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1、高效会议管理技巧与实战高效会议管理技巧与实战 课课 程程 目目 标标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧会议还需要会议还需要管理吗？管理吗？ 会议管理还需会议管理还需要技巧吗？要技巧吗？ ？整个世界在某种程整个世界在某种程度上说是一个时时处度上说是一个时时处处充满会议的世界。处充满会议的世界。会议的正面作用是会议的正面作用是解解决问题决问题，反面作用则，反面作用则是是带来难题带来难题，因此，因此，会议既需要管理，更会议既需要管理，更不能缺少技巧！不能缺少技巧！一一 当今
2、会议面面观当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频度 会议的意义会议的意义管理故事分享管理故事分享三个臭皮匠赛过诸葛亮三个臭皮匠赛过诸葛亮集思广益图集思广益图想法想法想法想法想法想法好创意好创意好点子好点子好方法好方法甲甲乙乙丙丙会议会议会议的意义会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 达成协议与解决问题达成协议与解决问题点明困点明困难所在
3、难所在发现问发现问题并寻题并寻找解决找解决方法方法衡量问衡量问题的轻题的轻重缓急重缓急想出新想出新点子点子评议新评议新点子点子确定行确定行动纲领动纲领会议的种类会议的种类按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类1.1.团队会议团队会议2.2.一对一会一对一会议议1.1.面对面会议面对面会议2.2.电话会议电话会议3.3.视频会议视频会议1.1.宣布人事安排、讲宣布人事安排、讲解政策的会议解政策的会议2.2.当众表扬或批评别当众表扬或批评别人的会议人的会议3.3.临时处理突发事件临时处理突发事件的会议的会议4.4.固定的团队会议固定的团队会议5.5.集思广
4、益的会议集思广益的会议会议的频率会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少半月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少一年一次，最好6月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。公司全体会议公司全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过30分钟。一对一会议一对一会议16 16 16 16二二 会议效率不高会
5、议效率不高原因及解决方案原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理高效会议的预防性管理1.1.会议时间会议时间会议时间安排的分析会议时间安排的分析上午上午7-97-9点点之间，正是员工刚到岗位，准备开始一天工作的时候。这之间，正是员工刚到岗位，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进回应会议提议或进行业务分析，行业务分析，从人的生理和心理角度来看，
6、是从人的生理和心理角度来看，是不现实不现实的。的。上午上午9-109-10点点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行合进行一对一的会谈一对一的会谈，同样也是进行，同样也是进行业务会谈的最佳时机业务会谈的最佳时机。上午上午10-1210-12点点或下午或下午1-41-4点点之间，最适合调动员工集思广益。大家利之间，最适合调动员工集思广益。大家利用用头脑风暴头脑风暴，不断想出新点子、新方法。，不断想出新点子、新方法。下午下午4-54-5点点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入
7、一天当中的当中的倦怠期倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事事倍功半倍功半。高效会议的预防性管理高效会议的预防性管理2.2.会议地点会议地点 会议室、办公室、现场会议室、办公室、现场3.3.开会对象的选择开会对象的选择 直接相关者直接相关者4.4.主持人的技能主持人的技能逐项展开、一题一议，做好发言引导、控制发言时逐项展开、一题一议，做好发言引导、控制发言时间、避免和消除会议争论、适当打断、快速做出间、避免和消除会议争论、适当打断、快速做出议题决议议题决议高效会议的预防性管理高效会议的预防性管理5.5.参会者的技能参会者的技能 耳、眼、
8、手、头、嘴耳、眼、手、头、嘴6.6.要充分作好准备工作要充分作好准备工作 口头资料、文字资料、报表、样品口头资料、文字资料、报表、样品7.7.明确开会原因及目的明确开会原因及目的 高效会议的八大特征高效会议的八大特征只有必要时才召集只有必要时才召集好好筹划过好好筹划过拟订和分发了议程表拟订和分发了议程表遵守时间遵守时间一切按部就班一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人（记录所有决定、建议和负责人（5W2H）会议规范种类会议规范种类时间安排方面的规范时间安排方面的规范固定的会议流程规范固定的会议流程规范会
9、议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则 固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始开始欢迎欢迎会议目的会议目的议程议程具体时间具体时间安排安排制度资料制度资料3议程议程1 1分享话题和目标分享话题和目标交换信息交换信息产生主意产生主意/ /做决定做决定/ /确确认行动认行动总结总结2 2结束会议结束会议总结总结安排下次会议安排下次会议跟踪跟踪备忘录备忘录跟踪计划跟踪计划会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则1.1.参会者要将工作安排交给会议主持参会者要将工作安排交给会议主持2.2.超过超过2 2小时的会议要有书面的通知小时的会议要有书面的通知3.3.所有参会者都要有准备发言的心态所有参会者都要
10、有准备发言的心态4.4.会议要能准时开始、准时结束会议要能准时开始、准时结束5.5.主持人对决议能否达成负主要责任主持人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则6.6.在会上要维护别人的尊严在会上要维护别人的尊严7.7.要有人提出不同的意见要有人提出不同的意见8.8.会后要能拿到书面的记录会后要能拿到书面的记录9.9.参会者要履行反馈职责参会者要履行反馈职责10.10.必要时要请第三方监控会议质量必要时要请第三方监控会议质量1.1.了解会议的目的了解会议的目的3.3.确定会议的形式确定会议的形式5.5.决定会议的时间决定会议的时间7.7.决定会议的地点决定会议的地点9.
11、9.确定出席人数确定出席人数11.11.是否准备会议名签是否准备会议名签13.13.是否安排与会者住宿（视情况）是否安排与会者住宿（视情况）15.15.确定视听教材确定视听教材17.17.准备会场周边位置图准备会场周边位置图19.19.确定被介绍人的相关资料确定被介绍人的相关资料2.2.是否一定要开会是否一定要开会4.4.安排会议的议程安排会议的议程6.6.确定会议的主持人确定会议的主持人8.8.研究会场如何布置研究会场如何布置10.10.安排出席者座位安排出席者座位12.12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.14.是否发出了会议通知是否发出了会议通知16.16.确定辅助教材确定辅助教材
12、18.18.是否要求与会者准备资料是否要求与会者准备资料20.20.是否安排会后娱乐项目并是否安排会后娱乐项目并做好事先通知做好事先通知 会议准备工作核对单会议准备工作核对单 会后的跟进事宜会后的跟进事宜v作为参会者的会后跟进作为参会者的会后跟进v作为主持人的会后跟进作为主持人的会后跟进v怎样提高下次会议的质量怎样提高下次会议的质量 参会者会后跟进的内容参会者会后跟进的内容v拿到会议纪要以后要细读拿到会议纪要以后要细读v分析不同参会者的众生相分析不同参会者的众生相v考虑自己任务的完成方法考虑自己任务的完成方法v会议是一项新任务的开始会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进主持人的会后跟进1.请大
13、家填写会议考核表请大家填写会议考核表2.针对意见做出改进措施针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失会议之后检讨得失30303030提高下次会议质量提高下次会议质量v只有必要时才开会只有必要时才开会 v会前要做准备会前要做准备v事先颁发议程事先颁发议程v准时开会准时结束准时开会准时结束v有意识把握会议的方向有意识把握会议的方向v注意力集中在政策和行动上注意力集中在政策和行动上v会议记录应阐明最后的结论会议
14、记录应阐明最后的结论v会议成功只有用结果衡量会议成功只有用结果衡量v强调实施所有的决定强调实施所有的决定v鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题话题31 3131 31会议规划会议规划如何开好班前会如何开好班前会为什么要开班前会议为什么要开班前会议班前会议的主要内容包括哪些班前会议的主要内容包括哪些班前会议的时间多长为好班前会议的时间多长为好主持会议的技巧主持会议的技巧 如何开好班前会为什么要开班前会议为什么要开班前会议 生产现场员工管理的困惑生产现场员工管理的困惑员工不理解主管的意图员工不理解主管的意图-缺乏沟通缺乏沟通员工我行我素员工我
15、行我素, ,自以为是自以为是-工作标准、要求工作标准、要求不清不清员工同一错误反复发生员工同一错误反复发生-工作教导不到位工作教导不到位员工隐瞒问题员工隐瞒问题, ,主管浑然不知主管浑然不知-反馈不畅反馈不畅, ,失失控控员工抱怨连天员工抱怨连天, ,一盘散沙一盘散沙- - 士气不振士气不振 如何开好班前会管理的五大职能管理的五大职能: :计划计划. .组织组织. .指挥指挥. .协调协调. .控制控制会议是发布会议是发布计划计划的重要方式的重要方式会议是会议是组织指挥组织指挥团队的主要方式团队的主要方式班前短会可使班组班前短会可使班组工作工作 “承前启后承前启后”, ,持续持续改善改善班前短
16、会可班前短会可树立树立班员的班员的 团队精神团队精神 班前会目的班前会目的如何开好班前会班前会议主要内容包括哪些班前会议主要内容包括哪些 检查出勤检查出勤检查班员仪表着装检查班员仪表着装. .精神面貌精神面貌总结前班工作总结前班工作安排当班工作安排当班工作传达公司和主管部门的工作指令传达公司和主管部门的工作指令听取班员的问题反映和合理化建议听取班员的问题反映和合理化建议如何开好班前会检查班员仪表着装检查班员仪表着装. .精神面貌精神面貌工装工装: :整洁整洁. .齐全齐全, ,不穿拖鞋不穿拖鞋工卡工卡: :规范规范. .合位合位双手双手: :洁净洁净. .不留长指甲不留长指甲 头发头发: :男
17、工不留长发男工不留长发 女工长发须盘缠于头顶女工长发须盘缠于头顶精神精神: :振作振作, ,不带病态不带病态, ,不有气无力不有气无力检查办法检查办法: :自查自查. .互检互检. .巡检巡检. .如何开好班前会总结前班工作总结前班工作完成产量任务情况完成产量任务情况产品品质状况产品品质状况安全生产状况安全生产状况 现场现场“5S5S”状况状况好人好事好人好事所存问题及改进要求和办法所存问题及改进要求和办法其它：通知、通报等其它：通知、通报等如何开好班前会安排当班工作安排当班工作下达任务指标下达任务指标工作分工安排工作分工安排提出品质要求及控制要点提出品质要求及控制要点 强调工作要项和改善事宜
18、强调工作要项和改善事宜适度解答员工疑问适度解答员工疑问如何开好班前会传达公司和主管部门的工作指令传达公司和主管部门的工作指令宣导宣导. .重申厂规厂纪重申厂规厂纪传达公司的有关决定传达公司的有关决定动员参加公司的管理活动动员参加公司的管理活动布达主管部门的工作指令布达主管部门的工作指令 通报相关部门反馈的信息通报相关部门反馈的信息 如何开好班前会听取班组员工的问题、反映合理化建议听取班组员工的问题、反映合理化建议发挥集体的智慧发挥集体的智慧, ,营造团队的力量营造团队的力量海有容乃大海有容乃大, ,干部应善于倾听干部应善于倾听让员工参与决策是有效的激励方式让员工参与决策是有效的激励方式多让班员
19、出主意多让班员出主意, ,实施效果会更好实施效果会更好多说多说: :“有什么问题吗有什么问题吗” “有什么困难吗有什么困难吗” “请谈谈你的意见请谈谈你的意见” “谁能给大家一个好办法吗谁能给大家一个好办法吗”如何开好班前会班前会议的时间多长为好班前会议的时间多长为好班前短会班前短会 :10:10分钟左右分钟左右整队整队. .检查仪容检查仪容: :约约1/51/5时间时间讲解讲解: :约约3/53/5时间时间 答问答问: :约约1/51/5时间时间灵活安排灵活安排, ,讲求实效讲求实效如何开好班前会主持班前会议的技巧主持班前会议的技巧队列齐整队列齐整, ,站着开站着开长话短说长话短说, ,备好会备好会数字事实数字事实, ,服众心服众心激发智慧激发智慧, ,多征询多征询 表扬先进表扬先进, ,重激励重激励批评不良批评不良, ,明是非明是非力避扯皮力避扯皮, ,会后理会后理
