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1、無紙化之最佳管理實務（提昇溝通能力與運作效率）喬篷科技股份有限公司首席顧問黃端祥2006/5/12Agendae化現象實際案例（人家怎麼做！？）效益分析How to do成功關鍵因素與風險電子表單實例展示Q&A2e化現象化現象320052005排名排名應用系統應用系統總計總計教育教育排排名名金融金融服務服務排排名名政府政府排排名名醫療醫療排排名名製造製造排排名名零售零售批發批發排排名名1業務流程管理33%7%1641%131%238%136%237%22商業智慧/資料探勘28%17%722%529%323%545%141%13資料整合26%17%735%235%136%328%422%34CR
2、M（客戶資源管理）20%10%1433%312%113%1719%64%75網路安全19%41%123%419%533%49%1122%36網路服務17%20%615%929%38%129%1111%117知識管理15%12%1310%1019%1915%713%74%178ERP（企業資源規劃）14%22%21%102%713%936%222%39協同運作14%15%94%1715%1113%913%77%1510災難復原/營運永續12%15%1017%812%1523%54%1611%1211服務導向架構11%7%1622%58%93%176%150%2112自我服務技術11%22%29%
3、1213%1410%114%1611%1213無線網路10%22%21%1910%1138%14%1615%714內容管理/數位資產管理10%10%149%1212%173%170%204%1715企業效能管理10%0%2022%54%173%179%1115%716企業入口網站10%22%27%144%128%129%1111%1217VoIP（網路電話）10%15%107%1413%165%1611%1015%718儲存系統9%15%1010%1015%715%74%167%1519供應鏈管理7%0%200%212%145%1428%422%320行動需求6%2%195%168%145%1
4、413%715%721數位辨識管理2%5%182%182%210%210%204%174知識企業將成為未來企業的主流，知識密集亦將取代勞力密集、資本密集成為企業的競爭優勢。知識企業與知識密集知識企業與知識密集5成功進行流程再造的企業公司 流程 效益AMOCO資本配置降低33%的冗員British Nuclear Fuels燃料處理加倍燃料處理率Federal Mogul新產品發展 降低循環時間Ford應付帳款降低75%的數量Xerox供應鏈降低30%的庫存Rank Xerox帳款將循環時間從112天降至3天增加每年現金流量五百億美元資料來源：Harvard Business School，Bu
5、siness Process Reengineering:Its Past, Present and Possible，2003年6為何要導入Work Flow?（企業流程現況）企業流程現況）訂單簽核流程5-16個章請購單驗收流程4-14個章收入立帳沖銷流程4- 9個章費用立帳沖銷流程6-14個章78馬上省掉三馬上省掉三分之二的流分之二的流程時間程時間省掉更多的省掉更多的流程時間流程時間流程跑到哪流程跑到哪裡！？一目裡！？一目了然！容易了然！容易稽催稽催9企業流程管理的價值（一）降低成本讓企業流程的執行在較少的人力資源介入的情況下，讓企業流程的執行在較少的人力資源介入的情況下，仍不阻礙服務品質
6、。仍不阻礙服務品質。改善品質、降低錯誤依據即時與歷吃績效來產生報告，協助經理人降低每依據即時與歷吃績效來產生報告，協助經理人降低每個流程步驟中的錯誤。應用系統間資料的自動轉換，個流程步驟中的錯誤。應用系統間資料的自動轉換，也大幅降低資料輸入的錯誤機率。也大幅降低資料輸入的錯誤機率。增加對企業的了解是決策者了解企業流程的窗口，讓他們能掌控每項活是決策者了解企業流程的窗口，讓他們能掌控每項活動的狀態，例如是否延遲、為何延遲、以及做了什麼動的狀態，例如是否延遲、為何延遲、以及做了什麼加以補救。加以補救。10企業流程管理的價值（二）管理、衡量及改善流程更多管理、衡量及改善流程所需的工具，讓經理人在更多
7、管理、衡量及改善流程所需的工具，讓經理人在進行流程再造時，擁有足以支持決策的可量化資料。進行流程再造時，擁有足以支持決策的可量化資料。自動化流程中的每一步驟這是企業流程管理解決方案的基本價值功能之一。依這是企業流程管理解決方案的基本價值功能之一。依據企業規則安排員工及系統的工作程序，企業流程管據企業規則安排員工及系統的工作程序，企業流程管理降低了流程間文件往返及處理複雜交易的時間。理降低了流程間文件往返及處理複雜交易的時間。平衡工作量自動化流程的另一相關利益是平衡工作量，並安排適自動化流程的另一相關利益是平衡工作量，並安排適當的員工來從事適當的工作當的員工來從事適當的工作11企業流程管理的價值
8、（三）降低紙上作業這是企業流程自動化的主要利益之一。由於許這是企業流程自動化的主要利益之一。由於許多書面文件都透過電子化、網路化的環境來進多書面文件都透過電子化、網路化的環境來進行，企業可以大幅降低建立、儲存、管理及傳行，企業可以大幅降低建立、儲存、管理及傳送書面文件的成本。送書面文件的成本。改善滿意度在更少錯誤的情況下，讓企業能更快速地處理在更少錯誤的情況下，讓企業能更快速地處理每筆交易，以滿足包括顧客、員工、合作夥伴每筆交易，以滿足包括顧客、員工、合作夥伴等，希望達到幾乎即時處理其訂單或問題的期等，希望達到幾乎即時處理其訂單或問題的期望。望。資料來源：HandySoft Corp，Busi
9、ness Process Management and Value to the Enterprise，2003年12知識就是力量有句話說有句話說13力量知識？知識如何變成力量知識如何變成力量14力量知識靠靠管理管理產生產生管理的價值管理的價值15如何靠管理產生力量如何靠管理產生力量16Assets LifecycleAssets LifecycleEnterpriseEnterpriseAssetsAssetsValueValue$FixedFixedAssetsAssetsManagedManagedDocumentDocumentUnstructuredUnstructuredDocum
10、entDocument增值的知識資產17逾時通知逾時通知處理通知處理通知結案通知結案通知以電子表單及流程串連各應用系統訊息傳遞應付帳款請款單採購價格異動表Invoice需求單業務報價單應付帳款應收帳款訂購單需求申請單月報週報季報年度計劃統計圖表請假系統整合加班作業出差申請教育訓練系統工程文件管理設計文件管理文件公告調閱權限管理會議室申請派車申請會客洽公費用申請單出差計劃報告Query SummeryERP系統績效管理HR系統ISO文管系統行政作業通知使用者處理通知使用者處理工作流程工作流程18192021實際案例實際案例22EAI ServerEAI ServerDatabaseDatabas
11、eSQL ServerSQL ServerSharePoint 2003SharePoint 2003B2BiB2BiBiztalkBiztalkCMSCMSInternetInternetWebFlow / EDMWebFlow / EDMEIP(KM,EIS,KPI)Web ContentManagementRights Management ServiceWeb APServer GroupRMS / IRMRMS / IRMIISIIS(ASP)(ASP)IISIIS(ASP.NET)(ASP.NET)EnterpriseProject ManagementProject Server
12、Project Server南亞科WebFlow系統整合架構圖23南亞電: 整合 B2B 供應鍊24INTELINTEL授信檢查產銷排製, 投料成品繳庫交運25南亞電:整合B2B供應鍊目的 接單無紙化內部接單簽核流程外部RosettaNet整合 (3B2, 3A*)26安泰人壽李科主管 以往人工要花2個月完成的程序，現在只需510天即可完成美商ING安泰人壽27土地銀行 28效益分析效益分析29導入後效益分析 (I)有形效應：有形效應：有形效應：有形效應：電子化效益電子化效益輔導前輔導前輔導後輔導後 效效 益益一、提昇效率一、提昇效率1.庶務性方面庶務性方面紙本人工處理紙本人工處理 電子線上簽
13、核電子線上簽核預預計計縮縮短短三三分分之之二二以以上上時間時間2.技術資料查詢技術資料查詢無資料可供查詢無資料可供查詢線上即時查詢線上即時查詢可可縮縮短短資資料料蒐蒐集集時時間間約約三分之一三分之一3.研發方面研發方面無歷史資料可參考無歷史資料可參考線上即時查詢線上即時查詢可可縮縮短短研研發發時時間間約約四四分分之一之一4.文件分發控管文件分發控管人工控管分發人工控管分發/作廢作廢線線上上即即時時自自動動分分發發及及作廢作廢可可縮縮短短分分發發/回回收收時時間間約二分之一約二分之一二、降低成本二、降低成本1.庶務性方面庶務性方面紙本人工處理紙本人工處理電子線上簽核電子線上簽核節省人力及紙張約節
14、省人力及紙張約 100萬元萬元/年年2.技術資料查詢技術資料查詢無資料可供查詢無資料可供查詢線上即時查詢線上即時查詢節省人力節省人力60萬元萬元/年年3.研發方面研發方面 無歷史資料可參考無歷史資料可參考線上即時查詢線上即時查詢節省人力節省人力60萬元萬元/年年4.文件分發控管文件分發控管人工控管分發人工控管分發/作廢作廢線上即時自動分發及線上即時自動分發及作廢作廢節省人力及紙張約節省人力及紙張約 50萬元萬元/年年30導入後效益分析 (II)無形效應：無形效應：無形效應：無形效應：流程管制流程管制可依條件設定簽核權限，解決人為判斷，而疏忽的簽核流程可依條件設定簽核權限，解決人為判斷，而疏忽的
15、簽核流程及管制行為。及管制行為。追蹤管理追蹤管理可於線上即時查詢案件簽核狀態，追蹤稽催簽核人員。可於線上即時查詢案件簽核狀態，追蹤稽催簽核人員。文件版本控制文件版本控制可自動控制文件版本，有效管理變更狀態，以達資料之一致可自動控制文件版本，有效管理變更狀態，以達資料之一致性，避免錯誤。性，避免錯誤。文件權限管理文件權限管理可依權責設定使用權限，有效管理文件之安全性，杜絕機密可依權責設定使用權限，有效管理文件之安全性，杜絕機密文件外流，影響公司營運。文件外流，影響公司營運。資料共享資料共享庶務性簽核資料可與第二階段之庶務性簽核資料可與第二階段之ERP系統整合，節省人力及系統整合，節省人力及減少錯
16、誤。而文件資料分類彙整，可累積成知識庫，供其他減少錯誤。而文件資料分類彙整，可累積成知識庫，供其他研發人員在利用，達到個人經驗及知識的傳承之目的。研發人員在利用，達到個人經驗及知識的傳承之目的。決策參考決策參考可利用統計資料，提供管理決策作為營運改善之參考，以提可利用統計資料，提供管理決策作為營運改善之參考，以提昇競爭力。昇競爭力。31什麼樣的企業需要導入什麼樣的企業需要導入1.人數組織較多的企業人數組織較多的企業2.地點分佈越廣、分點越多、距離越遠的企業地點分佈越廣、分點越多、距離越遠的企業3.人員移動性越高、主管出差越頻繁人員移動性越高、主管出差越頻繁4.對資訊累積對對資訊累積對IT依賴性
17、越高企業依賴性越高企業5.對時效及作業標準化要求越高企業對時效及作業標準化要求越高企業6.對於執行力要求越嚴格企業對於執行力要求越嚴格企業What What Company?Company?32How to do?33How to do組成組成組成組成e e化委化委化委化委員會員會員會員會審核流程審核流程審核流程審核流程流程修訂流程修訂流程修訂流程修訂最佳化最佳化最佳化最佳化流程制定流程制定流程制定流程制定流程試行流程試行流程試行流程試行電子化流程電子化流程電子化流程電子化流程管理系統管理系統管理系統管理系統流程檢討、流程檢討、流程檢討、流程檢討、監控監控監控監控34電子表單分析部門表單名稱平均月使用量重要性 權重備註人事 請假單214 428消假單3 6加班單1539 4617研發 工程變更申請單219 876設計變更申請單168 84035流程設計原則確認所有流程及其重要性，來決定重新設計的優先順序簡化不必要或加值性低的流程要求流程產出的使用者執行該流程要資訊處理的作業與實際作業併於同一流程整合決策點與實際作業，並把控制權建入流程中以同步工程的觀念，強調平行作業之間的相互配合36流程管理的推動範圍37綜合討論恭請指教
