公室日常工作及接待精品

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1、 第九章第九章 办公室日常工作及接待办公室日常工作及接待第一节第一节 办公室日常工作办公室日常工作第二节第二节 办公室的机要保密办公室的机要保密第三节第三节 办公室接待工作办公室接待工作 第一节第一节 办公室日常工作办公室日常工作一、办公室概述一、办公室概述一、办公室概述一、办公室概述一办公室的含义一办公室的含义一办公室的含义一办公室的含义 主要有以下几种含义:主要有以下几种含义:主要有以下几种含义:主要有以下几种含义:1 1泛指一切办公场所。它是管理人员或文职泛指一切办公场所。它是管理人员或文职泛指一切办公场所。它是管理人员或文职泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所

2、。人员处理日常工作的主要场所。人员处理日常工作的主要场所。人员处理日常工作的主要场所。2 2专指特殊办公场所。它是某一级职务领导专指特殊办公场所。它是某一级职务领导专指特殊办公场所。它是某一级职务领导专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所,如校长办公人员或某一类职业人员的办公场所,如校长办公人员或某一类职业人员的办公场所,如校长办公人员或某一类职业人员的办公场所,如校长办公室、厂长办公室、护士办公室;也可以指某种独室、厂长办公室、护士办公室;也可以指某种独室、厂长办公室、护士办公室;也可以指某种独室、厂长办公室、护士办公室;也可以指某种独立的工作机构,如国务院台湾事

3、务办公室、招生立的工作机构,如国务院台湾事务办公室、招生立的工作机构,如国务院台湾事务办公室、招生立的工作机构,如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。考试办公室等。考试办公室等。考试办公室等。3 3特指秘书机构。它是党政机关、企事业单特指秘书机构。它是党政机关、企事业单特指秘书机构。它是党政机关、企事业单特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅,如中共中央办公厅、北京市人民政府办公公厅,如中共中央办公厅、北京市人民政府办公公

4、厅,如中共中央办公厅、北京市人民政府办公公厅,如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅;在中级机关或基层单位称为办公室,如厅;在中级机关或基层单位称为办公室,如厅;在中级机关或基层单位称为办公室,如厅;在中级机关或基层单位称为办公室,如学学学学院办公室、院办公室、院办公室、院办公室、 公司办公室等。公司办公室等。公司办公室等。公司办公室等。本章所论述的办公室是第三种。本章所论述的办公室是第三种。本章所论述的办公室是第三种。本章所论述的办公室是第三种。二办公室工作的特点二办公室工作的特点 秘书人员在办公室的职责,概括起来主要有两点: 一是政务效劳; 二是事务管理。 因此,办公室工做呈现 出效劳性、

5、繁杂性、分散性、灵活性、专业性的特点。 效劳性效劳性由办公室工作特征而表达出来的。秘书人员即为领导效劳,又为职能部由办公室工作特征而表达出来的。秘书人员即为领导效劳,又为职能部 门和人民群众效劳。门和人民群众效劳。繁杂性繁杂性秘书人员承担所有事务性工作,工作繁杂、琐碎,要做到事无巨细,就秘书人员承担所有事务性工作,工作繁杂、琐碎,要做到事无巨细,就 要有要有 耐心、有较强的效劳意识。耐心、有较强的效劳意识。分散性分散性工作内容分散,有政务效劳,有事务管理;有脑力,有体力;效劳形式工作内容分散,有政务效劳,有事务管理;有脑力,有体力;效劳形式 不一。效劳手段各异。不一。效劳手段各异。灵活性灵活性

6、虽然有些工作已程式化,但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人虽然有些工作已程式化,但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随机应变和机动灵活。员随机应变和机动灵活。 专业性专业性秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。三办公室的作用三办公室的作用三办公室的作用三办公室的作用 1 1、指挥作用、指挥作用、指挥作用、指挥作用2 2、枢纽作用、枢纽作用、枢纽作用、枢纽作用3 3、窗口作用、窗口作用、窗口作用、窗口作用3 1 2办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所,犹如人的大脑,因其要做协调和效劳的作用。营造良好的办公环境和创造良好的办公条件。为领导顺利决

7、策和指挥奠定根底。一切信息在这里汇总、整理;一切指令在这里发出;日常事务在这里处理。因此,办公室工作的质量和效率,关系到单位的效率。它是对外交往的必经之地,是与社会、媒体打交道的场所,又是对外联络、展示形象的窗口。由办公室人员的根本素质可以看到单位的整体形象。因此,对单位开展至关重要。 二、办公室的日常工作二、办公室的日常工作二、办公室的日常工作二、办公室的日常工作 一一一一 值班工作值班工作值班工作值班工作 1 1、值班工作组织形式、值班工作组织形式、值班工作组织形式、值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式,依据其工作性质和规模大小有所不同:办公室值班工作的组织形式,依据其工作性质和规模

8、大小有所不同:办公室值班工作的组织形式,依据其工作性质和规模大小有所不同:办公室值班工作的组织形式,依据其工作性质和规模大小有所不同: (1) (1)专职性值班专职性值班专职性值班专职性值班 (2) (2)轮流性值班轮流性值班轮流性值班轮流性值班 (3) (3)领导领导领导领导 值班值班值班值班 2 2、值班工作内容、值班工作内容、值班工作内容、值班工作内容 (1) (1)通信联络通信联络通信联络通信联络 (2) (2)公务接待和咨询公务接待和咨询公务接待和咨询公务接待和咨询 (3) (3)处理紧急问题和突发事件处理紧急问题和突发事件处理紧急问题和突发事件处理紧急问题和突发事件 (4) (4)

9、承办领导临时交办的工作承办领导临时交办的工作承办领导临时交办的工作承办领导临时交办的工作 3 3、值班工作制度、值班工作制度 值班室是展示机关形象的窗口,是对外联系、值班室是展示机关形象的窗口,是对外联系、传递信息的枢纽,值班人员的精神状态,一言一传递信息的枢纽,值班人员的精神状态,一言一行都关系到本机关的威信与形象,所以必须把值行都关系到本机关的威信与形象,所以必须把值班工作纳入标准化管理的范畴,制定值班制度,班工作纳入标准化管理的范畴,制定值班制度,对值班人员提出相应要求。对值班人员提出相应要求。 (1) (1)岗位责任制度岗位责任制度 (2) (2)值班记录制度值班记录制度 (3) (3

10、)交接班制度交接班制度 (4) (4)请示报告制度请示报告制度 (5) (5)平安保密制度平安保密制度 4 4、值班室的建设、值班室的建设、值班室的建设、值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍,建立严格的工作制度,提高面是建立一支高素质的值班队伍,建立严格的工作制度,提高值班人员的业务水平;另一方面是搞好值班室的设备、资料建值班人员的业务水平;另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。设。 ( (二二二二) )印信管理印信管理印信管理印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是

11、各印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。 1 1、印章的使用和管理、印章的使用和管理、印章的使用和管理、印章的使用和管理 (1)(1)印章的作用:印章的作用:印章的作用:印章的作用:标志作用;法律作用;辨伪作用标志作用;法律作用;辨伪作用 (2)(2)印章的种类:印章的种类:印章的种类:印章的种类:按质料分,印章有铜印、钢印、木印、塑料印、按质料分,印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。胶皮印、万次印等。 按性质分,印章有单位印章、部门印章、领导人印章按性质分,印章有单位印章、部门印

12、章、领导人印章( (含签名章含签名章) )和和业务专用章,如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一业务专用章,如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。些业务人员的工作用章等。 (3)(3)印章的启用。印章的启用。印章的启用。印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请,经上级印章的刻制必须经本机关、本部门申请,经上级主管机关批准到公安部门办理手续后,再到指定的刻字单位刻制。主管机关批准到公安部门办理手续后,再到指定的刻字单位刻制。 (4)(4)印章的保管和使用。印章的保管和使用。印章的保管和使用。印章的保管和使用。 2 2、介绍信的使用和管理、介绍信的

13、使用和管理、介绍信的使用和管理、介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。 (1)(1)介绍信的形式介绍信的形式介绍信的形式介绍信的形式 常见介绍信有两种形式:一种是带存根的普通介绍信,它用铅字印常见介绍信有两种形式:一种是带存根的普通介绍信,它用铅字印成,有两联,一联填写后供外出公干人员使用,另一联当作存根保存,成,有两联,一联填写后供外出公干人员使用,另一联当作存根保存,并有骑线的编号和盖章。另一种是根

14、据需要临时书写的介绍信,纸张并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信,纸张一般用带有单位名称的信笺,落款处加盖机关公章。一般用带有单位名称的信笺,落款处加盖机关公章。 (2) (2)介绍信的种类。根据用途分为三类:介绍信的种类。根据用途分为三类: 第一类,行政介绍信。当机关工作人员调开工作第一类,行政介绍信。当机关工作人员调开工作时,需出具这类介绍信,介绍被调动人员的姓名、职时,需出具这类介绍信,介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。务、级别、被调往何单位、任何职务。 第二类,组织介绍信。这是机关工作人员调开工第二类,组织介绍信。这是机关工作人员调开工作时,接

15、转组织关系的书信。作时,接转组织关系的书信。 第三类,专用介绍信。这是外出联系接洽工作或第三类,专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。办理有关事物的书信。 (3) (3)介绍信的管理介绍信的管理 像印章一样,介绍信也有秘书人员负责管理、填像印章一样,介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。写和撰写。 ( (三三) )办公室活动安排办公室活动安排 1 1、拟订工作方案、拟订工作方案 秘书人员是领导活动的辅助者,所以,秘书人员秘书人员是领导活动的辅助者,所以,秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行方案、推行、变更和调整。

16、方案、推行、变更和调整。 2 2、安排约会、安排约会 秘书人员还要负责为领导安排约会,做好预约事秘书人员还要负责为领导安排约会,做好预约事宜。宜。 3 3、巧妙挡驾、巧妙挡驾 挡驾就是谢绝来访的宾客。挡驾就是谢绝来访的宾客。 第二节第二节 办公室的机要保密办公室的机要保密 一、机要保密的含义一、机要保密的含义 机要是指机密重要的工作、文件、部门或机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要,把不人员。个人、机关或国家出于某种需要,把不能让外界知悉是秘密事项限定在一定时空范围,能让外界知悉是秘密事项限定在一定时空范围,称为保密。称为保密。 二、机要保密的内容二、机要保密

17、的内容 (一一)秘密的范围秘密的范围 1、国家秘密的范围、国家秘密的范围 根据根据?中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法?规规定,关系到国家平安和利益的秘密事项就是所定,关系到国家平安和利益的秘密事项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容:谓国家秘密的范围。包括以下内容: (1)国家事务的重大决策中秘密事项国家事务的重大决策中秘密事项 (2)国防建设和武装力量活动中秘密事项国防建设和武装力量活动中秘密事项 (3)外交和外事活动外交和外事活动 (4)国民经济和社会开展中的秘密事项国民经济和社会开展中的秘密事项 (5)科学技术中的秘密事项科学技术中的秘密事项 (6)维护国家平安活

18、动和追捕刑事犯罪中秘维护国家平安活动和追捕刑事犯罪中秘密事项密事项 (7)其他经国家保密工作部门确定应当保守其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。的国家秘密事项。 2 2、秘书人员职业秘密范围:、秘书人员职业秘密范围: 公文秘密;决策秘密;商业秘密;会议秘密;信访秘密;领导公文秘密;决策秘密;商业秘密;会议秘密;信访秘密;领导秘密秘密 ( (二二) )秘密的等级秘密的等级 划分秘密等级,有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施,划分秘密等级,有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施,也有利于执行保密纪律。我国也有利于执行保密纪律。我国? ?保密法保密法? ?将国家秘密分为三个等级:

19、将国家秘密分为三个等级: 1 1、绝密、绝密 这是最重要的国家秘密,泄露出去会使国家的平安这是最重要的国家秘密,泄露出去会使国家的平安和利益遭受特别严重的损害。和利益遭受特别严重的损害。 2 2、机密、机密 这是重要的国家秘密,泄露出去会使国家的平安和这是重要的国家秘密,泄露出去会使国家的平安和利益遭受严重的损害。利益遭受严重的损害。 3 3、秘密、秘密 这是一般的国家秘密,泄露出去会使国家的平安和这是一般的国家秘密,泄露出去会使国家的平安和利益遭受损害。利益遭受损害。(三三)机要保密的任务机要保密的任务 1 1、公文保密、公文保密 2 2、会议保密、会议保密 3 3、通信保密、通信保密、 4

20、 4、电脑保密、电脑保密 5 5、涉外保密、涉外保密 三、机要保密的纪律要求三、机要保密的纪律要求 ( (一一) )保密纪律保密纪律 秘书人员,特别是机要人员,应该严格遵守秘书人员,特别是机要人员,应该严格遵守? ?党和国党和国家工作人员保守秘密家工作人员保守秘密? ?的具体规定:的具体规定: (1)(1)不该说的秘密,绝对不说不该说的秘密,绝对不说 (2)(2)不该问的机密,绝对不问不该问的机密,绝对不问 (3)(3)不该看的机密,绝对不看不该看的机密,绝对不看 (4)(4)不该记录的机密,绝对不记录不该记录的机密,绝对不记录 (5)(5)不在非保密本上记录机密不在非保密本上记录机密 (6)

21、(6)不在私人通信中涉及机密不在私人通信中涉及机密 (7)(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密 (8)(8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料不在不利于保密的地方存放机密文件和资料 (9)(9)不在普通不在普通 、明码电报、普通邮件传达机密事项、明码电报、普通邮件传达机密事项 (10)(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所场所 ( (二二) )保密责任保密责任 (1)(1)纪律责任纪律责任 (2)(2)法律责任法律责任 第三节第三节 办公室接待工作办公室接待工作 一、接待

22、工作概述一、接待工作概述一、接待工作概述一、接待工作概述 接待,是对来访者的迎送、接洽和招待接待,是对来访者的迎送、接洽和招待接待,是对来访者的迎送、接洽和招待接待,是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称,是人们以及社会组织相等各项工作的统称,是人们以及社会组织相等各项工作的统称,是人们以及社会组织相等各项工作的统称,是人们以及社会组织相互交往的一种方式,它是秘书部门履行职能互交往的一种方式,它是秘书部门履行职能互交往的一种方式,它是秘书部门履行职能互交往的一种方式,它是秘书部门履行职能的重要表达。的重要表达。的重要表达。的重要表达。 接待工作可以分为多种类型:接待工作可以分为多种类型:

23、接待工作可以分为多种类型:接待工作可以分为多种类型: 按接待对象可分为外宾接待和内宾接待;按接待对象可分为外宾接待和内宾接待;按接待对象可分为外宾接待和内宾接待;按接待对象可分为外宾接待和内宾接待; 按相互关系可分为上级来访接待、下级来按相互关系可分为上级来访接待、下级来按相互关系可分为上级来访接待、下级来按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待;访接待和平行单位来访接待;访接待和平行单位来访接待;访接待和平行单位来访接待; 按接待内容可分为工作接待、生活接待和按接待内容可分为工作接待、生活接待和按接待内容可分为工作接待、生活接待和按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接

24、待。事务接待。事务接待。事务接待。( (一一一一) ) 接待活动的根本要素接待活动的根本要素接待活动的根本要素接待活动的根本要素 1 1、来访者、来访者 2 2、来访意图、来访意图 3 3、接待者、接待者 4 4、接待任务、接待任务 5 5、接待方式、接待方式(二二)接待工作的作用接待工作的作用1、扩大交往合作2、树立良好形象3、保障活动效果4、解决实际问题 ( (三三三三) ) 秘书人员在接待活动中的职责秘书人员在接待活动中的职责秘书人员在接待活动中的职责秘书人员在接待活动中的职责 秘书部门的接待工作有两个方面:一是招待来客,为来访者实秘书部门的接待工作有两个方面:一是招待来客,为来访者实现

25、其目的提供效劳,使其满意而归;二是为领导提供辅助效劳。包现其目的提供效劳,使其满意而归;二是为领导提供辅助效劳。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工作。括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工作。 主要有以下职责:主要有以下职责: (1) (1)帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料,确定接待任帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料,确定接待任务和方式。务和方式。 (2) (2)做好接待活动的各项准备工作,如拟写接待材料、拟选接待做好接待活动的各项准备工作,如拟写接待材料、拟选接待礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。

26、 (3) (3)为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商,确定具体的接为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商,确定具体的接待日程和地点。待日程和地点。 (4) (4)保证接待活动的顺利进行。保证接待活动的顺利进行。 (5) (5)做好接待活动的善后工作。做好接待活动的善后工作。(四四) 接待效劳的原那么接待效劳的原那么 1 1、平等待人、平等待人 2 2、热情周到、热情周到 3 3、内外有别、内外有别 4 4、相互尊重、相互尊重 5 5、精简务实、精简务实 6 6、确保平安、确保平安 7 7、合理、合理“ “挡驾挡驾 二、接待效劳的根本礼仪二、接待效劳的根本礼仪1 1、称呼与问候、称呼与问候、称

27、呼与问候、称呼与问候2 2、介绍、介绍、介绍、介绍(1)(1)自我介绍自我介绍自我介绍自我介绍(2)(2)他人介绍他人介绍他人介绍他人介绍3 3、握手、握手、握手、握手4 4、 的使用的使用的使用的使用5 5、名片的使用、名片的使用、名片的使用、名片的使用办办公公室室日日常常交交往往礼礼仪仪( (二二二二) ) 接待迎送礼仪接待迎送礼仪接待迎送礼仪接待迎送礼仪 1 1、确定接待规格、确定接待规格 2 2、注意乘车次序、注意乘车次序 3 3、讲究宴请礼仪、讲究宴请礼仪 ( (三三) )涉外接待礼仪涉外接待礼仪 1 1、国际礼仪的根本原那么、国际礼仪的根本原那么 (1)(1)在人际交往中,应遵守在

28、人际交往中,应遵守“ “信守时间的原那么信守时间的原那么 (2)(2)在公共场合中,应遵守在公共场合中,应遵守“ “不阻碍他人的原那么不阻碍他人的原那么 (3)(3)在社交活动中,应遵守在社交活动中,应遵守“ “女士优先的原那么女士优先的原那么 (4)(4)在相互关系中,应遵守在相互关系中,应遵守“ “不得纠正的原那么不得纠正的原那么 (5)(5)在言语谈话中,应遵守在言语谈话中,应遵守“ “维护个人隐私的原那么维护个人隐私的原那么 (6)(6)在位置排列中,应遵守在位置排列中,应遵守“ “以右为尊的原那么以右为尊的原那么 (7)(7)在日常生活中,应遵守在日常生活中,应遵守“ “保护环境的原

29、那么保护环境的原那么 (8)(8)在对外交往中,应遵守在对外交往中,应遵守“ “保护动物的原那么保护动物的原那么 2 2、涉外接待工作的原那么、涉外接待工作的原那么、涉外接待工作的原那么、涉外接待工作的原那么 (1)(1)统一管理,服从政治统一管理,服从政治统一管理,服从政治统一管理,服从政治 (2)(2)热情友好,礼遇适度热情友好,礼遇适度热情友好,礼遇适度热情友好,礼遇适度 (3)(3)相互尊重,不卑不亢相互尊重,不卑不亢相互尊重,不卑不亢相互尊重,不卑不亢(4)(4)内外有别,区别对待内外有别,区别对待内外有别,区别对待内外有别,区别对待 (5)(5)遵守纪律,不牟私利遵守纪律,不牟私利

30、遵守纪律,不牟私利遵守纪律,不牟私利 (6)(6)有的放矢,讲求实效有的放矢,讲求实效有的放矢,讲求实效有的放矢,讲求实效 3 3、尊重宗教信仰,注意各种禁忌、尊重宗教信仰,注意各种禁忌、尊重宗教信仰,注意各种禁忌、尊重宗教信仰,注意各种禁忌 三、秘书人员的礼仪形象要求三、秘书人员的礼仪形象要求三、秘书人员的礼仪形象要求三、秘书人员的礼仪形象要求 ( (一一一一) )仪容礼仪仪容礼仪仪容礼仪仪容礼仪 头发;面容;手臂;腿部;化装头发;面容;手臂;腿部;化装头发;面容;手臂;腿部;化装头发;面容;手臂;腿部;化装 ( (二二二二) )举止礼仪举止礼仪举止礼仪举止礼仪 ( (三三三三) )表情礼仪

31、表情礼仪表情礼仪表情礼仪 眼神;笑容;面容眼神;笑容;面容眼神;笑容;面容眼神;笑容;面容 ( (四四四四) )服装礼仪服装礼仪服装礼仪服装礼仪 1 1、整洁大方;、整洁大方;、整洁大方;、整洁大方;2 2、整体和谐;、整体和谐;、整体和谐;、整体和谐;3 3、展示个性、展示个性、展示个性、展示个性4 4、佩饰礼仪、佩饰礼仪、佩饰礼仪、佩饰礼仪V#*+49dinswBGLPUZ%-38chmqvAFJOTX$)26bglpuzDINSW!(05afjotxCHMQV#&+49dinswBGKPUZ%-37chmqvAEJOTX$)26bgkpuzDINRW!(05aejoafkptyDHMRW

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