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1、档案信息化建设与电子文件管理第四部分前 言根据根据北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技术资格制度有关问题的通知术资格制度有关问题的通知（京人发（京人发200526号）及北京市人事局号）及北京市人事局关于北京市中、初级专业技术资格考试、评审工作有关问题的通知关于北京市中、初级专业技术资格考试、评审工作有关问题的通知（京人发（京人发200534号）文件的要求，从号）文件的要求，从2005年起，我市档案系列中级专年起，我市档案系列中级专业技术资格试行以考代评的评价方式，为了做好考试工作，我们编写了业技术资格试行以考代评的评价方式，为
2、了做好考试工作，我们编写了本大纲。本大纲既是申报人参加考试的复习备考依据，也是专业技术资本大纲。本大纲既是申报人参加考试的复习备考依据，也是专业技术资格考试命题的依据。格考试命题的依据。在考试知识体系及知识点的知晓程度上，本大纲从对档案专业中级在考试知识体系及知识点的知晓程度上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员应具备的学识和技能要求出发，在基本要求中提出了专业技术资格人员应具备的学识和技能要求出发，在基本要求中提出了“掌握掌握”、“熟悉熟悉”和和“了解了解”共共3个层次的不同要求，这个层次的不同要求，这3个层次的个层次的涵义为：掌握系指在理解准确、透彻的基础上，能够熟练自如的解决实涵义为
3、：掌握系指在理解准确、透彻的基础上，能够熟练自如的解决实际问题；熟悉系指能说明其要点，能够解决实际问题；了解系指概略知际问题；熟悉系指能说明其要点，能够解决实际问题；了解系指概略知道其原理及应用范畴。道其原理及应用范畴。在考试内容的安排上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员在考试内容的安排上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员的工作需要和综合素质要求出发，主要考核申报人专业基础理论和专业的工作需要和综合素质要求出发，主要考核申报人专业基础理论和专业知识，以及解决实际问题的能力。知识，以及解决实际问题的能力。命题内容在本大纲所规定的范围内，考试将采取笔试、闭卷的方式。命题内容在本大纲所规
4、定的范围内，考试将采取笔试、闭卷的方式。考试题型分为客观题和主观题。考试题型分为客观题和主观题。第四节第四节 电子文件管理电子文件管理一、电子文件的概念和种类（一）（一）（一）（一） 电子文件的概念电子文件的概念电子文件的概念电子文件的概念电子文件是电子文件是在数字设备及环境中生成在数字设备及环境中生成，以数码形式以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的讯网络上传送的文件文件。电子文件的两个基本特征：电子文件的两个基本特征：1.由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字由
5、电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为代码记录和表示，亦可称为“数字文件数字文件”。（需。（需要的信息用一串比特存储与计算机就存储器中，要的信息用一串比特存储与计算机就存储器中，并可通过通信网络进行传输。）并可通过通信网络进行传输。）2.电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。（这是电属性，特别是要有特定的用途和效力。（这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点）件与其他形式文件的共同点）电子文件是文件的一种类型，应具有
6、文件的各种属性，特别电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。内容内容背景背景结构结构 “数字信息数字信息”是电子文件的技术属性，而是电子文件的技术属性，而“文文件件”是电子文件的功能属性。电子文件是是电子文件的功能属性。电子文件是“数字数字信息信息”和和“文件文件”的交集。的交集。文件文件数字信息数字信息电电子子文文件件（二）（二） 电子文件的种类电子文件的种类如同其他事物的种类划分一样，电子文件
7、的种类也有如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。不同的划分标准。1 1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分文本文件（文本文件（text)纯文本文件不含格式代码，使用时不受计算机硬件和软纯文本文件不含格式代码，使用时不受计算机硬件和软件类型的限制，常用格式有件类型的限制，常用格式有TXT等。等。1 1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分数据文件（数据文件（DATA）含有数据的电子文件表格含有数据的电子文件表格格式为：.XLS1 1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分数据文件（数据文件（DATA）以数据
8、库形式存在的具有文件属性的记录以数据库形式存在的具有文件属性的记录数据库的生成有两种方式： 人工输入数据 使用条形码扫描、A/D变换器等传感设备自动采集数据。1 1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分图像文件（图像文件（Image）使用数字设备采集或制作的画面使用数字设备采集或制作的画面常用格式有JPG，BMP，TIF等。1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分影像文件（影像文件（video）使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面主要格式有：MPEG,AVI等1
9、1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分声音文件（声音文件（audio）用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。常用的文件格式有常用的文件格式有WAV，MP3等等用编曲软件生成的文件称为MIDI文件。通过压缩转换生成的文件有MP3等平安夜.mp31 1、按电子文件的信息存在形式划分、按电子文件的信息存在形式划分命令文件，亦称计算机程序文件（命令文件，亦称计算机程序文件（program）用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。2 2、按电子文件的功能划分、按电子文件的功能划分主文件主文件支持性文
10、件支持性文件辅助性文件辅助性文件工具性文件工具性文件3 3、按电子文件的的生成方式划分、按电子文件的的生成方式划分分为计算机系统中直接生成的分为计算机系统中直接生成的原始文件原始文件和将和将纸质或其他载体文件重新录入生成的纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文转换文件件。（二）（二） 电子文件的特点电子文件的特点 信息的非人工识读性信息的非人工识读性 系统的依赖性系统的依赖性 信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性 信息的易变性信息的易变性 信息存储的高密度性信息存储的高密度性 多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性 信息的可操作性信息的可操作性 物理结构与逻辑结构的可分离
11、性物理结构与逻辑结构的可分离性 信息的多维性信息的多维性（二）（二） 电子文件的特点电子文件的特点 信息的非人工识读性信息的非人工识读性（三）（三） 电子文件的特点电子文件的特点 系统的依赖性系统的依赖性（三）（三） 电子文件的特点电子文件的特点 信息存储的高密度性信息存储的高密度性（三）（三）（三）（三） 电子文件的特点电子文件的特点电子文件的特点电子文件的特点 物理结构与逻辑结构的可分离性物理结构与逻辑结构的可分离性 信息信息的的多维性多维性（三）（三）（三）（三） 电子文件的特点电子文件的特点电子文件的特点电子文件的特点 信息的可操作性信息的可操作性二、电子文件管理（一）（一） 电子文件
12、的管理原则电子文件的管理原则n 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；n 这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；n 文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。 电子文件的生命周期电子文件的生命周期电子文件的生命周期电子文件的生命周期（二）（二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 全程管理原则全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，建立一根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。久保存或销毁的整个生命周期进行全程
13、管理。（全面的管理、系统的管理、过程的管理全面的管理、系统的管理、过程的管理）（二）（二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 前段控制原则前段控制原则文件：形成处理鉴定整理编目保存销毁前端中端末端（二）（二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 集成管理原则集成管理原则 将与电子文件生成、运行、保管等管理将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的组合，形成活动有关的要素进行合理的组合，形成具有要素群结构的管理体系。具有要素群结构的管理体系。包括三个方面的内容：包括三个方面的内容：1.文件流与业务流的集成；文件流与业务流的集成；2.文件流与其他信息流的集成；文件流与其他
14、信息流的集成；3.文件流内部管理活动的集成。文件流内部管理活动的集成。（二）二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 动态管理原则动态管理原则 对电子文件全程加以监控，以动态适应性对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程发生的变化和对管理工作提出的新要用过程发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。求，以保证管理目标的实现。（二）（二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 注重效益原则注重效益原则 电子文件管理中对成本和效益的关注尤其电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出，这主要来自两个方面
15、的原因：突出，这主要来自两个方面的原因：1.电子文件管理的投入大；电子文件管理的投入大；2.2。信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。（二）（二） 电子文件的管理原则电子文件的管理原则u 可读性保障原则可读性保障原则 经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够一人可以适度、可以理解迁移等处理后能够一人可以适度、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。的方式输出，并保持其内容的真实性。（保证电子文件可读性的措施应该贯彻于全保证电子文件可读性的措施应该贯彻于全部管理工作的始终部管理工作的始
16、终）（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管理模式（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管理模式n 机构内部电子文件的管理机构内部电子文件的管理n档案馆电子文件的管理模式档案馆电子文件的管理模式（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管理模式n 机构内部电子文件的管理机构内部电子文件的管理1. 对电子文件实行统一管理对电子文件实行统一管理2.实行文件、档案一体化管理实行文件、档案一体化管理对电子文件实行统一管理对电子文件实行统一管理u机构内部电子文件的管理机构内部电子文件的管理文件形成部门文件形成部门档案部门档案部门信息技术部门信息技术部门（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管
17、理模式n 档案馆电子文件的管理模式档案馆电子文件的管理模式1. 集中式保管模式集中式保管模式2.分布式保管模式分布式保管模式（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管理模式n 档案馆电子文件的管理模式档案馆电子文件的管理模式1. 集中式保管模式集中式保管模式 文件的生成机构使用文件，并通过一些方法来保护文件文件的生成机构使用文件，并通过一些方法来保护文件的可靠性和真实性；的可靠性和真实性；文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管。档案馆进行整理、编目和长期保管。（美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成
18、）（加拿大哥伦比亚大学方案）（二）（二） 电子文件的管理模式电子文件的管理模式n 档案馆电子文件的管理模式档案馆电子文件的管理模式1.分布式保管模式分布式保管模式（美国匹兹堡大学的方案）形成机构应自始至终保管自己的电子文件，而不是形成机构应自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。制权。国家档案局牵头研制的国家标准国家档案局牵头研制的国家标准电子文件归档与管理规电子文件归档与管理规范范（20012001年修
19、改稿）中指出年修改稿）中指出“电子文件归档后按有关规定移交电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。案进行集中保管。”档案信息化建设与电子文件管理第四部分第一节 档案信息的数字化一、档案信息数字化的含义一、档案信息数字化的含义 档案信息的数字化是指利用档案信息的数字化是指利用数据库技术数据库技术、数据数据压缩技术压缩技术、高速扫描技术高速扫描技术等技术手段，将纸质文等技术手段，将纸质文件、声像文件等件、声像文件等传统介质的文件传统介质的文件和和已归档保存的已归档保存的电子档案电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息，系统组
20、织成具有有序结构的档案信息库。库。现阶段和今后一段时间，我国档案信现阶段和今后一段时间，我国档案信息数字化的中心任务：息数字化的中心任务： 对纸质档案信息进行数字化转换对纸质档案信息进行数字化转换二、档案信息数字化的内容二、档案信息数字化的内容 一）档案目录信息的数字化； 二）档案全文信息的数字化三、档案信息数字化的主要困难三、档案信息数字化的主要困难n 技术不成熟且不经济键盘录入；扫描 数字化的对象问题 合作问题第二节 档案网站建设档案网站：档案网站： 是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。服务功能；宣传功能；交流功能档案网站的功能档案网站的功能数字档案馆的含义 利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。（数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境）第三节 数字档案馆建设祝大家成功！祝大家成功！谢谢！谢谢！20082008年年5 5月月2424日日
