办公自动化(OA)基础知识3课件

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1、OAOA系统培训系统培训 实施部门实施部门 信息中心信息中心办公自动化（办公自动化（OAOA）OAOA的发展历史的发展历史知识管理的基本知识知识管理的基本知识OAOA软件软件 OAOA的发展历史的发展历史OAOA的背景的背景OAOA的历史的历史我们需要什么样的我们需要什么样的OA? OA? 办公自动化企业信息化的核心办公自动化企业信息化的核心OAOA的概念的概念办公自动化系统Office Automation SystemOffice Automation System基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它

2、强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。 OAOA产生背景产生背景 70 70年代为解决办公业务量急剧增年代为解决办公业务量急剧增加对企业生产效率产生巨大影响的加对企业生产效率产生巨大影响的问题问题OAOA产生背景产生背景 利用利用ITIT技术，人借助设备解决办技术，人借助设备解决办公业务，方便管理和决策。公业务，方便管理和决策。 任务任务OAOA产生背景产生背景 提高日常的办公效率。提高日常的办公效率。核心核心OAOA历史历史OAOA的背景的背景OAOA的历史的历史我们需要什么样的我们需要什么样的OA? OA? 办公自动化企业信息化的核心办公自动化企

3、业信息化的核心OAOA的历史的历史 第一代：个体工作自动化 WPS WPS MS OFFICEOAOA的历史的历史 第二代：工作流程自动化 1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出 “以网络为中心的计算”IBM Louts第三代:以知识管理为核心 在部署实施过程中，企业与机构需要： 把知识管理融入BPR（业务流程重组） 改造企业文化 通过知识管理提高企业的核心能力 建立学习型企业 OAOA的历史的历史 第三代:以知识管理为核心 第三代OA的架构 底层是企业的基本信息支撑环境，包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Interne

4、t的信息获取。 第二层是企业多维知识仓库，在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织 。OAOA的历史的历史 13 MRP(Material Requirement Planning 物料需求计划)是被设计并用于制造业库存管理信息处理的系统，它解决了如何实现制造业库存管理目标在正确的时间按正确的数量得到所需的物料这一难题。MRP是当今众所周知的ERP的雏形，MRP与ERP的库存管理思想又源于求解制造业基本方程。OAOA的历史的历史 14 OAOA的历史的历史 MIS（Management Information System，管理信息系统） ，是一个由人

5、、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。 第三代：以知识管理为核心 基于Lotus Domino/Notes的应用解决方案类型 (1)工作组通信 (2)企业级通信 (3)企业间通信 (4)工作组协作 (5)企业级知

6、识管理 (6)电子社区开发 (7)工作组级流程创新 (8)企业级流程创新 (9)价值链创新OAOA的历史的历史 1 OA的发展历史1.1 OA的背景1.2 OA的历史1.3 我们需要什么样的OA? 1.4 办公自动化企业信息化的核心什么样的OA能满足公司现有管理需要我们需要什么样的OA?q集成q完全基于Webq流程优化q管理知识q企业内部即时沟通OA的发展历史OA的背景OA的历史我们需要什么样的OA? 办公自动化企业信息化的核心 企业OA系统应实现的功能 （1）企业通讯平台（IM） （2）信息发布平台 （3）协同工作平台 （4）公文流转平台 （5）日常办公平台 （6）信息集成平台 （7）知识管

7、理平台 （8）交流互助平台（BBS)办公自动化（OA）OA的发展历史知识管理的基本知识OA软件 知识管理的基本知识OA与KM(Knowledge Management，KM知识管理)知识管理的概念知识管理的价值在企业中实施知识管理的原则和步骤OAOA与与KMKMqOA是KM的基础，是KM的入门。KM是OA量变到质变的过程。q企业实施OA的目的在于将企业中的手工管理工作电子化、网络化、自动化，是知识管理的初级阶段。qKM是一种方法论，企业实施KM的目标是管理方 法、管理制度上的提高，为OA系统提供了方法论和战略方向。知识管理的基本知识OA与KM知识管理的概念知识管理的价值在企业中实施知识管理的原

8、则和步骤 知识管理的概念 知识管理（Knowledge Management，KM）是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程。目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力。 对于企业而言，知识管理是一种全新的经营管理模式，知识管理代表了理解和探索知识在管理和工作中的作用的新发展，是与具体的智能管理相结合的基础管理，简洁地说：知识管理是充分地利用集体智慧来增强应变和创新能力。 知识管理的基本知识OA与KM知识管理的概念知识管理的价值在企业中实施知识管理的原则和步骤显性知识与隐形知识q显性知识（Explicit Knowle

9、dge）是指可以通过语言方式传播的知识。典型的显性知识主要是指以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识，存在书本、计算机数据库、CD-ROM等介质中。q隐性知识，也称为隐含经验类（Tacit Knowledge），往往是个人或组织经过长期积累而拥有的知识，通常不易用语言表达，也难以传播。 知识流程q知识流程是指组织的核心资源知识在组织内部各个知识驻点之间为创造价值而形成的一系列积累、共享、交流的过程。知识流程中显性的一部分是通过信息流程的方式表现出来的。知识流程中隐性的一部分更多的表现为组织结构、组织制度、沟通方式等。 q知识流程的设计和重组包括 ：（1） 组织知识的基础编码与标准化机制（2

10、） 外部知识内化的机制（3） 用知识流程统一业务流程和管理流（4） 授权管理文档管理q文档管理是对基本数据和知识信息进行控制的机制。 q文档管理包括以下几个部分： 目录管理 知识的分类和模块化机制 内部文档的积累与更新机制知识地图和知识搜索机制 知识管理的基本知识OA与KM知识管理的概念知识管理的价值在企业中实施知识管理的原则和步骤知识管理的价值q新经济时代，企业的真正价值不再只是资产负债表上的权益净值，而应该再加上企业无形资产的提升。企业知识管理的全新定义企业在实现知识管理的时候： q建立一个环境，这个环境应当使成员沟通的时候变得非常容易。 q原有的“人盯人”的管理方式转变为电子化工作流的管

11、理方式，从而解决工作效率问题。q利用系统积累的大量信息资源，作进一步的管理，使之变成企业的无形资产,并成功建立企业知识文化体系。 q系统中的不同成员组织应具有不同等级的权限。对企业所需要的KM系统的界定以互联网和信息技术为基础，进行系统化、规范化的管理将“职能”管理方式向“流程”的管理方式转变，且为其他业务系统提供有效的数据源。 知识管理的基本知识OA与KM知识管理的概念知识管理的价值在企业中实施知识管理的原则和步骤 知识管理遵循的原则q积累是知识管理的基础：共享是知识管理的价值体现；创新是知识管理的最终追求。 ;第一步，通过知识管理将公司内部的信息积累，保存起来。 ;第二步，使将积累的知识在

12、企业进行共享。 ;第三步，是知识的创新。 知识管理的步骤q步骤：（1）确定公司的战略目标和核心竞争力在哪里。 （2）确定公司只是管理的重点领域是哪些。（3）对引入知识管理的业务环节或流程进行分析。 （4）根据上述分析，制定相应的知识管理方案。 （5）对引入知识管理的业务环节或流程进行实施前 和实施后的评估。 办公自动化（OA）1 OA的发展历史2 知识管理的基本知识3 OA软件 OA软件以知识管理为核心，以流程管控为导向的OA软件系统OA软件设计目标OA系统应用场景概述OA功能模块应用简介OA软件系统的定位 q提供知识化网络办公建设工具 q建立一个电子化的工作环境 q建立一个可以控制的电子化工

13、作流 q建立一个企业知识收集平台 q建立基于ASP模式（Application Service Provider，即应用服务供应商）的网络办公系统 3 OA软件3.1 以知识管理为核心的OA软件系统3.2 OA软件设计目标3.3 OA系统应用场景概述3.4 OA功能模块应用简介OA软件设计目标简明易用 开放性强且可方便地设置多个应用模式 具有良好可扩展性 应与其它应用软件有良好集成性 具极高安全性 系统应可运行在目前流行的所有操作系统上 系统管理一体化、集中化 应加强对更多新技术的应用 3 OA软件3.1 以知识管理为核心的OA软件系统3.2 OA软件设计目标3.3 OA系统应用场景概述3.4

14、 OA功能模块应用简介OA系统应用场景概述 以亚特集团公司为本部使用OA系统，金徽酒业做为亚特集团旗下一个子公司，在OA系统中分属角色分别有：集团高级领导、子公司董事长、子公司总经理、部门经理、部门主管、员工。 3 OA软件3.1 以知识管理为核心的OA软件系统3.2 OA软件设计目标3.3 OA系统应用场景概述3.4 OA功能模块应用简介3.4 OA功能模块应用简介q金徽酒业所使用的OA系统整体结构 流程应用平台 信息发布平台和 企业内部其他应用平台。qOA系统结构图 （下页）（1）系统设置部分（1）系统设置 不仅提供了常用的设置功能，还涵盖了创建OA平台所必须的网络配置功能，系统管理员可以

15、根据实际应用情况对系统进行个性化设置。（2）系统通讯录 可以根据本单位的组织构架对整个系统进行划分与设定。（3）数据维护 提供了一个标准的基础数据维护库，在此用户可以对一些常用的数据进行设置。 （2）流程应用部分（一）（1）流程定义 结合系统自身强大的流程定义模块，能形成各式复杂、多变的业务流程 ，流程管理员还可以在系统中进行诸多高级操作，公司普通员工也可随时对其有权限的文档进行流转和状态查看。 （2）收文管理 执行对上级来文进行收文登记、转相关人员批阅流转、办理，流转结束后可以归入档案数据库。 金徽酒业本部的收文管理流程： 流程说明 该流程启动后，一律通知（邮件通知）总经理办公室主任。 总经办主任、总裁、中心总监具有“传阅”权利。 总裁、中心总监具有“可结束流程的权利”（ 3）流程应用部分（二）（1）发文管理 执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文登记等流程 。（2）企业工作流 系统提供给用户企业常用的各种工作流程模块，用户也可以根据企业的需要自定义流程应用，同时，该模块还为用户提供了多种表单样式 金徽酒业内部系统管理流程：金徽酒业内部系统管理流程：以领料流程为例以领料流程为例系统主页 个人办公 行政办公 网络办公公共信息 客户关系管理 谢谢！