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1、档案与信息管理档案与信息管理模块三：文件整理与归档模块三：文件整理与归档项目三：文件归档鉴定项目三：文件归档鉴定归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 归档鉴定概述归档鉴定概述一、定一、定 义义文件的 归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的决定了文件的存留与否存留与否保管期限决定了文件留决定了文件留存时间的长短存时间的长短二、意义二、意义1 1、关系到档案、关系到档案室室藏档案结构室室藏档案结构的质量优劣的质量优劣 2 2、关系到准确划、关系到准确划定档案期限的长定档案期限的长短短3 3、关系到、关系到档案整理、档案整理、编目、鉴编目、鉴定、开
2、放、定、开放、利用等工利用等工作的质量作的质量和效率和效率 4 4、关系到档案、关系到档案保管费用的高低保管费用的高低文件质量方面：保证完整、精炼文件管理方面：提高效率、节约成本三、原则三、原则文件的归档鉴定必文件的归档鉴定必须从本单位与国家须从本单位与国家的长远利益出发的长远利益出发 文件的归档鉴定必须以单文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是内容为基本要素确定其是否归档及保管期限否归档及保管期限文件的内容文件的内容是决定文件是决定文件价值的主要价值的主要因素，它是因素，它是进行文件归进行文件归档鉴定的又档鉴定的又一主要依据一主要依据四、要四
3、、要 求求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定归档范围确定归档范围一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。文件。列出了必须归档的各类、各种文件，列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。它是文件归档的主要依据。 文件的归文件的归档范围档范围能避免具有保存价值的文件漏能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；归，保证档案的齐全完整；
4、 能避免无价值的文件转化档案，能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；保证档案的精炼； 简化了归档工作，提高立卷归简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；档工作的质量与效率； 二、归档范围与重点机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 19871987年年1212月月4 4日日国家档案局印发国家档案局印发 上级机关的文件材料上级机关的文件材料本机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和同级机关和非隶属机关的文件材料非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料下级机关的文件材料上级机关转发本机关的文件（包括上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）报纸、刊物转载） 本机关的
5、请示和上级机关的批复文件本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件本机关形成的会计文件 文件归档的重点文件归档的重点 对于一个具体单位而言，其文件归档对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与
6、重要围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。与规模演变的文件材料。三、不归档范围机关文件机关文件材料归档与材料归档与不归档范围不归档范围 1 1、上级机关的文件材料、上级机关的文件材料2 2、本机关的文件材料、本机关的文件材料3 3、同级机关和非隶属机关的、同级机关和非隶属机关的文件材料文件材料4 4、下级机关的文件材料、下级机关的文件材料四、应注意的问题考虑档考虑档案进馆案进馆与否的与否的因素。因素。以与本单位以与本单位工作活动的工作活动的联系和作用联系和作用为出发点，为出发点，辩证地对待辩证地对待各类文件。各类文
7、件。本单位本单位档案结档案结构完整构完整与门类与门类齐全。齐全。归档鉴定概述 确定归档范围 确定保管期限确定保管期限 确定保管期限确定保管期限一、归档文件的一、归档文件的保管期限保管期限 归档文件的归档文件的保管期限保管期限，是指档案保，是指档案保管的最长时（年）限。管的最长时（年）限。 19871987年国家档案局发布的机关年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限：书档案的保管期限：长期为长期为1616年至年至5050年年 短期为短期为1515年以下年以下 二、各种保管期二、各种保管期限及其得失限及其得失目前我国档案目前我国档案界有界有3 3
8、种意见种意见三分法三分法两分法两分法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。弊端弊端1 1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。：收交档案双方总有一方必须对
9、档案进行二次划分。 弊端弊端2 2：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。弊端弊端1 1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。档案的生命。 弊端弊端2 2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。 弊端弊端3 3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。质量和效率。 分段标时法分段标时法即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分
10、为5050年、年、3030年、年、1515年、年、5 5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。室一适用，优势明显。优点优点1 1：保证国家档案馆档案的质量，又减少：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。 优点优点2 2：能较为准确地划分保管期限。：能较为准确地划分保管期限。 优点优点3 3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。 三、划定保管期限三、划定保管期限的依据与步骤的依据与步骤划定文件保管期限的依据划定文件保管期限的依据依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。 划定文件保管期限的步骤划定文件保管期限的步骤阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。 建立本单位永久保管档案的基本比例建立本单位永久保管档案的基本比例注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数。 四、文件保管期限四、文件保管期限的划定的划定永久保管永久保管定期保管中分段标时法的运用定期保管中分段标时法的运用（略） 长期保管长期保管（16-50年） 短期档案短期档案（15年以下）
