. 所負的責任。 3. 需完成的工作項目。產出物為 R&R (Role and Responsibility) 。成本估算(Cost Estimates)的方法類比估計法(Analogous Estimating or Top-down Estimating)使用專家鑑定或依據先前類似專案的實際時間和成本來估計目前要執行的專案。這個方法的花費較低，但較不準確。在下列兩個情況下它比較可靠:1.與之前的專案本質上類似
11、而不是只有外表，2.做這項估計的人具有專業知識。由下而上估計法(Bottom-Up Estimating)先估計個別活動或工作包所需要的成本，然後加總起來得到整個專案所需要的成本。參數估計法(Parametric Estimating)將專案的特徵應用在數學模式上來預測專案成本。比如說蓋房屋，可以依一坪多少錢的去估計總成本。電腦化估計工具(Computerized Estimating Tools)專案軟體管理表單程式和統計模擬工具已廣泛的被使用來協助估計成本。溝通計劃 Communication Plan目的決定專案利害關係人所需要的資訊、溝通需求、時機、方式。專案利害關係人分析What、H
12、ow、When(誰需要何種資訊、何時需要、如何給予)。用何種方法蒐集、儲存資訊。與報告的相關性分析。不同時程會產生不同的溝通型態。專案組織vs.溝通需求。Output : Communications Management Plan(溝通管理計劃)定期的接受檢驗&做必要的修改。資訊傳遞的input。變更控制系統Change Control System變更控制系統文件保存在專案範圍管理計劃裡。定義程序專案範圍及產品範圍如何變更的程序。變更控制系統包含了:文字工作 documentation 。追蹤制度 tracking systems 。核准變更所需要的審批層次 approval level
13、necessary for authorizing changes 。若依合約(Contract)管理, 變更控制系統需符合合同的所有條款中的規定。目的：彙集並傳送現況報告等專案執行績效資訊使專案利害關係人瞭解如何運用資源進而達成專案目標績效報告亦是溝通工具的一種，包括：Status Report (現狀報告)：執行狀況Progress Report (進度報告)：已完成的進度Trend Report (趨勢報告)：績效狀況Forecasting Report (預測報告)Variance Report (差異報告)：預期vs.實際Earned Value (實獲值)：績效評量方法績效報告Pe
14、rformance Reporting進度報告(Progress reporting)敘述專案團隊已經完成哪些工作。例如完成百分比，哪些已完成與尚進行中的工作。進度報告是控制成本的一個方法。許多專案經理人藉由詢問團隊成員每項工作完成百分比來決定已經完成多少工作。50/50 Rule20/80 Rule0/100 Rule結案 Closing在每一個階段或專案正式完成時彙編、蒐集並傳送相關資訊確保資料不會遺失OutputProject archives(專案檔案)Lessons learned(經驗學習)Project closure/Formal acceptance(專案終結)Release resources(資源釋放)專案經理的關鍵技巧關心細節，但不被支節的事絆住。不要等別人告訴你該做些什麼。了解人性、通情達理。 知道該問誰？何時？以及如何取得協助？ 作決策時應同時考量到技術因素、人事因素與業務因素。 學會在模糊、資訊不完整的情況下分析判斷與下決策。 人際溝通的技巧。Lessons Learned需要有標準的專案管理程序。WBS 是專案的核心,由成員共討論定案。專案經理人花90%時間在溝通。專案不要鍍金, 因為能如期完成的專案只有70% 。專案進度及績效需定期發佈給利害關係人。專案經理人對Team是激勵者與教練的角色。
