第8章Excel基本操作

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1、计算机文化基础计算机文化基础第8章 Excel基本操作学习目标掌握Excel的基本操作，能新建、关闭和保存工作簿。掌握工作表中各种类型数据的输入，掌握自动填充、自定义序列等输入技巧。掌握工作表的重命名、移动、复制、删除等操作。掌握工作表中行高和列宽、数据的对齐方式、表格的边框和底纹的设置等设置。本章目录 8.1 确定工作方案确定工作方案 8.2 方案实现过程方案实现过程 8.3 知识拓展知识拓展 8.4 常见问题常见问题 8.1 确定工作方案确定工作方案 【工作任务工作任务】 班长小刚需要将本班同学的等级考试成绩制成一张表，以便于大家及时地查到自己的分数。 【工作方案确定工作方案确定】创建Ex

2、cel工作簿录入数据单元格格式设置工作表重命名工作簿保存8.2 方案实现过程方案实现过程8.2.1 创建创建Excel工作簿工作簿8.2.2 录入数据录入数据8.2.3 单元格设置单元格设置8.2.4 工作表的重命名工作表的重命名8.2.5 工作簿保存工作簿保存8.2.1创建Excel工作簿|启动Excel， Excel的工作界面如图所示。|执行“文件”“另存为”命令，将文件命名为“计算机等级考试成绩表.xls” 。 列标滚动条工作表标签按钮工作表翻页按钮还原状态条行号菜单栏全选按钮工具栏名称框活动单元格控制按钮工作簿名称最小化标题栏编辑栏关闭Excel 工作界面知识讲解1工作簿工作簿 工作簿

3、是处理和存储数据的文件，扩展名是.xls。标题栏上显示的是当前工作簿的名称。 每个工作簿可以包含多个工作表，默认状态一个工作簿包含张工作表，用户可以根据需要在工作簿中删除或创建多张工作表，一个工作簿中最多能包含255张工作表。2工作表工作表 工作表又称为电子表格，Excel中新建的工作簿默认包含3个工作表，标签名分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，单击工作表标签可以在不同的工作表之间进行切换。3单元格单元格 单元格是工作表中行与列的交叉部分，是构成Excel工作表的基本单位。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的地址。在Excel中，列标用字母A到IV表示，共256列，行号用数

4、字1到65536表示，共65536行。如第1列第6行的单元格用“A6”表示。Excel 工作界面知识讲解4名称框名称框 名称框位于工具栏的下方，当选择单元格或区域时，名称框中将出现相应的单元格地址或区域名称。 在表格中选定单元格区域，在名称框中输入名称后按“Enter”即可完成对该区域的命名。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域或单元格。5编辑栏编辑栏 编辑栏用于输入、修改和显示活动单元格的数据或公式。在表格中进行数据或公式的录入、编辑时，一是可以在直接在单元格内进行操作，二是在编辑栏中也能显示及进行相应的操作，且编辑栏旁出现“取消”按钮和“输入”按钮。单击“取消”按钮可恢复到单元格输

5、入以前的状态；单击“输入”按钮可确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容。8.2.2 录入数据|输入标题。输入标题。 在工作表“Sheet1” 的单元格A1中，输入文字“网络0901班计算机等级考试成绩表”，按Enter键或单击“输入”按钮确认输入。|输入输入“准考证号准考证号”列数据列数据 。 诸如学号、邮编、电话号码等应视为文本数据，输入时除了在数字前加上西文单引号“ ”外，也可以将单元格的格式设置为“文本”类型。|输入输入“姓名姓名”列数据。列数据。 对于多次重复使用的数据，可以用“自定义序列” 实现。|输入输入“性别性别”列数据列数据 。 如果想在多个单元格中输入相同的数据，只要选择所

6、有需要包含此信息的单元格，在输入数值、文本或公式后，同时按住Ctrl+Enter键，同样的信息会输入到被选择的所有单元格中。8.2.2 录入数据|利用方向键利用方向键、，输入，输入“身份证号身份证号”、“上机上机”、“笔试笔试” 列的数据。列的数据。 |在在“准考证号准考证号”前插入一列，输入前插入一列，输入“学号学号”列数据。列数据。 利用填充柄自动填充，可完成“学号”列数据的输入。 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据。填充：单击编辑填充菜单命令，弹出如图所

7、示子菜单： 8.2.2 录入数据 Excel填充功能的讲解 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。填充：填充：自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄自动填充：自动填充：自动填充操作步骤: 当鼠标光标移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + + ”字形状,此时可以通过按住鼠标左键拖动实现自动填充操作。竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。 在最后一个填充的单

8、元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。 利用自动填充功能可以实现文本、数字、日期等序列的填充和数据、公式的快速复制。其中，常见的填充操作又分为填充等差序列和填充等比序列。 填充等差序列填充等差序列等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。在Excel 中，输入等差序列的具体操作步骤如下：（1）在两个单元格中输入等差序列的前两个数。（2）选中包括这两个数在内的单元格区域。（3）单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖动，到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠

9、标拖过的区域将会按照前两个数的差值自动进行填充。 填充等比序列填充等比序列等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。在Excel 中，输入等比序列的具体操作步骤如下：（1）在单元格中输入等比序列的初始值。（2）选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出“序列”对话框。 （3）在“序列产生在”选项区中选择序列产生的位置；在“类型”选项区中选中“等比序列”单选按钮；在“步长值：”文本框中输入等比序列的步长；在“终止值”文本框中输入等比序列的终止值。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。8.2.3 单元格设置单元格设置相关知识讲解相关知识讲解单元格的格式设置，主要集中在单元格的格式设置，主要

10、集中在“格式格式”“单元格单元格”命令命令中，在中，在“单元格格式单元格格式”对话框中：对话框中：p“数字”选项卡，用于设置单元格中的不同数值类型。如：货币类型、文本类型、百分比类型等。p“对齐”选项卡，用于设置单元格中数据的对齐方式。如：水平，垂直对齐、合并单元格、自动换行等。p“字体”选项卡，用于设置单元格中数据的“字体”、“字形”、“字号”、“颜色”等。p“边框”选项卡，用于设置单元格或表格的边框线。p“图案”选项卡，用于设置单元格的底纹。调整调整“行高行高”或或“列宽列宽”的命令，则可通过执行的命令，则可通过执行“格式格式”“行行”命令或命令或“格式格式”“列列”命令实现。命令实现。|

11、 字体和对齐方式设置字体和对齐方式设置p 将标题文字设置为“隶书”、“加粗”、“20”号，并使标题在A1:G1合并及居中。p将列标题区域区域A2:G2所有单元格的文字设置为“宋体、加粗、12号” ；垂直对齐方式和水平对齐方式都设置为“居中”。p将数据区域A3:G27区域设置为“宋体、常规、10号”，水平对齐方式“居中”，垂直对齐方式“居中”。 8.2.3 单元格设置单元格设置 设置要求设置要求| 行高和列宽设置行高和列宽设置p将表格列标题行的行高设置为42.00（56像素），其余行设置为20。p将各列的列宽调整到最合适的宽度。| 边框和底纹设置边框和底纹设置p将表格的外边框设置为橙色双细线，内

12、框线为蓝色单实线 。p将表格列标题区域A2:G2 填充颜色为“浅橙色”， “图案”为“12.5%灰色” 。p为偶数列B3:B27 、D3:D27、F3:F27单元格区域填充黄色底纹。 8.2.3 单元格设置单元格设置设置要求设置要求8.2.4 工作表的重命名|将当前工作表的名称将当前工作表的名称“Sheet1”更名为更名为“等级考试成绩表等级考试成绩表 ” 。p双击工作表“Sheet1”的标签；或鼠标指向工作表标签，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“重命名”命令。p当工作表标签出现反白（黑底白字）时，输入新的工作表名“计算机应用” ，按Enter键确定。|删除工作表删除工作表“Sheet2”、“

13、Sheet3”。 8.2.4 工作表的重命名工作表的相关知识讲解 复制和移动工作表复制和移动工作表在Excel 2003中，用户既可以在同一个工作簿中复制和移动工作表，也可以在不同的工作簿之间复制和移动工作表。1在同一个工作簿中复制和移动在同一个工作簿中复制和移动在同一个工作簿中复制和移动工作表的具体操作步骤如下：（1）用鼠标左键单击要移动工作表的标签，按住鼠标左键并拖动鼠标，即可移动该工作表的位置。（2）按住“Ctrl”键的同时移动工作表，即可在移动工作表的同时复制该工作表。8.2.4 工作表的重命名工作表的相关知识讲解2在不同工作簿间复制和移动在不同工作簿间复制和移动在不同工作簿间复制和移

14、动工作表，需源工作簿和目标工作簿都处于打开的状态，具体操作步骤如下：（1）在源工作簿中右击要复制或移动的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图所示。（2）在“将选定工作表移至工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿，在“下列选定工作表之前”列表中选定工作表放置的位置，勾选“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，可在移动的同时完成工作表的复制工作。注意：注意：如果未勾选“建立副本”复选框，则在不同工作簿间只移动工作表。8.2.5 工作簿保存 为了避免断电、电脑死机等意外造成前面的工作消失，应该养成随时保存的习惯。Excel也提供了自动保存的功能。 手

15、动保存：手动保存：执行“文件”“保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存” 按钮，选择保存的位置，设置文件名，完成工作表的保存。 自动保存设置：自动保存设置：执行“工具”“选项”命令，弹出“选项”对话框，单击“保存”标签，打开“保存”选项卡，根据自己的需要设定自动保存的时间间隔以及保存的位置，如图所示。设置Excel自动保存对话框8.3 知识拓展8.3.1 各类数据格式的设置与输入各类数据格式的设置与输入8.3.2 自动套用格式自动套用格式8.3.3 自定义填充序列自定义填充序列8.3.4 数据查找与替换数据查找与替换8.3.5 窗口的拆分窗口的拆分8.3.1 各类数据格式的设置与输入各类数

16、据格式的设置与输入 在实际工作中，经常需要输入各种格式的数据，在Excel中可以根据需要将数字设置为不同的格式，如常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊及自定义等形式。 在在“银星科技公司业务员工资表银星科技公司业务员工资表.xls”中填充相应的中填充相应的“编号编号”，并将表，并将表中的数据前都加上人民币符号中的数据前都加上人民币符号“￥”，保留两位小数。，保留两位小数。设置的效果如下图。 设置货币类型及小数位数 数据格式设置完成效果 8.3.2 自动套用格式自动套用格式 Excel内置了大量的工作表格式，其中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。套用这

17、些格式，既可以使工作表变得更加美观，又可以节省时间，提高工作效率。 以以“银星科技公司业务员工资表银星科技公司业务员工资表.xls”来套用工作表来套用工作表“彩色彩色2”的样式。的样式。选取要自动套用格式的单元格区域A2:F9 ，执行“格式”“自动套用格式” 命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图1所示。在该对话框的列表框中选择样式 “彩色2”，单击“确定”按钮，即可在选择区域自动套用格式，效果如图2所示。图1 自动套用格式对话框 图2 套用“彩色2”后的效果 8.3.3 自定义填充序列自定义填充序列 如果用户经常要使用一个序列，而该序列又不是系统自带的可扩展序列，用户可以将此序列自定义为自动

18、填充序列。 将将“银星科技公司业务员工资表银星科技公司业务员工资表.xls”中的业务员的名单定义为自动填中的业务员的名单定义为自动填充序列充序列 。 选中要作为自动填充序列的单元格区域B3:B9。选择“工具”“选项”命令，弹出“选项”对话框。单击“自定义序列” 标签，打开“自定义序列”选项卡。 单击“导入”按钮，即可将选中的序列导入到“自定义序列”列表中,完成效果如下图所示。 自定义填充序列 8.3.3 自定义填充序列自定义填充序列注意：注意：在“输入序列”列表框中输入序列时，序列中的每一项不能以数字开头。 自定义序列的另一种方法，即不需要选中单元格区域，直接在“自定义序列”选项卡中的“输入序

19、列”文本框中输入自定义的序列项，注意按Enter键进行换行，整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮即可。8.3.4 数据查找与替换数据查找与替换 查找与替换是编辑处理过程中常执行的操作，在Excel中可查找和替换文字、公式等，进一步提高了编辑处理的效率。 将将“计算机等级考试成绩表计算机等级考试成绩表.xls”中中“缺考缺考”替换为红色的替换为红色的“0”。 选择数据区域，执行“编辑”“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，在查找内容框中输入“缺考”，替换框中输入“0”，如图1所示。 单击“选项”按钮，展开“查找和替换”对话框的完整界面，单击“替换为”后的“格式”按钮，打开“替换格式”对话框，单

20、击“字体”标签，将颜色选为红色后，单击“确定”按钮，如图2所示。 完成设置后，单击对话框“全部替换”按钮，完成替换。图1 “查找和替换”对话框 图2 设置替换文字的格式 8.3.4 数据查找与替换数据查找与替换8.3.5 窗口的拆分窗口的拆分 要在同一屏幕中查看比较两个相距较远的单元格内容，可以利用“窗口拆分”功能，对工作表进行横向或纵向分割，以便查看或编辑同一工作表中不同部分的单元格。 窗口的拆分的方法：窗口的拆分的方法： 利用鼠标拖动“水平分割线”和“垂直分割线”来进行拆分，或直接在菜单栏中执行“窗口”“拆分”命令，当鼠标移到分割线上变成拆分指针后，可以用鼠标拖动分割线随意调整拆分窗口的大

21、小。 取消窗口拆分的方法：取消窗口拆分的方法： 在菜单栏中执行 “窗口”“取消拆分”命令即可，或将鼠标指针置于水 平拆分线或垂直拆分线，或者在拆分线交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。8.3.5 窗口的拆分窗口的拆分 将将前前面面制制作作好好的的“计计算算机机等等级级考考试试成成绩绩表表”进进行行窗窗口口的的拆拆分分，方方便便比比较第较第4列白晓哲和第列白晓哲和第27列石山岚的成绩。列石山岚的成绩。 用鼠标拖动“水平分割线”到适当的位置，例如移动到第4列和第5列之间，此时将原工作簿分成上下两个窗口。每个窗口都有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分，

22、如图所示。窗口的拆分 8.4 常见问题常见问题Q: 输入数据时，为什么单元格内显示的是输入数据时，为什么单元格内显示的是“#”样式？样式？A：单元格内显示“#”样式是由于单元格中的数值太长，单元格内显示不下而造成的，解决方法即调整为最合适的列宽即可。Q: 利用填充柄进行填充，一种操作是利用鼠标拖拉进行填充，利用填充柄进行填充，一种操作是利用鼠标拖拉进行填充，另一种操作是双击活动单元格右下角的填充柄进行填充，另一种操作是双击活动单元格右下角的填充柄进行填充，但为什么有时采用后一种操作会无效？但为什么有时采用后一种操作会无效？A：双击活动单元格右下角的“填充柄”，这是一种更快捷的填充方法，尤其是当

23、表格区域很大时，可将其单元格的内容复制填充到其下空白的列单元格中，自动产生的序列数由其相邻列向下直至遇到空白单元格为止的单元格个数所决定。这种方法对于要填充的单元格区域较大的情况，显得极为方便，但如果其相邻列全部是空白单元格，则双击填充柄这种方法无效。8.4 常见问题常见问题Q: 给工作表重命名时，为什么出现如下图所示的警示框？给工作表重命名时，为什么出现如下图所示的警示框？Q: 输入数据时，如何在一个单元格内将文本多行显示？输入数据时，如何在一个单元格内将文本多行显示？A：将闪动的插入点定位在单元格内要换行的文字位置，按下“Alt+Enter”组合键即可在指定位置强制换行 。或者在菜单栏中执行“格式”“单元格”命令，选择“对齐”标签，在“文本控制”选项卡中选择“自动换行”即可 。 注注意意：两者的区别在于前者不管文本是否超出单元格宽度，都会在指定位置强制换行；后者只有在文本内容超出单元格宽度，才会自动换行。