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1、公文写作实务公文写作实务湖北经济学院院长办公室湖北经济学院院长办公室 张凤松张凤松9/6/20241公文的分类和种类公文格式公文写作要求公文概论9/6/20242一、公文概论一、公文概论9/6/20243n公文是机关、团体、企事业单位等在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件，是各级各类社会组织实施管理的一种重要工具。（一）公文的概念（一）公文的概念9/6/20244n1.实现机关职能n2.辅助领导决策n3.展现机关形象n4.提高工作效率（二）公文的写作目的（二）公文的写作目的9/6/20245n1.受领导之命，代机关立言n2.集思广益、群体行动n3.有特定读者对象，内容针对性强n4
2、.事关公务活动，方针政策性强n5.通常刻不容缓，时限性强n6.讲究规范表达，不求标新立异（三）公文的写作特点（三）公文的写作特点9/6/20246 二、公文的分类与种类二、公文的分类与种类9/6/20247根据公务活动的根据公务活动的不同领域不同领域通用文件：通用文件：是指党、政、军各级机关，各社会团体、企事业单位在工作中普遍形成和使用的文件，如：命令、通知、计划、请示等。专用文件：专用文件：是指具有专门职能的机关，在其专门的业务范围的工作活动中，根据特殊需要专门形成和使用的文件。如：外交、司法、统计等专业方面的文件。科技文件：科技文件：在生产、科研、基建等活动中形成和使用的文件，如：工程图纸
3、、实验报告等。（一）总体分类（一）总体分类9/6/20248根据信息表达根据信息表达方式的不同方式的不同 文章式文件文章式文件表格式文件表格式文件图形式文件图形式文件图像式文件图像式文件声音式文件声音式文件9/6/20249根据物质载根据物质载体的不同体的不同 纸质文件纸质文件磁介质文件磁介质文件，如：录音，如：录音文件、录像文件、磁盘文件、录像文件、磁盘文件等。文件等。感光介质文件感光介质文件，如照片，如照片文件、影片文件、缩微文件、影片文件、缩微文件等。文件等。9/6/202410传传递递方方向向通用公文的分类通用公文的分类上行文：上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件； 平行文：平行文
4、：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。下行文：下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件； 9/6/202411内内容容性性质质领导指导性文件：领导指导性文件：指由领导指导机关制发指由领导指导机关制发的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明领导指导原则和具体处置意置工作，阐明领导指导原则和具体处置意见的文件，如命令、指示、通报、通知等；见的文件，如命令、指示、通报、通知等；公布性文件：公布性文件：可直接公之于众的文件；可直接公之于众的文件；陈述陈请性文件：陈述陈请性文件：指由被领导被指导机关指由被领导被指导机关向所属上级机关制发的内容为陈
5、述情况、向所属上级机关制发的内容为陈述情况、汇报工作、提出建议、答复询问、请求指汇报工作、提出建议、答复询问、请求指示或批准的文件，如各种报告、请示等；示或批准的文件，如各种报告、请示等；商洽性文件：商洽性文件：各类函件；各类函件；说明性文件：说明性文件：可作为专门凭据的文件，如可作为专门凭据的文件，如各种证书、证明、协议等。各种证书、证明、协议等。9/6/202412涉涉密密程程度度对外公开：对外公开：不涉及国家秘密，可直接对国内外公开；限国内公开：限国内公开：不涉及国家秘密，不宜或不必向国外公开；内部使用：内部使用：不涉及国家秘密，不宜或不必向社会公开；秘密：秘密：含有一般的国家秘密；机密
6、：机密：含有重要的国家秘密；绝密：绝密：含有最重要的国家秘密。指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。9/6/202413缓缓急急程程度度平件：平件：无特殊时间要求； 特急件：特急件：内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。急件：急件：内容重要并紧急，优先迅速传递处理； 公务电报与文件的性质效用完全相同，公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急明：特提、特急、加急、平急。9/6/202414公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目
7、的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。（二）公文的种类（二）公文的种类9/6/202415相同的文种相同的文种（9个）不同的不同的文种文种中国共产党机关公文处理条例决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定国家行政机关公文处理办法决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令（令）、公告、通告、议案1.1.通用公文的通用公文的规定文种规定文种9/6/202416权限：权限：行政
8、机关的规定文种；性质：性质：最高规格的领导性、指导性文件；适用范围：适用范围：命令命令（令）（令）1、公布令：公布法律，发布行政法规、规章。2、任免令：任免国务院组成人员。3、行政令：戒严令、动员令等。4、嘉奖令：是用命令形式对应嘉奖的行为提高规格，是对褒奖的行为的最高奖励。9/6/202417决定决定决议决议文种文种决定决定决议决议权限党政机关党的机关性质领导、指导性文件领导、指导性文件适用范围党党的的机机关关：1 1对重要事项作出决策和安排。行行政政机机关关：1 1对重要事项作出决策；2重大行动作出安排；3奖惩有关单位和人员；4撤销下级机关不适当的决定事项。1、对重要事项作出决策。形成程序
9、机关首长、法定会议法定会议内容侧重于对事项或问题作出具体安排和决策，从意义、原则、做法、措施上作出具体说明，便于受文者执行。侧重于提出贯彻要求和号召，重在统一思想。9/6/202418权限：权限：行政机关的规定文种；适用范围：适用范围：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；生效形式：生效形式：机关首长签署。议案议案9/6/202419权限：权限：党的机关的规定文种；性质：性质：领导性、指导性文件；适用范围：适用范围：对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；注意事项：注意事项：业务主管机关在实施业务指导过程中，对受文单位布置工作、提出要求等，一般不用指示。指示指
10、示9/6/202420权限：权限：党政机关的规定文种；适用范围：适用范围：对重要问题提出见解和处理办法；种类：种类：规划性意见、实施意见、具体工作意见；行文方式：行文方式：上行、下行、平行；处理要求：处理要求：意见意见1.上行文，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复；2下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，参照执行。3平行文，提出的意见供对方参考。 9/6/202421权限：权限：党政机关的规定文种；适用范围：适用范围：通知通知共有的：共有的：1任免干部；2转发上级机关和不相隶属机关的公文；3批转下级机关的公文；4发布要求下级机关办理和有关单位共同
11、执行的规定事项；5通知办理和需知事项。 党的机关独有的：党的机关独有的：1发布党内法规；2传达上级机关的指示。 批转和转发：批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。9/6/202422权限：权限：党政机关的规定文种；适用范围：适用范围：表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；类型：类型：表扬性通报、批评性通报、情况通报；行文方式：行文方式：属下行文；通报通报9/6/202423请示请示报告报告文种
12、文种请示请示报告报告权限党政机关党政机关性质陈述呈请性陈述呈请性适用范围向上级机关请求指示、批准1向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议；2答复上级机关的询问。语言特点请求性陈述性注意事项1不得随意请示；2一文一事；3主送一个上级机关；4不要请示和报告连在一起写；5事前请示；6未得上级批复前，不得行事；11一般不得越级请示。1不得夹带请示事项；2全面真实反映情况；4及时。回复必须回复视情况而定其它三种情况可以请示：1遇到对法律、法规、法令和指示中有不明确的问题；2工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；3因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理等超越了自己职权范围的问题。
13、4请求批准有关规定、方案、规划，审批项目、指标，批转有关办法、措施。9/6/202424权限：权限：党政机关的规定文种；适用范围：适用范围：答复下级机关的请示；态度：态度：必须肯定明确；行文形式：行文形式：批复批复1.一般主送原报文机关；2如批复事项需其它单位了解，可“抄送”有关机关；3如批复事项要求下属机关普遍执行，可“批转”请示的形式行文传达领导批示，主送各个单位贯彻。 9/6/202425公公报报公公告告通通告告公报公报公告公告通告通告权限党的机关行政机关性质公布性文件适用范围公开发布重要决定或者重大事件。宣布重要事项或者法定事项。公布有关方面应当遵守或者周知的事项。公布范围国内外社会的
14、一定范围共同特点1不通过例行发文渠道，用张贴或登报的办法；2没有特指的受文对象，可从内容判断是否与己有关。异同点重在报道会议或事项的结果，内容比较具体、详细，有时包含国家间相互权利义务的协议，具有条约的性质。注重紧急、即时发布消息，内容单一、概括；较多地用于业务上的专门规定或临时性的具体规定，具有一定约束力。9/6/202426条条例例规规定定条例条例规定规定权限党的机关性质规范性文件适用范围党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。9/6/202427函函函函权限党政机关性质商洽性文件适 用 范围条例规定：用于机关之间商洽工
15、作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。办法规定：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。9/6/202428会会议议纪纪要要条例条例：用于记载会议主要精：用于记载会议主要精神和议定事项；神和议定事项；办法办法：适用于记载、传达会：适用于记载、传达会议情况和议定事项。议情况和议定事项。9/6/2024292.2.单单位常位常用的用的其它其它文种文种1 1、方案、方案2 2、证明、证明3 3、介绍信、介绍信4 4、会议记录、会议记录5 5、计划、计划6 6、规划、规划7 7、总结、总结8 8、简报、简报9 9、机关工作大事记机关工作大事记9/6/
16、2024303.3.专专用用文文件件的的种种类类1 1、经济、财务文件、经济、财务文件2 2、人事文件、人事文件3 3、涉外文件、涉外文件4 4、司法文件、司法文件5 5、教学文件、教学文件9/6/202431三、公文的格式9/6/2024321 1文件的格式是文件区别于其文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。它书面材料的一个显著标志。 2 2由于公文的特殊属性与作用，由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的因而决定了文件必须有规范的格式。格式。 3 3公文格式关系到维护文件的公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量
17、；关系到系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理需要，并有利于提高公文处理的效率。的效率。 文件文件的格的格式式9/6/202433&公文用纸主要技术指标：公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90% 横向耐折度15次 不透明度85% pH值为7.59.5国家行政机关公国家行政机关公文格式文格式9/6/202434&公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm&排版
18、规格排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字 页码插在“外侧”9/6/202435公文用纸幅面及版面尺寸9/6/202436&公文中各要素标识公文中各要素标识眉首部分：眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间9/6/20243700001湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发2010号湖北经济学院关于的通知湖北经济学院关于的通知、： ，。 附件：1 2二一年十月二十日二一年十月二十日 （附注）主
19、题词：主题词： XXXXXX 抄送：，。 湖北经济学院院长办公室 2010年10月20日印发眉眉首首主主体体版版记记机密机密一年一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表、表明文件的生效时间和法律明文件的生效时间和法律凭据；凭据；3、表明行文关系、表明行文关系和主送范围等。和主送范围等。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确、确定复本送达范围；定复本送达范围；3、提供公文、提供公文印制责任者、时间等。印制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和、表明文件的法定权威和信息源；信息源；2、确定文件的处、确定文件的处理缓急和安全要求；理缓急和安全要求；3、为、为文件的科学管理提
20、供分类标文件的科学管理提供分类标识和检索途径。识和检索途径。9/6/20243800001湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发20063号眉眉首首机机 密密一年一年特特 急急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反
21、映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号9/6/202439湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发2010XX号平行、下行公文，平行、下行公文，至版心上边缘至版心上边缘25mm眉眉首首9/6/202440湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发20101号上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm签发人：吕忠梅上报的公文需标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首9/6/202441四、公文写作的要求9/6/202442（一）结构层次n第一层为“一、”n第二层为
22、“（一）”n第三层为“1.”n第四层为“（1）”9/6/202443湖北经济学院法商学院团委关于评选2007-2008年度“五四”先进集体和优秀个人的通知（鄂经法团字20084号）各团总支、学生社团：。一、评选原则（一）坚持公平、公开、公正原则；（二）坚持标准、宁缺勿滥原则；（三）。三、评选条件（一）“红旗团总支”评选条件1.2.9/6/202444（二）公文语言n1.准确严密（1）准确反映意图。（2）严格遵循逻辑。“只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我校高考重点升学率一定能够突破90%的目标。”（3）恰当使用修辞。公文“重实用，少文饰”，崇尚精粹简洁之美、庄重朴素之美。9/6/202445
23、n2.简洁明了“在这个问题上，无论在思想上，还是在观念上，无论在认识上，还是在想法上，我们都取得了共同的认识。”n3.庄重严谨（1）使用书面语，不用口语。“散会后一块儿吃晚饭”“会后共进晚餐”“来信早就收到了，现答复你们”“来信收悉，函复如下”（2）使用含义限定的词语，避免出现歧义。“最近，有些职工表现不太好。”9/6/202446（三）几种常用公文的写法n1.通知（1）标题格式：发文单位+事由+文种院团委关于评选2007-2008年度“五四”先进集体和优秀个人的通知（2）收文单位各团总支、学生社团9/6/202447（3）正文通知的缘由（目的、意义或依据）、通知的事项和执行通知的要求（4）附
24、件（5）落款部分标明发文机关名称和成为日期。9/6/202448关于我校门牌号变更的通知（标题）校内各单位：（主送机关）根据江夏区行政区划的调整及武汉市“实有人口、实有房屋”信息采集的需要，接公安部门通知，（缘由）我校的门牌号由原来的“武汉市江夏区藏龙岛科技园区洋湖大道特1号”变更为“武汉市江夏区藏龙岛开发区杨桥湖大道8号”。（事项）请各单位将相关资料予以变更。（要求）特此通知。（结语）院长办公室（发文机关）二一年十月二十一日（发文日期）9/6/202449n2.请示（1）标题格式：发文机关名称+事由+文种不能把“请示”写成“申请”，也不能写成“报告”或“请示报告”。（2）主送机关只能选择一个
25、主管上级机关作为主送机关。9/6/202450（3）正文说明请示原因（依据、目的、背景）；提出请示的事项（主体部分）；提出行文要求。（4）发文机关名称（5）成文日期9/6/202451湖北经济学院关于建设普通话水平测试计算机辅助测试系统室的请示湖北省语言文字工作委员会:(主送单位)我校自2004年成立普通话水平测试工作站以来，已先后组织近3万名学生参加普通话水平等级测试。近年来，我校要求参加普通话测试的学生越来越多，但由于我校普通话测试员数量不足，加之学校地处远城区，从校外聘期测试员的难度较大，（背景、原因）因此希望建设普通话水平测试计算机辅助测试系统10台，费用由我校承担。（请示事项）妥否，
26、请批示。（行文要求）湖北经济学院二一年十月二十日9/6/2024523.会议纪要（1）标题（2）正文（会议概况+会议主要精神）会议概况：会议时间、地点、参加人员、列席人员、主持人、研究的问题等会议要素用一段文字概况起来，以使读者对会议情况有基本了解。会议主要精神：会议研究决定的主要事项。一般用条款式来行文，一条写一个决定事项。要正确集中会议讨论的意见，不统一、有分歧要正确集中会议讨论的意见，不统一、有分歧的意见一般不写进会议纪要。的意见一般不写进会议纪要。9/6/2024534.工作计划和总结工作计划和总结，不是国家法定公文，属于日常事物类公文。不能单独行文，一般用“通知”的形式发文。如，湖北
27、经济学院关于印发学校2010年工作计划的通知。9/6/202454（1）工作计划的写法标题：机关名称+时间+事由+文种正文：前言：前言：主要交代制定计划的指导思想、背景、目的、依据、总体目标，以及实施此项计划对今后的重大影响等内容。 主体：主体：具体任务、措施要求和安排步骤。“计划三要素”。9/6/202455 结尾结尾：通常说明检查落实的办法、注意的事项等等。落款：标明制定计划的单位名称和具体时间。有的计划采用题注方式，将单位名称和日期，在标题之下的括号内注明，有了题注，就不需要落款。9/6/202456（2）工作总结标题：机关名称+时间+事由+文种正文前言：前言：用简洁的语言概括总结针对的时间、工作情况、基本经验以及总结的范围和目的。点到为止，不必展开。9/6/202457 主体：主体：第一，开展工作的基本情况，做了哪些工作；第二，归纳经验和体会，提炼出规律性的认识，指导以后工作；第三，找出失误和教训，分析原因，提出改进意见与途径；第四，明确今后努力方向。结束语：结束语：可以简要归纳，也可以提出新的奋斗目标，鼓舞士气。落款：在正文之后标明机关名称和时间，也可以在标题之下注明。9/6/202458写好公文受益终身！9/6/202459祝同学们：学业有成，健康快乐！9/6/202460
