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1、基础性档案编研基础性档案编研材料培训教程材料培训教程期刊杂志 http:/2021/9/152021/9/151 1目录 一、全宗介绍一、全宗介绍一、全宗介绍一、全宗介绍二、大事记二、大事记二、大事记二、大事记三、组织沿革三、组织沿革三、组织沿革三、组织沿革四、基础数字汇编四、基础数字汇编四、基础数字汇编四、基础数字汇编五、专题汇编五、专题汇编五、专题汇编五、专题汇编2021/9/152021/9/152 2一、全宗介绍（一）（一）（一）（一） 什么是全宗？什么是全宗？什么是全宗？什么是全宗？ 全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中形成的档案有机整体，即一全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中
2、形成的档案有机整体，即一全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中形成的档案有机整体，即一全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。个机关的全部档案。个机关的全部档案。个机关的全部档案。 形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位是指立档单是指立档单是指立档单是指立档单位，也称为全宗构成者。位，也称为全宗构成者。位，也称为全宗构成者。位，也称为全宗构成者。（二）全宗介绍的定义与作用（二）全宗介绍的定义与作用（二）全宗介绍的定义与作用（二）全宗介绍的定义
3、与作用 1 1 1 1、定义、定义、定义、定义 全宗介绍又称全宗介绍又称全宗介绍又称全宗介绍又称“全宗指南全宗指南全宗指南全宗指南”，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。档案内容和成分及其意义的一种检索工具。档案内容和成分及其意义的一种检索工具。档案内容和成分及其意义的一种检索工具。 2 2 2 2、全宗介绍的作用、全宗介绍的作用、全宗介绍的作用、全宗介绍的作用 向利用者介绍和报道有关某一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容向利用者介绍和报道有关某
4、一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容向利用者介绍和报道有关某一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容向利用者介绍和报道有关某一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。档案内容，
5、更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。2021/9/152021/9/153 3（三）（三）（三）（三） 全宗介绍的编写全宗介绍的编写全宗介绍的编写全宗介绍的编写 1 1 1 1、全宗介绍的结构、全宗介绍的结构、全宗介绍的结构、全宗介绍的结构 （一）封面（一）封面（一）封面（一）封面 （二）正文（二）正文（二）正文（二）正文 a. a. a. a.全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等 b. b. b. b.全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况
6、介绍全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况介绍全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况介绍全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况介绍 c. c. c. c.全宗档案内容基本情况全宗档案内容基本情况全宗档案内容基本情况全宗档案内容基本情况 （三）备注（三）备注（三）备注（三）备注2021/9/152021/9/154 4 2 2 2 2、封面项目的填写、封面项目的填写、封面项目的填写、封面项目的填写 2021/9/152021/9/155 5 3 3、正文的编写、正文的编写（1 1）单位简介）单位简介一般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、一
7、般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、一般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、一般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。 需要注意的一些基本要求：需要注意的一些基本要求：需要注意的一些基本要求：需要注意的一些基本要求：a.a.单位名称单位名称单位名称单位名称一般用全称，也可以在全称后面用加注通用简称。一般用全称，也可以在全称后面用加注通用简称。一般用全称
8、，也可以在全称后面用加注通用简称。一般用全称，也可以在全称后面用加注通用简称。例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。b.b.重要时间重要时间重要时间重要时间需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名和撤消时间；内需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名
9、和撤消时间；内需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名和撤消时间；内需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名和撤消时间；内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。c.c.主
10、要职能主要职能主要职能主要职能要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务 d. d. d. d.隶属关系隶属关系隶属关系隶属关系 具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系。要的直属下级机关的组织关系、业务关系。要的直属下
11、级机关的组织关系、业务关系。要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。2021/9/152021/9/156 6 e. e. e. e.主要负责人名单主要负责人名单主要负责人名单主要负责人名单 反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。 f. f. f. f.本单位内部机构的设置及其
12、各历史阶段演变情况。本单位内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。本单位内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。本单位内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 1 1 1 1 内部一级机构的名称。内部一级机构的名称。内部一级机构的名称。内部一级机构的名称。 2 2 2 2 内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。 3 3 3 3 内部一级机构的主要职能。内部一级机构的主要职能。内部一级机构的主要职能。内部一级机构的主要职能。 4 4 4 4 内部机构中重要部
13、门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及 内部一级机构在各历史阶段的变化情况。内部一级机构在各历史阶段的变化情况。内部一级机构在各历史阶段的变化情况。内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 g. g. g. g.其它其它其它其它 1 1 1 1 涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。 2
14、 2 2 2 本单位改组和撤消的原因。本单位改组和撤消的原因。本单位改组和撤消的原因。本单位改组和撤消的原因。 2021/9/152021/9/157 7 （2 2）档案情况简介）档案情况简介 1 1 1 1 档案的数量及保管期限档案的数量及保管期限档案的数量及保管期限档案的数量及保管期限 2 2 2 2 档案的完整程度档案的完整程度档案的完整程度档案的完整程度 3 3 3 3 档案的利用价值及鉴定情况档案的利用价值及鉴定情况档案的利用价值及鉴定情况档案的利用价值及鉴定情况 4 4 4 4 检索工具的配置情况检索工具的配置情况检索工具的配置情况检索工具的配置情况 5 5 5 5 档案的整理情况
15、档案的整理情况档案的整理情况档案的整理情况 （3 3）档案内容与成分介绍）档案内容与成分介绍 档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。按全宗内档案的实际分类体系介绍。按全宗内档案的实际分类体系介绍。按全宗内档案的实际分类体系介绍。 例如：例如：例如：例如： （一）文书档案：本全宗共有文书档案（一）文书档案：本全宗共有文书档案（一）文书档案：本全宗共有文书档案（一）文书档案：本全宗共有文书档
16、案XXXXXXXXXXXX卷，其中永久卷，其中永久卷，其中永久卷，其中永久XXXXXXXXXXXX卷，卷，卷，卷，长期长期长期长期XXXXXXXXXXXX卷，短期卷，短期卷，短期卷，短期XXXXXXXXXXXX卷。按年代卷。按年代卷。按年代卷。按年代问题（或年代问题（或年代问题（或年代问题（或年代机构）组卷，机构）组卷，机构）组卷，机构）组卷，主要内容有：主要内容有：主要内容有：主要内容有： （二）基建档案（二）基建档案（二）基建档案（二）基建档案: : : : 本全宗共有基建档案本全宗共有基建档案本全宗共有基建档案本全宗共有基建档案XXXXXXXXXXXX卷，全部永久保管，卷，全部永久保管，
17、卷，全部永久保管，卷，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：2021/9/152021/9/158 8 （三）设备档案（三）设备档案（三）设备档案（三）设备档案: : : :本全宗共有设备档案本全宗共有设备档案本全宗共有设备档案本全宗共有设备档案XXXXXXXXXXXX卷，分办公设备和交通设备卷，分办公设备和交通设备卷，分办公设备和交通设备卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。两大类，全部短期保存。两大类，全部短期保存。两大类，全部短期保存。 （四）会计档案（
18、四）会计档案（四）会计档案（四）会计档案: : : :本全宗共有会计档案本全宗共有会计档案本全宗共有会计档案本全宗共有会计档案XXXXXXXXXXXX卷，其中永久卷，其中永久卷，其中永久卷，其中永久XXXXXXXXXXXX卷，定期卷，定期卷，定期卷，定期XXXXXXXXXXXX卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。 （五）专业档案：本全宗共有专业档案（五）专业档案：本全宗共有专业档案（五）专业档案：本全宗共有专业档案（五）专业档案：本全宗共有专业档案XXXXXXXXXXXX卷，全部长期保存，分成卷
19、，全部长期保存，分成卷，全部长期保存，分成卷，全部长期保存，分成 教育教育和德育两类。教育教育和德育两类。教育教育和德育两类。教育教育和德育两类。 （六）实物档案：本全宗共有实物档案（六）实物档案：本全宗共有实物档案（六）实物档案：本全宗共有实物档案（六）实物档案：本全宗共有实物档案XXXXXXXXXXXX卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为区级以上颁发的各种锦旗、奖状、奖牌、证书和各种纪念品。区级以上颁发的各种锦旗、奖状、奖牌、证书和各种纪念品。区级以上颁发的各种锦旗、奖状、奖牌、证书和各种纪念品。区级以上颁发的各种锦旗、奖状、奖牌
20、、证书和各种纪念品。 （七）音像档案：本全宗共有音像档案（七）音像档案：本全宗共有音像档案（七）音像档案：本全宗共有音像档案（七）音像档案：本全宗共有音像档案XXXXXXXXXXXX卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为卷，全部长期保存，主要为建校以来重大活动、媒体对本校的宣传报道，介绍本校的专题片等。建校以来重大活动、媒体对本校的宣传报道，介绍本校的专题片等。建校以来重大活动、媒体对本校的宣传报道，介绍本校的专题片等。建校以来重大活动、媒体对本校的宣传报道，介绍本校的专题片等。 （八）照片档案：本全宗共有照片档案（八）照片档案：本全宗共有照片档案（八）照片档
21、案：本全宗共有照片档案（八）照片档案：本全宗共有照片档案XXXXXXXXXXXX卷，全部永久保存。卷，全部永久保存。卷，全部永久保存。卷，全部永久保存。2021/9/152021/9/159 9 4 4 4 4、备注的编写、备注的编写、备注的编写、备注的编写 1 1 1 1本全宗介绍的编制情况本全宗介绍的编制情况本全宗介绍的编制情况本全宗介绍的编制情况 2 2 2 2有关全宗内档案的补充说明。有关全宗内档案的补充说明。有关全宗内档案的补充说明。有关全宗内档案的补充说明。a a a a 全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。全宗介绍中需加解释的名词、事件及问
22、题。全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。b b b b 全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。c c c c 其它有关问题的说明。其它有关问题的说明。其它有关问题的说明。其它有关问题的说明。 5 5 5 5、编写中要注意的其他问题编写中要注意的其他问题编写中要注意的其他问题编写中要注意的其他问题 a a a a 本单位本单位本单位本单位简介简介简介简介要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的要注意精
23、练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右。三分之一左右。三分之一左右。三分之一左右。 b b b b 全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。 c c c c 要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。要注意
24、不同类型全宗及各自整理状况的特点。 d d d d 行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。 2021/9/152021/9/151010二、大事记二、大事记 （一）（一）（一）（一） 大事记的定义大事记的定义大事记的定义大事记的定义大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发生的重大事件和重要活动的一种档
25、案参考资料。生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。 （二）（二）（二）（二） 大事记的特点大事记的特点大事记的特点大事记的特点大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。以时间为线索，并且比较简练。以时间为线索，并且比较简练。以时间为线索，并且比较简练。 （三）（三）（三）（三） 大事记的结构大事记的结构大事记
26、的结构大事记的结构 由封面、正文两部分组成由封面、正文两部分组成由封面、正文两部分组成由封面、正文两部分组成 1 1 1 1 封面：封面：封面：封面：大事记名称：单位名称大事记名称：单位名称大事记名称：单位名称大事记名称：单位名称+“+“大事记大事记大事记大事记” ”大事记起止年度：大事记起止年度：大事记起止年度：大事记起止年度：全宗号：全宗号：全宗号：全宗号：编制单位：编制单位：编制单位：编制单位：编制时间：编制时间：编制时间：编制时间： 2 2 大事记正文，由大事时间和大事记述两部分组成。大事记正文应大事记正文，由大事时间和大事记述两部分组成。大事记正文应大事记正文，由大事时间和大事记述两
27、部分组成。大事记正文应大事记正文，由大事时间和大事记述两部分组成。大事记正文应包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。2021/9/152021/9/151111（1 1）题名）题名）题名）题名包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。例如：例如：例如：例如：中共天津市委机关大事记中共天津市委机关大事记中共天津市委机关大事记中共
28、天津市委机关大事记1949194919491949年年年年3 3 3 3月月月月2009200920092009年年年年3 3 3 3月月月月 天津市委机关档案室编天津市委机关档案室编天津市委机关档案室编天津市委机关档案室编（2 2）前言）前言）前言）前言说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性或本机关），材料来源（档案室藏档案或走访、回忆）或本机关），材料来源（档案室藏档案或走访、回忆）或本机关），材料来源（档案室藏档
29、案或走访、回忆）或本机关），材料来源（档案室藏档案或走访、回忆）（3 3）目录）目录）目录）目录凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应列为目录条目。列为目录条目。列为目录条目。列为目录条目。（4 4）正文）正文）正文）正文包括大事记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。包括大事记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。包括大事记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。包括大事记述和大事时间两部
30、分，大事时间在前，大事记述在后。（5 5）附录）附录）附录）附录一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记可以不设附录。可以不设附录。可以不设附录。可以不设附录。2021
31、/9/152021/9/151212（四）大事记记述的范围（四）大事记记述的范围（四）大事记记述的范围（四）大事记记述的范围大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。色的大事、要事。色的大事、要事。色的大事、要事。11、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；
32、22、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；33、本机关重大的组织机构调整和人事任免；、本机关重大的组织机构调整和人事任免；、本机关重大的组织机构调整和人事任免；、本机关重大的组织机构调整和人事任免；44、本机关发布的重大决定、决议事项；、本机关发布的重大决定、决议事项；、本机关发布的重大决定、决议事项；、本机关发布的重大决定、决议事项；55、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；、本机关对
33、社会上某些重大活动的态度和反映；66、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；事项；事项；事项；77、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；88、上级领导来机关视察的情况；、上级领导来机关视察的情况；、上级领导来机关视察的情况；、上级领导来机关
34、视察的情况；99、本机关先进人物的事迹；、本机关先进人物的事迹；、本机关先进人物的事迹；、本机关先进人物的事迹；1010、各类重大事故；、各类重大事故；、各类重大事故；、各类重大事故；1111、重要的外事活动、重要的外事活动、重要的外事活动、重要的外事活动1212、在业务职能活动中发生的大事、要事。、在业务职能活动中发生的大事、要事。、在业务职能活动中发生的大事、要事。、在业务职能活动中发生的大事、要事。2021/9/152021/9/151313（五）大事记正文的格式：（五）大事记正文的格式： 注：注：注：注： （黑色实心三角）表示已知月份，日子不清楚的，放在当月的最后（黑色实心三角）表示已
35、知月份，日子不清楚的，放在当月的最后（黑色实心三角）表示已知月份，日子不清楚的，放在当月的最后（黑色实心三角）表示已知月份，日子不清楚的，放在当月的最后 表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后2021/9/152021/9/151414（六）大事记记述要素（六）大事记记述要素 总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）（七）编
36、写大事记的其他要求（七）编写大事记的其他要求11编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；22其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；33摘录应该列入大事记年表的事实；摘录应该列入大事记年表的事实；摘录应该列入大事记年表的事实；摘录应该列入大事记年表的事实；44对摘录的事实进行审核；对摘录的事实进
37、行审核；对摘录的事实进行审核；对摘录的事实进行审核；55按计划排列大事，组成完整的系统。按计划排列大事，组成完整的系统。按计划排列大事，组成完整的系统。按计划排列大事，组成完整的系统。 2021/9/152021/9/151515大事记范文大事记范文天津市环境保护大事记天津市环境保护大事记天津市环境保护大事记天津市环境保护大事记 20082008年年年年4 4月月月月66月月月月 天津市环保局档案室编天津市环保局档案室编天津市环保局档案室编天津市环保局档案室编 四月四月 2 2日，市环保局党组副书记、局大讨论活动办公室主任刘永强率市环保局日，市环保局党组副书记、局大讨论活动办公室主任刘永强率市
38、环保局机关机关1616个处室及有关直属单位的主要负责同志，先后到市国土房管局、市规个处室及有关直属单位的主要负责同志，先后到市国土房管局、市规划局进行学习。这次学习活动是市环保局在划局进行学习。这次学习活动是市环保局在“ “解放思想、干事创业、科学发解放思想、干事创业、科学发展展” ”大讨论活动中采取请进来、走出去学习的又一重要举措，为下一步有针大讨论活动中采取请进来、走出去学习的又一重要举措，为下一步有针对性地实施工作整改，全面提高思想水平和工作水平奠定了基础。对性地实施工作整改，全面提高思想水平和工作水平奠定了基础。 10101010日，日，日，日，严定中局长到辐射所检查奥运核与辐射安全管
39、理及反恐应急准备严定中局长到辐射所检查奥运核与辐射安全管理及反恐应急准备工作。辐射所主要负责同志汇报了工作。辐射所主要负责同志汇报了“迎奥运迎奥运”辐射安全管理重点工作和反恐辐射安全管理重点工作和反恐应急工作情况。严局长肯定了辐射所在应急工作情况。严局长肯定了辐射所在“迎奥运迎奥运”辐射安全管理方面所做的辐射安全管理方面所做的工作，并对进一步做好工作提出要求。工作，并对进一步做好工作提出要求。2021/9/152021/9/151616 25252525日日日日，市环保局组织了演习代号为，市环保局组织了演习代号为“安保号安保号”核与辐射反恐应急演习，核与辐射反恐应急演习，其目的是锻炼队伍、测试
40、信息沟通时间、反应速度、应变能力及各战斗小组其目的是锻炼队伍、测试信息沟通时间、反应速度、应变能力及各战斗小组独立作战能力。独立作战能力。 五月五月 6 6 6 6日，日，日，日，天津新技术产业园区华苑产业区国家生态工业示范园区建设规划天津新技术产业园区华苑产业区国家生态工业示范园区建设规划通过国家论证。该规划通过专家论证后，华苑产业区将抓紧落实生态重点通过国家论证。该规划通过专家论证后，华苑产业区将抓紧落实生态重点项目建设，建立和完善生态保障体系，力争项目建设，建立和完善生态保障体系，力争2 2至至3 3年建成国家生态工业示范园年建成国家生态工业示范园区。区。 10-11 10-11 10-
41、11 10-11日，日，日，日，环保部生态司朱广庆副司长一行环保部生态司朱广庆副司长一行4 4人到大港区、西青区进行调人到大港区、西青区进行调研，朱广庆副司长对大港区、西青区环境优美乡镇创建工作给予了充分肯定，研，朱广庆副司长对大港区、西青区环境优美乡镇创建工作给予了充分肯定，并提出了三点建议。并提出了三点建议。 六月六月 5 5 5 5日，日，日，日，市长黄兴国在天津日报、今晚报等本市主要媒体，发表题市长黄兴国在天津日报、今晚报等本市主要媒体，发表题为为建设生态文明建设生态文明 创建绿色奥运的纪念创建绿色奥运的纪念“ “六五六五” ”世界环境日致词，号召全世界环境日致词，号召全市人民积极行动
42、起来，大力倡导生态文明的观念，以崭新的面貌迎接绿色奥市人民积极行动起来，大力倡导生态文明的观念，以崭新的面貌迎接绿色奥运。运。 9 9 9 9日，日，日，日，市环保局组成的对口支援四川茂县灾区环境监测工作队出发仪式在市环保局组成的对口支援四川茂县灾区环境监测工作队出发仪式在市环保局大院举行。市环保局局长严定中向环境监测工作队下达了出发令并市环保局大院举行。市环保局局长严定中向环境监测工作队下达了出发令并将队旗交到工作队领队将队旗交到工作队领队市环境监测中心副主任陈向党同志手中，两辆载市环境监测中心副主任陈向党同志手中，两辆载着由市环境监测中心、南开及北辰区环保局的环境监测专家组成的着由市环境监
43、测中心、南开及北辰区环保局的环境监测专家组成的7 7人工作组人工作组和监测仪器的车辆驶向灾区，市环保局领导同志及局系统和监测仪器的车辆驶向灾区，市环保局领导同志及局系统200200余人为监测队伍余人为监测队伍送行。送行。2021/9/152021/9/151717三、组织沿革三、组织沿革 （一）（一）（一）（一） 组织沿革的定义组织沿革的定义组织沿革的定义组织沿革的定义 组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的编制、体制变革情况的种档案参考资料。种档案参考资料。（二）组织沿革的内容（二）组织沿革的内
44、容（二）组织沿革的内容（二）组织沿革的内容 1 1、机关、地区或系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关、机关、地区或系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围，即名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围，即机关性质和职能；机关性质和职能； 2 2、隶属关系；、隶属关系； 3 3、人员编制编制及发展情况；、人员编制编制及发展情况； 4 4、内部机构设置和变化情况；、内部机构设置和变化情况； 5 5、领导成员的组成及发展变化情况。、领导成员的组成及发展变化情况。2021/9/152021/9/151818（三）组织沿革的结
45、构（三）组织沿革的结构（三）组织沿革的结构（三）组织沿革的结构 组织沿革包括封面和正文两部分组织沿革包括封面和正文两部分 1 1、封面：、封面： 天津市南开区档案局组织沿革天津市南开区档案局组织沿革 1959 1959年至年至20092009年年 全宗号：全宗号：0404号号 天津市南开区档案局天津市南开区档案局 2009.5 2009.52021/9/152021/9/151919 2 2、正文：、正文： 天津市南开区天津市南开区天津市南开区天津市南开区局组织沿革局组织沿革局组织沿革局组织沿革 ( ( ( (一一一一) ) ) )机关简介机关简介机关简介机关简介 主要介绍机关成立时间、办公地
46、址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况主要介绍机关成立时间、办公地址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况主要介绍机关成立时间、办公地址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况主要介绍机关成立时间、办公地址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况 如：如：如：如：天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照XXXX文件精神，于一文件精神，于一文件精神，于一文件精神，于一九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，两个牌子，机构改革中区档案九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，
47、两个牌子，机构改革中区档案九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，两个牌子，机构改革中区档案九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，两个牌子，机构改革中区档案局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单位月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单位月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单
48、位月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单位, ,承担着承担着承担着承担着全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制2323人人人人, ,内设办内设办内设办内设办公公公公室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。 南开区档案局南开区档案局南开区档案局南开区档案局( (馆馆馆
49、馆) )座落在南开区二纬路座落在南开区二纬路座落在南开区二纬路座落在南开区二纬路2222号，号，号，号， 面积面积面积面积15601560平方米，其中平方米，其中平方米，其中平方米，其中办公面积办公面积办公面积办公面积660660平方米，平方米，平方米，平方米， 库房面积库房面积库房面积库房面积900900平方米。目前馆藏档案达到平方米。目前馆藏档案达到平方米。目前馆藏档案达到平方米。目前馆藏档案达到131131个全宗，个全宗，个全宗，个全宗，1616种门类，种门类，种门类，种门类，1010万余卷，资料万余卷，资料万余卷，资料万余卷，资料60006000余册。其中我馆征集的清代和民国时期、解余
50、册。其中我馆征集的清代和民国时期、解余册。其中我馆征集的清代和民国时期、解余册。其中我馆征集的清代和民国时期、解放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为档案界珍品。档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行档案界珍品。档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行档案界珍品。档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行档案界珍品。
51、档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。 2021/9/152021/9/152020( ( ( (二二二二) ) ) )人员变化情况人员变化情况人员变
52、化情况人员变化情况 机关领导成员的组成及发展变化情况机关领导成员的组成及发展变化情况机关领导成员的组成及发展变化情况机关领导成员的组成及发展变化情况 如：如：如：如： 1989198919891989年年年年 档案局局长档案局局长档案局局长档案局局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 档案局副局长档案局副局长档案局副局长档案局副局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 档案局副局长档案局副局长档案局副局长档案局副局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件
53、） 办公室主任办公室主任办公室主任办公室主任 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 指导科科长指导科科长指导科科长指导科科长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 管理科科长管理科科长管理科科长管理科科长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 法制科科长法制科科长法制科科长法制科科长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 编研科科长编研科科长编研科科长编研科科长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxx
54、xxxx文件）文件）文件）文件） 1989 1989 1989 1989年年年年1993199319931993年，区档案局领导班子基本稳定，没有人员变动。局馆职能没有变年，区档案局领导班子基本稳定，没有人员变动。局馆职能没有变年，区档案局领导班子基本稳定，没有人员变动。局馆职能没有变年，区档案局领导班子基本稳定，没有人员变动。局馆职能没有变 化，科室没有调整。指导科科长于化，科室没有调整。指导科科长于化，科室没有调整。指导科科长于化，科室没有调整。指导科科长于1992199219921992年变更为年变更为年变更为年变更为xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）
55、文件）文件）, , , ,原任科长（原任科长（原任科长（原任科长（xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 调离档案局。调离档案局。调离档案局。调离档案局。 1994 1994 1994 1994年年年年 档案局局长档案局局长档案局局长档案局局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 档案局副局长档案局副局长档案局副局长档案局副局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）文件） 档案局副局长档案局副局长档案局副局长档案局副局长 xxx xxx xxx xxx （xxxxxxxxxxxx文件）文件）文件）
56、文件） 2021/9/152021/9/152121四、基础数字汇编（一）基础数字汇编的概念、特点和作用（一）基础数字汇编的概念、特点和作用（一）基础数字汇编的概念、特点和作用（一）基础数字汇编的概念、特点和作用1 1 1 1概念：概念：概念：概念： 基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对的一种档案参考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。2 2 2 2基础数
57、字汇编的特点是：基础数字汇编的特点是：基础数字汇编的特点是：基础数字汇编的特点是：内容集中、形式灵活、利用方便。内容集中、形式灵活、利用方便。3 3 3 3它有以下三方面的作用：它有以下三方面的作用：它有以下三方面的作用：它有以下三方面的作用： a a 基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。 b b 举办展览
58、会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。 c c 基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。问题和论证问题的重要依据。2021/9/152021/9/152222 （二）基础数字汇编的种类和形式（二）基础数字汇编的种类和形式（二）基础数字汇编的种类和形式（二）基础数字汇编的种类和形式 1 1 1 1基础数字汇编的种
59、类有：基础数字汇编的种类有：基础数字汇编的种类有：基础数字汇编的种类有： 序号序号序号序号 划分标准划分标准划分标准划分标准 种类种类种类种类 （1 1） 从反映的空间范围分从反映的空间范围分有一个地区、一个系统和一有一个地区、一个系统和一个单位的个单位的 （2 2） 从反映时间上分从反映时间上分 有一年、多年、某一阶段或有一年、多年、某一阶段或某一时间段的某一时间段的 （3 3） 从内容上分从内容上分有综合性和专题性的有综合性和专题性的 2.基础数字汇编的形式有：基础数字汇编的形式有： 序序序序 号号号号 形形形形 式式式式 （1 1） 文字记述式文字记述式 （2 2） 图表式图表式 图示式
60、图示式 / /表格式表格式2021/9/152021/9/152323 （三）基础数字汇编的内容构成和编制方法（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法 1 1 1 1文字记述式文字记述式文字记述式文字记述式 它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的优点优点优点优点是采用文字阐述，是采用文字阐述，便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。它由便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。它由“标题标题”、“前言前言”、“数数列列”和和“说明说明”四个部分构成。四个部分构成。部分部分构
61、成构成说明说明1 1标题（汇编名称）标题（汇编名称）它由单位、内容、名称三部分组成，概它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容括了汇编反映的内容 2 2前言前言简介汇编的主要内容涉及的空间和时间简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断，材料的来源和完整准确程度限断，材料的来源和完整准确程度3 3数列数列由统计对象（即数列标题）、时间或空由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象所含的方间范围、统计指标（统计对象所含的方面）、统计数值四个方面组成面）、统计数值四个方面组成 4 4说明说明简要说明本汇编所需说明的问题简要说明本汇编所需说明的问题 2021/9/15202
62、1/9/152424 文字记述式基础数字汇编示例文字记述式基础数字汇编示例文字记述式基础数字汇编示例文字记述式基础数字汇编示例1 1 1 12021/9/152021/9/152525 文字记述式基础数字汇编示例文字记述式基础数字汇编示例2 2 2021/9/152021/9/152626 2 2 2 2表格式表格式表格式表格式 是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，优点优点优点优点是数列是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。 表格式汇编的编制步骤，用一句话概括
63、就是：表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是： （1 1）根据客观需求，选定栏目，制作表格；）根据客观需求，选定栏目，制作表格； （2 2）摘录数据，填人表格；）摘录数据，填人表格； （3 3）按照一定题目汇集成册。）按照一定题目汇集成册。 表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：序号序号表格种类表格种类说明说明1 1时间数列表时间数列表 反映在同一空间条件下，不同时间上的反映在同一空间条件下，不同时间上的某项或某几项统计数列的表格某项或某几项统计数列的表格 2 2空间数列表空间数列表反映在同一时间条件下，不同空间范围反映在同一时间条件下，不同空
64、间范围某项或某几项统计数列的表格某项或某几项统计数列的表格3 3时空数列结合表时空数列结合表 反映在不同空间条件下，不同时间上某反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格项或某几项统计数列的表格2021/9/152021/9/152727 表格式基础数字汇编示例表格式基础数字汇编示例2021/9/152021/9/152828 3 3图示式图示式 是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的优是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的优点是形象直观，一目了然。点是形象直观，一目了然。 图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握，
65、以下介绍三种。图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握，以下介绍三种。 A.A.直方图直方图 直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），纵轴（右）表示比率。纵轴（右）表示比率。2021/9/152021/9/152929 B.B.折线图折线图 折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接而成，也可用折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接
66、而成，也可用组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。有些分组很简组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。有些分组很简单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标图。图。 2021/9/152021/9/153030 C.C.饼图饼图 饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干份，每一份代表一定的数量关系的图形。份，每一份代表一定的数量关系的图形。 2021/9/152021/9/153131
67、（四）基础数字汇编的编写要求（四）基础数字汇编的编写要求编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题：编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题：序号序号序号序号问题问题问题问题说说说说 明明明明1.1.1.1.目的性目的性目的性目的性确定确定汇编汇编的的总题总题目和具体文、目和具体文、图图、表的、表的标题标题，必，必须须有明确的目的。有明确的目的。项项目、指目、指标标不可不可滥设滥设，应应根据不同机关、根据不同机关、单单位一定的需要和目的，位一定的需要和目的，选择对选择对社会和社会和经济经济活活动动有价有价值值的基本的基本项项目和指目和指标标。并根据目的确定。并根据目的确定采用文字采用文字
68、记记述式述式还还是表格式或是表格式或图图示式。示式。2.2.2.2.真真真真实实实实性性性性指指标标数数值值必必须须以以单单位正式上位正式上报报的的统计统计数字数字为为基准，做到准确无基准，做到准确无误误，不可不可掺掺入臆断和估入臆断和估计计的成分。的成分。3.3.3.3.对应对应对应对应性性性性文字文字记记述的数列中，述的数列中，统计对统计对象和象和统计统计指指标标之之间间，统计统计表的横行和表的横行和纵栏纵栏及指及指标标数数值值之之间间，统计图统计图的的纵纵、横坐、横坐标标之之间间，必，必须须遵守相互遵守相互对应对应的原的原则则，以表明指，以表明指标标数数值值所属的性所属的性质质及其限定的
69、及其限定的时间时间、空、空间间和条件。和条件。2021/9/152021/9/153232注：如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。封面上中部写标题，下中部注：如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。封面上中部写标题，下中部写编者和时间；封面后首页为前言或编辑说明，其次为目录。写编者和时间；封面后首页为前言或编辑说明，其次为目录。4.4.可可比比性性指指标标数数值值的的计计量量单单位和位和标标列方法，必列方法，必须须可供比可供比较较 （1 1）当表列指）当表列指标标数数值值都以同一都以同一单单位位计计量量时时，应应将将计计量量单单位位标标写在表的写在表的右上角；右上角； （2 2）当同）
70、当同栏栏指指标标数数值值以同一以同一单单位位计计量，而各量，而各栏计栏计量量单单位不同位不同时时，则应则应将将计计量量单单位位标标写在各写在各纵栏标题纵栏标题的下方或右的下方或右侧侧； （3 3）当同行）当同行统计资统计资料以同一料以同一单单位位计计量，而各行的量，而各行的计计量量单单位不同位不同时时，则则可在横行可在横行标题标题后添列一后添列一计计量量单单位位栏栏，用以，用以标标写各行的写各行的计计量量单单位；位； （4 4）坐）坐标图标图的的纵纵、横、横轴轴的的计计量量单单位，分位，分别别列于列于纵纵、横、横轴轴外外侧侧中部中部轴轴名名之下。之下。 2021/9/152021/9/1533
71、33五、档案专题汇编五、档案专题汇编（一）定义（一）定义 专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。工档案编研成果。工档案编研成果。工档案编研成果。（二）特点（二）特点 1 1 1 1、专题性强、专题性强、专题性强、专题性强 专题汇编以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件专题汇编以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件专题汇编以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有
72、关文件专题汇编以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起，具有很强的专题性。如：安全部门编制的安全生产操作汇集在一起，具有很强的专题性。如：安全部门编制的安全生产操作汇集在一起，具有很强的专题性。如：安全部门编制的安全生产操作汇集在一起，具有很强的专题性。如：安全部门编制的安全生产操作规程汇编就是这种专题性很强的汇编。规程汇编就是这种专题性很强的汇编。规程汇编就是这种专题性很强的汇编。规程汇编就是这种专题性很强的汇编。 2 2 2 2、形式多样、形式多样、形式多样、形式多样 可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形
73、式多样的专题汇编，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如：人员任免汇编、荣誉汇编、制满足各方面的需要。其他如：人员任免汇编、荣誉汇编、制满足各方面的需要。其他如：人员任免汇编、荣誉汇编、制满足各方面的需要。其他如：人员任免汇编、荣誉汇编、制度汇编、标准汇编、会议记录汇编、质量管理文件汇编、度汇编、标准汇编、会议记录汇编、质量管理文件汇编、度汇编、标准汇编、会议记录汇编、质量管理文件汇编、度汇编、标准汇编、会议记录汇编、质量管理文件汇编、计划总结汇编等等。计划总结汇编等等。计划总结汇编等等。
74、计划总结汇编等等。 3 3 3 3、密级不宜过高、密级不宜过高、密级不宜过高、密级不宜过高 专题汇编应是反映本单位某一方面情况，单位广大人员都可以利用专题汇编应是反映本单位某一方面情况，单位广大人员都可以利用专题汇编应是反映本单位某一方面情况，单位广大人员都可以利用专题汇编应是反映本单位某一方面情况，单位广大人员都可以利用到的一种汇编，因此密级不易过高，即尽量不选取涉密文件。到的一种汇编，因此密级不易过高，即尽量不选取涉密文件。到的一种汇编，因此密级不易过高，即尽量不选取涉密文件。到的一种汇编，因此密级不易过高，即尽量不选取涉密文件。2021/9/152021/9/153434（二）编制方法和
75、要求（二）编制方法和要求 1 1、选题、选题 有针对的选取工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标有针对的选取工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准、计划总结、获奖表彰等档案材料，从专题角度出发，形成发文汇准、计划总结、获奖表彰等档案材料，从专题角度出发，形成发文汇集、会议记录汇编、人员任免汇编、荣誉汇编、计划总集、会议记录汇编、人员任免汇编、荣誉汇编、计划总结汇编、标准汇编和质量管理文件汇编等多种类型的档案专题结汇编、标准汇编和质量管理文件汇编等多种类型的档案专题汇编，便于平时的查阅利用。汇编，便于平时的查阅利用。 2 2、选材、选材 选材方式主要是选用重份原始文件或复制
76、原始文件。选用重份原始文选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。选用重份原始文件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。2021/9/152021/9/153535 3 3、校对、校对为保证档案编研成为保证档案编研成果的严肃性、权威性，做好加工编辑果的严肃性、权威性，做好加工编辑工作，特别是文字校勘。另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件工作，特别是文字校勘。另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件上注明归档原件的档号，以方便利用。上注明归档原件的档号，以方便利用。 4 4、编排、编排 专题汇编的编纂主要包括材料排列
77、和结构完善加工。材料排列是指专题汇编的编纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定，结构完善加工主要是完成档案编研文件与文件之间的先后排序的确定，结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。成果的辅助结构有关内容的编写等加工。 5 5、审核方面、审核方面 专题汇编的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制专题汇编的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果，实际都是利用范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果，实际都是利用有关科技档案编制而成，内容涉及技术秘密、技术诀窍
78、，甚至自主知识有关科技档案编制而成，内容涉及技术秘密、技术诀窍，甚至自主知识产权等，一定要进行严格的审核，控制使用的范围。产权等，一定要进行严格的审核，控制使用的范围。 2021/9/152021/9/153636（三）几种常见的专题汇编的编写（三）几种常见的专题汇编的编写 1 1、 文件汇编：是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的文件汇编：是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的 一种档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般一种档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般 是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件是以年度为时限，将
79、本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件 的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存 两份）。两份）。 文件汇编的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是文件汇编的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是 依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是 其他档案编研成果所无法代替的。其他档案编研成果所无法代替的。 对于发文比较少的单位，可以一年编一本文件汇编。对于发文比对于发文比较少的单位，可以一年编一本文件汇编。对于发文比 较多
80、的单位，可以一年遍几本。假如有必要编几本的，可以按发文时较多的单位，可以一年遍几本。假如有必要编几本的，可以按发文时 间划分或发文字号的不同划分。间划分或发文字号的不同划分。 2021/9/152021/9/153737 文件汇编示例文件汇编示例2021/9/152021/9/153838 2 2、 计划总结汇编：是将本单位一定年限（计划总结汇编：是将本单位一定年限（10201020年）的年度计划总年）的年度计划总结按时间先后顺序汇集而成的一种基础性编研材料。在最前面编有目结按时间先后顺序汇集而成的一种基础性编研材料。在最前面编有目录、每页编写页号，装订成册，以方便日常查阅利用。录、每页编写页
81、号，装订成册，以方便日常查阅利用。 原则上每个单位可将自单位形成之日起，每年的年度计划总结都原则上每个单位可将自单位形成之日起，每年的年度计划总结都 列入计划总结汇编，满列入计划总结汇编，满1010年或年或2020年可以装订为年可以装订为1 1册，并在封面上标注册，并在封面上标注起止年代。在实际操作中，也可以只汇总近起止年代。在实际操作中，也可以只汇总近1010年的计划总结。年的计划总结。 3 3、 制度汇编：为规范本单位工作人员言行举止，方便日常工作管理制度汇编：为规范本单位工作人员言行举止，方便日常工作管理而制定的针对不同部门、不同职责的个体的规范准则汇编。可以下发而制定的针对不同部门、不
82、同职责的个体的规范准则汇编。可以下发给每位职工并作为管理依据使用。给每位职工并作为管理依据使用。 （1 1）封面标注）封面标注“ “制度汇编制度汇编” ”和编写单位和时间和编写单位和时间 （2 2）前言一般体现出制定该汇编的目的意义）前言一般体现出制定该汇编的目的意义 （3 3）目录中首先反映不同岗位的职责、其次是不同部门的具体制度）目录中首先反映不同岗位的职责、其次是不同部门的具体制度 并应做好起止页数的标注并应做好起止页数的标注 （4 4）各项制度要符合国家或地方的有关标准，要具有科学性、规范）各项制度要符合国家或地方的有关标准，要具有科学性、规范性和严肃性性和严肃性2021/9/1520
83、21/9/153939 计划总结汇编示例计划总结汇编示例2021/9/152021/9/1540404 4、档案利用效果实例汇编、档案利用效果实例汇编 （一）定义和作用（一）定义和作用 1 1 定义定义 档案利用效果实例汇编是档案馆（室）管理人员所提供的档案信息档案利用效果实例汇编是档案馆（室）管理人员所提供的档案信息资料为政治、经济、社会发展带来直接或间接的重大社会、经济效益的资料为政治、经济、社会发展带来直接或间接的重大社会、经济效益的典型实例。典型实例。 2 2 作用作用 a a、是交流档案工作经验的重要资料、是交流档案工作经验的重要资料 b b、是宣传档案工作以及档案法规的必要途径、是
84、宣传档案工作以及档案法规的必要途径 c c、是档案利用成果的一种反馈、是档案利用成果的一种反馈 （二）档案利用效果实例汇编的编写要素（二）档案利用效果实例汇编的编写要素 1 1、鲜明准确的标题、鲜明准确的标题 2 2、档案利用者的具体单位、姓名、身份，利用档案的确切时间、档案利用者的具体单位、姓名、身份，利用档案的确切时间、 地点及提供档案的部门地点及提供档案的部门 3 3、利用档案的目的和动因、利用档案的目的和动因 4 4、利用档案的内容、成分或数量、人次等反复过程、利用档案的内容、成分或数量、人次等反复过程2021/9/152021/9/1541415 5、利用档案所获得的效益（增值或节省
85、资金、人力、物力和时间，提高效率的比、利用档案所获得的效益（增值或节省资金、人力、物力和时间，提高效率的比例）例）6 6、该实例的提供者，如：南开区二十五中学档案室或个人、该实例的提供者，如：南开区二十五中学档案室或个人（三）编写方法（三）编写方法 利用利用“档案资料利用效果实例档案资料利用效果实例”，突出其反馈功能，从中选取典型的利用效果，突出其反馈功能，从中选取典型的利用效果实例，通过文字加工，形成利用效果实例汇编。实例，通过文字加工，形成利用效果实例汇编。（四）档案利用效果实例汇编的典型示例（四）档案利用效果实例汇编的典型示例 实例一：实例一：用档案资料用档案资料用档案资料用档案资料 做
86、城市名片做城市名片做城市名片做城市名片 20082008年上半年，南开区建委来南开区档案馆查阅区委、区政府及档案馆搜集年上半年，南开区建委来南开区档案馆查阅区委、区政府及档案馆搜集的南开区各阶段历史变迁的照片资料，用于区规划展览馆的建设。经过查询，共的南开区各阶段历史变迁的照片资料，用于区规划展览馆的建设。经过查询，共选中一百余张，内容包括：毛泽东主席来天津南开视察，南开烈士陵园纪念馆旧选中一百余张，内容包括：毛泽东主席来天津南开视察，南开烈士陵园纪念馆旧貌，南开区知识青年上山下乡，市区领导和群众一起在水上公园、长虹公园庆祝貌，南开区知识青年上山下乡，市区领导和群众一起在水上公园、长虹公园庆祝
87、五一、十一游园联欢，以及五一、十一游园联欢，以及19761976年唐山大地震中南开区地貌房屋遭破坏、震后干年唐山大地震中南开区地貌房屋遭破坏、震后干部群众众志成城齐奋战、转移伤员、供应物资、加紧建设的宝贵照片，时间跨度部群众众志成城齐奋战、转移伤员、供应物资、加紧建设的宝贵照片，时间跨度从上世纪六十年代至九十年代初期。从上世纪六十年代至九十年代初期。 得知建委的需求，正值周末，南开区档案馆工作人员加班加点，将选中照片全得知建委的需求，正值周末，南开区档案馆工作人员加班加点，将选中照片全部扫描出来，并刻录成光盘，提供利用。现在，大部分照片已做成展牌，在南开区部扫描出来，并刻录成光盘，提供利用。现
88、在，大部分照片已做成展牌，在南开区规划展览馆，供各单位人员和广大群众参观，展示着南开区的历史与发展，成为档规划展览馆，供各单位人员和广大群众参观，展示着南开区的历史与发展，成为档案部门服务人民群众的新平台。案部门服务人民群众的新平台。 （南开区档案馆提供）（南开区档案馆提供）2021/9/152021/9/154242档案资料利用效果实例示例档案资料利用效果实例示例 2021/9/152021/9/154343 档案利用效果登记档案利用效果登记2021/9/152021/9/154444 实例二：实例二：王顶堤医院利用基建档案节约扩建资金王顶堤医院利用基建档案节约扩建资金王顶堤医院利用基建档案
89、节约扩建资金王顶堤医院利用基建档案节约扩建资金 王顶堤医院主楼由天津建筑设计院王顶堤医院主楼由天津建筑设计院19841984年年9 9月设计，设计号为月设计，设计号为489-12489-12（8282）分号（分号（8 8）5 5，层数为三层，建筑面积为，层数为三层，建筑面积为1558.461558.46平方米，地耐力平方米，地耐力R=10T/R=10T/。 2007 2007年，由于该院业务的需要须将原主楼三层加一层变四层，作为病区的年，由于该院业务的需要须将原主楼三层加一层变四层，作为病区的业务用房，建筑面积由原来的业务用房，建筑面积由原来的1558.461558.46平方米增加至平方米增加
90、至2077.952077.95平方米。此项工程需平方米。此项工程需作地质岩土勘察后方能设计、报审、施工。做地质岩土勘察的费用较高，需作地质岩土勘察后方能设计、报审、施工。做地质岩土勘察的费用较高，需6.86.8万元。该院将原主楼图纸资料送至天津市勘察设计院做了岩土工程咨询并出示了万元。该院将原主楼图纸资料送至天津市勘察设计院做了岩土工程咨询并出示了勘察第勘察第2002-4162002-416号，号，I I号号K2002-0338K2002-0338的咨询报告。认为加层的地基是可行的。计的咨询报告。认为加层的地基是可行的。计算公尺值均满足设计要求，此项费用只用了算公尺值均满足设计要求，此项费用只
91、用了30003000元。经过设计、市规划报审、鉴元。经过设计、市规划报审、鉴定、施工，并作了定、施工，并作了2 2年的沉降检测，一切符合设计要求，房屋使用至今一切正常。年的沉降检测，一切符合设计要求，房屋使用至今一切正常。由于该院提供了齐全的图纸资料，岩土勘察费用节约了由于该院提供了齐全的图纸资料，岩土勘察费用节约了6.56.5万元，并符合设计、施万元，并符合设计、施工、规划、建设等国家行政部门的要求和认可。工、规划、建设等国家行政部门的要求和认可。 该院新建急诊楼也采取相同的方法节约了岩土勘察费用近该院新建急诊楼也采取相同的方法节约了岩土勘察费用近4 4万元。万元。 近几年通过图纸资料的方法新建、扩建、改建节约了岩土勘察费用近近几年通过图纸资料的方法新建、扩建、改建节约了岩土勘察费用近1010万多万多元。元。 （此实例由（此实例由王顶堤医院王顶堤医院提供）提供）2021/9/152021/9/154545
