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1、努力做好行政机关公文处理工作 一、公文处理工作的重要作用和意义一、公文处理工作的重要作用和意义 ( (一一) )省委省政府领导对公文处理工作高度省委省政府领导对公文处理工作高度重视重视, ,提出了明确要求提出了明确要求。 1.1.姜异康书记对做好公文处理和保密姜异康书记对做好公文处理和保密工作作出重要指示。工作作出重要指示。 2.2.姜大明省长指出文秘工作是办公厅姜大明省长指出文秘工作是办公厅( (室室) )工作的核心内容。工作的核心内容。 3.3.王仁元常务副省长关于加强公文处王仁元常务副省长关于加强公文处理工作的四点意见。理工作的四点意见。( (二二) )公文处理工作的主要任务公文处理工作
2、的主要任务 公文处理工作是一个系统工程，其主公文处理工作是一个系统工程，其主要内容总结起来就是要内容总结起来就是“进出两条线加一横进出两条线加一横线。线。 1.“ 1.“进的一条线即收文办理，指一个进的一条线即收文办理，指一个单位受理的外部来文来电，从签收、登记、单位受理的外部来文来电，从签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办督办到注审核、拟办、批办、承办、催办督办到注结的过程。结的过程。 2.“ 2.“出的一条线即发文办理，指公文出的一条线即发文办理，指公文从起草、会商会签、审核、签发、印制到从起草、会商会签、审核、签发、印制到发至受文单位全部过程。发至受文单位全部过程。 3“ 3“横线即
3、公文管理，指公文的保管、横线即公文管理，指公文的保管、归档、清退、销毁等。归档、清退、销毁等。( (三三) )行政机关公文处理工作的根本要求行政机关公文处理工作的根本要求 公文处理工作的根本要求：1.统一管理；2.遵守程序；3.准确周密；4.快捷高效；5.精简文电；6.保守秘密 公文处理工作的“一二三要求：“一个目标:牢固树立为党委政府中心工作搞好文电效劳的目标。“两条底线:坚守“零过失、零失误两条底线。三项理念:树立“标准严谨、和谐顺畅、优质高效三项理念。 四行政机关公文处理工作指导体系四行政机关公文处理工作指导体系 1.中国共产党机关公文处理条例 2.国家行政机关公文处理方法 目前，中办、
4、国办正在进行?条例?、?方法?合并为?党政机关公文处理工作条例?的起草工作，同时将制定新的?实施细那么?和?国家公文格式标准?。 二二. .公文处理工作应把握的几个根本问题公文处理工作应把握的几个根本问题 (一)正确使用公文文种。 1.必须使用标准的文种名称, 不能随意乱起名称,也不能乱用和混用。 2.必须符合制发机关的身份和权限。 3.必须依据公文的内容来选定和使用适宜的公文文种。( (二二) )正确把握公文的根本格式正确把握公文的根本格式 公文格式分为版头(眉首)、主体与版记三大局部。公文首页版式公文末页版式 联合行文公文末页版式上报公文首页版式联合行文公文末页版式( (三三) )严格遵守
5、行文规那么严格遵守行文规那么 1.上行文：上报公文，不得多头主送和抄送；不得报送领导同志个人；不得越级报文；上报公文应使用正式文件电报,不得以?请阅件?、?呈阅件?和信函报送请示性事项；部门、单位职责范围内的事项和可以协商解决的问题，不要报上级政府。 2.下行文：不越权行文，部门、单位间未经协商一致的，不得擅自下发公文；政府各部门一般不得向下级政府行文；部门内设机构、议事协调机构不得对外行文。 3.平行文：不得使用请示、报告。 三.做好公文起草和审核制发工作 ( (一一) )公文起草应注意的事项公文起草应注意的事项1.1.讲政治，遵守法律法规。讲政治，遵守法律法规。 2. 2.站全局。站全局。
6、 3.3.贴近领导思路，领会领导意图。贴近领导思路，领会领导意图。4.4.占有丰富材料，重视模块化建设。占有丰富材料，重视模块化建设。5.5.先思考、后动手，列出详细提纲。先思考、后动手，列出详细提纲。6.6.尽快写出初稿。尽快写出初稿。 7.7.认真提炼文字，提高文字感性冲认真提炼文字，提高文字感性冲击力，重要文稿要反复征求意见和讨击力，重要文稿要反复征求意见和讨论修改。论修改。 ( (二二) )公文的语言特点公文的语言特点 1. 1.准确。概念清楚，逻辑性强，分准确。概念清楚，逻辑性强，分寸准确，论据与结论一致。寸准确，论据与结论一致。 2. 2.简练。不讲空话和套话。简练。不讲空话和套话
7、。 3. 3.朴实。群众化，切忌口语化。朴实。群众化，切忌口语化。 4. 4.庄重。不轻浮和俗气。庄重。不轻浮和俗气。 5. 5.标准。遵守语言的一般标准和公标准。遵守语言的一般标准和公文的特定标准。文的特定标准。 三)常用公文文种写作应注意的问题 1.通知。起草通知的根本要求：一是内容务必具体明确，便于操作；二是结构要条理清楚；三是文字表达力求简练准确。 部署工作性通知部署工作性通知 注意：重点放在工作要求。注意：重点放在工作要求。 依内容一般分年度或依内容一般分年度或阶段性全面工作部署段性全面工作部署和和专项工作部署两种。全面工作部署除工工作部署两种。全面工作部署除工作指作指导思想、原那么
8、思想、原那么阐述明确外，各述明确外，各项工工作要分清主次和作要分清主次和轻重重缓急，重点突出。急，重点突出。专项工作部署除工作部署除说明工作指明工作指导思想外，一般思想外，一般应突出步突出步骤、方法、措施。、方法、措施。 贯彻上级指示性通知 注意：不要面面俱到。 上级文件已明确的指导思想、方针等可以简单表达，应把重点放在做好上级指示精神与本地实际结合上，切忌照抄照转。 制定政策性通知制定政策性通知 此类通知刚性强，在文字结构、此类通知刚性强，在文字结构、语言表达等方面都要严谨周密，无语言表达等方面都要严谨周密，无懈可击。一是要与法律法规和上级懈可击。一是要与法律法规和上级政策规定相衔接，不能出
9、现政策冲政策规定相衔接，不能出现政策冲突。二是要与本机关以往的政策规突。二是要与本机关以往的政策规定相衔接，不能朝令夕改。三是要定相衔接，不能朝令夕改。三是要与其他相关机关的政策规定相衔接，与其他相关机关的政策规定相衔接，搞好协商和会签。搞好协商和会签。 批转类通知批转类通知 通常是以政府的名义批转职能部门通常是以政府的名义批转职能部门的报告、意见等，制发主体必须是上的报告、意见等，制发主体必须是上级机关，批转后下级机关的意见即具级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关的效力。有上级机关的效力。 会议通知：会议通知：一是会议主要内容或主要议程；二是一是会议主要内容或主要议程；二是会议时间、地
10、点；三是会议参加人员会议时间、地点；三是会议参加人员和邀请人员；四是须知事项包括是和邀请人员；四是须知事项包括是否提交会议发言材料、允否自带交通否提交会议发言材料、允否自带交通工具和工作人员；五是会议报到方工具和工作人员；五是会议报到方式，六是会议召开前报名和会务人员式，六是会议召开前报名和会务人员联系方式等。联系方式等。印发类通知印发类通知主要有印发法规，印发类规章性公文主要有印发法规，印发类规章性公文规定、方法等，印发规划、方案，规定、方法等，印发规划、方案，印发会议纪要，印发领导讲话等等。印发会议纪要，印发领导讲话等等。 2. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 起草
11、通报，一是情况要真实，做到严肃慎重、实事求是。二是观点要鲜明，做到是非清楚、一目了然。三是典型要选准，着眼于正确导向。四是文风要朴实，不要夸张和渲染。五是详略要得当，注意把握重点。 工作情况通报工作情况通报 工作情况通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查情况结果等。一般应有情况、有问题、有分析、有结果，主要是为了鼓励先进、催促后进、推开工作开展。 表彰性通报表彰性通报 涉及表彰事项大都用涉及表彰事项大都用“通报文种。表彰通通报文种。表彰通报主要有表彰先进事迹、向先进单位授奖、推广报主要有表彰先进事迹、向先进单位授奖、推广典型经验等。主旨是说明制发主体对先进事迹、典型经验等。主旨是说明制
12、发主体对先进事迹、先进经验等的态度，因此，写作中应有事迹、有先进经验等的态度，因此，写作中应有事迹、有经验应简明扼要，主要应写制发主体对此的经验应简明扼要，主要应写制发主体对此的态度，赞成什么，学习什么，推广什么。一般不态度，赞成什么，学习什么，推广什么。一般不宜过长。切忌写成事迹报道。宜过长。切忌写成事迹报道。 3.报告：是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问、上报备案、报送材料等使用的公文文种。“报告是阅件，不能和“请示。混淆。起草报告，一是反映情况要真实；二是分析问题要准确。 工作报告 是报告中最常见的一种。就内容看有综合报告、年度报告、阶段性报告等。 起草要点:一是主要工作
13、情况，可横向表述也可纵向表述，要有典型工作事例。二是工作的特点或体会，要认真进行提炼。三是工作存在的问题和缺乏，要实事求是。四是今后工作的打算，要表达上级机关和本单位领导的要求，具有前瞻性。 情况报告情况报告 一般是工作中出现的新情况、新问题，或者有新举措，需要向上级机关报告情况。不同于工作报告，其结构应是某情况事项发生的全过程以及处理意见讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。提出意见。写根本看法，解决问题的建议和方法，以便上级机关了解。 回复性报告回复性报告 主要是针对上级机关明
14、确要求上主要是针对上级机关明确要求上报某一方面情况或答复上级机关领导报某一方面情况或答复上级机关领导人对某一问题批示、指示的办结处人对某一问题批示、指示的办结处理情况。要写明本级的重视程度、理情况。要写明本级的重视程度、采取的主要措施和下一步的打算或建采取的主要措施和下一步的打算或建议。议。 4.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。起草时应注意：一是内容要简明扼要、开门见山；二是陈述理由要条理，言之有据而可行；三是语言要恳切，尊重上级；四是行文要标准。特点特点: : 一文一事，不得越级请示或横向一文一事，不得越级请示或横向请示，不应多头主送一个主送机关，请示，不应多头主送一个主送机关，是与制
15、发主体有隶属关系的直接上级是与制发主体有隶属关系的直接上级机关，可抄送有关部门，有明确的机关，可抄送有关部门，有明确的请示要求，只上报不下发等。请示需请示要求，只上报不下发等。请示需标注签发人主要负责人和联系人标注签发人主要负责人和联系人及联系及联系 。 5. 5.批复：适用于答复下级机关的请示批复：适用于答复下级机关的请示事项。事项。 “ “批复是对应批复是对应“请示而设。批复的请示而设。批复的制发主体应是上级机关。原那么上同级机制发主体应是上级机关。原那么上同级机关如往来公文不用批复，特殊情况下，关如往来公文不用批复，特殊情况下，也有经上级机关批准，职能部门代上级机也有经上级机关批准，职能
16、部门代上级机关关“批复的情况。批复的情况。 1 1行文的针对性。下级机关请示什么事项，行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。一文一事。上级机关就批复什么事项。一文一事。 2 2观点要明确。无论审批性批复还是指示性观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原那么，批复，上级机关的态度要明朗，不能太原那么，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。 3 3要及时。批复是因下级机关的请示而行文，要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事
17、关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否那示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否那么就会贻误工作，甚至会造成重大损失。么就会贻误工作，甚至会造成重大损失。 4 4行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分表达批复的权威性。周严，以充分表达批复的权威性。 6.意见:?国务院办公厅关于实施国家行政机关处理方法涉及的几个具体问题的处理意见?国办函20011号规定：“意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理
18、或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 上行文： 下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的方法作为建议，请求上级机关批转、转发。 只要本部门制定方法、措施能够解决的，就没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，到达促进工作的目的。 平行文：平行文： 在适用范围上一般系涉及两个或两个在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位、部门之间表达自己对某一问以上单位、部门之间表达
19、自己对某一问题的意见、见解。题的意见、见解。 一是提出见解，带有商榷的意思；二一是提出见解，带有商榷的意思；二是提出解决的方法，带有建议的性质。是提出解决的方法，带有建议的性质。使用使用“意见作文种就比意见作文种就比“函更加灵函更加灵活。活。 下行文：下行文： 一般是上级机关对重大问题、重要一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性事项、重要工作提出指导性、指示性的意见对重要工作部署作出安排。的意见对重要工作部署作出安排。“意见更具有宏观性、指导性，或意见更具有宏观性、指导性，或者说者说“意见主要是对新的事项进行意见主要是对新的事项进行部署。部署。 7. 7. 函：适用于不
20、相隶属机关之间函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。准和答复审批事项。 申请函申请函 分向不相隶属机关的申请函和向分向不相隶属机关的申请函和向职能部门的申请函。职能部门的申请函。 商洽函和征询函商洽函和征询函建议成份较大，工作主要是发文单位建议成份较大，工作主要是发文单位承担，需受文单位进行工作配合。承担，需受文单位进行工作配合。写法上注意将本单位应该负责的事项写法上注意将本单位应该负责的事项做得如何写清，需要受文单位配合的做得如何写清，需要受文单位配合的事项写清。事项写清。与申请函不同的是，责任主体不同，与申请函不同的是，
21、责任主体不同，责任大小不同。责任大小不同。 8.8.会议纪要：适用于记载、传达会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。会议精神和议定事项。 会议纪要的一般写法是时间、地会议纪要的一般写法是时间、地点，什么人主持召开了什么会议，对点，什么人主持召开了什么会议，对什么问题进行了研究，作以纪要，把什么问题进行了研究，作以纪要，把会议形成的一致意见和需要说明的问会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明。题提纲要点式地一一列明。 ( (四四) )做好公文审核和制发工作做好公文审核和制发工作1.1.公文文稿的公文文稿的 把好把好“五关。五关。行文关行文关内容关内容关政策法规关政策法规关
22、文字关文字关体例格式关体例格式关 2. 2.公文的审修公文的审修 对发文文稿把好内容关、文字和格式关，对发文文稿把好内容关、文字和格式关，细致细致再细致，周密周密再周密，做到细致细致再细致，周密周密再周密，做到“错错的要改成对的，对的要改成精品，在政策、的要改成对的，对的要改成精品，在政策、内容、文字、格式上仔细推敲，认真审修，一内容、文字、格式上仔细推敲，认真审修，一丝不苟。目前，相当一局部部门起草的文稿质丝不苟。目前，相当一局部部门起草的文稿质量较差，审修文稿的任务十分繁重。对此，应量较差，审修文稿的任务十分繁重。对此，应会同承办部门认真商量，仔细修改。对所有文会同承办部门认真商量，仔细修
23、改。对所有文电，特别是篇幅长、政策性强的文件，要更加电，特别是篇幅长、政策性强的文件，要更加严细认真。严细认真。 3. 3.公文的送审送签公文的送审送签 以省政府及办公厅名义发出文电的运转以省政府及办公厅名义发出文电的运转程序程序 报送国务院的请示、报告，省政府令，报报送国务院的请示、报告，省政府令，报送省人大常委会议案：省政府各部门起草送省人大常委会议案：省政府各部门起草省政府办公厅文秘处政策、内容、文字审核把省政府办公厅文秘处政策、内容、文字审核把关关分管文秘工作的厅领导审签分管文秘工作的厅领导审签分管业分管业务工作的厅领导审签务工作的厅领导审签秘书长审签秘书长审签分管分管副省长审签副省长
24、审签省长签发。省长签发。 以省政府名义发出的文电：省政府各部门以省政府名义发出的文电：省政府各部门起草起草省政府办公厅文秘处政策、内容、文省政府办公厅文秘处政策、内容、文字审核把关字审核把关分管文秘工作的厅领导审签分管文秘工作的厅领导审签分管业务工作的厅领导审签分管业务工作的厅领导审签分管副省长分管副省长签发必要时报省长签发。签发必要时报省长签发。 以省政府办公厅名义发出的文电：省政府以省政府办公厅名义发出的文电：省政府各部门起草各部门起草省政府办公厅文秘处政策、内省政府办公厅文秘处政策、内容、文字审核把关容、文字审核把关分管文秘工作的厅领导分管文秘工作的厅领导审签审签分管业务工作的厅领导审签
25、分管业务工作的厅领导审签秘书秘书长或办公厅主任签发必要时报分管副省长签长或办公厅主任签发必要时报分管副省长签发。发。4.4.公文的印制和归档公文的印制和归档: :复核要仔细复核要仔细校对要无过失校对要无过失当好第一读者当好第一读者发出要准确发出要准确四、做好收文办理工作一收文办理中容易出现的问题 1.收文即办，不审核把关。 2.文秘部门不拟办。 3.催办不及时。 4.办公部门不掌握公文情况。 5.承办单位办理不及时，不反响办理情况。 二收文审核 1.收文接办关 2.行文规那么关 3.政策法规关 4.协商会签关 5.文种格式关 (三做好收文三做好收文拟办，当好参，当好参谋助手助手 拟办意意见包括
26、：来文要点、包括：来文要点、处理意理意见、阅批范批范围三三项主要内容。主要内容。 注意：注意：简明、概括、准确明、概括、准确 。 提高来文提高来文办文文质量。量。对需需办理的来文，在把握理的来文，在把握文件内容、了解来文文件内容、了解来文单位意位意图和和领导指示精神的指示精神的根底上，提出切根底上，提出切实可行的可行的拟办意意见，并提供必要，并提供必要的背景材料，供的背景材料，供领导决策，决策，拟办意意见被被领导采采纳率要到达率要到达98%以上，以上，发挥文秘部文秘部门的参的参谋助手作助手作用。用。四收文办理应遵守程序四收文办理应遵守程序省政府办公厅收文办理程序省政府办公厅收文办理程序国务院来
27、文处理程序：国务院来文处理程序： 文秘处审核提出拟办处理意见文秘处审核提出拟办处理意见送分管文秘工作的厅领导送分管文秘工作的厅领导阅批阅批送省政府和办公厅领导阅批送省政府和办公厅领导阅批转省政府承办部门办理落转省政府承办部门办理落实。实。市政府和省直部门请示类公文运转程序：市政府和省直部门请示类公文运转程序： 一般事项：文秘处批转有关部门一般事项：文秘处批转有关部门主办部门会同有关部门主办部门会同有关部门研究提出意见报办公厅研究提出意见报办公厅文秘处送分管业务工作的厅领导和分管文秘处送分管业务工作的厅领导和分管副省长阅批副省长阅批答复来文单位。答复来文单位。 重要事项：文秘处提出拟办意见重要事
28、项：文秘处提出拟办意见分管业务工作的厅领导分管业务工作的厅领导阅批阅批分管副省长阅批必要时报省长阅批分管副省长阅批必要时报省长阅批文秘处转办文秘处转办主办部门会同有关部门研究提出意见报办公厅主办部门会同有关部门研究提出意见报办公厅文秘处送分管文秘处送分管业务工作的厅领导和分管副省长阅批必要时报省长阅批业务工作的厅领导和分管副省长阅批必要时报省长阅批答答复来文单位。复来文单位。 五搞好催办督办，及时报告办理结果 对收文中需要办理的文件，特别是领导的批示件，要建立严格的催办督办制度，要求单位限时办理并反响结果。对领导的重要批示文件和上级的重要来文实行专人负责，跟踪催办、重点催办和全过程督办，及时逐
29、件报告办理结果，定期集中汇总办理情况并向领导作出书面报告。五、公文管理应注意的事项 一根本要求一根本要求1.1.集中统一管理，落实管理责任。集中统一管理，落实管理责任。2.2.全过程管理，不能在任何环节出现疏漏。全过程管理，不能在任何环节出现疏漏。3.3.分类管理，密级文件和一般文件分开。分类管理，密级文件和一般文件分开。4.4.严格保密管理。公文定密要遵守规定。严格保密管理。公文定密要遵守规定。绝密文件和密码电报，严禁出现任何失绝密文件和密码电报，严禁出现任何失控。凡涉密文件不得随意复印，不得随控。凡涉密文件不得随意复印，不得随意携带外出，不得在外网上传输。及时意携带外出，不得在外网上传输。
30、及时清退。销毁涉密文件应登记并履行审批清退。销毁涉密文件应登记并履行审批手续，到指定公文监销站监销。手续，到指定公文监销站监销。5.5.严格文档管理，及时归档。严格文档管理，及时归档。二收文办理中的文件管理二收文办理中的文件管理 1.及时、清晰对文件各项要素进行全面登记。 2.对公文流程全过程控制。 3.保存原件。 4.有序存放，利于查找。 5.合并归档。三发文办理中的文件管理三发文办理中的文件管理1.1.保存底稿。保存底稿。2.2.保存会签意见。保存会签意见。3.3.保存签发及审签意见。保存签发及审签意见。4.4.联合发文的保存以主办方为主。联合发文的保存以主办方为主。5.5.送印文稿的管理
31、要周密。送印文稿的管理要周密。6.6.文稿与印成件要合并保存。文稿与印成件要合并保存。第二局部 会务组织一、会务工作的根本要求 (一)准备充分。 (二)效劳周到。 (三)组织严密。 (四)确保平安。二、制定严密的会议方案一准确把握会议确定者的意图和指示精神。二起草详细的会议方案：名称、内容、时间、地点、参加人员、议程、材料、会务分工、经费等。三按程序报负责人签批。三、做好会议筹备工作大型会议应成立组织机构。制发好会议通知：1小型会议口头通知；2书面会议通知。一是会议正式名称；二是会议主要内容或主要议程；三是会议时间、地点；四是会议参加人员和邀请人员；五是须知事项允否自带交通工具、带工作人员等；六是联系方式等。四、做好会场布置和效劳工作。主席台、席签、材料摆放、会场效劳。主席台人员位次： 单数：7 5 3 1 2 4 6 双数： 5 3 1 2 4 6第三局部：办公室工作的根本要求1、要着力为领导搞好效劳。2、应具有较高的文字水平和口头表达能力。3、培养沟通上下、平衡左右、协调内外的方式方法。4、要有强烈的奉献精神。5、要有严谨细致的工作作风。
