归档文件整理规则解读

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1、? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?解解 读读单位：单位： 四川省档案局经科处四川省档案局经科处 ： 610031 610031 ： 02887662802 02887662802地址：地址： 成都市花牌坊街成都市花牌坊街191191号号QQ: 337246687QQ: 337246687相关文件目录1、?归档文件整理规那么? 中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000 ( 以下简称? 规那么?)2、四川省档案局?关于企业参照执行归档文件整理规那么的意见?的通知 川档发200315号 ( 以下简称? 意见?)3、四川省档案局?关于施行的几点意见?川档发200124号第一局部：

2、第一局部：? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?出台出台的背景、目的、意义及其特点的背景、目的、意义及其特点第二局部：解读第二局部：解读? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?及及? ?关于企业参照执行规那么的意关于企业参照执行规那么的意见见? ?川档发川档发200315200315号号第一局部：第一局部：? ?归档文件整理规那归档文件整理规那么么? ?出台的背景、意义及其特点出台的背景、意义及其特点一、背景一、背景 文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其相互文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和

3、保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。 由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量，每年的立卷归档由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量，每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重的工作负担。机关、企事业单位档案工作人员改革归成为专兼职档案人员的一项沉重的工作负担。机关、企事业单位档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。档文件整理方法的呼声日益高涨。“简化整理，深化检索成为大家的共识。必要简化整理，深化检索成为大家的共识。必要性性 随着各单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于

4、档案管理，其高效、随着各单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能可能性快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能可能性 二、目的二、目的 为了适应档案管理现代化的需要，标准为了适应档案管理现代化的需要，标准归档文件的整理方法，贯彻归档文件的整理方法，贯彻“强化收集、强化收集、简化整理、细化检索、深化利用简化整理、细化检索、深化利用的业务的业务工作方针，提高工作效率，推进归档文件工作方针，提高工作效率，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化，整理工作制度化、标准化、现代化， 2000 2000年年12

5、12月月6 6日日, , 国家档案局出台了新的行业标国家档案局出台了新的行业标准准? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?，并于，并于20012001年年1 1月月1 1日正式实施。日正式实施。? ?规那么规那么? ?规定：对应作为文规定：对应作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷书档案保存的纸质文件材料不再立卷 , , 以以“件件为单位进行整理。为单位进行整理。三、意义三、意义 归档文件整理工作是公文处理工作的最后归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，是档案工作的根底，关系到文承前启后的

6、工作，是档案工作的根底，关系到文件归档后的平安保管和有效利用，直接影响档案件归档后的平安保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展。的质量和档案工作的开展。? ?规那么规那么? ?的出台，对的出台，对归档文件整理工作的科学开展、周密组织和有效归档文件整理工作的科学开展、周密组织和有效监督，确保归档文件的整理质量具有十分重要的监督，确保归档文件的整理质量具有十分重要的意义。意义。音乐治疗的特点自然性 自然疗法是未来医学开展的趋势之一，它包括草药疗法、按摩疗法、水疗法、磁疗法、蜂疗法、音乐疗法、全息诊疗法、经络诊疗法、行为疗法、精神疗法、饮食疗法、气味疗法、艺术疗法等，是一门横跨预防医学、

7、临床医学、康复医学的应用学科。针对性 音乐治疗主要是针对心理疾病和由心理因素而导致的疾病。尽管音乐治疗对非心理性疾病也有一些疗效，甚至对某些疾病有特殊的疗效。但从总体来说，音乐治疗对心理疾病和心身疾病疗效更为明显。整体性 音乐治疗与我国传统的中医十分相似。它是通过音乐的旋律、节奏、和声等要素与人的生理和心理的一些要素相作用，调动人体生命的潜能、整合各系统的关系，以到达治病的目的。综合性 音乐既可以单独作为一种治疗方法，也可以与其他的心理治疗方法相结合，形成一种新的、综合的治疗方法。如以音乐为背景的语言诱导就是其中的一种。特异性 音乐是人类的一种文化现象，尽管人类的文化有其共性，但文化的个性也是

8、十清楚显的。由于每个人所处的文化环境不同，所受的家庭教育各异，因而产生了对音乐的不同喜爱和理解。在音乐治疗中，寻找来访者最喜爱的、感受最深的音乐是治疗的难点，同时也是治疗能取得效果的关键所在。音乐治疗的优点与缺点优点音乐治疗的最大特点是它的“情景性和“感染性，即对人情绪的渲染作用。缺点然而，这同时也是音乐作为心理治疗手段的缺点。音乐治疗对人的作用是感性的而不是理性的，且音乐不像语言那样能够完全被人理解。因此，它具有难理解性和缺乏针对性的弱点。 同一曲音乐作用不同的人能引起完全不同的反响。音乐疗法“不是通过人的理性而发挥作用的。音乐崇尚的是一种感性情绪作用，而不是智力、推理和判断活动。 然而，许

9、多心理治疗就是要通过理性的语言来改变患者错误思维和认识，单纯音乐治疗就无法实现。美国纽约州立大学医疗队中心的奥里斯博士说，“音乐是一种有效的治疗辅助手段。此外，“被治疗者起码应该对音乐有一定的感受能力，至少喜欢听音乐。 因此，“音乐治疗的效果取决于患者对音乐的感悟能力，病不是每个人都适合进行用音乐治疗的。在单纯音乐治疗过程中，如果患者听不懂音乐，治疗的效果就差或没有效果。三、特点 ?规那么?采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，概括起来有简化、兼容 、灵活三个特点一) 简化1、从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，取消案卷，

10、实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，免除了繁琐、复杂的组卷过程，2、分类方法确定为年度、保管期限、机构问题，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。3、装订以“件为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于“三孔一线。4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。5、归档章的位置不限于文件首页右上角，首页上端空白处皆可。6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件为单位的归档文件目录。7、无需编页号，归档文件目录改设“页数项。8、归档文件直接装盒保管。9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。只需填写档案盒盒脊

11、。10、档案盒的工程设置有了较大变化。如封面只设“全宗名称项。二二 兼容兼容 1 1、制定、制定? ?规那么规那么? ?的一个重要原那么，就是兼顾计算机和的一个重要原那么，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。这是从我国情出发的一种现实考虑。手工两种管理方式。这是从我国情出发的一种现实考虑。企事业单位档案工作目前乃至相长的时期尚处于手工和计企事业单位档案工作目前乃至相长的时期尚处于手工和计算机两种管理方式，算机两种管理方式，? ?规那么规那么? ?在立足适应现代化管理需要在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手工管理的方式，做到既有导向性，又表的前提下，兼顾手工管理的方式，做到既有导向性，又表达出

12、过渡性。达出过渡性。 2 2、? ?规那么规那么? ?在简化整理的同时，也兼顾了档案馆管理的需在简化整理的同时，也兼顾了档案馆管理的需要。如要。如? ?规那么规那么? ?将件号区分为室编、馆编两种，并在设计将件号区分为室编、馆编两种，并在设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。 3 3、? ?规那么规那么? ?适用范围的界定同样表达了兼容性。适用范围适用范围的界定同样表达了兼容性。适用范围规定：规定：“我国各级机关、团体和其他社会组织，适用范我国各级机关、团体和其他社会组织，适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，

13、以方围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便各地档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握便各地档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握? ?规那么规那么? ?的推广进度和推广面。的推广进度和推广面。三灵活三灵活11、? ?规那么规那么? ?作为通用的行业标准，必须具有普适性。在作为通用的行业标准，必须具有普适性。在保证整理质量，便于检索的前提下，不同机关、企事业单保证整理质量，便于检索的前提下，不同机关、企事业单位具体做法可以有所不同。如有些条款对一些整理工程只位具体做法可以有所不同。如有些条款对一些整理工程只提出原那么要求，各级地方档案行政管理部门可以因地制提出原那么要求，各

14、级地方档案行政管理部门可以因地制宜地提出具体要求，各企事业单位也可以根据自身实际选宜地提出具体要求，各企事业单位也可以根据自身实际选择适宜的整理方式。择适宜的整理方式。1 1分类只限定根本分类方法，允许各机关、企事业单位分类只限定根本分类方法，允许各机关、企事业单位以不同方式组合，制定切合单位实际的分类方案；以不同方式组合，制定切合单位实际的分类方案；2 2排列只提原那么要求，具体方式可由机关自定；排列只提原那么要求，具体方式可由机关自定；3 3允许使用选择工程，归档章、档案盒盒脊、归档文件允许使用选择工程，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他选择工程。目录等都可以根据需要

15、设置其他选择工程。 2、?规那么?作为推荐性行业标准，放宽对实施?规那么?过渡期的要求，在一段时期内允许?规那么?与文书立卷两种整理方法并存，便于各地档案行政管理部门根据本地实际情况开展工作。 采用?规那么?应从一个新的整理年度开始，在此之前已经按照立卷的方法整理归档的档案，不应要求按?规那么?返工重整，以免造成人力、物力的浪费。?规那么?条款中未明确为选择项的即是必备项，不能随意取舍。选择工程可以在地方档案行政管理部门指导下选用， ?规那么?不作推荐。第二局部： ?归档文件整理规那么?解读一、范围一、范围 二、定义二、定义三、整理原那么三、整理原那么四、质量要求四、质量要求五、整理方法五、整

16、理方法一、范围一、范围 本标准规定了归档文件整理的原那么和方法。本标准规定了归档文件整理的原那么和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 ? ?意见意见? ?第一条明确指出：第一条明确指出： 企业应根据自身实际情企业应根据自身实际情况决定是否参照执行况决定是否参照执行? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?。 ? ?意见意见? ?第二条：企业档案管理现代化水平较高，实第二条：企业档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业；或者现计算机检索和档案信息网上查询的企业；或者年度内管理性归档文件数量较少的企业，可参照年度

17、内管理性归档文件数量较少的企业，可参照执行执行? ?规那么规那么? ?。企业计算机管理档案根本条件不。企业计算机管理档案根本条件不具备的，建议暂缓执行具备的，建议暂缓执行? ?规那么规那么? ?。?意见意见? ?第五条：根据第五条：根据? ?工业企业档案分类工业企业档案分类试行规那么试行规那么? ?进行实体分类的企业，其党进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营管理和生产技群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行术管理四大类的文件材料可参照执行? ?规规那么那么? ?的规定，按的规定，按“件进行整理。具体件进行整理。具体操作中四大类可以继续保存，不再设置操作中四

18、大类可以继续保存，不再设置二级类目；也可以四大类合并为二级类目；也可以四大类合并为“管理管理类，划断年度重新调整分类编号，制类，划断年度重新调整分类编号，制定新的分类方案。定新的分类方案。没有按没有按? ?工业企业档案分类试行规那么工业企业档案分类试行规那么? ?进行实体分类的企业，其管理性的文书进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行档案可参照执行? ?规那么规那么? ?。科技档案产品、科研、根本建设、设备仪器科技档案产品、科研、根本建设、设备仪器执行执行? ?科学技术档案案卷构成一般要求科学技术档案案卷构成一般要求?(GB/T118222021)?(GB/T118222021)。

19、会计档案整理依据：会计档案整理依据： ? ?会计档案管理方法会计档案管理方法 ? ?财会字财会字199832199832号号 职工档案整理依据：职工档案整理依据：1 1? ?干部档案工作条例干部档案工作条例? ?组通字组通字199113199113号号2 2? ?企业职工档案管理规定企业职工档案管理规定? ?劳力字劳力字199233199233号号二、定义二、定义归档文件、归档文件整理、件归档文件、归档文件整理、件一归档文件：立档单位在其职能活动中形成一归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。文件材料。?

20、 ?档案工作根本术语档案工作根本术语? ?中华人民共和国档案行业标中华人民共和国档案行业标准准立档单位立档单位 ：构成档案全宗的国家机构、社会组织：构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。或个人。全全 宗宗 ：一个国家机构、社会组织或个人形成：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。的具有有机联系的档案整体。 立档单位是与全宗相对应而言的，构成立档单立档单位是与全宗相对应而言的，构成立档单位的条件也就是构成全宗的条件。位的条件也就是构成全宗的条件。 办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不管文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比方请示与批复，在批复发出或收到以后，

21、文书处理程序就算已办理完毕；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如方案、规划、指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算是办理完毕。文书档案：是指反映党务、行政管理等活文书档案：是指反映党务、行政管理等活动的档案。动的档案。? ?档案工作根本术语档案工作根本术语? ?中华人中华人民共和国档案行业标准民共和国档案行业标准二归档文件整理：将归档文件以件为二归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。装盒，使之

22、有序化的过程。 明确了明确了“以件为单位以件为单位的根本原那么，的根本原那么，并概述了归档文件整理工作的根本环节。并概述了归档文件整理工作的根本环节。三件：归档文件的整理单位。三件：归档文件的整理单位。 ? ?规那么规那么? ?最根本的特点，就是以最根本的特点，就是以“件件为整理单位，进行文件级整理为整理单位，进行文件级整理在实际工作中，如何确定件数？在实际工作中，如何确定件数？三、整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展整理工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、

23、现代化。内容：归档文件整理包括系统化和编目两大局部内容。系统化主要指分类和排列；编目包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。环节：归档文件整理环节：包括收集、确定价值、分类、装订、排列、编号、编目、装盒等八个环节。按“卷整理有17个环节 四、质量要求四、质量要求1 1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。迹模糊或易退变的文件应予复制。归档文件应齐全完整归档文件应齐全完整反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单位反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单位各部门各项工作中形成的应

24、归档文件必须齐全，不能缺少各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺少某个部门或某项工作的文件。某个部门或某项工作的文件。一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应有一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会议全貌的主要文件，假设缺少会议通知，就视为不齐全。议全貌的主要文件，假设缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完整转发文、请示

25、与批复、报告与批示、函与复函应齐全完整. .修整和复制 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 超大纸张折叠：由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠时注意尽量减少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。五、整理方法六个局部，三十三条。 一装订 二分类 三排列 四编号 五编目 六装盒一一 装订装订 装订是归档文件文件装订是归档文件文件整理的根底环节，即采用符整理的根底环节，即采用符合档案保护要求的装

26、订材料，合档案保护要求的装订材料，将归档文件以将归档文件以“件为单位件为单位固定在一起。通过装订，从固定在一起。通过装订，从实体上将归档文件整理的根实体上将归档文件整理的根本单位本单位“件确定下来，件确定下来，为后续工作的开展提供条件。为后续工作的开展提供条件。1归档文件应按件装订 (2) 装订前应对文件进行排序：?规那么?规定，不只是单份文件可作为一件，因此装订前首先必须对归档文件进行排序。 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前

27、面，作为首页加盖归档章，更好地保护正本的原始面貌。 对装订方式和用品的选择，?规那么?并没有统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求。具体选择时应考虑：1符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。2选用装订用品应尽量降低本钱，装订方式应简便易行。 二二 分类分类 归档文件的分类，是指全宗内归归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成假设干层次和类别，构成异同，分成假设干层次和类别，构成有机体系的过程。有机

28、体系的过程。 归档文件可以采用年度归档文件可以采用年度机构机构( (问题问题)保管期限或保管期限保管期限或保管期限年度年度机构机构( (问题问题) )等方法进行分类。同一等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。全宗应保持分类方案的稳定。 对归档文件进行合理分类，不但能有效地揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用；而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义。因此，?规那么?对归档文件整理工作的许多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的根本步骤保存了下来。 分类方法也称为“分类标准、“分类特征或“分类原那么。全宗内档案分类的方

29、法很多，?规那么?选择了年度、保管期限和组织机构问题作为通用的分类方法，因为这3种分类方法在各级企事业单位档案部门使用率最高。p年度分类法：指根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。 保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。案部门能够

30、有针对性地采取整理和保护措施。?规那么规那么? ?将保管期限直接作为一种分类标准首次将保管期限直接作为一种分类标准首次明确提出，使同一保管期限的档案相对集中，从明确提出，使同一保管期限的档案相对集中，从简化整理、理顺工作流程。简化整理、理顺工作流程。 传统立卷方法保管期限只是作为排列的要求传统立卷方法保管期限只是作为排列的要求 。p机构分类法：将文件按其形成或承办机构分类。p 采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。p 采用机构分类法原那么上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。由几个机构共同处理

31、的文件如何分类：由几个机构共同处理的文件如何分类：由几个机构共同处理的文件如何分类：由几个机构共同处理的文件如何分类：1 1有主办者的一般归入主办机构；有主办者的一般归入主办机构；有主办者的一般归入主办机构；有主办者的一般归入主办机构；2 2业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，那么应归入负责如果内容属该部门职责或业务，那么应归入负责如果内容属该部门职责或业务，那么应归入负责如果内容属该部门职责或业务，那么应归入负责起草文件的机构类中，否那么归入

32、负责发文的综起草文件的机构类中，否那么归入负责发文的综起草文件的机构类中，否那么归入负责发文的综起草文件的机构类中，否那么归入负责发文的综合机构内。合机构内。合机构内。合机构内。3 3单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存；有的临时机类，形成的归档文件归入该类保存；有的临时机类，形成的归档文件归入该类保存；有的临时机类，形成的归档文件归入该类保存；有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以构是

33、与该立档单位某一内部机构合署办公，并以构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，即归入该内部机构类中。该机构为常设机构，即归入该内部机构类中。该机构为常设机构，即归入该内部机构类中。该机构为常设机构，即归入该内部机构类中。 问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采有问题分类法，可以防止或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。 在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。 分类方案： 依据?规那么?，常用的分类方案为： 1保管期限年度机构(问题) 2保管期限年度特别注意的是：保管期限、年度是必选项，任何复

34、分式分类法都必须具备，也就是说任何单位整理归档文件都必须分年度、保管期限进行。机构问题作为选择项。 例如：例如：保管期限保管期限年度年度问题分类法即先将归档文问题分类法即先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。再在年度下面按问题分类。永久：永久：20002000年年 党群工作、行政管理、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理生产技术管理 2001 2001年年 党群工作、行政管理、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理生产技术管理 3030年：年：20002000年年 党群工作、行政管理、

35、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理生产技术管理 2001 2001年年 党群工作、行政管理、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理生产技术管理 1010年：年：20002000年年 党群工作、行政管理、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理生产技术管理 2001 2001年年 党群工作、行政管理、经营管理、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管生产技术管 ?意见?第四条：企业在执行?规那么?时，原那么上不打破原有的分类框架。?意见?第八条：参照执行?规那么?时，每年管理类(文书)文件数量较少的企业，或前四大类合并为一个类的企业，在分类时可采用“保

36、管期限-年度分类法或“年度-保管期限分类法；保存了前四大类的企业，在分类时可结合以前排列上架方式采用相近的“保管期限、“年度、“机构(问题)三段体复式分类方案。?意见?第八条：考虑到我省机关、地方综合档案馆使用统一的分类方法，为便于?四川省电子文档管理系统?软件的通用，需进地方综合档案馆的企业档案只能采用“保管期限-年度或“保管期限-年度-机构(问题)分类法。?意见?第九条：同一全宗内的档案应保持分类方案的稳定，排列上架顺序要与分类方案相一致。三排列三排列 归档文件应在分类方案的最低一级归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会

37、议文件、统计报表等成套性文件可列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。集中排列。 排列方法：在分类方案的最低一级类目内，排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。按事由结合时间、重要程度等排列。“最最低一级类目内，是指分类时确定的类目低一级类目内，是指分类时确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度号年度号保管期限保管期限机构分类，机机构分类，机构即为最低一级类目。构即为最低一级类目。归档文件排列的实际操作可分为两步归档文件排列的实际操作可分为两步1 1在最低一级类目内，先按照事由原那么将属于在最低一级类目内，先按照事

38、由原那么将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起；同一事由的文件按一定顺序排列在一起；2 2再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。 事由原那么:对归档文件的排列，?规那么?强调了事由原那么，即同一事由的相关文件应当排在一起。这里的事由是一个比较原那么的概念，事由的界定可以有较大的灵活性。可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程；一份请示，批复收到后，可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由。通过界定事由，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中。 在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规

39、定时间整理归档。对于这些零散文件，可排在相应类别归档文件的最后；或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，装订在一起，在备注栏中标明，或在备考表中加以说明。u?意见?第十条：企业采用随办随归整理方法时，除了成套性文件材料相对集中外，一般以归档文件形成的时间先后顺序排列；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等)应各为一件编目，在归档文件目录的备注栏注明参见号，或在备注栏加注“*号，另在备考表填写有关说明情况。四编号：归档文件应依分类方案四编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关端的空白位置加盖归档

40、章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机管期限、件号等必备项，并可设置机构问题等选择项构问题等选择项( (如下图如下图) )。 归档章图示: 16 8 315 单位：mm 比例：1:1 （全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题） （保管期限）（馆编件号） 编号是指将归档文件在全宗中的位置标编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。目的之一是固定归档文件在全宗上注明。目的之一是固定归档文件在全宗中的位置。中的位置。 编号是编目工作的起点和根底，其目的编号

41、是编目工作的起点和根底，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。是反映分类、排列这些系统化工作的成果。盖章盖章 编号的工程确定后，要以归档章的形式编号的工程确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的档文件在全宗中的“坐标坐标。归档章的内容包括归档章的内容包括: :必备工程：必备工程：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年年度度：指指归归档档文文件件的的形形成成年年度度。应应采采用用公公元元纪纪年，以年，以4 4位阿拉伯数字表示，如位阿拉伯数字表示，如20212021年。年。保管期限：归

42、档文件保管期限的简称或代码。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 件号的编制必须在分类方案的最低一级类目内依序逐件编号，不能跨越不同的类目，也不能以盒为单位流水编制件号。川档发200124号 如果来文与复文按件号顺序装入不同的档案盒，应在相应条目的备注栏注明参见号。 川档发200124号选择工程：选择工程： 机机构构问问题题：填填写写作作为为分分类类方方案案类类目目的的机机构问题名称或标准化简称。

43、构问题名称或标准化简称。 各各单单位位根根据据实实际际情情况况，可可设设置置其其他他的的一一些些选选择择工工程程。如如有有的的单单位位采采用用了了“门门类类号号这这一一工工程程作作为为选选择择项项，把把文文书书档档案案与与其其他他门门类类的的档档案区分开，有一定的实际意义。案区分开，有一定的实际意义。 盖章位置：盖章位置： 归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置；置； 如果发文有文件签发单或收文有文件处理单的，如果发文有文件签发单或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章，也可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章，以更好地保护

44、文件正本的原始面貌。以更好地保护文件正本的原始面貌。?意见意见? ?第十五条：如果计算机管理档案软件能够第十五条：如果计算机管理档案软件能够打印包含归档章相应栏目内容的归档文件封面，打印包含归档章相应栏目内容的归档文件封面，那么可将该归档文件封面装订在归档文件之前，那么可将该归档文件封面装订在归档文件之前，而不再需要加盖归档章。而不再需要加盖归档章。u ? ?意见意见? ?第十四条第十四条 机构机构( (问题问题)栏，在企业栏，在企业保存前四大类时统一填写为相应的类别或保存前四大类时统一填写为相应的类别或代码；如果前四大类合并为代码；如果前四大类合并为 管理类管理类 那么那么不填；如果企业以前

45、没有执行工业企业档不填；如果企业以前没有执行工业企业档案分类试行规那么，而是按文书档案机构案分类试行规那么，而是按文书档案机构分类组卷的，那么该栏可填写归档文件分分类组卷的，那么该栏可填写归档文件分类所对应的机构或问题。类所对应的机构或问题。五编目五编目?规那么规那么?中的编目是指编制归档文件目录。编制归中的编目是指编制归档文件目录。编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和根底。一，也是其他各种编目工作的起点和根底。编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目

46、录。编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。归档文件应逐件编目。编目以编目以“件为单位进行，在目录中件为单位进行，在目录中“一件只一件只表达为一条条目。表达为一条条目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等工程。日期、页数、备注等工程。(如下图如下图).件号件号 责任者责任者 文号文号题名题名日期日期页数页数 备注备注归档文件目录式样件号： 填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不要使用“本部、“本局、“本公司等含义不明、难以判断的简称。 联合发文时一般

47、应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以表达“以我为主的精神。 机关内部文件等“白头文件，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如川档发200315号 。 填写文号项时应照实抄录，不能任意省略。 没有文号的机关内部文件或者外来文件，文号栏空缺。文号栏内不应填写“会议文件之一、“情况反映等内容。pp题名：文件标题。它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。题名：文件标题。它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文

48、件内容的起点。题名：文件标题。它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。题名：文件标题。它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。利用者和档案工作人员多从题名入手查找档案，是最重要的检索途径。利用者和档案工作人员多从题名入手查找档案，是最重要的检索途径。利用者和档案工作人员多从题名入手查找档案，是最重要的检索途径。利用者和档案工作人员多从题名入手查找档案，是最重要的检索途径。pp 题名由责任者、问题、文种三个局部组成，例如，题名由责任者、问题、文种三个局部组成，例如，题名由责任者、问题、文种三个局部组成，例如，题名由责任者、问题、文种三个局部

49、组成，例如，? ?四川省档案局四川省档案局四川省档案局四川省档案局 四川省开展和改革委员会关于四川省开展和改革委员会关于四川省开展和改革委员会关于四川省开展和改革委员会关于进一步推进全省重大建设工程档案工作的通知进一步推进全省重大建设工程档案工作的通知进一步推进全省重大建设工程档案工作的通知进一步推进全省重大建设工程档案工作的通知?(?(川档发川档发川档发川档发202129202129号号号号) )。pp 一般情况下，文件只有一个题名正题名，填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名，对一般情况下，文件只有一个题名正题名，填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名，对一般情况下，文件只有一个题名正

50、题名，填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名，对一般情况下，文件只有一个题名正题名，填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名，对正题名进行解释说明，正题名能够反映文件内容时，副题名无须抄录。并列题名即以其他语言文字正题名进行解释说明，正题名能够反映文件内容时，副题名无须抄录。并列题名即以其他语言文字正题名进行解释说明，正题名能够反映文件内容时，副题名无须抄录。并列题名即以其他语言文字正题名进行解释说明，正题名能够反映文件内容时，副题名无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。书写的题名，需要时与正题名一并抄录。书写的题名，需要时与正题名一并抄录。书写的题名，需要时

51、与正题名一并抄录。 ?意见?中第十六条：有的文件没有题名，或题名不能准确全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“ 号。 简报要把最重要的一篇题名用“ 带出。会议记录中要把重要的几次会议内容选出来作为题名，仍然为一件。有些归档文件的附件是具体的条文规定，或者是正文的重要补充和说明，此时可在正件题名后抄录附件题名，外加“( )号。 例如 “关于进一步加强成都市精神文明建设的决定附：市民公约。日期： 即文件的形成时间，它是文件的重要特征之一，反映了文件产生的时代背景，是查找利用档案的重要途径。 单份文件作为一件时，文件的形成日期即发文时间文件的落款时间。具体填写

52、时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。例如，2001年8月28日，标注为：20010819。 多份文件作为一件时，日期一般填写第一份文件的形成时间。页数页数: :填写每一件归档文件的页数，用以统计和核对。文件中有图文的页面为一页。在填写页数时，文件首页的文件处理单应算一页。 备注：注释文件需说明的情况。 例如来文与复文按件号顺序装入不同的档案盒，应在归档文件目录的的备注栏注明参见号。 有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*，把具体内容填入备考表中。 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等工程(如下图)。

53、其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或标准化简称。 *全宗名称全宗名称 _*年年 度度 _ *保管期限保管期限 _*机构问题机构问题_ 归档文件目录归档文件目录 归档文件目录封面?意见?第十八条：归档文件目录应一式两份，一份装订成册作为对外查阅的检索工具，一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查。归档文件目录在区分保管期限后，可一年一本或几年一本。六装盒：将归档文件按室编件号顺序六装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。备考表工程。归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档案盒，与

54、归档文件目录中相应条目的排列案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以保证检索到文件条目后能顺序相一致，以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。对应地找到文件实体。装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒时应注意的问题：装盒时应注意的问题：1 1应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量让盒装满，同一单位使用的档案盒厚度宜相对统让盒装满，同一单位使用的档案盒厚度宜相对统一，以便按照延长米来进行档案数量统计；一，以便按照延长米来进行档案数量统计

55、；2 2档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。u?意见?第十九条：档案盒作为归档文件的装具，其编号以排列上架后的顺序按从上到下、从左到右依次编流水号。u?意见?第十三条：归档文件的装盒，应按分类方案的最低一级类目的文件排列顺序进行。最低一级类目不同的归档文件不得装入同一盒内。档案盒： 档案盒封面应标明全宗名称。档

56、案盒的外形尺寸为310mmX220mm长X宽，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(如下图)全全宗宗名名称称归档盒封面式样 档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(如下图)。起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，其间用“号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序编制，可以每年一断号，也可以4位数为限几年一断号。我省统一规定：以千位数为限混年编制，几年一断号。川档发200124号档案盒应采用无酸纸制作。

57、全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限*机构问题机构问题室室馆馆盒号盒号起起止止件件号号档案盒盒脊式样 备考表：置于盒内文件之后，备考表：置于盒内文件之后， 工程包括盒内文工程包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。件说明、整理人、检查人和日期。(1)(1)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。补充、移出、销毁等情况。(2)(2)整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。明确责任。(3)(3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查；也可与机关内部机构负责人理质量的监督检查；也可与机关内部机构负责人联署。联署。(4)(4)日期：填写文件整理完毕的日期。日期：填写文件整理完毕的日期。 备考表备考表盒内文件情况说明： 整理人： 检查人： 年 月 日 备考表式样 谢 谢 大 家