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1、新台泥(杭州)企业运营管理有限公司行 政 部二零一二年三月公文写作及处理注意事项1234公文格式公文行文规则5发文办理收文办理公文归档天头（上白边）：天头（上白边）：37mm1mm地脚（下白边）：地脚（下白边）：35mm1mm订口（左白边）：订口（左白边）：28mm1mm翻口（右白边）：翻口（右白边）：26mm1mm版心尺寸：版心尺寸：156mm225mm公文页边公文页边与版心尺寸与版心尺寸A4A4纸：纸：210mm210mm297mm297mm371 天头281订口15622521029726mm1mm翻口35mm1mm地脚公文的格式、文字、印公文的格式、文字、印章都必须在版心中间，章都必须
2、在版心中间，不能出现在白边当中。不能出现在白边当中。公文的格式由公文的格式由眉首、主体、版记眉首、主体、版记三部分组成：三部分组成： 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。置于主题词以下的各要素统称版记。公文格式的组成公文格式的组成眉眉 首首主主 体体版版 记记份号份号秘密等级秘密等级紧急程度紧急程度发文机关发文机关标识标识发文字号发文字号签发人签发人标题标题主送机关主送机关正文正文附件附件成文日期成文日期
3、公文生效公文生效标识标识附注附注主题词主题词抄送机关抄送机关印发机关印发机关印发日期印发日期份数份数公文格式公文格式公文格式公文格式Add Your Title公文中各要素标识规则眉首眉首，是公文的，是公文的“头头”。 1 1、发文机关标识（必要项）：发文机关名称、发文机关标识（必要项）：发文机关名称“文件文件”二字组成，二字组成，如如“安徽海螺水泥股份有限公司文件安徽海螺水泥股份有限公司文件”；字体字号：提倡使用小标宋体；字体字号：提倡使用小标宋体字，颜色为红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，宽度不超过字，颜色为红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，宽度不超过15mm15mm 。
4、2 2、发文字号（必要项）：由发文机关代字、年份、序号组成，、发文字号（必要项）：由发文机关代字、年份、序号组成，3 3号号仿宋体字仿宋体字; ; 年份用阿拉伯数码，用年份用阿拉伯数码，用六角括号六角括号“ ”括入；序号不编虚括入；序号不编虚位（即位（即1 1不编为不编为001001），不加），不加“第第”字。如字。如：台：台X X政政20122012第第0404号（错）号（错）应为应为：台：台X X政政201220124 4号）号）； 位置：在发文机关标识下空两行。位置：在发文机关标识下空两行。 3 3、反线：宽度同版心，即线体为、反线：宽度同版心，即线体为1.751.75磅，长磅，长156
5、mm 156mm 。 4 4、秘密等级：此要素不常用，如发文机关认为有必要，可用、秘密等级：此要素不常用，如发文机关认为有必要，可用3 3号黑体字，号黑体字，顶格标识在版心右上角第顶格标识在版心右上角第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字。字。 5 5、公文份数序号：不是所有的公文都要编制份数需要，带有密级的公、公文份数序号：不是所有的公文都要编制份数需要，带有密级的公文要编制份数序号。序号编制不少于两位。文要编制份数序号。序号编制不少于两位。 6 6、上行文需标注签发人，下行文不必标注，字体为、上行文需标注签发人，下行文不必标注，字体为3 3号仿宋体字，签发号仿宋体字，签发人姓名用人姓
6、名用3 3 号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1 1字。如有多个签字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第发人，主办单位签发人姓名置于第1 1行，其他签发人姓名从第行，其他签发人姓名从第2 2行起在主办单行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个与最后一个签发人签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm4mm。台泥（广安）水泥有限公司文件台（广）政20121号公文中各要素标识规则 主体主体
7、，是公文的，是公文的“身身”。 1 1、公文标题：红色反线下空、公文标题：红色反线下空1 1行，行，2 2号黑体字，回行时，要做到词意完整，号黑体字，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。排列对称，间距恰当。 2 2、主送机关：标题下空、主送机关：标题下空1 1行，左侧顶格行，左侧顶格3 3号仿宋字体，回行时仍顶格；最号仿宋字体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关应为全称、规范化简称等。后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关应为全称、规范化简称等。 3 3、公文正文：主送机关下一行，每自然段行首均空两字，数字、年份不、公文正文：主送机关下一行，每自然段行首均空两字
8、，数字、年份不能回行。能回行。 4 4、附件：正文下空一行，左空两字用三号仿宋字体标注，后标全角冒号、附件：正文下空一行，左空两字用三号仿宋字体标注，后标全角冒号和名称。如文件有多个附件，则在附件后用阿拉伯数字标注，附件名称后不加和名称。如文件有多个附件，则在附件后用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。如：标点符号。如： 附件：附件：1. 1. 2. 2.关于关于 的通知的通知 ： 。 特此通知。特此通知。 附件：附件：1. 1. 2. 2. （附注：（附注： ） 附注是需要说明的其他事项，上行文请求必须告知联系人姓名，联系电话，以附注的形式标注。附注用三号仿宋字体，加圆括号在成文日期下一
9、行左空两字标注。二二一一年一一年月月日日 5 5、成文日期：用汉字书写，即俗称、成文日期：用汉字书写，即俗称“大写大写” ，不能用阿拉伯数字和汉字共，不能用阿拉伯数字和汉字共用，同时年月日要标全，用，同时年月日要标全，“”不能写成不能写成“0 0”或或“零零”。位置应下空。位置应下空2-32-3行。行。 6 6、印章印章：单一机关制发的公文的落款处不署发文机关名称，只标识成文时：单一机关制发的公文的落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间间。成文时间右空右空4 4字字；加盖印章应上距正文；加盖印章应上距正文2mm-4mm2mm-4mm，端正、居中下压成文时间。，端正、居中下压成文时间。
10、当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。 当联合行文需加盖两个印章时当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空，应将成文时间拉开，左右各空7 7字；主办机字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。关印章在前；两个印章均压成文时间。 当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办
11、机关印章在前，每排最多排发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3 3个印章，两端不得超出个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空在最后一排印章之下右空2 2字标识成文时间。字标识成文时间。 注：注：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文此页无正文
12、”的方的方法解决。法解决。公文中各要素标识规则 版记版记，是公文的，是公文的“脚脚”。 1 1、主题词：用、主题词：用3 3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目间空号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目间空1 1字；一字；一般标注般标注2 25 5个主题词个主题词 。 2 2、抄送机关：在主题词下一行；左空、抄送机关：在主题词下一行；左空1 1字，用字，用3 3号仿宋字体，后标全角冒号仿宋字体，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后标句号。号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后标句号。 3 3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送
13、机关位于主题词之、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占一行，用下）占一行，用3 3号仿宋字，左空号仿宋字，左空1 1字；印发日期右空字；印发日期右空1 1字。字。 4 4、版记中的反线：各要素均要加一条反线，长度同版心。、版记中的反线：各要素均要加一条反线，长度同版心。 注：注：页码用页码用4 4好仿宋阿拉伯数码标识，居中。首页也一并编号（如文件仅好仿宋阿拉伯数码标识，居中。首页也一并编号（如文件仅一页可不编页码），页码格式为：一页可不编页码），页码格式为：-1-1-，-2-2-。-6-注意事项：注意事项： 1 1、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行
14、）。、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 2 2、标题序号、标题序号“一、（一）、一、（一）、1 1、（、（1 1）” 3 3、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。 在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 如：如： “ 50% 50% ”不能写成不能
15、写成“百分之五十百分之五十” “2121世纪世纪9090年代年代”不能写成不能写成“二十世纪九十年代二十世纪九十年代” “党的十七大党的十七大”错成错成“党的党的1717大大”。 （发文份数序号用阿拉伯数，顶格标识在版心左上角第1行）（发文机关标识距至版心上边缘25mm）（发文机关标识居中，用红色小标宋字体，宽度为15mm）（空2行）发文字号：机关代字+年号+序号，用3号仿宋字，居中排布，用六角括号注：注：机密等级如无需与保密期限同时标识，则用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；紧急程度如无需与机密等级、保密期限同时标识，则用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1
16、字。（序号距上页边为37mm）（空1行）公文标题用2号黑体，居中排布，一般由发文机关名称、事由、文种三部分组成（空1行）主送机关左侧顶格，3号仿宋字体，名称后全角冒号正文字体为仿宋3号，行间距28-30磅 附件：附件：1. 特此通知换行，后加“句号”（空1行）附件与结束语之间空1行，3号仿宋字体，后标全角冒号，附件名称后不加标点符号，（空2-3行）上不压正文，压日期，骑年盖月成文日期右空4字主题词为3号黑体，居左顶格，后标全角冒号，词目用3号黑体，词目之间空1字，不用顿号。抄报或抄送机关使用全称或规范化的简称，左空1字，3号仿宋字体，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐，结尾用冒号
17、。印发机关前也空1字。印发日期右空1字-1-页码为4号仿宋阿拉伯数码标识。仅一页，首页无需编号，如多页，首页要一并编号。版记中的反线长度同版心（机密等级、保密期限用3号黑体字，顶格，标识在版心右上角第1行，两者之间用“”隔开；紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空1字。）红色反线与版心等宽，位于发文字号下4mm处（附注：（附注： ）001机密一年特 急1、发文字号不规范，应为、发文字号不规范，应为 201123号，号，居中标识居中标识2、标题不规范，应将、标题不规范，应将“印发印发”改为改为“转发转发”，引号改为书名号，引号改为书名号 3、缺少主送机关，应写明收文单位名称
18、、缺少主送机关，应写明收文单位名称4、附件说明不规范，应具体写明附件标题，、附件说明不规范，应具体写明附件标题，空空2字字5、成文日期不规范，应用汉字写全，即、成文日期不规范，应用汉字写全，即“二二一一年四月二十三日一一年四月二十三日”；应加盖印章；右空；应加盖印章；右空4字字6、主题词选用不当，应表明公文的主题项：、主题词选用不当，应表明公文的主题项：行政经费；主题词之间不加标点符号行政经费；主题词之间不加标点符号7、转发公司不应再向其他机关抄送，应取消、转发公司不应再向其他机关抄送，应取消抄送机关；抄送机关；8、抄送机关之间用逗号，结尾用句号、抄送机关之间用逗号，结尾用句号9、印发日期在成
19、文日期之前，应与成文日期、印发日期在成文日期之前，应与成文日期相同或推迟相同或推迟1-2天。天。案案 例例 行文关系行文关系是收、发文机关之间的组是收、发文机关之间的组是收、发文机关之间的组是收、发文机关之间的组织关系。包括上下级关系、平级关系以及隶属关系和织关系。包括上下级关系、平级关系以及隶属关系和织关系。包括上下级关系、平级关系以及隶属关系和织关系。包括上下级关系、平级关系以及隶属关系和不相隶属关系。根据关系的类别和级别，制作公文时不相隶属关系。根据关系的类别和级别，制作公文时不相隶属关系。根据关系的类别和级别，制作公文时不相隶属关系。根据关系的类别和级别，制作公文时就可以分为就可以分为
20、就可以分为就可以分为上行文、下行文和平行文上行文、下行文和平行文。行文方向行文方式注意事项上行文上行文逐级逐级下级向直接上级行文下级向直接上级行文多级多级下级同时向自己上级和下级同时向自己上级和更高的上级（特殊情况使用）更高的上级（特殊情况使用）越级越级下级超过自己的直接上级给更高的上级单位行文。下级超过自己的直接上级给更高的上级单位行文。（不可以随便采用）（不可以随便采用）下行文下行文逐级逐级上级向自己的直属下级行文上级向自己的直属下级行文多级多级上级向下级行文时，根据需要同时下达所属几级的下上级向下级行文时，根据需要同时下达所属几级的下属单位，避免逐级转发，以提高时效属单位，避免逐级转发，
21、以提高时效越级越级直达基层组织直达基层组织（例如：登报、广播、张贴）（例如：登报、广播、张贴）平行文平行文不分系统、级别、地区的机关、团体、企事业单位不分系统、级别、地区的机关、团体、企事业单位之间使用，可以之间使用，可以免去按系统传递，增加运转层次的麻烦，节约时间，提高办事效率免去按系统传递，增加运转层次的麻烦，节约时间，提高办事效率 上行文规则：上行文规则： 1 1、请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机、请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 2 2、报告不得夹带请
22、示事项。、报告不得夹带请示事项。 3 3、一般不得越级请示和报告。、一般不得越级请示和报告。 4 4、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。关负责人报送请示、意见和报告。 5 5、受双重领导的机关向上级机关下文，应当写明主送机关和抄送机、受双重领导的机关向上级机关下文，应当写明主送机关和抄送机关。关。上行文上行文不要答复不要答复用用“特此报告。特此报告。要求答复要求答复用用“以上请示，以上请示，请批复。请批复。”要求转发用要求转发用“以上请示，以上请示，如无不当，请如无不当，请批转批转”公
23、文行文规则公文行文规则 下行文规则：下行文规则： 1 1、各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级单位的相关业务部门、各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级单位的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级单位下正式文。向下一级单位下正式文。 2 2、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。文，上级机关应当责令纠正或撤消。 3 3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送
24、其另一上、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。级机关。 4 4、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送上直接级机关。、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送上直接级机关。下行文要求下级执行的用要求下级执行的用“特此通知，望特此通知，望认真执行。认真执行。”要求下级执行后，上报情况的用要求下级执行后，上报情况的用“望望遵照执行，并将情况及时上报。遵照执行，并将情况及时上报。”或者用或者用“希即研究执行，如有意见希即研究执行，如有意见随时向我们反映。随时向我们反映。”平行文可写：可写：“特此函达。特此函达。”或写：或写：“特此致函；特此致函；请查照，希请查
25、照，希见复为荷。见复为荷。”或写：或写：“特此函复。特此函复。”联合行文规则：联合行文规则： 同级单位、同级单位各部门、上级单位各部门与下一同级单位、同级单位各部门、上级单位各部门与下一级单位可以联合行文。级单位可以联合行文。 联合行文时发文机关标识：联合行文时发文机关标识：由发文机关全由发文机关全称或规范化简称后面加称或规范化简称后面加“文件文件”组成；联合行文时应使主办组成；联合行文时应使主办机关名称在前；联合行文过多时，必须保证首页显示正文。机关名称在前；联合行文过多时，必须保证首页显示正文。发文办理发文办理 发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过指以本机关名义制发公文的过程，包括程
26、，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程等程序。序。 1、拟稿：（1 1）符合法律、法规、规章及其他有关规定。）符合法律、法规、规章及其他有关规定。 （2 2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 2、 审核：公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地方职权的事项是：是否确需行文，涉及
27、其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合文公实施办法规定否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合文公实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。 3、签发：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人以本机关名义制发的上行文，由主要负责人 ( (指行政指行政机关的正职或者主持工作的负责人机关的正职或者主持工作的负责人) )签发；以本机关名义签发；以本机关名义 制发的下行制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发
28、。 4、复核：公文正式印制前，应当进行复核。复核的重点是：审公文正式印制前，应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。范等。 5 、分发：各部门应当按照报送单位规定的份数报送公文。各部门应当按照报送单位规定的份数报送公文。主办主办单位单位拟稿拟稿主办单位主办单位负责人负责人初审签字初审签字办公室办公室（秘书室）（秘书室）复复 核核主办单位主办单位送有关送有关部门会签部门会签公司分管公司分管领导签批领导签批总经理总经理签签 发发打印打印办公室办公室（秘书室）（秘书室）编号登记编号登记
29、修改修改印刷印刷装订装订校对校对用印用印分发分发移交移交档案室档案室立卷立卷归档归档办公室负责人审核办公室负责人审核拟在拟在OA网发布网发布OAOA网发布网发布电子文档存盘电子文档存盘发文处理流程图发文处理流程图收文办理收文办理 收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括指对收到公文的办理过程，包括签签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。等程序。 1、签收：签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。 拆封 拆封是指拆装有文件、资料的信封或文件包，取出文件的过程。拆封是指拆装有文件、资料的信封或文件包，取出文件的
30、过程。 简要分类。一般公务文书由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责简要分类。一般公务文书由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。 拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。及时与发文单位联系，查明原因。 拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。处理文件让他人乱放和拿走。 逐封核对来文，发现错送文件，应及时
31、与发文单位取得联系并退逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少、文件不符、错送文件等，联系后妥善处理。回；发现短少、文件不符、错送文件等，联系后妥善处理。 拆封后的空封筒应集中放一段时间，以便一旦发现差错及时核拆封后的空封筒应集中放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。对查询。 清点 清点是对拆封后的文件进行检查核对的过程。清点是对拆封后的文件进行检查核对的过程。 按来文单位或签收回执标明的来文单位、标题、编号、数量等仔细查按来文单位或签收回执标明的来文单位、标题、编号、数量等仔细查对，发现问题，及时处理。多收的文件要退回；对短少份数的，要及时通知对，发现问题，及
32、时处理。多收的文件要退回；对短少份数的，要及时通知发文单位补齐；对错发的文件要及时调换更改。发文单位补齐；对错发的文件要及时调换更改。 检查文件是否齐全完整，看是否缺附件，是否缺页、白页、有无落款、检查文件是否齐全完整，看是否缺附件，是否缺页、白页、有无落款、加盖印章、成文日期等。加盖印章、成文日期等。2 2、登记、登记 登记是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级、登记是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录。缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录。 注意事项：注意事项：必须逐项登记，不得漏登、省略。必须逐项登记，不得漏
33、登、省略。等记时不得重复和跳号。等记时不得重复和跳号。字迹必须清楚、工整，并符合档案要求。字迹必须清楚、工整，并符合档案要求。登记后的文件必须加盖收文章。登记后的文件必须加盖收文章。 分类分类 分类是将清点后的文件按不同标准和要求分类分类是将清点后的文件按不同标准和要求分类 分类一般标准有：分类一般标准有：按发文机关分，通常有中央、省、市（地区）、县（市）等。按发文机关分，通常有中央、省、市（地区）、县（市）等。按行文方向分，有上行文、下行文、平行文。按行文方向分，有上行文、下行文、平行文。按文件内容分，有需办理文件和阅知的文件两大类。有时，也可按文件内容分，有需办理文件和阅知的文件两大类。有
34、时，也可按文件、简报、资料三大类进行分类。按文件、简报、资料三大类进行分类。按登记文件和不需登记文件分为两类。按登记文件和不需登记文件分为两类。3 3、分发、分发 分发文件要准确及时、主次分明、手续齐全。分发文件要准确及时、主次分明、手续齐全。 注意事项：注意事项：严格穿越范围。严格穿越范围。严禁文件横传，文件传阅只能直线联系。严禁文件横传，文件传阅只能直线联系。检查清理文件。要做好检查清理文件。要做好“四查一注四查一注”工作：一查有无阅文漏传应阅人；工作：一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无缺失文件；四查有无阅文过长、内容过二查有无批办意见；三查有无缺失文件；四查有无阅文过长、
35、内容过时；一注即对传阅退文情况进行全面记录备注，以备查需。时；一注即对传阅退文情况进行全面记录备注，以备查需。 4、拟办：一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见，拟办意见应简明、具体、得体。 5、批办：领导对来文提出处置意见。 6、承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的办公室并说明理由。 7、催办与查办：对需要办复的文件，要根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促；对未按规定时间办结的文件，要督促承办部门或承办人加快办结，限期报结
36、。办公室主要领导分管领导科室、部门开始登记、拟办处理结束批示分管领导意见办理、传阅收文处理示意图办公室登记填写收文填写收文处理标签处理标签签收公司领导批阅办公室负责人拟办意见拟办意见相关部门意见主管部门意见立卷归档移交档案室办公室登记跟踪督办跟踪督办办结完毕办结完毕反馈反馈相关单位相关单位承办单位承办承办反反馈馈反反馈馈反馈反馈收文处理流程图收文处理流程图适用于子公司内部正文部分（仿宋三号，固定值28-30磅，页边距：上下各2.5厘米，左右各2.8厘米）空1行，空2格，全角冒号，后不加标点符号附件：1、*成文日期空2-3行，右空4字发文机关，黑体4号适用于子公司给部室及集团公司的内部报告请示公
37、文归档公文归档 公文办理完毕后公文办理完毕后，应当及时整理，应当及时整理( (立卷立卷) )、归档。个人不、归档。个人不得保存应当归档的公文。得保存应当归档的公文。 1 1、集团部室、子公司各部门的公文，一律由本单位办公室公文处理、集团部室、子公司各部门的公文，一律由本单位办公室公文处理人员保管、立卷，并定期交档案室归档。人员保管、立卷，并定期交档案室归档。 2 2、各单位公文处理人员应将办理、传阅完毕的公文，参加会议带回、各单位公文处理人员应将办理、传阅完毕的公文，参加会议带回传达后的公文，按其来源和性质分别进行整理、编目，及时退交办公室；单传达后的公文，按其来源和性质分别进行整理、编目，及时退交办公室；单位和个人不得保存应该归档的公文。办公室应将经手处理和本单位产生的公位和个人不得保存应该归档的公文。办公室应将经手处理和本单位产生的公文，分类立卷，当年的公文应于次年第一季度整理归档完毕。文，分类立卷，当年的公文应于次年第一季度整理归档完毕。
