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1、 电子档案材料的收集与整编电子档案收集整理一、电子文件归档的必要性一、电子文件归档的必要性 随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入了信息时代，企事业单位和党政机关部门等对信息的利用和依赖逐步加强。 项目档案的归档要求采用“双轨制”，因此，除了完成纸质档案的归档以外，还需完成电子文件的归档，检查电子文件的归档情况，同时要求电子档案的利用情况，是否能为工程建设、电厂生产、运行、管理服务。电子档案收集整理二、电子文件的形成与积累二、电子文件的形成与积累 项目文件大多是在计算机上形成的，这为项目档案实现“双轨制”归档奠定了基础，实行电子文件归档，首先要注意平时对电子文件的收集，没有电子版本的文件
2、材料，如部分竣工图、收文等应采取将纸质档案电子化的方法进行归档。电子档案收集整理三、电子文件归档要求三、电子文件归档要求1、电子文件存储载体 电子文件的归档就是将把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。2、电子文件归档套数 由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，故至少应归档2套（需异地保存时归档3套）。一套用作封存，另一套用作提供利用（第三套作异地保存）。 电子档案收集整理3 3、电子文件归档方式、电子文件归档方式 电子文件的归档采取逻辑归档（在线式）和物理归档（卸载式）两种方式，归档电子文件收集齐全后，先实
3、行逻辑归档，再实行物理归档，物理归档需对电子文件进行整理。1、逻辑归档：电子文件材料收集完成后，文件形成单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向建设管理单位档案部门移交。2、物理归档：电子文件的形成单位在完成电子文件的逻辑归档后，按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。文件形成单位应定期完成电子文件的物理归档。电子档案收集整理四、常见电子文件类型1、字（表）文件：指采用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备录入的静态图像文件，如照片等。3、图形文件：指采用计算机辅助设计（如CAD绘图）或绘图产生的静态图形文件，归档时应注
4、意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。4、影像文件：指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备（如数码摄像机等）录入获得并经计算机处理的动态图像文件。如：演示、动画文件等。电子档案收集整理五、电子文件的分类与整理 水电工程项目档案按阶段分为立项、设计、施工、竣工验收四个阶段，因此，需对各阶段形成的电子文件进行分类整理。这里介绍施工阶段电子文件的分类、整理与移交。1 1、电子文件的分类、电子文件的分类 电子文件按“项目阶段”分类。即对施工阶段文件材料的电子文件以“合同工程项目”为单位对其电子文件材料进行分类整理。电子档案收集整理2 2、电子文件的整理、电子文件的整
5、理 这里重点介绍施工阶段电子文件的整理方法。1、整理方法 归档电子文件以“件”为基本单位进行整理。2、保管期限的划定 电子文件保管期限与纸质文件的一致。当盘内电子文件保管期限不同时，保管期限从长。 电子档案收集整理3、电子文件存储方法 以“合同工程”项目档案为单位进行组盘。规定一张光盘只刻录一个合同工程的电子文件，当一张光盘刻录一个合同项目容量不够时，可刻录在两张以上的光盘上。但不要把两个合同工程电子文件存储同一光盘。电子档案收集整理4、电子文件的移交和接收 移交电子档案时，接收方要对电子文件的真实性、完整性、有效性等方面的检验，经检验符合要求，方可办理交接手续，双方签字盖章。在完成电子文件数
6、据集载体归档移交后，原电子文件形成单位或部门应保留时间至少1年。 对准备移交的电子文件载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。 建设单位应按照电子文件归档要求及检验项目对归档电子文件逐一检查验收。对检验不合格者，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。检验合格后，移交双方应将检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表的相应栏目。 电子档案收集整理六、电子档案的编目电子档案收集整理电子档案内封面电子档案收集整理电子文件卷内目录电子档案收集整理电子文件卷内备考表电子档案收集整理电子档案移交登记电子档案收集整理 声像档案材料的收集与整编声像档案材料的收
7、集与整编电子档案收集整理一、声像档案一、声像档案1、声像档案（1）声像档案 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的、具有保存价值的，以磁性材料、感光材料为主要载体的，以声像为主要反映方式的历史记录。（2）声像档案的作用 作为档案保存下来的声像记录材料，主要作用是为宣传报道服务、广泛交流信息、为科学研究服务、艺术欣赏价值。（3）声像材料：声像材料分为企业管理声像材料和工程建设现场声像材料。 电子档案收集整理2 2、工程现场声像材料、工程现场声像材料 声像档案是指在工程建设过程中产生的、反映各级领导人的视察活动，重要会议（工作会、专题会、表彰会），工程建设形象，重要进度
8、节点、重要部位、重大工作成果，以及工程建设过程中发生的重大事故、典型设备损坏事故及自然灾害等，反映建设工程的原始地貌、奠基仪式、建设过程、竣工落成、交付使用等重要活动中所形成的声像档案。电子档案收集整理 二、照片材料的分类1、企业管理照片材料的分类按照“年度问题（或事由）”进行分类立卷。2、工程建设照片材料的分类 工程建设现场照片材料按“合同项目阶段”分类。以合同结合项目，以单位工程或分部工程进行分类，并按其分类进行照片档号分配。 电子档案收集整理三、照片材料的整理 照片材料整理原则是有利于保持照片材料之间的有机联系、有利于照片材料的保管和提供利用。该原则包括三层含义：1、有利于照片材料联系
9、指要保持同一类、同一组照片间的联系，把相同或相近的照片组为一卷，把不同的照片分开；要保持照片与其它文件材料的联系，主要是通过互见号说明，保持照片与其反映的会议、活动、工程项目、设备仪器等文件材料的有机联系。电子档案收集整理2、有利于照片档案保管 照片与底片的保管要求不同，故应分别组卷。底片与照片的装具、固定方式、冲洗去尘等方面都应适合其保管条件；照片材料与其底片的装具均应尽量遮住光线，以防紫外线等对照片造成损害。3、有利于照片档案利用 指注意照片的成套性，即照片及其底片（传统照片）、说明缺一不可；应将同一内容的照片组为一卷，并编写照片说明。电子档案收集整理四、照片材料文字说明 各类照片说明的填
10、写方法相同。照片材料必须填写文字说明，否则成为“瞎照片”，不便于利用。照片说明分为单张说明和组合说明。1、单张照片说明（1）照片说明的格式要求题名：注明归档照片内容的主题，要求简明、概括。照片张号：3 底片张号：3（照片与底片统一编号）互见号：填写反映同一内容的纸质档案保管单位或电子档案的档号，并用小括号括起。电子档案收集整理拍摄时间：指照片的拍摄时间，以8位阿拉伯数字表示，以8位计数，例：2008年6月3日写作。摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者（照片六要素），概括揭示照片影像所反映的全部信息或仅对题名内容作补充说明。其它需要说明的事项亦可在此栏表述，例如：照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权和来源。 电子档案收集整理 五、照片档案材料的编目五、照片档案材料的编目照片档案内封面电子档案收集整理照片档案卷内目录电子档案收集整理照片档案备考表电子档案收集整理照片芯页电子档案收集整理照片档案、光盘脊背电子档案收集整理照片档案卷目录电子档案收集整理
