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1、文书档案鉴定整理工作方法的实践文书档案鉴定整理工作方法的实践 紫金山天文台是中科院确定的30个首批档案进馆单位之一。紫台历史悠久，全宗库藏档案6712 卷。其中文书档案2399卷；科技档案1651卷；会计档案2662 卷。1980年前需整理进中科院档案馆1332卷。其中文书档案1177卷；科技档案155卷。 经验收合格后向中科院档案馆移交档案1980年前共585卷宗，其中文书档案436卷含紫台前身国立中央研究院天文研究所文书档案20卷，科技档案149 卷。在各级领导的重视和档案人员的辛勤努力下，历时两年的档案进馆工作划上了圆满的句号。 一一、充充分分准准备备，保保证证档档案案鉴鉴定定整整理理工
2、工作作的的顺顺利进行利进行1.学学习习文文件件，拟拟定定档档案案鉴鉴定定整整理理工工作作方方案案。中中科科院院2001年年5月月下下达达了了关关于于印印发发?中中科科院院档档案案馆馆档档案案进进馆馆暂暂行行方方法法?的的通通知知等等文文件件，通通过过对对档档案案进进馆馆工工作作相相关关文文件件的的学学习习，我我们们初初步步了了解解和和掌掌握握了了档档案案进进馆馆工工作作的的意意义义、进进馆馆档档案案范范围围、档档案案鉴鉴定定与与整整理理工工作作的的要要求求，掌掌握握了了进进馆馆档档案案的鉴定整理原那么。的鉴定整理原那么。 我主动制订档案进馆工作方案、步骤、要求，拟定了档案鉴定整理工作方案，交给
3、四位台领导和办公室主任每人一份并争得他们同意认可后，由主管副台长蒋耀文、办公室主任戴立峰积极组织实施，多方协调，保证档案进馆工作顺利进行。 2 2组组织织落落实实，成成立立档档案案进进馆馆鉴鉴定定工工作作小小组组。紫台文书档案、科技档案分别隶属于党政综合办公室、科技处。为确保档案进馆工作的顺利进行，我台于2001年12月成立了紫金山天文台档案进馆鉴定工作小组。鲁春林副台长任科研档案鉴定工作小组组长，蒋耀文副台长任文书档案及其他类档案鉴定工作小组组长，科技处长和办公室主任分别任副组长。3 3人人员员落落实实，聘聘请请档档案案鉴鉴定定整整理理工工作作人人员员。我台档案人员身兼多职，不可能把全部的时
4、间投入到档案进馆工作中去。台领导非常重视档案进馆工作并给予极大的关注，同意我们从兄弟所聘请了两位做过档案工作的退休干部参加档案的初步鉴定和进馆档案的整理工作。4 4物物质质准准备备，配配备备档档案案鉴鉴定定整整理理工工作作设设备备。根据档案进馆工作的需要，台领导专拨经费，配备了计算机、刻录机、扫描仪等档案工作专用设备以及鉴定整理档案的办公用具。二二、 认认真真鉴鉴定定，是是做做好好档档案案进进馆馆工工作作的关键的关键 1 1组组织织学学习习，严严格格掌掌握握鉴鉴定定原原那那么么。档档案案鉴鉴定定工工作作人人员员认认真真学学习习档档案案进进馆馆工工作作的的文文件件以以及及? ?中中科科院院科科研
5、研单单位位文文件件材材料料归归档档范范围围及及保保管管期期限限? ?表表，把把握握尺尺度度，保保证证质质量量。同同时时还还组组织织聘聘请请来来的的两两位位同同志志学学习习进进馆馆工工作作文文件件，并并将将“档档案案进进馆馆范范围围细细那那么么和和“鉴鉴定定整整理理要要求求复复印印人人手手一一册册，以以便便对对档档案案鉴鉴定定的的目目的的、原原那那么、依据做到有章可循。么、依据做到有章可循。 2001年9月鉴定工作正式启动并分阶段进行，2002年6月完成了文书档案的鉴定， 2003年8月完成了科技档案的鉴定整理。2003年9月3日院档案馆对我台进馆档案进行了检查验收，认为我台1980年以前的各类
6、档案在进馆范围、案卷整理质量及检索工具编制等方面均符合进馆标准和要求，予以通过验收。 2.根据档案情况，选择鉴定方法。我台1980年前的案卷质量和进馆要求相距较大，以文书档案为例，紫台1949年建档，1949-1956年的文书档案过去曾进行过鉴定，而1957-1980年的还未进行过鉴定整理，案卷质量不符合进馆要求。另外还有清理出散放待毁的解放前天文研究所紫台前身的文件资料和上海徐家汇、佘山观象台、北京天文台筹备处、天津纬度站、青岛观象台等隶属于紫台时期的散乱文件资料5大麻袋。以上档案主要有以下几个问题：1案卷标题一是无标题，二是标题简单且与卷内文件内容不相符。2文件目录卷内没有文件目录；有的有
7、目录也是一事一题，不是一文一题。3卷内文件A.卷内文件排序混乱，有正文无签发的文稿，同一问题的文件散放在几个卷宗或几年度内；B.卷内文件有的没有文号；有的没有标题；有的作者用3个圈代替；C.卷内文件没有页码；D.重复文件较多。4 案卷卷皮样式不同，7-8个种类且陈旧破损。(5) 案卷用铁丁装订，无装订线并且压字， 8开大纸裹装，56年前都是右边装订。(6)案卷号类项排列与80年后的排法不一。以上这些问题的存在，是因为长时间没有专职档案工作人员，每年年终甚至几年集中找人帮助装订文件的结果。 根据这样的情况，我们决定采取二种鉴定方法，一是目录鉴定法；二是文件鉴定法。目录鉴定法，就是对已经过鉴定的档
8、案，案卷质量根本符合要求的，复制目录结合卷内文件进行鉴定。文件鉴定法，就是对案卷质量不行的全部拆卷，逐年、逐卷、逐件审查，直接鉴定，重新整理。 具体做法总结为三十个字。三十个字：三十个字：一粗览一粗览 二细看二细看 三理清三理清四判断四判断 五拟写五拟写 六复审六复审七组卷七组卷 八录入八录入 九装订九装订十标引十标引 一揽底工程。一揽底工程。一一粗粗览览：览全宗、全年、全卷情况，对所有档案进行粗览。了解家底，根据情况决定具体鉴定方法；二二细细看看：联系内容看目录，看目录与内容是否相符；看文件产生时间是否与所在案卷年度相符；看文件内容是否与所在的类别相符；三三理理清清：理清前后文件之间的联系，
9、理清跨年度案卷内文件之间的联系，分析文件发生的历史背景。 四判断：根据鉴定原那么，依据进馆档四判断：根据鉴定原那么，依据进馆档案范围和归档文件保管期限表又不拘泥案范围和归档文件保管期限表又不拘泥于进馆档案范围和归档文件保管期限表，于进馆档案范围和归档文件保管期限表，以全面的、历史的、开展的、效益的观以全面的、历史的、开展的、效益的观点考查分析确定文件价值，根据各个历点考查分析确定文件价值，根据各个历史时期所形成的文件及不同的归档要求史时期所形成的文件及不同的归档要求存在的不同的问题，决定取舍，确定保存在的不同的问题，决定取舍，确定保管期限。管期限。 要站在全院及其他兄弟所而不仅仅是本所的角度来
10、确定进馆档案范围和保管期限。如：发生在“三反、“五反、“反右斗争、文化大革命时期的交心材料，揭发材料、大字报聚集、平反材料等发生在特殊历史时期的文件材料都应定性为永久件归院档案馆。再如：1951年中科院院长会议与南京办事处、华东办事处、上海办事处处务会议纪录，现在的南京分院、上海分院这段时期没有档案，所以这份文件就应该定性为永久件交院档案馆。 五五拟拟写写：拟写反映案卷封面和每份文件目录各项内容的文文件件标标签签、案案卷卷标标签签以以及及鉴鉴定定意意见见。将前两者用回形针分别夹在每份案卷或每份文件上。文件标签的内容如下：文件标签的内容如下：是否进馆：是是否进馆：是年年度：度：1979年年类类项
11、：人事教育项：人事教育顺序号：顺序号：01文文号：科人教字号：科人教字79第第3号号责任者：中科院责任者：中科院题题名：关于人事任免的通知名：关于人事任免的通知主题词：人事主题词：人事任免任免通知通知保管期限：永久保管期限：永久页页号：号：01日日期：期：1979年年02月月01日日没有题名的文件就在文件标签上自拟标题，加“表示。对经过鉴定后的文件材料按年度-问题-保管期限，我台分为综合管理、党群团体、科研管理、人事教育、外事、财务与资产管理六大类，排序分卷，再拟写案卷标签。案卷标签的内容如下：案卷标签的内容如下：案卷号：案卷号：004 科研所档号：科研所档号：197904004年度：年度：1
12、979年 类类项：项：人事教育 案案卷卷题题名名：中科院、紫金山天文台关于XXXX、XXX的请示、批复、通知等保管期限：保管期限：永久 本卷文件总页数：本卷文件总页数：100 卷内文件起止卷内文件起止1979年X 月 X日至1979年X月X日将案卷标签分别用回形针夹在每卷案卷上。 拟写文件、案卷标签这种做法，不会造成拆卷后的文件混乱，有利于排序分类组卷，有利于复审及案卷目录、文件目录的录入。在拟写案卷标签和文件标签的根底上认真拟写鉴定意见并填写在文书档案鉴定表中。六六复复审审：采取交叉复审方式，依据鉴定标准 ，查看案卷标签、文件标签与卷内文件内容是否相符，定性是否准确，分类是否合理，审查鉴定意
13、见，分析确定文件价值并填写复审意见，最后由鉴定组长终审。七七组组卷卷：对经过复审鉴定后的文件材料按案卷标签类别、文件标签序号确认后分别排序、分卷，整理确定后组卷。八八录录入入：按按照照文文件件标标签签、案案卷卷标标签签拟拟写写的正确内容录入，并打印。的正确内容录入，并打印。九九装装订订：按按照照档档案案管管理理的的要要求求进进行行拆拆钉钉和线装。和线装。十标引，标引要标准。十标引，标引要标准。三三、标标准准整整理理，是是做做好好进进馆馆档档案案质质量量的的重要保证重要保证标标准准整整理理进进馆馆档档案案，是是今今后后档档案案管管理理工工作作的的重重要要根根底底。如如果果在在归归档档过过程程中中
14、没没有有按按照照归归档档的的标标准准和和要要求求进进行行整整理理，会会给给今后的档案利用带来不便。今后的档案利用带来不便。我我台台档档案案进进馆馆鉴鉴定定整整理理工工作作大大体体分分为为六六个阶段个阶段1第一阶段是整理解放以前的档案。从散乱待毁的文件资料中整理出解放前1938年-1948年国立中央研究院天文研究所的文件522件，组卷20卷。这一时期的文件没有标题，逐件拟标题、标文号、落实责任者、裱糊和扫描修复等。2第二阶段是整理1949年-1956年业已初步鉴定过的档案复制目录结合卷内文件进行复审鉴定、拆卷、合并、拟题、裱糊、扫描修复。装订时将案卷变右边装订为左边装订。3第三阶段是整理1957
15、年-1980的档案。根据其自身的具体情况，全部拆卷，并对文件进行直接的审查鉴定分类和组卷整理，依据院有关规定，认真填写文书档案的初审复审鉴定意见。4第四阶段是组卷、装订、标引阶段。对经过鉴定后的文件材料按年度-问题-保管期限分类组卷、抄写文件目录、装订、拟写案卷标题、著录标引等。共组卷530卷。其中436卷进院档案馆保存。5第五阶段是计算机录入打印阶段，共录入6577条。打印案卷、全引目录近6000多张。6第六阶段是对重要的文件资料进行扫描备份留存。通过这次档案进馆工作，对库藏档案、文件资料做了一次彻底的清理，全面系统了解本单位的档案内容。在鉴定整理过程中，发现了一些以前未发现的珍贵资料。其中
16、有紫台前身国立中央研究院天文研究所的文件，上海徐家汇、佘山观象台、北京天文台筹备处、天津纬度站、青岛观象台等隶属于紫台时期的文件。 从散在的文件资料中整理出解放前1938年至1948年国立中央研究院天文研究所的文件522件，组卷20卷。其中有国立中央研究院院长蔡元培和著名科学家吴学周、余青松、张钰哲、周培源、陈遵妫、戴文赛等的亲笔文书和信件。我们对80年前所有的珍贵文件资料都进行扫描刻录留存。 在档案鉴定整理工作中易出现的几个问题，应引起我们的注意。1文件题名的拟写。我台解放以前的文件没有题名，全部要档案人员拟写。我们知道一般文件标题是由责任者内容摘要文种三局部组成。困难的是以领导个人名义写的
17、报告、信件、文件没有责任者，用三个圈表示。这就需要我们考证历史，了解当时的所长是谁，比对笔迹，确定责任者。文件内容要高度概括，文种标引要准确，并加“括号。2案卷标题的拟写。案卷标题也是由责任者问题文种三局部组成。案卷标题字数不宜过长，要不然，一是拖沓不能简明扼要概括卷内文件内容，二是录入计算机目录表格拉长变形。这就要求我们熟悉卷内文件内容，用精炼的语言对卷内文件内容进行高度概括。多个责任者不必一一列出，标出一两个主要责任者后用“等字省略。3 3案案卷卷排排号号。研研究究所所案案卷卷号号一一般般有有“大大流流水水和和“年年度度流流水水两两种种排排法法。为为了了方方便便插插卷卷，我我台台采采用用了
18、了“年年度度流流水水。进进馆馆档档案案验验收收时时，屠屠馆馆长长在在我我台台档档案案的的长长期期卷卷中中又又挑挑出出8 8卷卷进进馆馆。我我将将其其插插入入了了相相应应年年度度进进馆馆案案卷卷的的最最后后，这这样样就就防防止止了后面年度档案编号的改动。了后面年度档案编号的改动。4 4页页号号的的标标注注。档档案案馆馆的的同同志志来来我我台台检检查查验验收收进进馆馆档档案案时时，发发现现有有局局部部案案卷卷文文件件反反面面有有文文字字但但未未编编页页号号，这这样样会会给给今今后后的的档档案案利利用用和和档档案案信信息息数数字字化化处处理理带带来来麻麻烦烦。我我们们尊尊重重档档案案馆馆同志的意见及
19、时补上。同志的意见及时补上。四四、档档案案人人员员的的敬敬业业和和投投入入，是是做做好好档档案案进进馆馆工作的决定力量工作的决定力量我我台台进进馆馆档档案案工工作作得得以以圆圆满满完完成成，档档案案人人员员发发挥挥了了积积极极的的决决定定性性的的作作用用。主主要要是是从从以以下下方方面面去主动开展工作：去主动开展工作： 1大大力力宣宣传传，积积极极争争取取。我我们们知知道道没没有有领领导导的的支支持持，档档案案进进馆馆工工作作的的任任务务是是没没法法完完成成的的。要要得得到到领领导导支支持持，档档案案人人员员就就必必须须去去宣宣传传，去去争取。争取。1宣宣传传档档案案进进馆馆工工作作的的目目的
20、的意意义义。中中科科院院下下达达了了关关于于档档案案进进馆馆工工作作的的文文件件并并确确定定紫紫台台是是首首批批档档案案进进馆馆单单位位后后，我我立立即即向向台台领领导导传传送送文文件，宣传档案进馆工作的目的意义。件，宣传档案进馆工作的目的意义。2 2制订适合本单位的档案进馆工作方制订适合本单位的档案进馆工作方案并争取领导支持。我主动制订档案进案并争取领导支持。我主动制订档案进馆工作方案、步骤、要求，送交四位台馆工作方案、步骤、要求，送交四位台领导每人一份，征求主管领导对对档案领导每人一份，征求主管领导对对档案进馆工作的意见并取得领导认同，在组进馆工作的意见并取得领导认同，在组织实施、关系协调
21、和人力物力得到领导织实施、关系协调和人力物力得到领导的大力支持，保证档案进馆工作的顺利的大力支持，保证档案进馆工作的顺利开展。开展。 3扩扩大大影影响响，积积极极宣宣传传我我台台档档案案进进馆馆工工作作。我我台台档档案案进进馆馆工工作作开开展展以以来来，我我积积极极向向院院政政务务信信息息网网站站和和?紫紫台台通通讯讯?投投稿稿，向向台台内内外外宣宣传传我我台台开开展展档档案案进进馆馆工工作作的的情情况况以以及及所所取取得得的的成成绩绩。我我所所撰撰写写的的“学学习习试试点点单单位位经经验验，做做好好档档案案进进馆馆鉴鉴定定工工作作、“紫紫金金山山天天文文台台做做好好档档案案进进馆馆鉴鉴定定工
22、工作作、“紫紫金金山山天天文文台台进进馆馆档档案案通通过过验验收收等等几几篇篇信信息息稿稿都都登登载载在在?紫紫台台通通讯讯?上上，并并向院报送后被院采用向院报送后被院采用。2.2.兢兢业业，无私奉献的敬业精神。我台文书兢兢业业，无私奉献的敬业精神。我台文书档案、科技档案各有一位档案人员，但都身兼档案、科技档案各有一位档案人员，但都身兼多职。就我来讲，承担的工作有：公文处理；多职。就我来讲，承担的工作有：公文处理；印章管理；政务信息的采编、上报；印章管理；政务信息的采编、上报；? ?紫台通紫台通讯讯? ?的组稿、出刊；基建器材验收；文书档案的组稿、出刊；基建器材验收；文书档案管理等。每年的文件
23、立卷归档都是利用星期天、管理等。每年的文件立卷归档都是利用星期天、节假日完成。档案进馆工作加重了工作量，没节假日完成。档案进馆工作加重了工作量，没有时间来做，只有牺牲自己的休息时间来做鉴有时间来做，只有牺牲自己的休息时间来做鉴定和整理档案。定和整理档案。 档案管理软件投入使用，计算机录入正值高温期，连续三个多月的休息日全部都在工作，生病发烧也没时间去医院看，吃几片退烧药也就挺过来了；眼睛熬红了，视力急剧下降，脖子梗直了，颈肩酸痛。身体需要休息、看病，但手中的工作不能停下来，小车不倒尽管推。我们的档案人员就是这样坚守岗位带病工作，兢兢业业、默默无闻、尽心尽职、无私奉献。认真完成领导交给我们的工作任务，因为这是我们的职责。谢谢大家！
