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1、管理人员培训管理人员培训要事第一的效能管理要事第一的效能管理 课程目标 当培训结束后，学员能够：n阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性n掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事情的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排n掌握通过授权管理他人的时间的思想与方法n阐明时间管理与工作组织的九个要决n学会一表、一本、一会的使用 课课 程程 大大 纲纲认识时间管理认识时间管理1如何高效管理自我的时间如何高效管理自我的时间2时间管理的百宝箱时间管理的百宝箱3如何管理他人的时间如何管理他人的时间4时间管理的九大要决时间管理的九大要决5
2、制定个人行动计划制定个人行动计划6 数正方形 再数正方形比比谁做得快（限时三分钟）1、请先阅读完才做。2、请在这张纸的右上角写下尊姓大名。3、将你在右上角写下的【大名】圈出来。4、在这张纸的左上角画五个正方形。5、当你做到这儿的时候大声说【我最快】。6、在刚才所画的正方形中各画一个十字。7、在正方形的四周画一个圆圈。8、在这张纸的右下角签上你的名字。9、在签名下写三个【好】字。10、如果你认为已遵行指令，请大声说【我最好】。11、在以上所有题目旁的数字，请把双数圈出。12、现在你已经读完了请只做第一、第二题的工作管理就是管理就是正确地做正确的事正确地做正确的事n 做什么？n 怎么做？算算我们的
3、时间？n一年有365天；n其中双休日共_天；n法定假日_天；n公司带薪休假_天；n实际工作_天，共多少个小时；n假定有效工作时间为20-30%；n全年有效工作时间为_小时.算算我们的时间？n一年有365天；n其中双休日共_52天；n法定假日_11_天；n公司带薪休假_5_天；n实际工作_297_天，共2376个小时；n假定有效工作时间为n全年有效工作时间为_475-712_小时.20-30%一、认识时间管理n时间是什么？区分事件发生先后次序的量度。符号为T，单位为秒。时间是加在空间三维上的第四维。用时间可以指出原因和结果，并且根据人们的知觉可以指出过去、现在和将来 剑桥百科全书1994年2版n
4、时间管理中最根本的要素？ 事件事件n时间管理的实质是什么？ 事件长短与排序的管理事件长短与排序的管理时间管理是什么？不是指以时间为对象而进行的管理；而是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活方式等-不能管理时间，便什么都不能管理。（美）德鲁克你的时间是怎样被浪费的？n时间浪费：对实现目标毫无贡献或者较少贡献的时间消耗时间的特性之M: 时间可以被“管理”你的时间是怎样被浪费的？没有方向=价值观不明确=“茫”“盲”“忙”n如果你不知道自己人生中什么是重要的。什么价值观是要坚持的，怎么会知道自己应该做什么，应该怎样做决定n导致：目标不明确拖延犹豫不决（放弃）你的时
5、间是怎样被浪费的？价值观和目标不明确，是时间管理的最大忌讳无法注意力集中无法在时间的选择上做出明智的决定无法在重要的事情上投入更多的时间也就无法取得相应进展获得相应回报录像片段：被时间毁灭的经理被时间毁灭的经理n要求：观看录像时请尽量多地找出这个经理做得有问题的地方，将观察到的要点及时记录下来。n研讨：你发现他的问题有哪些？二、如何高效管理自我的时间全球调查结果：时间管理无效的原因1、优先顺序不明确2、电话打扰3、缺乏目标计划4、贪多嚼不烂5、不速之客6、无效授权7、桌面杂乱无章/找不到东西8、缺乏自律/拖延9、不会说“不”10、低效的会议四代时间管理1、第一代着重利用便条与备忘，忙碌中调配时
6、间；2、第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理规划未来的重要；3、第三代注重优先顺序的观念，依照轻重缓急来设定短/中/长期目标；4、第四代主张关键不在于时间管理，而在于个人管理，与其着于时间与事务的安排，不如重心放在提升个人生活与工作的质量上，以原则为核心，帮助个人均衡发展工作生活的角色，规划生活与发展。时间管理的11个方面统计资料表明：在接受“时间管理”培训后，如果学员持续运用一套自我时间管理系统，其在个人组织的11方面所表现出的技巧、行为和态度呈现显著的正向变化。这11个方面是：计划性、优先顺序、组织性、文件管理、细节处理、避免拖沓、对付干扰、办公桌管理、记住承诺、对待别人对自己的承
7、诺、落实措施录像研讨:被时间拯救的经理要求:观看录像时，请观察这个经理是如何管理自我的时间，将要点及时记录下来小组讨论:管理自我时间的核心步骤有哪些？时间管理的核心步骤时间管理的核心步骤定角色、职责和目标定角色、职责和目标1列出事件清单列出事件清单2排定事件次序排定事件次序3制定时间计划表制定时间计划表4言行一致地执行言行一致地执行5调整和改善调整和改善6时间管理的核心步骤-第一步1、确定角色、职责和目标1）公私兼顾，工作+家庭2）目标为先，结果导向3）价值为先，以价值观为依据时间管理的核心步骤-第一步做一个目标指向的人：1）有效将时间与精力专注一点2）避免大量与目标无关的时间浪费3）避免人被
8、事情牵着走，做救火队员4）减少外界的干扰与杂事的分心时间管理的核心步骤第二步2、列出事件清单n主动性任务每日计划帮你实现工作目标n应对性任务不太重要却不可缺失时间管理的核心步骤第三步3、排定事件秩序根据：n工作的重要程度（重要的工作需要安排足够的时间处理）n工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理） 要求:认真观看录像时10分钟小组讨论:录象告诉我们了什么问题？录像研讨:大中小石头优先顺序法则集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上 80/20时间法则 用你80%的时间投入到20%的，回报率高达80%的事情上面n我们的生命中总会遇到西瓜和芝麻；n我们想得到西瓜，却在捡
9、芝麻；n结果我们错误的用数量代替了质量。关键词：捡芝麻没有多大价值，捡西瓜却有拣西瓜善待高回报工作集中精力保证高回报的重点目标目标分解，循序渐进，逐步达成寻求帮助，团队合作，利益共享用精力高峰时间解决高回报工作自我激励，自我回报，自我激发保持沟通，承担责任，全速前进拣芝麻处理低回报工作忽略他们，释放你的时间简化他们，将他们系统化降低标准，不必追求完美放弃他们，不做一些事情花钱请人，交给别人去做工作分类，其他时间再做重要性与紧急性重要性与紧急性你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述
10、我我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成们所从事的活动。这四象限构成们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图时间管理矩阵图时间管理矩阵图”。请大家把我们一天的工作列举出来然后把他放入四个象限时间管理矩阵图 重重要要 不不重重要要 紧急紧急 不紧急不紧急象限Il危机l急迫的问题l有限期的任务，会议，准备事项陪女朋友逛大街-必须的象限IIl准备及预防工作l计划，休闲l建立人际关系l培训，授权，创新陪客户逛大街-战略的象限IIIl干扰，一些电话l一些会议l一些紧急事件l凑热闹的活动陪丈母娘逛大街-无奈的
11、象限IVl细琐的工作l浪费时间的闲聊l不关紧要的信件l看太多的电视陪老婆逛大街-多余的偏重不同时间象限上的不同结果偏重不同时间象限上的不同结果 压力压力 筋疲力尽筋疲力尽 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局成成为为压压力力人人（真真有有那那么么多多紧紧急急的的事事情情吗吗？每每件件事事情情都都是是那那么么紧紧急急重要的吗？）重要的吗？） 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂人际关系浮泛，破裂紧张无效的救火，成为抗洪队员紧张无效的救火，成为抗洪队员忙而无效的企业文化忙而无效的企
12、业文化 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生习惯应付杂事习惯应付杂事习惯唱明日歌习惯唱明日歌你将成为无用的人你将成为无用的人有价值的事情不在这里有价值的事情不在这里 有远见有远见 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机你你成成为为从从容容不不迫迫的的人人；投投资资二二象象限限收益很大；按计划没有紧急的事情收益很大；按计划没有紧急的事情重要，重要，紧急紧急重要，重要，不紧急不紧急重要紧急I IIIIIII不重要，不重要，紧急紧急不重要，不重要，不紧急不紧急扩大减少避免缩小时间管理基本策略花更多的时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限
13、活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动 为第二象限预留时间时间管理矩阵的启示时间管理矩阵的启示 效能的人在第一象限中只会有少量非常重效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出与产能的平衡。与产能的平衡。” -史蒂芬史蒂芬 柯维柯维4、制定时间计划表1)计算事件时间长度2)保证为重要工作预留整块时间3)适当预留弹性时间管理的核心步骤第四步5、言行一致地执行1）排除干扰2）拒绝拖延
14、3）有效授权时间管理的核心-第五步先打断他的话；站起来；把握好时间；把握好谈话内容（适当地暗示）；可另约时间；态度要友善。要做到：对待他人，时间上苛刻，态度上要和气如何对付影响工作的打扰者一天中预留时间不接/少接电话；专人阻隔电话（助理/团队成员）；必须你处理的事情留下便条；急事或重要人电话速办原则；讲究电话拒绝艺术；一天中预留统一回复时间如何对付影响工作的打扰者电话干扰可参加可不参加的会议，不参加目的不明确的会议，不参加无计划，无会议议程的会议，及早退席坚持准时开会与散会脱离讨论议题的会议，果断拉回主题会议要有议有决进行如何对付影响工作的打扰者突发会议6、调整和持续改善1）每日调整与应变2）
15、阶段自我评估与改善时间管理的核心步骤第六步1.定角色、职责与目标公私兼顾,目标为先2.列出事件清单按照主动性与应对性分类3.排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定4.制定时间计划表预留弹性,保证重点5.言行一致地执行排除干扰,有效授权6.调整和改善自我评估,持续改善时间管理的核心六步骤n请小组集思广益5分钟，整理并贡献出至少五个进行自我时间管理的实用小方法或小技巧三、时间管理百宝箱n周工作计划/小结表n效率记事本（每日事件安排表）推荐两个时间管理与工作组织的好工具 月月 周工作计划周工作计划/ /小结表小结表( ( 月月 日至日至 月月 日日) )12月第1周工作计划小结表(12月1日至12月
16、7日)每日时间安排表周时间计划安排表1.高效的授权2.悉心的授能3.召开高效会议四、管理他人时间的方法1.准备要充分2.目的要明确3.始终要准时4.流程要清晰5.角色要分工（主持、会议纪要、时间管理）6.主题要紧扣7.个别另处理8.总结并确认9.纪要及时发10.跟进并落实高效会议十大要点1、邮件标题明确2、目的要明确3、时间4、地点5、参加人6、流程（议题及时间安排）7、主持人8、纪要人9、注意事项10、联系方式高效会议通知十大要素1.效果效率-做正确的事情2.目标计划-书面界定结果3.计划行动-缜密思考策划4.排序罗列-优先高于一切5.2080-保证少数重点6.集中分散-专注整块时间7.团队
17、个人-提高整体效能8.人事-投资情感帐户9.罗盘时钟-平衡工作生活五、时间效能管理的九大要决假如时间不是障碍，你会。假如时间不是障碍，你会。六、制定个人行动计划个人个人2012015 5年目标年目标制定目标日期制定目标日期:年年 月月 日日当培训结束后，学员能够：阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事件的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排阐明时间管理与工作组织的九个要决学会一表、一本、一会的应用回顾学习目标(高效能人士的七个习惯(一生的计划(要事第一(80/2080/20法则时间管理推荐书目时间管理推荐书目每周日晚制定周行事计划表使用周工作计划/完成表购买并使用效率记事本写一个你近期目标记录三天的时间使用情况设定授权计划读高效能人士的七个习惯行动计划建议昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金PutFirstThingsFirst!PutFirstThingsFirst!谢谢大家谢谢大家THANKS
