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1、浅谈公文管理浅谈公文管理院办公室院办公室刘华周刘华周（2008年年11月月21日）日）文秘档案业务知识培训文秘档案业务知识培训汽车防盗器 http:/主要内容主要内容一、现行公文规范与国家标准一、现行公文规范与国家标准二、公文特点二、公文特点三、公文分类三、公文分类四、公文处理程序四、公文处理程序五、常用公文文种五、常用公文文种 1中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例2国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法3.国家行政机关公文格式（国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）4.国务院公文主题词表国务院公文主题词表5标点符号用法（标点符号用法（GB/T15834
2、1995）6出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T158351995）一、现行公文规范与国家标准一、现行公文规范与国家标准一、现行公文规范与国家标准一、现行公文规范与国家标准 二、公文特点二、公文特点（一）具有法定作者（一）具有法定作者1.公文的法定作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使权指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人可行正式法定公文。利和承担义务的组织及其法定代表人可行正式法定公文。2.三种表现形式三种表现形式(发文名义发文名义)机关机关:教育部、中共北京市委、成都市人民政府、教育部、中共北京市委、成都市人民政府、集团集团公司、公
3、司、县人大常委会县人大常委会机关某组织单位机关某组织单位:某厅所属二级单位，某厅所属二级单位，集团公司所辖集团公司所辖22个子公司、个子公司、7个分公司、个分公司、3个托管单位个托管单位机关单位领导机关单位领导:（法定代表人）（法定代表人）（1）正式行文正式行文非正式行文非正式行文【例例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告中国人民银行关于调整储蓄利率的公告【例例】教育部发展规划司关于教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复函大学申办二级学院的复函（2）对内行文）对内行文对外行文对外行文【例例】大学师资队伍建设规划大学师资队伍建设规划【例例】大学关于上报大学关于上报大学师资队伍建设规划的报告大学
4、师资队伍建设规划的报告（3）直接行文）直接行文间接行文间接行文【例例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示【例例】省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知的意见的通知3.作者多元化形成多种行文方式作者多元化形成多种行文方式公文发布、传递的层次与形式公文发布、传递的层次与形式（4）单独行文）单独行文联合行文联合行文【例例】市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函【例例】锦城区规划局锦城区规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁锦城区公安局
5、关于红星路扩建工程搬迁工作的通告工作的通告（5）职权行文）职权行文授权行文授权行文n授权其办公厅（室）行文授权其办公厅（室）行文n授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示多为答复下级机关的请示3.作者多元化形成多种行文方式作者多元化形成多种行文方式公文发布、传递的层次与形式公文发布、传递的层次与形式（二）具有法定的权威和效用（二）具有法定的权威和效用（二）具有法定的权威和效用（二）具有法定的权威和效用1.公文的现实执行效用和时效公文的现实执行效用和时效2.空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况：一一是是制制发发者者超
6、超出出职职权权范范围围行行文文：工工商商局局行行公公安安局局职职权权范范围围的文件的文件二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则3.时间效力范围时间效力范围（1）公文生效时间）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【例例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“自发布之日起执行自发布之日起执行”。定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件）【例例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）公文终止生效时间及条件（
7、变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4.机关公文的效力等级机关公文的效力等级发文机关地位越高，公文效力等级也越高；发文机关地位越高，公文效力等级也越高；在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文；效力等级高于按一般程序制发的公文；同一发文机关就同一
8、问题先后制发的公文比照同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法新法优于旧法”原则；原则；同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；即即“特殊优于一般特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。（一）（一）按形成、使用领域按形成、使用领域分为通用公文分为通用公文（正式、（正式、内部）和专用公文内部）和专用公文1正式通用公文：正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。文种
9、。具有法定性、规范性和通用性。2内内部部通通用用公公文文：机机关关内内部部通通行行使使用用，具具有有复复杂杂性性、内内部部性性和灵活性。包括和灵活性。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会会议议类类文文件件：会会议议报报告告、讲讲话话、致致辞辞、提提案案、会会议议记记录录、会会议议指指南、日程、议程等南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。三、公文分类三、公文分类三、公文
10、分类三、公文分类（一）（一）按形成、使用领域按形成、使用领域分为通用公文分为通用公文（正式、（正式、内部）和专用公文内部）和专用公文3专用公文：专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。制性。外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）；外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）；纪检监察文件；纪检监察文件；司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）；司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）；财务文件（发票、帐簿、
11、报表）、保险文件、税收文件；财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件；人事工作文件（各类登记表）人事工作文件（各类登记表）三、公文分类三、公文分类三、公文分类三、公文分类（二）从物质载体的角度分类（二）从物质载体的角度分类（二）从物质载体的角度分类（二）从物质载体的角度分类1.纸质文书纸质文书2.感感光光介介质质文文件件：以以感感光光胶胶片片、相相纸纸等等感感光光材材料料为为载载体体的的文文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁磁介介质质文文件件：以以磁磁带带、磁磁盘盘等等磁磁性性材材料料为为物物质质载载体体的的文文件件，如录音录象文件、磁盘文件等。
12、如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件：电子文件：借助计算机生成、传输和处理的文件。借助计算机生成、传输和处理的文件。（三）按涉密程度分类（三）按涉密程度分类（三）按涉密程度分类（三）按涉密程度分类（GB7156/1987GB7156/1987文献保密等级代码文献保密等级代码文献保密等级代码文献保密等级代码）分为）分为）分为）分为6 6种种种种绝密级绝密级 涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。机密级机密级 涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家秘密的公文。秘密级秘密级 涉及一般国家秘密的公文。涉及一般国家秘密的公文。内部级内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。限国内某行业、系
13、统或社会组织内使用。国内级国内级 限国内公开的公文。限国内公开的公文。公开级公开级 可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。（四）按行文（传递）方向分类（四）按行文（传递）方向分类（四）按行文（传递）方向分类（四）按行文（传递）方向分类上行文上行文下级组织向上级组织报送的公文。下级组织向上级组织报送的公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机
14、关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.（五）按来源分类（五）按来源分类收文收文发文（内部、对外）发文（内部、对外）（六）按处理方式分类（六）按处理方式分类阅办件（办件）阅办件（办件）需要阅件人审批的公文需要阅件人审批的公文阅知件（阅件）阅知件（阅件）需要阅件人阅知的公文需要阅件人阅知的公文1.草稿草稿非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）送审稿、代拟稿）2.定稿定
15、稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）3.正本正本具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）4.副本副本正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）（七）按公文稿本分类（七）按公文稿本分类（七）按公文稿本分类（七）按公文稿本分类 四、公文处理程序四、公文处理程序四、公
16、文处理程序四、公文处理程序纸质文件处理程序示意图纸质文件处理程序示意图收收文文发发文文收收文文登登记记审审核核、退退文文接接收收分分发发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办拟拟稿稿会会商商审审核核签签发发复复核核缮缮印印校校对对用用印印签签署署发发文文登登记记发发出出公公布布组织传阅组织传阅对内催办对内催办查办、对外催办查办、对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁（一）拟稿（一）拟稿（3）文种使用）文种使用根据行文目的、职权范围、行文关系确定。根据行文目的、职权范围、行文关系确定。（4）称谓使用）称谓使用人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；
17、人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后；应使用权威部门公布的规范简称。应使用权威部门公布的规范简称。（5）引文、日期）引文、日期引用公文先引标题，后引发文字号；引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；引用外文应当注明中文含义；日日期期应应当当写写明明具具体体年年、月月、日日。一一般般不不用用“今今年年”、“上上月月”、“昨昨天天”等等词词来来表表达达，也也不不用用简简写写来来表表达。达。（6）
18、使用国家法定计量单位）使用国家法定计量单位（二）审核二）审核（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前和签发后两种审核）审批签发前由公文处理部门审核审批签发前由公文处理部门审核n是否需要行文；是否需要行文；n是否符合行文关系、行文方式是否妥当；是否符合行文关系、行文方式是否妥当； n需要会签的是否已经会签；需要会签的是否已经会签；n是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。 （二）审核二）审核（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前和签发后两种审核）（分为签发前
19、和签发后两种审核）五、常用公文文种五、常用公文文种下行文下行文下行文下行文 决定决定决定决定 通告通告通告通告 通知通知通知通知 通报通报通报通报 意见意见意见意见 批复批复批复批复上行文上行文上行文上行文 报告报告报告报告 请示请示请示请示平行文平行文平行文平行文 函函函函会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要（一）我国现行党政机关使用的文种（一）我国现行党政机关使用的文种 l我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：个：l决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
20、。批复、条例、规定、函、会议纪要。l国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:l命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。l上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见、通决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；l不同的有不同的有9个，其中属党的机关的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指示、公报、指示、决议、条例、规定；决议、条例、
21、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即：命令（令）、命令（令）、议案、通告、公告。议案、通告、公告。由于这由于这18个文件是党和国家在公文管理个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。法规中明确规定的，一般称为法定文种。 （二）常用的主要公文种类（二）常用的主要公文种类 1、决定决定（1）功能）功能适适用用于于重重要要事事项项或或者者重重大大行行动动作作出出安安排排，奖奖惩惩有有关关单单位位及及人人员员，变变更更或者撤销下级机关不适当的决定事项。或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）分）分类法规政策性决定法规政策性决定。重要事项的决定。重要事项的决定。奖惩
22、决定。奖惩决定。下行文下行文2通告通告 （1）功能）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项（2）分）分类法规性通告法规性通告知照性通告知照性通告通告不写抬头，无主送单位。通告不写抬头，无主送单位。通告与公告的区别通告与公告的区别内容重要性不同内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同发布范围有所不同下行文下行文3通知通知 （1）功能功能适适用用于于批批转转下下级级机机关关公公文文，转转发发上上级级机机关关和和不不相相隶隶属属机机关关的的公公文文，传传达达要要求求下下级级机机关关办办理理和和需需要要有有
23、关关单单位位周周知知或或者者执执行行的的事事项。项。（2）分类分类a.发布指示的通知发布指示的通知b.颁颁发发规规章章的的通通知知因因在在行行政政公公文文文文种种中中没没有有条条例例、规规定定、办办法法、细细则则、方方案案等等文文种种，所所以以在在发发布布这这类类规规章章性性文文件件时时，都都要要用用通通知，也就是加一个文件头。知，也就是加一个文件头。如如人事部关于印发人事部关于印发人事争议处理办案规则人事争议处理办案规则和和人事争议仲人事争议仲裁员管理办法裁员管理办法的通知的通知被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.批转、转发文件的通知批转、
24、转发文件的通知d.晓谕性通知晓谕性通知e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）任免通知（人事任免用决定和通知的区别） 下行文下行文4通报通报 （1）功能）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）分）分类表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召批评通报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求批评通报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求情况通报：缘由目的情况信息希望要求情况通报：缘由目的情况信息希望要求下行文下行文5意见意见 （1）功能）功能适用于对重要问题提出见
25、解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2）分）分类规划性意见规划性意见实施意见实施意见具体工作意见具体工作意见下行文下行文6.批复批复 （1）功能功能适用于答复下级机关的请示事项适用于答复下级机关的请示事项与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见示对请示事件的意见如如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复市的批复下行文下行文7报告报告 （1）功能）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询
26、问。（2）类型）类型a、工作报告工作报告b、情况报告情况报告c、建议报告建议报告d、答复报告答复报告e、报送报告报送报告 上行文上行文8、请示请示 （1 1）功能）功能运用于向上级机关请求指示、批准。运用于向上级机关请求指示、批准。（2 2）应用范围）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示、遇到问题无法解决，需要上级指示b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助级帮助d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答、对有关方针、政策和上
27、级发布指示有疑问，要上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁f、请上级领导参加活动，指导工作、请上级领导参加活动，指导工作上行文上行文（3）分类）分类a、请求指示的请示、请求指示的请示b、请求批准的请示、请求批准的请示主送机关只能有一个主送机关只能有一个只能主送上级机关，不能送领导者本人只能主送上级机关，不能送领导者本人不得越级不得越级请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话常常用用结结语语（当当否否，请请批批示示，妥妥否否，请请批批复复，以以上上请请示示，请予审批，特此请示，请予批复等）。请予审批，特此请示，请予批复等）。9.函函（1 1） 功能功能适适用用于于不不相相隶隶属属机机关关之之间间商商洽洽合合作作，询询问问和和答答复复问问题题，请请求求批批准准和答复审批事项。和答复审批事项。（2 2） 分类分类a.公函和便函公函和便函b.发函和复函发函和复函函是平行文，写法特别要注意用语分寸。函是平行文，写法特别要注意用语分寸。 平行文平行文10会议纪要会议纪要 （1）功能）功能适用记载、传达会议情况和议定事项。适用记载、传达会议情况和议定事项。（2）分）分类a.决策型决策型b.交流型交流型c.研讨型研讨型 谢谢！谢谢！
