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1、 办公软件应用基础教程办公软件应用基础教程（Office XPOffice XP） 21世纪高职高专规划教材徐祥征 主编总总 目目 录录第第1章章 创建创建Word文档文档第第2章章 编辑文档编辑文档第第3章章 设置文档格式设置文档格式第第4章章 管理文档管理文档第第5章章 使用表格使用表格第第6章章 页面设置页面设置第第7章章 样式与文档模板样式与文档模板总总 目目 录录第第8章章 显示与打印文档显示与打印文档第第9章章 创建工作簿创建工作簿第第10章章 编辑工作表编辑工作表第第11章章 单元格格式单元格格式第第12章章 管理工作簿管理工作簿第第13章章 公式与函数公式与函数第第14章章 数
2、据图表数据图表第第15章章 管理与分析数据管理与分析数据总总 目目 录录第第16章章 打印工作表打印工作表第第17章章 创建演示文稿创建演示文稿第第18章章 制作演示文稿制作演示文稿第第19章章 编辑与格式化演示文稿编辑与格式化演示文稿第第20章章 使用图示与多媒体使用图示与多媒体第第21章章 设置幻灯片外观设置幻灯片外观第第22章章 放映幻灯片放映幻灯片第第23章章 管理与打印演示文稿管理与打印演示文稿总总 目目 录录第第24章章 使用图形使用图形第第25章章 公式公式第第26章章 病毒防护与信息共享病毒防护与信息共享第第1章章 创建创建Word文档文档1.1 启动与关闭启动与关闭Word
3、XP1.2 Word XP窗口窗口1.3 创建文档创建文档1.4 文本录入文本录入1.5 保存与关闭文档保存与关闭文档习题习题1. 启动启动Word XP启动启动Word XP应用程序的方法有多种，而最基本的方应用程序的方法有多种，而最基本的方法有如下法有如下3种：种： (1) 单击单击【开始开始】菜单中的菜单中的Microsoft Word图标（见图标（见图图1.1）。）。(2) 双击桌面上的双击桌面上的Microsoft Word快捷图标。快捷图标。(3) 双击双击Word文档图标，打开文档图标，打开Word文档的同时启动文档的同时启动Word应用程序。应用程序。1.1 启动与关闭启动与关
4、闭Word XP图图1.1 通过通过【开始开始】菜单启动菜单启动Word2. 关闭关闭Word XP关闭关闭Word XP应用程序有如下应用程序有如下4种常用的方法：种常用的方法： （1） 单击单击Word窗口右上角上的关闭按钮。窗口右上角上的关闭按钮。（2） 双击双击Word窗口左上角上的应用程序图标。窗口左上角上的应用程序图标。（3） 单击单击【文件文件】菜单命令菜单命令【退出退出】。（4） 按组合键按组合键Alt+F4。启动启动Word XP应用程序后，可以看到其工作窗口。它应用程序后，可以看到其工作窗口。它主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档编辑主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、标
5、尺、文档编辑区、滚动条、状态栏和任务窗格等部分（见图区、滚动条、状态栏和任务窗格等部分（见图1.2）。）。Word窗口属于标准的窗口属于标准的Windows应用程序窗口。应用程序窗口。1.2 Word XP窗口窗口图图1.2 Word XP窗口窗口1. 标尺标尺标尺位于文档编辑区的上边和左边，分为水平标尺和标尺位于文档编辑区的上边和左边，分为水平标尺和垂直标尺。标尺上有数字、刻度和各种标记。标尺在垂直标尺。标尺上有数字、刻度和各种标记。标尺在排版、制表和定位上起着重要的作用。排版、制表和定位上起着重要的作用。2. 文档编辑区文档编辑区在在Word窗口中占最大版面的就是文档编辑区。它位窗口中占最
6、大版面的就是文档编辑区。它位于窗口中央，是用来输入和编辑文本和图片的区域。于窗口中央，是用来输入和编辑文本和图片的区域。在普通视图显示方式下，文档编辑区有如下在普通视图显示方式下，文档编辑区有如下3个标记个标记（见图（见图1.3）。）。图图1.3 文档编辑区标记文档编辑区标记3. 任务窗格任务窗格“任务窗格任务窗格”是是Office XP的新增窗口项目。在的新增窗口项目。在“任任务窗格务窗格”中，集中了中，集中了Word XP应用程序的常用命令，应用程序的常用命令，如打开文档、新建文档等。由于它的尺寸小，所以用如打开文档、新建文档等。由于它的尺寸小，所以用户可以一边使用这些命令，一边继续处理文
7、件。户可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。“任务窗格任务窗格”又分为又分为【新建文档新建文档】、【剪贴板剪贴板】、【搜索搜索】和和【样式和格式样式和格式】等窗格。用户可以选择不同等窗格。用户可以选择不同的的“任务窗格任务窗格”。选择选择“任务窗格任务窗格”种类的基本方式是：种类的基本方式是： 单击单击“任务任务窗格窗格”右上角上的其他任务窗格按钮（见图右上角上的其他任务窗格按钮（见图1.4），），然后单击要选择的然后单击要选择的“任务窗格任务窗格”。图图1.4 选择选择“任务窗格任务窗格”种类种类创建一个新文档，最直接的方法就是建立一个空白文创建一个新文档，最直接的方法就是建立一个空白文档
8、。它如同一张白纸，用户可以根据自己的需要，填档。它如同一张白纸，用户可以根据自己的需要，填写其中的内容。但是，如果用户要建立的是某些具有写其中的内容。但是，如果用户要建立的是某些具有特殊格式或规格的文档，如传真、信函、备忘录、个特殊格式或规格的文档，如传真、信函、备忘录、个人简历等，可使用人简历等，可使用Word XP为用户准备的模板和向导为用户准备的模板和向导会更快捷、更方便。会更快捷、更方便。1.3 创建文档创建文档在启动在启动Word程序时，程序时，Word会自动创建一个名为会自动创建一个名为“文文档档1”的空白文档。用户以后再新建文档，将依次被命的空白文档。用户以后再新建文档，将依次被
9、命名为名为“文档文档2”、“文档文档3”等。第一次保存新建文档时，等。第一次保存新建文档时，Word将打开将打开【另存为另存为】对话框，用户可以为新建文对话框，用户可以为新建文档命名和指定保存位置。档命名和指定保存位置。归纳起来，创建文档有如下归纳起来，创建文档有如下3种常用方式：种常用方式： （1） 创建新的空白文档。创建新的空白文档。（2） 创建基于其他模板的文档。创建基于其他模板的文档。（3） 根据现有的文档新建文档。根据现有的文档新建文档。1. 创建空白文档创建空白文档创建新的空白文档的基本方法是，在创建新的空白文档的基本方法是，在【文件文件】菜单上，菜单上，单击单击【新建新建】命令，
10、再单击命令，再单击【新建文档新建文档】任务窗格上任务窗格上的的【空白文档空白文档】（见图（见图1.5）。）。2. 创建基于模板的文档创建基于模板的文档Word XP提供一些带有格式或样式的模板，如报告、提供一些带有格式或样式的模板，如报告、信函、传真、备忘录和电子邮件等，用户可以根据这信函、传真、备忘录和电子邮件等，用户可以根据这些模板创建文档。些模板创建文档。图图1.5 新建空白文档与新建空白文档与“任务窗格任务窗格”模板是一类特殊的文档，可提供构造最终文档的基本模板是一类特殊的文档，可提供构造最终文档的基本工具。模板中包含在同类型的所有文档中都有相同的工具。模板中包含在同类型的所有文档中都
11、有相同的文字或格式设置，如备忘录或报表、样式、文字或格式设置，如备忘录或报表、样式、【自动图自动图文集文集】词条、宏、菜单与按键分配方案、工具栏。词条、宏、菜单与按键分配方案、工具栏。新建一个基于某一固定模板的文档。例如，创建一个新建一个基于某一固定模板的文档。例如，创建一个基于模板的电子邮件。基于模板的电子邮件。（1） 在在【文件文件】菜单上，单击菜单上，单击【新建新建】，再单击，再单击【新建文档新建文档】任务窗格上的任务窗格上的【通用模板通用模板】，打开，打开【模板模板】对话框，单击对话框，单击【信函和传真信函和传真】标签。标签。（2） 双击希望创建文档类型所需的模板，图双击希望创建文档类
12、型所需的模板，图1.6所示所示为创建为创建【典雅型传真典雅型传真】样式的传真文档。样式的传真文档。图图1.6 创建基于创建基于【典雅型传真典雅型传真】模板的文档模板的文档3. 根据现有的文档新建文档根据现有的文档新建文档可以将现有的文档当做模板，然后基于该文档创建文可以将现有的文档当做模板，然后基于该文档创建文档。例如，学校要求各系以统一的格式文本做年终总档。例如，学校要求各系以统一的格式文本做年终总结，这时学校可以先制作一个结，这时学校可以先制作一个Word文档，然后各系文档，然后各系可以根据该文档创建新文档并添入相应的内容。可以根据该文档创建新文档并添入相应的内容。根据现有的文档新建文档。
13、根据现有的文档新建文档。（1） 在在【文件文件】菜单上，单击菜单上，单击【新建新建】，再单击，再单击【新建文档新建文档】任务窗格上的任务窗格上的【根据现有文档新建根据现有文档新建】【选择文档选择文档】，打开，打开【根据现有文档新建根据现有文档新建】对话框。对话框。（2） 在该对话框中选择作为格式模板的文档（见图在该对话框中选择作为格式模板的文档（见图1.7），然后单击），然后单击【创建创建】按钮。按钮。图图1.7 选择现成文档选择现成文档创建文档后，就可以开始录入文本。录入文本时，在创建文档后，就可以开始录入文本。录入文本时，在同一段文本之内不需要分行，当键入内容超过页面宽同一段文本之内不需要
14、分行，当键入内容超过页面宽度时，度时，Word会自动移至下一行。当录入完一段文字，会自动移至下一行。当录入完一段文字，按按Enter键分段，文档中出现段落标记，并另起一行。键分段，文档中出现段落标记，并另起一行。1.4 文本录入文本录入录入文本的方式有插入和改写两种。用户可以通过快录入文本的方式有插入和改写两种。用户可以通过快捷键切换中、英文输入状态。此外，在捷键切换中、英文输入状态。此外，在Word文档中文档中可以方便地插入各种符号和各种形式的数字。可以方便地插入各种符号和各种形式的数字。在在Word文档中键入文本有两种方式：文档中键入文本有两种方式： 插入和改写。插入和改写。在在Word窗
15、口的状态栏中，如果窗口的状态栏中，如果【改写改写】为灰白色虚为灰白色虚体，则表示录入处于插入方式，此时键入的文本将插体，则表示录入处于插入方式，此时键入的文本将插入在插入点之后。如果为黑色实体，则处于改写状态，入在插入点之后。如果为黑色实体，则处于改写状态，此时键入的文本将覆盖插入点之后的文本。此时键入的文本将覆盖插入点之后的文本。Word在在默认状态下处于默认状态下处于【插入插入】状态。状态。1.4.1 录入方式录入方式切换切换【插入插入】和和【改写改写】方式有如下两种方法。方式有如下两种方法。（1） 用鼠标双击状态栏中的用鼠标双击状态栏中的【改写改写】框。框。（2） 按按Insert键。键
16、。在图在图1.8所示的插入点处录入两行文字所示的插入点处录入两行文字“枫桥夜泊枫桥夜泊”、“张继（张继（Zhang Ji）”。（1） 在插入点处单击鼠标右键，确认在插入点处单击鼠标右键，确认Word窗口状窗口状态上的态上的【改写改写】处于灰白色虚体状态，即处于插入状处于灰白色虚体状态，即处于插入状态。态。图图1.8 录入文字录入文字（2） 选择中文输入法，如选择选择中文输入法，如选择【智能智能ABC输入法输入法】。（3） 键入文字键入文字“枫桥夜泊枫桥夜泊”，然后按，然后按Enter键。键。（4） 键入文字键入文字“张继张继”，按组合键，按组合键“Ctrl+空格空格”切换到英文输入法状态，然后
17、键入（切换到英文输入法状态，然后键入（Zhang Ji）（见）（见图图1.9）。）。图图1.9 完成录入完成录入即点即输是指在输入文档时不一定要从文档的左上角即点即输是指在输入文档时不一定要从文档的左上角开始输入，可以在文档的任意位置输入文本，方法是开始输入，可以在文档的任意位置输入文本，方法是在空白区域中双击。使用即点即输可以在在空白区域中双击。使用即点即输可以在Word窗口窗口的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。若要创建标题页，双击空白页面的中央并键入居中的若要创建标题页，双击空白页面的中央并键入居中的标题。然后双击页面右下角的空
18、白处并键入右对齐的标题。然后双击页面右下角的空白处并键入右对齐的作者姓名。作者姓名。1.4.2 即点即输即点即输若要确定双击即点即输应用的格式，观察即点即输指若要确定双击即点即输应用的格式，观察即点即输指针。在移动指针至某个特定针。在移动指针至某个特定“区域区域”时，指针形状显时，指针形状显示将应用的格式（见书示将应用的格式（见书11页表页表1.1）。）。启用即点即输功能。启用即点即输功能。要使用即点即输功能，必须首先启用它。要使用即点即输功能，必须首先启用它。（1） 单击单击【工具工具】菜单中的菜单中的【选项选项】命令。命令。（2） 打开打开【编辑编辑】选项卡，在选项卡，在【即点即输即点即输
19、】区域中区域中选中选中【启用启用“即点即输即点即输”】复选项，单击复选项，单击【确定确定】按按钮。钮。使用即点即输功能在输入文字的同时设置居中对齐格使用即点即输功能在输入文字的同时设置居中对齐格式。式。使用即点即输功能输入文本，不但可以在文档的任意使用即点即输功能输入文本，不但可以在文档的任意位置输入文字，同时还可以设定段落格式。位置输入文字，同时还可以设定段落格式。（1） 单击单击【视图视图】菜单中的菜单中的【页面页面】命令，切换到命令，切换到页面视图方式。页面视图方式。（2） 将鼠标指针移至要输入文字空白行的中间位置，将鼠标指针移至要输入文字空白行的中间位置，这时，鼠标指针上显示一个表示居
20、中格式的图标。这时，鼠标指针上显示一个表示居中格式的图标。（3） 双击鼠标左键，插入点移至中间位置，输入文双击鼠标左键，插入点移至中间位置，输入文字，该文字为居中状态。字，该文字为居中状态。符号和特殊字符不显示在键盘上，但是在屏幕上和打符号和特殊字符不显示在键盘上，但是在屏幕上和打印时都可以显示。符号和特殊字符不能通过键入的方印时都可以显示。符号和特殊字符不能通过键入的方式输入，但可以直接插入到文档中。式输入，但可以直接插入到文档中。可以使用可以使用【符号符号】对话框或快捷键插入符号和字符。对话框或快捷键插入符号和字符。还可以使用还可以使用【自动更正自动更正】将键入的文本自动替换为符将键入的文
21、本自动替换为符号。号。可以插入的符号和字符的类型取决于可用的字体。可以插入的符号和字符的类型取决于可用的字体。1.4.3 输入符号与特殊字符输入符号与特殊字符通过单击通过单击【符号符号】对话框中的对话框中的【近期使用过的符号近期使用过的符号】列表中的符号，可以快速插入近期使用过的符号，而列表中的符号，可以快速插入近期使用过的符号，而且可以调节且可以调节【符号符号】对话框的大小，以便看到更多的对话框的大小，以便看到更多的符号。符号。在文档中插入字符或特殊字符。在文档中插入字符或特殊字符。（1） 单击要插入符号的位置。单击要插入符号的位置。（2） 单击单击【插入插入】菜单中的菜单中的【符号符号】命
22、令，然后打命令，然后打开开【符号符号】选项卡；若要插入特殊字符，打开选项卡；若要插入特殊字符，打开【特殊特殊符号符号】选项卡。选项卡。（3） 在在【字体字体】列表框中单击所需的字体，然后双列表框中单击所需的字体，然后双击要插入的符号（见图击要插入的符号（见图1.10），单击），单击【关闭关闭】。图图1.10 插入字符示例插入字符示例1. 保存文档保存文档创建文档并完成文本录入后，需要将其保存到计算机创建文档并完成文本录入后，需要将其保存到计算机硬盘或软盘上，以保存用户的工作成果。保存文档还硬盘或软盘上，以保存用户的工作成果。保存文档还有另外一个重要作用，就是可以避免由于断电等意外有另外一个重要
23、作用，就是可以避免由于断电等意外事故造成的文档损失。所以在工作时应牢记，适时保事故造成的文档损失。所以在工作时应牢记，适时保存文档。存文档。在退出新建的文件前需要保存文件，保存文件需要为在退出新建的文件前需要保存文件，保存文件需要为文件命名。如果需要方便地找到自己的文件，可以使文件命名。如果需要方便地找到自己的文件，可以使用说明性的长文件名。用说明性的长文件名。1.5 保存与关闭文档保存与关闭文档文件的完整路径最多可包含文件的完整路径最多可包含 218 个字符，其中包括驱个字符，其中包括驱动器符号、服务器名称、文件夹路径、文件名和动器符号、服务器名称、文件夹路径、文件名和3个个字符的扩展文件名
24、。文件名中不能含有下列字符：字符的扩展文件名。文件名中不能含有下列字符： 斜杠（斜杠（/ ）、反斜杠（）、反斜杠（）、大于号（）、大于号（）、小于号）、小于号（）、星号（）、星号（*）、问号（）、问号（?）、双引号（）、双引号（）、小）、小节号（节号（|）、冒号（）、冒号（:）或分号（）或分号（;）。如果还需在不支）。如果还需在不支持长文件名的其他程序中工作，则必须将文件名限制持长文件名的其他程序中工作，则必须将文件名限制为为8个字符。个字符。保存新建文件。保存新建文件。（1） 单击单击【文件文件】菜单中的菜单中的【保存保存】命令，或单击命令，或单击常用工具栏上的常用工具栏上的【保存保存】按钮
25、，或按组合键按钮，或按组合键Ctrl+S，打开打开【另存为另存为】对话框。对话框。（2） 在在【保存位置保存位置】框中，指定用来保存文档的文框中，指定用来保存文档的文件夹；在件夹；在【文件名文件名】框中，键入文档文件名称；在框中，键入文档文件名称；在【保存类型保存类型】框中，指定保存的文件类型，最后单击框中，指定保存的文件类型，最后单击【保存保存】按钮。按钮。如果需要再次保存该文件，重复以上操作中的第一步如果需要再次保存该文件，重复以上操作中的第一步操作，但此时不会弹出操作，但此时不会弹出【另存为另存为】对话框，因为文件对话框，因为文件名已经存在。名已经存在。2. 关闭文档关闭文档当完成对一个
26、文档的操作后，应该将其关闭，以释放当完成对一个文档的操作后，应该将其关闭，以释放文档所占用的内存空间。文档所占用的内存空间。关闭文档有如下几种常用的方法。关闭文档有如下几种常用的方法。（1） 单击单击【文件文件】菜单中的菜单中的【关闭关闭】命令。命令。（2） 单击文档窗口右上角的单击文档窗口右上角的【关闭关闭】按钮。按钮。（3） 按组合键按组合键Ctrl+F4；（4） 按组合键按组合键Ctrl+W。如果在关闭文档前未对文档进行保存，则在关闭此文如果在关闭文档前未对文档进行保存，则在关闭此文档时档时Word将询问是否要保存。如果要保存，单击将询问是否要保存。如果要保存，单击【是是】，以保存对文档
27、的修改；如果不要保存，单击，以保存对文档的修改；如果不要保存，单击【否否】；如果单击；如果单击【取消取消】，则不关闭该文档，并重新，则不关闭该文档，并重新返回文档编辑状态。返回文档编辑状态。如果需要关闭所有文档但不退出程序，按下如果需要关闭所有文档但不退出程序，按下Shift 键，键，然后单击然后单击【文件文件】菜单中的菜单中的【全部关闭全部关闭】命令。这里命令。这里【全部关闭全部关闭】命令代替了原来的命令代替了原来的【关闭关闭】命令。只有命令。只有先按住先按住Shift键，键，【文件文件】菜单上才会出现菜单上才会出现【全部关闭全部关闭】命令。命令。一、一、 填空题填空题1. 在普通视图显示方
28、式下，文档编辑区有在普通视图显示方式下，文档编辑区有3个标记，个标记，它们分别是它们分别是 、 和和 。2. Word“任务窗格任务窗格”又分为又分为 、【剪贴板剪贴板】、 和和【样式和格式样式和格式】等窗格。等窗格。3. 模板中包含在同类型的所有文档中都相同的模板中包含在同类型的所有文档中都相同的 设置，设置，如备忘录或报表、如备忘录或报表、 、【自动图文集自动图文集】词条、宏、菜词条、宏、菜单和按键分配方案、工具栏。单和按键分配方案、工具栏。习题习题4. 在在Word文档中键入文本有两种方式：文档中键入文本有两种方式： 和和 。5. 如果需要关闭所有文档但不退出程序，按下如果需要关闭所有文
29、档但不退出程序，按下 键，然后单击键，然后单击【文件文件】菜单中的菜单中的【全部关闭全部关闭】命令。命令。二、二、 问答题与实例操作问答题与实例操作1. 启动启动Word XP的基本方法有哪些？的基本方法有哪些？2. 关闭关闭Word XP的常用方法有哪些？的常用方法有哪些？3. 实例操作：实例操作： 隐藏隐藏/显示标尺，设置标尺单位。显示标尺，设置标尺单位。4. 什么是什么是“任务窗格任务窗格”？Word XP包含哪些包含哪些“任务窗任务窗格格”？5. 实例操作：实例操作： 选择选择“任务窗格任务窗格”种类。种类。6. 创建文档有哪几种常用的方式？创建文档有哪几种常用的方式？7. 实例操作：实例操作： 根据现有的根据现有的Word文档新建文档。文档新建文档。8. 在录入文本时，插入和改写两种方式之间的区别是在录入文本时，插入和改写两种方式之间的区别是什么？什么？9. 什么是即点即输功能？什么是即点即输功能？10. 实例操作：实例操作： 在文档中输入符号。在文档中输入符号。11. 关闭文档有哪几种常用的方法？关闭文档有哪几种常用的方法？
