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1、体系内审技巧培训赵辉2015年5月板块人才育成组2024年9月6日目录1审核基础知识2审核流程3审核技巧4不符合项判断及描述审核基础知识审核相关定义审核审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核证据：审核证据：是与审核准则有关的并且能够证实的记录、实施陈述或其他信息。审核准则：审核准则：是用作依据的一组方针、程序或要求。审核基础知识体系审核类型审核基础知识内审目的1.对照管理体系审核准则，判断受审核部门管理体系的符合性2.判断受审核部门的管理体系是否得到了正确的实施与保持3.发现受审核部门的管理体系可加以改进的领域，采取相应的
2、改进措施4.评估管理体系持续适宜性和有效性5.为外部审核做准备审核基础知识审核范围基于组织的管理体系要求基于组织的管理权限基于组织的活动、产品和服务范围基于组织的现场区域审核基础知识审核准则1.标准（准则）：ISO9001：2008标准；ISO14001:2004标准；OHSAS18001:2007标准2.适用于受审核方有关的法律、法规及其他要求3.受审核方的管理体系文件，包括手册、程序文件及作业文件审核基础知识内部审核的特点q正规性q系统性q独立性q审核是一个抽样的过程审核基础知识审核的人员审核的人员q接受正式的专业培训q具备参加审核的经历q不应审核自己的工作q经资格确认内内审员审核基础知识
3、审核的系统性审核的系统性 按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果q全部审核q部分审核审核基础知识全部审核全部审核q必须对所有相关部门进行定期审核q至少每年一次q包括标准所有适用的要求审核基础知识部分审核部分审核 例行审核之外，下列因素也可能导致进行内部审核：q组织变化、产品结构变化q市场反馈q重大质量事故/环境事故/职业健康安全事故/投诉审核基础知识年度审核的频次和形式每年（12个月内）至少一次，覆盖标准所有要求0集中式-集中某一段时间完成对所有相关部门的审核0分散式-分部门在不同时间进行审核板块人才育成组2024年9月6日目录1审核基础知识2审核流程3审核技巧4不符合项判
4、断及描述审核流程审核的程序q审核准备（定人员、定范围、定计划、定分工、制作检查表、与受审方沟通）q召开审核首次会议q审核实施（文件审核、现场审核、审核记录）q审核报告（审核报告、不符合项报告）q末次会议q审核的跟踪审核流程审核表的作用q指导审核过程的路线图q明确审核要点和方法q确保审核的覆盖面q减少组员之间不必要的重复q保持审核的方向和节奏q体现审核的正规化和专业性q作为审核的记录档案审核流程审核表编制q了解审核的范围q确定审核的重点q确定审核的策略q文件收集和审查审核流程内部审核实施一.一.召开召开审核审核前前首次首次会议会议 说明审核之目的及范围说明审核时程确定受审核单位陪同人员暂定总结会
5、议时间审核流程二二. . 进行文件审查进行文件审查文件审查可分为两大部份进行:1.文件部份针对各类使用文件的保管、使用情形, 进行全面性查核,并记录针对审核要项之相关文件进行浏览,并请相关人员说明,以验证文件的适当性2.记录部份依据文件规定,查核是否按规定执行相关记录是否符合规定要求,以验证说.写.做一致 审核流程三三. . 现场审核活动现场审核活动1.执行现场审核时,一方面验证文件审查时所发现的疑点,一方面查证是否按规定执行;并将观查到的现象,详细登录于检查表上2.凡未依程序、管理办法、指导书等文件执行者,均可判定为不符合事项3.搜集相关佐证资料4.不符合事项必须加以记录,记录时,内容应包含
6、:相关文件的编号、名称不符合及违反文件的现况,做详细描述 审核流程四四. . 整理审核发现，形成审核结论整理审核发现，形成审核结论对照审核准则评价审核证据以确定审核发现。与受审核方一起评审不符合，以获得承认，并确认审核证据的准确性，使受审核方理解不符合，努力解决审核发现有分歧的问题，并记录尚未解决的问题。审核组依据审核发现，对照审核准则、审核目标，判定受审核方体系的有效性，提出改进的建议或今后审核活动的建议。审核流程五五. .不符合现象之不符合现象之判定判定 不符合事项一经确认后,审核员得依据不符合事项之客观凭证,填写不符合报告,并描述不符合事项之状况。1.不符合现象判定之基本准则无法符合标准
7、的要求公司的手册. 程序.管理办法或其它书面要求未被执行没有执行法规或合约的规定2.违背说.写.做一致的原则做你所说的说你所做的记录你所做的审核流程六六. .不符合事项的等级：不符合事项的等级：1.1.严重不符合严重不符合 A、系统性失效B、区域性失效C、运行后仍造成严重的后果（如环境污染、职业病等）2.2.一般不符合一般不符合 偶然的、孤立的、个别的、轻微的3.3.观察项观察项 偶然的、轻微的或可能会因此造成缺陷，或需要时间去追踪审核流程内部审核实施七七. .末次会议：末次会议： （1）向管理者和受审部门负责人介绍审核情况（2）宣布审核结果和审核结论（3）提出不符合纠正措施要求 审核结果包括
8、 A、文件与标准的符合情况；B、体系的实施情况；C、守法评价；D、体系有效性评价；E、不符合项性质;F、纠正要求审核流程内部审核完成审核流程内部审核完成一一. . 采取纠正采取纠正/ /预防措施预防措施 被审核单位的管理阶层应：了解不符合的状况 调查并确定问题的原因所在依据原因决定再发防止的方法及对策依所定之对策确实执行 将过程及结果详细记录审核流程内部审核完成二二. . 跟催及效果确认跟催及效果确认 1.审核组确认结果,不符合事项已经改正,并能确实有效防范不符合事项之再发,则不符合事项可经由审核组长签署后结案2.如追查结果发现受审核单位之纠正/预防行动,仍无法有彻底改善时,则审核组将对策确认
9、情形详实记录后,回报受审核单位及管理阶层,并要求继续改正纠正/预防行动后,再行回复 3.详细记载纠正/预防措施查验结果, 并签认。板块人才育成组2024年9月6日目录1审核基础知识2审核流程3审核技巧4不符合项判断及描述审核技巧审核技巧一. 主要的审核技巧1. 有效的询问 (口到)2. 事实的观察 (眼到)3. 仔细的聆听 (耳到)4. 随手笔记. 加注 (手到)5. 记录. 文件. 说词. 动作等之连贯性判定 (心到)6. 时间的掌控与管理 审核技巧审核技巧审核技巧面谈请各被审核单位先简单轭要说明其部门组织职能、业务流程、人员职责分工等,并评估是否与事前之书面(文件)审查一致与高阶主管讨论，
10、或抽问基层人员,讨论其环境、职业健康安全方面政策是否全员了解,判断法律法规识别和宣贯落实情况。抽问基层操作人员，请其描述作业流程方法、作业中存在的环境影响、作业环境的危险源及其管理方法、出现紧急情况时如何处置等，了解管理体系是否落实。审核技巧审核技巧仔细的聆听应专注、认真地听，仔细聆听受审核人员的说明,往往是获取信息的最佳途径;多鼓励讲话者，审核员可从所听到的信息中,得到宝贵的情报,有利于后续的审核；应有耐性，当受审核人员进行说明时, 非必要时,不要打断他的回答；应及时反馈；尽可能不要做不成熟的反应；保持善意的态度。审核技巧记录抽样q没有时间检查所有运行记录q挑选代表性样本q随机抽样q适当数量
11、（抽样数量不应少于3个，也不必多于12个）q覆盖相关日期（一般挑选近一年内的运行记录，视审核频次而定）q审核员亲自抽样q征得被审核人员同意审核技巧审核技巧观察的技巧要注意下列过程的观察：生产、检测设备的配备和生产环境；生产、检测设备的管理状态及检测环境；生产过程是否符合工艺要求、是否符合安全操作规程的要求，操作人员的现场技能；产品标识、状态标识、危险化学品的警示标识及贮存环境是否满足要求；审核技巧观察的技巧文件、记录的保管条件是否满足要求；废弃物的排放点及处理现场的管理情况；危险化学品仓库的管理状况；特种设备的使用与维护情况、紧急情况下的应急救援物资的配备和管理状况；生产作业场所废水、废气、粉
12、尘、噪声、危险源的管理状况；观察与管理方案有关的场所，验证管理方案的实施情况。审核技巧读数失效了怎么办？（询问应急）审核技巧随手笔记.加注 审核员于审核过程中,应养成随手加注笔记的习惯,不可依赖记忆或反复要求提供文件查阅而浪费时间.审核技巧记录的注意事项遵循5W1H的方式进行记录，应包括时间、地点、人物、事实描述；这些信息应字迹清楚、准确具体、易于再查，必要时照相、复印等方式保留证据；对可能出现的不符合和有待继续观察的内容应详细记录。记录不是只对发现问题进行记录，也要对符合要求的内容做记录。审核中易存在的问题：审核技巧板块人才育成组2024年9月6日目录1审核基础知识2审核流程3审核技巧4不符
13、合项判断及描述不符合项判断不合格不合格/ /不符合的确定不符合的确定q什么是不合格/不符合？- 没有满足要求A）合同要求B）ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准C）公司质量/环境/职业健康安全体系文件和有关规定D）法律、法规及其他要求 不合格不合格/ /不符合的确定不符合的确定q体系性不合格/不符合 质量/环境/职业健康安全体系文件与选定的标准、合同要求或有关法律法规不符 q实施性不合格/不符合 实际操作与体系文件描述不符q有效性不合格/不符合 按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求 不符合项判断不符合事项的形成：1.必须以客观事实为基础2.以审核准则为依据3.对产生
14、不符合原因进行分析，找出体系上存在的问题4.审核组要充分讨论、互通情况，统一意见5.与受审核方共同确认审核发现的事实不符合项判断不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述不符合的描述注意事项 - 描述文件的标识/名称 - 描述记录的标识/名称 - 描述相关职位/工位（不要指出姓名） - 描述设备的编号/名称 - 描述相关的区域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合标准条款和文件不合格不合格/ /不符合的描述（示例不符合的描述（示例1 1）不完整的描述：A.工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期, 不符合ISO9001之7.6a条。不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述（示
15、例不符合的描述（示例1 1）完整的描述： 放在A车间的设备编号为B168上的一部电压表已超过校准日期, 表上标签注明校准有效期为6个月, 现已超出2个月, 不符合ISO9001之7.6a条。不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述（示例不符合的描述（示例2 2）不完整的描述: 企管部从来没有组织过消防演习，违反了文件和标准的要求。不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述（示例不符合的描述（示例2 2）完整的描述: 公司程序文件应急准备和响应控制程序4.4.7条规定，公司各部门每年应组织或参加一次消防演习并记录，但查2014年体系运行的记录资料，没有发现有关的记录，企管部安全
16、员证实部门从来没有参加过消防演习。不符合ISO14001:2004标准4.4.7条款和OHSAS18001：2007标准4.4.7条款的要求。不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述（示例不符合的描述（示例3 3）不完整的描述: 车间焊接工位的焊接未按操作指导书进行操作。不符合ISO9001:2008标准7.5.1条款的要求。不合格/不符合的描述不合格不合格/ /不符合的描述（示例不符合的描述（示例3 3）完整的描述: A车间门板焊接工位焊接作业指导书要求正反面段焊交替进行焊接，保证焊接变形量，但实际执行中该工位的焊接条件不能满足交替焊接的要求，工人单面焊接整体完成后翻转后进行第二面
17、焊接，未执行作业指导书要求。不符合ISO9001:2008标准7.5.1条款的要求。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述部门审核日期不合格项编号标准条款7.5.3不合格项类别严重一般观察项审核组长审核员不合格项/潜在不合格叙述：受审核方签字/日期：不合格项/潜在不合格原因分析：受审核方签字/日期：纠正/预防措施内容：最迟完成日期：受审核方/责任人签字/日期：审核员/责任人审批意见：纠正/预防措施验证：受审核方/责任人签字/日期：纠正/预防措施复验：审核员/责任人签字/日期：满意审核组长/责任人签字/日期：不满意审核组长/责任人签字/日期：不合格项报告不合格项报告编号：DCLE-QF-010板块人才育成组2024年9月6日感谢您的耐心与关注！
