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1、主要知识点自动生成表格和手工绘制表格表格设置：行列高度，边框和底纹，对齐方式等简单的数据计算：求和sum,求平均average，求最大值max，求最小值min。表头和标题行的处理方法使用表格做数据源实现邮件合并功能目录7.1制作表格7.2表头和标题行的处理7.3邮件合并7.4其他创建表格的方法（选修内容）37.1制作表格制作表格Word软件提供的制表功能，以行和列的形式组织信息，并且支持表格数据的公式和函数计算，可以在文档中轻松方便地制作出各种复杂的表格。制作表格时，通常要将表格和边框工具栏打开，如图所示。其中包含了绘制表格、表格格式等方面的多种工具按钮。作品展示在文档 “长假租车外出计划”中
2、，我们要制作一个表格，表格中不仅有文本、数值数据，还有图片数据，另外还有最低价格的计算功能，结果如左图所示。 制作这份文档的主要步骤包括文本输入及排版、表格制作并填写文本和数值数据、表格格式设置和数值计算等。7.1.1创建文档创建文档长假租车外出计划所使用的是A4纸型，设置了页眉，并使用鲜花的图片制作了水印。页面中的文本应用了华文彩云和隶书等字体。7.1.2制作表格制作表格文档中的表格基本上是很规范的，总体分为9行7列，第1行的右侧又分为两行，所以可以说这是一个10行7列的表格。通常情况下，我们先自动生成一个10行7列的表格，然后将第1行的左侧进行合并，也可以生成一个9行的表格，然后用绘制表格
3、工具在右侧画出一段表格线，将它拆分成2行。7.1.3设置表格格式设置表格格式表格中填写的数据，字体字号与表格插入位置处的文字格式相同，由于上下文的文字为隶书三号，所以表格中的数据也是隶书三号，我们需要将格式设置为宋体四号。另外，表格的列宽和行高、表格边框线和底纹，以及单元格中数据的对齐方式都需要进行调整。7.1.4计算数据计算数据Word软件支持表格内数据的公式计算。Word提供了求和、平均值、最大值、最小值等18个函数，函数应用的格式为“函数名（单元格地址）”，例如将单元格A5和C8求和，则公式将写为“sum(A5,C8)”，如果单元格地址是连续的一片，如将单元格A1至A7求和，则公式将写为
4、“sum(A1:A7)”。在汽车租赁价格表的最后一行中，需要计算出所有车辆中最低的租价。7.2表头和标题行的处理表头和标题行的处理Word的表格功能还根据用户使用的需求，设置了一些实用性的功能。如下图所示，是一个班级的考试成绩表。由于表格较长，自动地占用了两页，但是第2页上的表格没有列标题，在查看数据时很不方便。另外，表格的A1单元格，通常是有斜线的，我们称其为斜线表头。我们在“班级成绩表”中使用斜线表头和设置标题行重复两项操作，操作前后结果如下图所示。7.3邮件合并邮件合并在日常办公过程中，经常需要批量制作通知书、邮寄信封或准考证等，每批文档内容基本相同，仅有部分数据因人而异，如接收通知的单
5、位、执准考证的考生姓名等。这类文档就可以借助于Word提供的邮件合并功能，准确、快速的完成制作任务。邮件合并具体地说就是在主文档的固定内容中，将数据源的信息插入在指定位置，从而批量地生成通知书、邮寄信封或准考证等。如图所示，就是使用邮件合并信函功能制作的家长会通知书。使用邮件合并功能，我们分三步依次制作数据源和主文档，并进行邮件合并。7.3.1制作数据源制作数据源数据源实际上是在邮件合并中要使用的不同个体数据的集合，如家长信中每位学生的姓名信息。数据源文档可以是.doc文件，也可以是.mdb文件，还可以是.xls文件或其他数据库文件的格式。我们制作家长信数据源时使用.doc文件格式，也就是在W
6、ord软件中制作数据源。为了方便邮件合并时系统识别数据，可以使用制表位将各列数据进行分隔，也可以使用表格排列数据。我们选择使用表格排列数据，表格内容如右图所示。7.3.2制作主文档制作主文档主文档实际上是邮件合并的主体，也就是存储着家长会通知内容的文档。主文档中不仅要将家长会通知的内容全部输入，还要进行必要的格式设置，以便合并后的批量文档可以直接打印输出。7.3.3邮件合并邮件合并由于数据源和主文档已制作完成，所以接下来邮件合并的工作主要是将数据源与主文档建立连接，并约定数据源中的数据在主文档中出现的位置。经过这步操作后的主文档如右图所示。7.3.4邮件合并的使用邮件合并的使用邮件合并的功能，
7、一方面解决了批量制作文档的问题，另一方面，还尽最大可能地提高了数据应用的灵活度。比如只要保留一份学生名单，应用邮件合并功能将其作为数据源，就可以使用不同的主文档来制作成绩单、体检单、家长信等等，由于主文档中实际上只包含了一份成绩单或者家长信的内容，所以，邮件合并还可以节省存储空间。在需要发放家长信或者成绩单时，我们只需要打开主文档，在第5步预览了信函后，单击任务窗格中的“下一步 完成合并”，进入邮件合并的第6步。第6步的任务窗格中，单击“编辑个人信函”，这时会弹出一个“合并到新文档”的窗口，如上图右侧所示。在这里用户要指定本次邮件合并的是全部数据还是部分数据，上图是用户选择的是“全部”，也就是
8、说要将数据源中所有的数据都用来合并生成信函。单击“确定”按钮后，一个包含了发给所有人的家长信文档就生成了。7.4其他创建表格的方法 除了使用菜单命令插入表格的方法之外，还可以手工绘制表格，使用转换功能将文本转换成表格，将现有表格的部分内容拆分成新的表格等多种方法。7.4.1手工绘制表格手工绘制表格在表格和边框工具栏中有两个工具按钮：绘制表格工具和擦除工具。手工绘制表格时，先要画出表格的外边框，然后再添加水平和垂直表格线。我们使用绘制和擦除工具制作一个课程表。具体操作是先绘制表格外框线，再添加内框线，最后输入内容并进行格式设置，结果如图所示。7.4.2文本转换表格文本转换表格在Word软件中，表格和文本可以相互转换。在需要转换的文本中，先要用西文的符号或者制表位等符号在文本中划分出列，然后使用菜单命令表格-转换-文本转换成表格，在转换对话框中指明分隔符后，系统就会自动读出表格的行数和列数，单击按钮，返回页面视图中，就完成了文本向表格的转换功能。如下图所示，我们使用制表位分隔文本，然后成功地将文本转换成了表格。7.4.3拆分表格拆分表格将已有表格的部分内容从表格中分离出来，可以形成一个新的表格。练一练一单项练习1.创建表格2.转换表格3.表格编辑4.数据计算二综合训练1.制作行驶证2.制作准考证
