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1、 BIM2021/3/91目目 录录前言: :什么是沟通,会议沟通是什么，适用于哪里1,会议组织流程2,会议沟通注意事项3,会议中突发事件的处理2021/3/92前言沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。沟通对于学校管理所具有的功能包括：信息传递、情感交流、控制功能。而会议沟通，是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，常用于解决较重大、较复杂的问题。2021/3/93适用场合适用场合（1）需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论）需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等）；等）；（2）需要当事人清
2、楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、）需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）；项目考勤制度发布前的讨论等）；（3）传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）；）传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）；（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时；）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时；（5）讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集）讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等。到的解决方案等。2021/3/94会议组织流程（4要素
3、）1,确定会议主题及参会人员2,发布会议通知3,做好会议记录4,撰写会议纪要5,议定事项的贯彻执行6,收集信息，进行反馈2021/3/95会议要素形式要素内容要素程序要素财务要素指导思想，议题，目的任务，作用名称，时间地点，参会人员，会议方式会议准备，开始，进行结束，觉得的落实 会议经费，会议设备2021/3/96会议注意事项1.在在会会议议进进行行的的过过程程中中，与与会会人人需需要要注注意意自自身身的的言言谈谈举举止止，不不能能因因为为观观点点的的分分歧歧造造成成双双方方矛矛盾盾激激化化，要要学学会会控控制制自自己己的的情情绪绪，这这是是会会议议沟沟通通中中一一个个非非常常需需要要注注意意
4、的的问问题题。2.参参加加会会议议，毕毕竟竟是是一一种种群群体体沟沟通通，接接触触的的人人存存在在差差异异，各各个个部部门门之之间间由由于于性性质质的的不不同同，各各自自的的观观点点和和看看法法也也就就不不一一样样，需需要要参参会会人人员员耐耐心心听听其其他他部部门门人人员员的的讲讲解解，以以加加深深对对其其它它领领域域的的认认识识和和理理解解。2021/3/97会议中可以应用的技巧有以会议中可以应用的技巧有以下几点：下几点： （1）造成）造成“我群感我群感”； （2）对所有与会者参加会）对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以研究，并对不同的
5、目的加以分组和归纳；分组和归纳； （3）处理好会议的显在目）处理好会议的显在目标和潜在目标的关系，并在标和潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；较易达到的目标； （4) 利用与会者的经验、利用与会者的经验、专长；专长； （5）对于与会者的错误采）对于与会者的错误采取宽容态度。取宽容态度。2021/3/98 .与会者应注意以下几点：与会者应注意以下几点： 1）决定是否需要出席会议）决定是否需要出席会议 ( 2)准备好开会可能涉及到的资料准备好开会可能涉及到的资料 3）就某些疑点或模糊问题征询清晰解释）就某些疑点或模糊问题征询清晰解释( 4)给出信息时
6、，力求精确切题给出信息时，力求精确切题 5）学会倾听）学会倾听 6）支持他人）支持他人 7)确保公平参与确保公平参与 8）反对要有根据）反对要有根据 9）以能提高团队绩效的方式行事）以能提高团队绩效的方式行事2021/3/99会议中的突发事件及处理会议中的突发事件及处理1.医疗突发事件医疗突发事件：医疗部门事先做好沟通，同时要熟悉会议场地附近医院及医疗机构的情况。另外，让工作人员学会人工呼吸或心肺救助复苏方法也是一个明智之举 2.恐怖袭击恐怖袭击：制定一些应急行动计划，并对员工进行针对性的培训，以便当紧急情况发生时，可以和与会者们并肩作战。2021/3/910 3.自然灾害：自然灾害：组织各方
7、面力量，抢救人员，并组织开展自救和互救，并听从突发事件应急小组的安排。 4.火灾：火灾：特别留心服务方提供的火灾逃生通道图，或自行了解安全出口方位。 发现初起火灾，应及时报警并利用楼内的消防器材及时扑灭。要保持头脑清醒，千万不要惊慌失措、盲目乱跑。火势蔓延时，应用湿毛巾或湿衣服遮掩口鼻，放低身体姿势，浅呼吸、快速、有序地向安全出口撤离。尽量避免大声呼喊，防止有毒烟雾吸入呼吸道。 2021/3/9115.会议场地的突发事件会议场地的突发事件：原先预订好的会议场地，场地提供商有可能因为种种情况，如：有政府会议要接待，装修，信誉，服务等多种问题，让您预订好的会场被放鸽子。对待以上情况，在每场会议时，
8、做好后补后备场地的心理准备。同时，也可以咨询全国最大的会议预订中心，帮忙免费推荐。6.会议设备的突发情况会议设备的突发情况：向场地供应商或服务商租借，或自行备有。与此相关的，会议麦克风，会议音响设备，都要有突发事故的心理准备和实急的准备措施。2021/3/9122021/3/913 首先首先： 清点已经到会的人数，确定还未到达会议现场的人员清点已经到会的人数，确定还未到达会议现场的人员名单，吩咐会务组各司其职，分头联系所有未到场的与会人员，以名单，吩咐会务组各司其职，分头联系所有未到场的与会人员，以最快的速度了解未到与会人员的具体情况，并采取措施积极应对。最快的速度了解未到与会人员的具体情况，
9、并采取措施积极应对。比如说，通过了解，如果迟到的与会人员大部分是因为堵车或者天比如说，通过了解，如果迟到的与会人员大部分是因为堵车或者天气情况而不能按时参加会议的话，我则会把实际情况向领导汇报，气情况而不能按时参加会议的话，我则会把实际情况向领导汇报，并认真听取领导的指示。如果是未能按时到达会场的与会人员是因并认真听取领导的指示。如果是未能按时到达会场的与会人员是因为非常重要的事情而不能参加会议，我也会及时地向领导进行汇报，为非常重要的事情而不能参加会议，我也会及时地向领导进行汇报，说明缘由。说明缘由。其次其次 ： 维持好会议现场秩序，做好会前会中的服务工作。如维持好会议现场秩序，做好会前会中
10、的服务工作。如果领导在充分了解与会人员未能及时参加会议的缘由之后，确定要果领导在充分了解与会人员未能及时参加会议的缘由之后，确定要推迟或者改变开会的时间，我则会及时传达，并做好解释说明和现推迟或者改变开会的时间，我则会及时传达，并做好解释说明和现场维持工作。如果领导宣布会议如期举行，我则会在会议结束之后，场维持工作。如果领导宣布会议如期举行，我则会在会议结束之后，让工作人员在第一时间把会议纪要传达给未能如期参加会议的人员，让工作人员在第一时间把会议纪要传达给未能如期参加会议的人员，让他们对会议的情况有个基本的了解。让他们对会议的情况有个基本的了解。 最后最后： 虚心接受批评，做好内自省工作。会
11、议结束之后，我虚心接受批评，做好内自省工作。会议结束之后，我会主动接受领导的批评，并对此次工作的失误进行认真的反省。在会主动接受领导的批评，并对此次工作的失误进行认真的反省。在今后的工作中，我要努力做一个工作细致、勤奋，善于思考的人，今后的工作中，我要努力做一个工作细致、勤奋，善于思考的人，实现在学习中不断总结，在实践中不断提升的理想。实现在学习中不断总结，在实践中不断提升的理想。2021/3/914 总结：总结： 通过这几个方面的分析，我们觉得做好一项会议沟通不是一件轻而易举的事情，它需要注意会议的组织流程，会议沟通注意事项，会议中突发事件的处理等，因此组织者在召开会议之前要进行周密的计划。2021/3/9152021/3/916谢谢 谢！谢！ 放映结束 感谢各位的批评指导！让我们共同进步2021/3/917
