第二章第二章 基础档案设置基础档案设置 学习目的与要求： 系统学习总账系统初始设置等功能的基本知识和操作方法： a.理解相关的基本概念和原理 b.掌握基本操作 教学重点：总账初始设置教学难点：总账初始设置教学方法：任务驱动教学法 注册“企业门户”（系统控制台）（系统控制台） 一、一、设置基础分类档案设置基础分类档案（（ADAD））具体操作（由AD在『企业门户』/ 『基础档案』中进行）： a.设置部门档案； b.设置职员档案； ； c.设置客户分类及客户档案； d.设置供应商分类及供应商档案； e.设置外币种类； f.设置结算方式； g.设置开户银行 （一）启用系统 ( (二二) )部门档案部门档案 :1 1、单击、单击“ “基础档案基础档案/ /机构人员机构人员/ /部门档案部门档案” ”，打开，打开“ “部门部门档案档案” ”窗口；窗口；2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，在窗口右侧输入部门编码、部按钮，在窗口右侧输入部门编码、部门名称、部门属性等内容，再单击门名称、部门属性等内容，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口。
返回基础档案窗口注意：编码规则同会计科目的编号规则，负责人一注意：编码规则同会计科目的编号规则，负责人一项等职员档案设置好后选择录入项等职员档案设置好后选择录入部门如果已经使用，就不能删除，要想删除就必须部门如果已经使用，就不能删除，要想删除就必须将此部门还原未使用状态将此部门还原未使用状态 设置部门档案“负责人”一项需设置职工档案之后才能填写 （三）（三）设置人员档案设置人员档案设置人员档案之前，必须先设置好部门档案才能在部之下设置人设置人员档案之前，必须先设置好部门档案才能在部之下设置人员档案1 1、单击、单击“ “基础档案基础档案/ /机构人员机构人员/ /人员档案人员档案” ”，打开，打开“ “人员列表人员列表” ”窗口；窗口；2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “人员档案人员档案” ”窗口，在窗口中输入人员编窗口，在窗口中输入人员编码、人员姓名、人员类别（参照输入）等内容，再单击码、人员姓名、人员类别（参照输入）等内容，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口返回基础档案窗口 设置职员档案 注意：注意：1 1、人员编码规则要求最长不能超过、人员编码规则要求最长不能超过8 8位，人员如果已经使用，位，人员如果已经使用，就不能删除，要想删除就必须将此部门还原未使用状态；就不能删除，要想删除就必须将此部门还原未使用状态；2 2、、“ “人员类别人员类别” ”应在应在“ “机构人员机构人员” ”下的下的“ “人员类别人员类别” ”档案中设置，系档案中设置，系统预置了在职人员、离退人员等四类一级类别，用户可自统预置了在职人员、离退人员等四类一级类别，用户可自行扩充人员类别；行扩充人员类别；3 3、在、在“ “人员档案人员档案” ”窗口，单击本按钮可修改或删除职员档案。
窗口，单击本按钮可修改或删除职员档案 （四）客户分类设置（四）客户分类设置如果建立账套时选择了客户分类，就需要在此先设置客户分类，如果建立账套时选择了客户分类，就需要在此先设置客户分类，再进一步增加客户档案再进一步增加客户档案1 1、、 单击单击“ “基础档案基础档案/ /客商信息客商信息/ /客户分类客户分类” ”，打开，打开“ “客户分类客户分类” ”窗口；窗口；（（P29P29））2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “客户档案客户档案” ”窗口，在窗口中输入分类编窗口，在窗口中输入分类编码、分类名称，再单击码、分类名称，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口返回基础档案窗口 客户分类界面 （五）建立客户档案（五）建立客户档案客户档案设置用于设置往来客户的编码、名称、所属分类等内客户档案设置用于设置往来客户的编码、名称、所属分类等内容1 1、、 单击单击“ “基础档案基础档案/ /客商信息客商信息/ /客户档案客户档案” ”，打开，打开“ “客户档案客户档案” ”窗口；窗口；（（P29P29））2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “客户档案客户档案” ”窗口，在窗口中输入客户窗口，在窗口中输入客户编码、客户名称、客户简称、所属分类等内容，再单击编码、客户名称、客户简称、所属分类等内容，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口。
返回基础档案窗口 设置客户分类及客户档案 （六）供应商分类设置（六）供应商分类设置如果建立账套时选择了供应商分类，就需要在此先设置供应商如果建立账套时选择了供应商分类，就需要在此先设置供应商分类，再进一步增加供应商档案分类，再进一步增加供应商档案1 1、、 单击单击“ “基础档案基础档案/ /客商信息客商信息/ /供应商分类供应商分类” ”，打开，打开“ “供应商分类供应商分类” ”窗口；窗口；2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “供应商档案供应商档案” ”窗口，在窗口中输入分窗口，在窗口中输入分类编码、分类名称，再单击类编码、分类名称，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口返回基础档案窗口 供应商分类界面 （七）建立供应商档案（七）建立供应商档案供应商档案设置用于设置往来供应商的编码、名称、所属分类供应商档案设置用于设置往来供应商的编码、名称、所属分类等内容1 1、单击、单击“ “基础档案基础档案/ /客商信息客商信息/ /供应商档案供应商档案” ”，打开，打开“ “供应商档案供应商档案” ”窗口；窗口；2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “供应商档案供应商档案” ”窗口，在窗口中输入供窗口，在窗口中输入供应商编码、供应商名称、供应商简称、所属分类等内容，再应商编码、供应商名称、供应商简称、所属分类等内容，再单击单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口。
返回基础档案窗口 设置供应商分类及供应商档案 （八）定义外币及汇率如果企业有外币业务，还应进行外币及汇率设置如果企业有外币业务，还应进行外币及汇率设置操作方法：操作方法：1 1、通过、通过“ “程序程序” ”菜单启动总账系统，在菜单启动总账系统，在“ “总账系统总账系统” ”界界面，单击面，单击“ “设置设置” ”菜单下的菜单下的“ “外币及汇率外币及汇率” ”2 2、在、在“ “外币设置外币设置” ”的界面上，主要包括以下几项内容的界面上，主要包括以下几项内容（（1 1）币种符号及币名：定义外币符号及名称）币种符号及币名：定义外币符号及名称（（2 2）汇率小数点：外币汇率的小数位数，系统默认）汇率小数点：外币汇率的小数位数，系统默认为为5 5位位（（3 3）折算方式：可用直接汇率或间接汇率）折算方式：可用直接汇率或间接汇率（（4 4）外币最大误差：系统默认最大误差为）外币最大误差：系统默认最大误差为0.000010.00001，如果外币汇率超过最大误差，则系统予以提示，如果外币汇率超过最大误差，则系统予以提示 （（5 5）固定汇率与浮动汇率：选择）固定汇率与浮动汇率：选择“ “固定汇率固定汇率” ”即可录即可录入当月初汇率，入当月初汇率，“ “浮动汇率浮动汇率” ”为当天汇率为当天汇率（（6 6）记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇）记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果使用固定汇率时，则记账汇率必须输入率，如果使用固定汇率时，则记账汇率必须输入（此仅供录入）（此仅供录入）注：制单时，是使用注：制单时，是使用“ “固定汇率固定汇率” ”还是还是“ “浮动汇率浮动汇率” ”在在“ “选项选项” ”中的中的“ “汇率方式汇率方式” ”里面设置里面设置（（7 7）调整汇率：即月末汇率，在期末计算汇兑损益）调整汇率：即月末汇率，在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，本汇率不作其他用途时用，平时可不输，本汇率不作其他用途3 3、单击、单击“ “确认确认” ”，则进入系统的外币一览表，单击，则进入系统的外币一览表，单击“ “退退出出” ”，退回到，退回到“ “总账系统总账系统” ” 设置外币种类 （九）设置结算方式（九）设置结算方式设置结算方式，是为了加强对银行对账的管理和提高设置结算方式，是为了加强对银行对账的管理和提高银行对账的效率。
银行对账的效率1 1、单击、单击“ “基础档案基础档案/ /收付结算收付结算/ /结算方式结算方式” ”，打开，打开“ “结算方结算方式式” ”窗口；（窗口；（P34P34））2 2、单击、单击“ “增加增加” ”按钮，出现按钮，出现“ “结算方式结算方式” ”窗口，在窗口中窗口，在窗口中输入结算方式编码、结算方式名称、是否票据管理输入结算方式编码、结算方式名称、是否票据管理等内容，再单击等内容，再单击“ “保存保存” ”3 3、输入完毕，按、输入完毕，按“ “退出退出” ”返回基础档案窗口返回基础档案窗口注意：注意： 1 1、结算方式的编码按级次输入，不可重复；、结算方式的编码按级次输入，不可重复； 2 2、结算方式的名称与编码一一对应，不能重复；、结算方式的名称与编码一一对应，不能重复； 3 3、票据管理说明设置出纳结算票据管理功能票据管理说明设置出纳结算票据管理功能 设置结算方式 设置开户银行 二、二、账套的维护账套的维护（导入导出）（导入导出）2.2.1 备份及恢复的概念2.2.2 备份（输出）会计数据2.2.3 恢复（导入）会计数据 三、三、备份及恢复的概念备份及恢复的概念1、备份账套的含义： a.指输出或导出账套资料数据； b.结果：保存到本地计算机中的账套数据由两个文件构成:UfErpAct.Lst和UFDATA.BA_，这两个文件保存着当前账套的所有数据，不能改名，不可缺一； （UfErpAct.Lst其实是一个文本文件，保存着备份相关的一些信息，如软件版本、备份日期、帐套年度、文件路径等； UFDATA.BA_文件为SQL Server数据库的备份设备文件） c.目的：当硬盘数据丢失后据以恢复数据。
备份及恢复的概念备份及恢复的概念2、恢复账套的含义： a.指以备份文件为基础，引入或导入帐套数据； b.目的：要在运行着的财务系统中形成账套数据 备份及恢复的概念备份及恢复的概念3、相关操作提示： a.由系统管理员在『系统管理』/ 『账套』中进行； b.实际工作中要慎重选择时点； c.备份过程中可选择是否同时删除机内当前帐套 备份（输出）会计数据备份（输出）会计数据:备份帐套资料的操作步骤：（1）启动『系统管理』，并由系统管理员『注册』：（2）单击『账套』/ 『输出』；（3）选择欲输出帐套，如004；（4）选择备份目标，如D:\00411004西西，…… 输出账套操作 恢复（导入）会计数据恢复（导入）会计数据:恢复引入帐套数据的操作步骤：（1）启动『系统管理』，并由系统管理员『注册』：（2）单击『账套』/ 『引入』；（3）选择备份（列表）文件名：UfErpAct.Lst 引入账套的操作 四、年度账管理四、年度账管理 设置年度账主要由账套主管理来完成设置年度账主要由账套主管理来完成 系统可以建多个账套，每个账套可包括若干年度系统可以建多个账套，每个账套可包括若干年度的会计数据，年度的会计数据称为年度账，不同的会计数据，年度的会计数据称为年度账，不同年度账只需通过设置不同的路径即可年度账只需通过设置不同的路径即可1 1、建立年度账、建立年度账 当新的年度账开始，过去的会计数据作为历史当新的年度账开始，过去的会计数据作为历史数据保存在相应的账套中数据保存在相应的账套中操作方法：操作方法：在系统管理界面上点在系统管理界面上点“ “年度账年度账” ”中的中的“ “建立建立” ”账套：系统自动显示账套主管注册时进入的账套账套：系统自动显示账套主管注册时进入的账套会计年度：自动显示的是所选会计账套当前会计年会计年度：自动显示的是所选会计账套当前会计年 度加度加1 1的年的年确认新年度账点确认新年度账点“ “确定确定” ” 2 2、引入和输出年度账：同、引入和输出年度账：同“ “账套账套” ”中的中的“ “引入和输出引入和输出” ”3 3、结转上年数据：单击、结转上年数据：单击“ “年度账年度账” ”中的中的“ “结转上年数据结转上年数据” ”4 4、清空年度数据：发现某年度错误太多，或不希望上年度、清空年度数据：发现某年度错误太多，或不希望上年度余额或其他信息全部转到下一年度，余额或其他信息全部转到下一年度，“ “清空清空” ”并不是将年度并不是将年度账中的全部数据清空，还保留了部分信息。
方法：点账中的全部数据清空，还保留了部分信息方法：点“ “清清空年度数据空年度数据“ “ 五、系统安全管理五、系统安全管理1 1、使用视图、使用视图视图主要包括两个部分：刷新和上机日志视图主要包括两个部分：刷新和上机日志①①刷新刷新 用于对子系统实施适时监控，把登录到系统管用于对子系统实施适时监控，把登录到系统管理中的子系统及正在执行的功能在界面上列示出理中的子系统及正在执行的功能在界面上列示出来，操作方法来，操作方法 ：点：点“ “刷新刷新” ”即可即可②②使用上机日志使用上机日志 系统对操作员的上下机时间、操作的具体功能系统对操作员的上下机时间、操作的具体功能等活动进行登记，形成操作记录等活动进行登记，形成操作记录 也可以在视图中，清除异常任务和清除单据锁定也可以在视图中，清除异常任务和清除单据锁定2 2、设置自动备份计划、设置自动备份计划以系统管理员或账套主管的身份登录系统管理，单以系统管理员或账套主管的身份登录系统管理，单击击“ “系统系统/ /设置备份计划设置备份计划” ”，，“ “增加增加” ”，选择账套，并，选择账套，并输入有关内容输入有关内容。
顺序码顺序码• •是按数字序号或字符序号顺序连续地对对象进行编码；是按数字序号或字符序号顺序连续地对对象进行编码；• •如全国各大城市大的编码：如全国各大城市大的编码：0101（北京）、（北京）、2828（成都）（成都）…………• •在会计电算化中，这种编码适用于单一且编码对象不多的在会计电算化中，这种编码适用于单一且编码对象不多的情形，如有情形，如有5 5个仓库，则可顺序地编成个仓库，则可顺序地编成1 1、、2 2、、3 3、、4 4、、5 5 区位码区位码• •是将编码分成几个组，每组分若干位，每组都有固定的含是将编码分成几个组，每组分若干位，每组都有固定的含义，且每一组的值与编码中的另一组编码值是相关的；义，且每一组的值与编码中的另一组编码值是相关的；• •如邮编如邮编“ “71007100” ”表示陕西省西安市表示陕西省西安市• •在会计电算化中，企业的部门个人编码一般用区位码在会计电算化中，企业的部门个人编码一般用区位码 组码组码• •是将编码分成几个组，每组分若干位，每组都有固定的含是将编码分成几个组，每组分若干位，每组都有固定的含义，且各组之间没有严格的依赖关系，即各组编码都是独义，且各组之间没有严格的依赖关系，即各组编码都是独立的；立的；• •如商品编码方式：如商品编码方式：× ×× ×（产地）（产地） × ×× ×（规格）（规格） × ×× ×（品名）；（品名）；• •组码其实是区位码的退化，即区位码退化为组码其实是区位码的退化，即区位码退化为1 1的特例；的特例；• •区位码与组码往往混合使用，根据组码对同类对象进行查区位码与组码往往混合使用，根据组码对同类对象进行查询，根据区位码分类统计。
询，根据区位码分类统计。