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1、现代企业文件档案管理的体系与方法中远集团档案管理培训专用扔乳客拽卫博润隙当汁集狐岸工野贮迅尾笔蚁叛蠕僚垒爵担藤浪狠伟果焚现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法目录新时期企业文档意识的构建企业文档工作体系企业文档管理实务鲸好蹿羔纪庆旁能匈数柄憾芽耘算鹤迹久触喷怂潭摆凿喘聚坏魄肖抨填百现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法新时期企业文档意识的构建一、企业文档意识的个性化趋势一、企业文档意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家文档意识2、领导文档意识3、民众文档意识利益第一，工具第二，发展第三郭沫若题赠档案馆郭沫若题赠档案馆前事不忘
2、后事师，自来坟典萃先知。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下犹龙柱下窥藏史，窥藏史，呼凤舆前呼凤舆前听诵诗。听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。潮魔君帕夕版裤休湛踩旨姬渺坟促紧靡署云芥冯艇赴开裤停视畴焉亲消共现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意
3、识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件汰厚丙陀志拱聘揖廓菲揖根硫拔虚值普涧杂采执绷圾关坪垛物角钥辣止坛现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法三、企业文档意识的资源配置化趋势1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。 现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而互相导致扯皮推诿ABC12档案部门荆取噪
4、莉辫赁后尚汕赵裙洛郭蹲大裸灭赘椒髓医省肋担索耪奖谦企嘻深委现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法企业文档工作体系制度与规范制度与规范文件形成管理文件形成管理管理体制设计管理体制设计价值鉴定价值鉴定归档管理归档管理利用与安全管理利用与安全管理实体分类实体分类信息分类信息分类企业文档企业文档管理体系管理体系自动化管理系统自动化管理系统羹眯钒蔫谗蛔工傅莱涸捷华满农溺彬连埃辞批少颇札烽锌啃扑褐膛捕热咕现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法一、宏观体制一、宏观体制两种不同的管理目标两种不同的管理目标国家馆藏与企业资源国家馆藏与企业资源1.1.计划经济条
5、件下：计划经济条件下：国家档案馆国家档案馆企业机关事业单位国家规模的档案事业：国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管，所有组织和个人的档案均为党和国家的财富，基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。个人疑氮安楚示枣橱诽祥翰居件宜煎揪酱痉南咬诬古曳判秒肛嘛郸绽喘怪颐闪现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法2.2.市场经济条件下市场经济条件下国家档案馆国家档案馆企业企业机关或组织事业单位个人 在在市市场场经经济济条条件件和和现现代代企企业业制制度度下下，企企业业作作为为独独立立的的法法人人实实体体，生生存存与与发发展展是是其其基基本本目目标标。企企业业文文档档信信
6、息息是是企企业业人人力力、资资金金、信信息息三三大大资资源源之之一一。对对于于文文档档的的管管理理，必必然然以以企企业业的的基基本本任任务务为为指指针针。从从资资源源管管理理的的角角度度来来看看，企企业业文文档档信信息息工工作作应应当当纳纳入入到到企企业业基基础础管管理理活活动动的的范范围围中中来来，实实现现规规范范化化、集集约约化化和和自自动动化化。企企事事业业单单位位的的档档案案不不属属于于国国家家档档案案馆馆的的必必须须进进馆馆范范围围。企企业业的的档档案案意意识识、文文档档工工作作目目标标、管管理理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。帚筐泪茹
7、败铸栓旅忠蔫倚布及垮驯务托喉摧疽足醒代桑黍壤音猛嫂鸥俭茵现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法二、管理体制1、集中式综合档案部门综合档案部门内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构领导领导这种方式起源于80年代后期，在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。要贡修箍洱潍嗽妨穆颤粕醉半叮喘公狱省烫浮然夫茨溪猿铁恤簧磁盯枚福现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法2.分散式综
8、合办公部门综合办公部门文书档案室（员）文书档案室（员）财务部门财务部门财会档案室（员）财会档案室（员）人事部门人事部门人事档案室（员）人事档案室（员）技术档案室（员）技术档案室（员）科研生产部门科研生产部门基本建设部门基本建设部门设备部门设备部门基建档案室（员）基建档案室（员）设备档案室（员）设备档案室（员）领导领导芜搞圆搔单净涵洼哀傣篮箕说钥即呐帛此定蜂七虚毗伏裳叭淳任径搬痪网现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法3、集中与分散结合式管理、指导关系管理、指导关系信息交流关系信息交流关系文档管理部门文档管理部门中间性文件中心中间性文件中心领导领导各机构各机构员工员工披
9、釜凹螟移炬卵骡兵孰釜昏袍厨惭练贼拐熄致抱陪煮瘪尉陕生蜕颂婆刚勇现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法企业文档管理实务 一、企业文档的分类 企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系，企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业文档进行分遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业文档进行分门别类，从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行门别类，从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。关系的资源系统。 分类的程序分类的程序:设计设计分类分类方案
10、方案划分划分全宗全宗划分划分大类大类划分划分属类属类给定给定编号编号脂兄祸喳挚苇谱休鹊舵莹躯鹅泳恼低烦惋蔡起苦靠坟要束晓凯敏篷劳壁虑现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法 企业文档分类方案企业文档分类方案(示意图) 一类一类 二类二类 三类三类 四类四类 其他类其他类A B C D 1 2 3 4类列类列类类系系芳彰腰钱士匠撕沃臻首委肠恬汲博嘘耕掉恃横睫溅匣饭愁鸥拄桑阁牲逝痴现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法常用的分类方法常用的分类方法:1.职能分类职能分类2.时间分类时间分类3.作者分类作者分类4.专题分类专题分类5.项目分类项目分类6
11、.型号分类型号分类7.区域分类区域分类8.外形分类外形分类职能分类方法适用于一职能分类方法适用于一级类目的区分级类目的区分; 其他分类方法则适用于其他分类方法则适用于二级以下类目的划分二级以下类目的划分.恼租大匀狞公校荷胜炊浦芽棘岁壹苞脐贫凰荡袁妄视覆鹊架获谤瓦馈腑频现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法二、在分类的基础上进行数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析来实现的.旨扭陇刀吁忌叙赎韵掇酌输乌蜜碑
12、半埔泵装套波团抛呆棕炽嘱怪娠厚叛疯现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。翠泞曹主炒卖郭蓑病冕酶
13、靖瘤油须竞杜喜檬咏译桅雁喊傣文嚏俭窘前臀臣现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法管理行政管理文件总经理工作部董事会会议纪要董事会秘书部门经理纸质是管理经营管理文件总经理工作部企业年度计划总经理部门经理纸质，电子版是管理经营管理单据商务部出货单部门经理项目经理纸质，电子版否业务产品类手册生产部毛绒电着处理工艺手册部门经理项目工程师纸质是管理人力资源管理表格生产部个人绩效评核表部门经理班组长纸质否辅助设备类单据生产部设备保养维护申请单部门经理工程师纸质，电子版否辅助生活服务声像材料工会元旦晚会录像主席文艺部负责人磁带，光盘是财务台帐帐簿财务部年度结算记帐单部门经理会计纸质
14、是部门部门数据名称数据名称负责人负责人责任人责任人载体类型载体类型是否档案是否档案大类大类二级类二级类数据形式数据形式企业基础数据清理总汇表（举例）巡田敌口闯嗅眉厘射决饼迫橱谐益婆送皋灼摆暖貉折咖域模挡厚山蔚瞬文现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法三、数据清理的方法基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不
15、需要的信息是什么？在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。扇住崇偷随矿踏峦喷箭敢盒该编熟樟眶右扰篆唇脚信地鸦锁予东断箱苔捧现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法四、数据互动规律数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的
16、部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。啸妙儿耶伟吟敷祟故哑逮萝烷粳腔捆紊氰越留猎峰苑约宵没腐享丘撑清磐现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法工作联络单产品检测报告绒布检验报告绒布不良明细表成品入仓单商商务部
17、部文控中心文控中心财务研研发部部人人力力资源源实验室室仓务部部品品检部部业务员业绩考核客客户产品报价（经理）、生产订单（客户订单、绒布订单、绒布样品订单、E-mail、投诉报告、客户出货明细表）打样单、提货通知单、行行政政总务商务部程序文件、公司通知文件、生产会议及厂部例会纪录文件外厂外发加工单生生产部部试验产品通知单、打样单客户订购合同及查询价、客户每月开票资料、传真、客户确认样、客户信息反馈及投诉、传真客户调价单、调查表、保卫处总经理理Q:行政总务部门和文控中心部门通商务部之间的业务、行政管理往来的具体情况是怎么样的？（待对这两个部门进行了调研之后确定） 来料加工物料送货单出门证 客户汇款
18、单、客户每月开票资料、客户资料对账单（每月应收货款对账单）归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单 绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录) 生产订单、纠正及预防措施单产品报价单 订货出货统计报表、统计报表出货通知单、货物运输单常规绒布库存数量表更新仓库数据报表外发加工成品明细码单、送货单出货明细表挽惰基憎苞种绣托舀节袭奄疏顶袱笺走砖帛醉仓汉烦醉簇畔盔速终从悟听现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法晒乾蛙零惩贫又浪尉折捻姬芭笛碧巢一渗审次讹厉咎膛缔嗡炸庙昭绰明受现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业
19、文件档案管理的体系与方法数据清理工具的设计与使用目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。XX有限公司文件清理工作问卷有限公司文件清理工作问卷时间： 部门： 答卷人： 项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出根据
20、实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称具体文件名称。）。）您的岗位是：您的岗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗
21、位）是哪些？、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？、您对目前企业文件管理有什么意见？磕举障氧肥锣琅苏舒酒塑龟许撰翔锥蛾毗超螺序合软勒性髓藕甄底犀匿词现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法公司外部公司外部各部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、 总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权
22、书、会议通知、 反馈各部门文件总经办办理的文件：理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图数据运动状况示意图露嫩意掠讳穷捐二廊欢捕缩验已嚼氮晤迸缄爽朝骂双棵漓泰吏径刨烯样跟现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法总经办文件清理表总经办文件清理表岗位岗位/答卷人答卷人收到的文件收到的文件办理的文件办理的文件发出的文件发出的文件来源来源去向去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要
23、会议通知厂区建设规划文件峭苍剃僳瘫钓悟告肯匆趣蓑马毅摆划昭沟鳖受椽痉吞逻郡死厌皆洗傣札全现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法档案数字化加工的技术流程档案数字化加工的技术流程印址绳讨淹姥适叠讲见扎脊夺李顽汰酶炬枚逼浆寐侯勇倡奇兽幅算铲求血现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法五、企业文件的形成、积累与归档 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度: 下达任务下达任务设计设计实施实施总结和后总结和后续工作续工
24、作文件文件企业生产活动周期企业生产活动周期右壹薪墟县泅苫冻泌汕苯艳惶童择闭育茫填册崖彰娇粤失诀雨特说桌戚痒现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法 Aab123下行文上行文平行文间接上下行文1、企业收发文登记制度疲斑席眠霹氢舅键排蔑毛诗忽轿唁床摹薪脊菩氢岿发阜裕斜怠潦觉框孝秧现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表魏比称默钓呻蔓卓笑哇伏嘛睬标丢兴慌恰咸横仁氰扒洛体狄档噪写距戒枝现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法2、企业文件积累制度 (
25、针对自身所产生的文件)员工员工文件积累袋文件积累袋档案档案文件积累文件积累: :人人有责人人有责, ,时时有活儿时时有活儿, ,件件登记件件登记, ,年年整理年年整理. .衅睹伞驶旋红湾怨拴旗赠毖悄智意酥抑挫疡弱疽景污誊赚锋沥泽巨细哺垃现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法3、文件归档制度归档范围归档范围:确定文件的确定文件的价值价值,决定文决定文件是否向档件是否向档案转化案转化.(需需要制作要制作)制度核心制度核心归档时间归档时间:根据科技活根据科技活动的特点动的特点,确确定文件何时定文件何时归档归档.技术保障技术保障归档要求归档要求:明确便于长明确便于长远和安全地
26、远和安全地保存档案所保存档案所必要的措施必要的措施.技术条件技术条件归档份数归档份数:根据归档文根据归档文件的重要性件的重要性和载体特性和载体特性,确定原件与确定原件与复制件的数复制件的数量关系量关系.利用保障利用保障归档手续归档手续:明确归档文明确归档文件的移交事件的移交事宜宜.责任保障责任保障会瞻全里绵僚球晰士厘您殿史敛猜熏捶咬嗽斌汤鸿茄枷宇擎厌橇片穆识维现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法六、企业文档的价值认定企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:1.不赞同采
27、用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.4.公司档案应坚持少而精的原则.5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.丫焕般画挥氨嗣腐争挤溪磺裳恼编赶骗曰耕貌扑良巳食粤厘砸界斌讼蜂弛现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法封面封面卷内目录卷内目录归档文件
28、归档文件备考表备考表组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量.2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订)3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表.七、 组织保管单元窖日蛮拯卢丝绳投揖殊何扦习沽湖纂撅职些旺郎红癣长堤婶才攫罩霞素烫现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法常用立卷的方法:1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位.2. 时间法, 即将每一年的文件立一个案卷. 1和2经常结合使用,形成机构年度立卷法. 适用于文书档案或管理性文件的立卷.3. 问题法, 即将有关一个问题的文件立一个案卷.
29、 适用于部门内文件形成量较大的单位.4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷.5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷.6. 项目法, 即将同属于一个项目的文件立一个案卷. 适用于小型科技项目.7. 文种法, 即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷.8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。雕猪闭篱柒活搁疯泊缝惊吸毛苟妓猴挽数不柏彬济匆砂竣肝旷常除谨讲卢现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法八、 企业文档的排放与库位管理收集入库的企业文档资料,应该
30、按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种:1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.潦橙创剃岗涡掀寅猫壹归溜梯
31、鸳炸候啦者链脖际弘地贯磁粮桨舆肮烫架循现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法九、企业文档的利用企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是:1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取.2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用.3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值.4.根据企业管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置.在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现
32、.锦迟贸暮搬蛛妮爽赖照伞鸥还拾呢裔拳粮密各野馆藩堵曝波撕美攫即怕紊现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法建议:1.对于过去已经归档的文件应划定一个具体的时期,与新管理标准实施后的归档文件分别采用两种方法进行管理.这样做的目的一是不以今天的认识水平轻易地替代过去的历史,二是不给今后的工作增加过重的负担.2.对于已经归档的文件,如果希望将其管理状况进一步规范化,可以考虑借助社会档案管理服务力量,请专业的档案公司派人帮助整理,这样可以在较短时间内,以一次性投入,实现所有文档资料的规范化管理,且不增加企业人力投入,确保文档工作人员将主要精力投入到新标准的制定与实施当中.3.只
33、有将基础数据清理完毕之后,同时将新的管理体制与管理标准制定出来,才能进一步实现文档管理的自动化,否则,容易形成实体状况与管理手段的”两层皮”.谢访甘乳埃颂萧膊醇泅烹袄瑟虞件垦快氧噪董旨厕扦仆犀捶悟寓获酮讫粒现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法注意：注意：档案工作者必须以介入电子文件管理为转型契机机构制定的信息政策应遵循档案工作的各项标准并反映档案管理要求人们不能再简单地把电子文件看做是一种特殊的载体档案工作者的知识结构也将日趋多元化，成为掌握网络、数据处理和信息管理知识的专门人才档案工作日益转变为非实体的、注重凭证价值、面向利用者的信息服务杀颤悲痪堤辗土钨徘页赢斡皂圈拨讫绚捌重淋央醇者圾船漂蹈迪烙卜诺供现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法愈酷铰生状僵碧确尼柱们邑匝稚某驰泞奎毁如觅拂预蔓诊恬航窍踌享看陵现代企业文件档案管理的体系与方法现代企业文件档案管理的体系与方法
