第四章办公软件的使用

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1、计算机公共基础办公软件的使用WORDWORD的操作一、文字处理的基本流程流程中各个步骤的含义如下：1文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。2文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。4页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。5打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。6打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。二、文字录入的方法1、拼音输入法 以汉字的声音要素作为编码原则，简单易学、重码率高、速度

2、慢2、五笔字型输入法 以汉字的笔画结构和外形特征为编码原则，重码率低、速度快3、五笔字型输入法 它是1983年底由王永吉研究出的一种汉字编码方法，它优选出130多个汉字字根，键盘布局合理，有较强的规律性。它易学好用，无论多么复杂的汉字，最多只需击4次键即可，重码率低于0。04%，经过指法训练的操作员，每分钟可输入160多个汉字。三、五笔字型输入汉字的方法五笔字型编码技术就是利用键盘上的A-Y25个键，根据汉字的5种基本笔画，划分5个区，每个区5个键，每个键上安排了一组基本的字根。字根是经过对汉字的结构精心研究而总结出的若干笔画交叉连接而形成的相对不变的结构。用五笔字型输入汉字时，根据汉字的字根

3、组成，依照汉字的书写顺序，以字根为单位，键入相应的键即可。四、汉字字根1、汉字的5种基本笔画 横、竖、撇、捺、折五种基本笔画，分别用1、2、3、4、5来表示。将从A-Y的25个键分为五个区，分别是 横区：G、F、D、S、A 竖区：H、J、K、L、M 撇区：T、R、E、W、Q 捺区：Y、U、I、O、P 折区：N、B、V、C、X2、字根键位排列规律 字根的首笔画代号与区号一致 与键名字根形态相近 键代码还表示了组成字根的单笔画的种类和数目3、字根助记词11、王旁青头戋（兼）五一 21、目具上止卜虎皮12、土士二干十寸雨 22、日早两竖与虫依13、大犬三羊古石厂 23、口与川、字根稀14、木丁西 2

4、4、田甲方框四车力15、工戈草头右框七 25、山由贝、下框几31、禾竹一撇双人立 41、言文方广在四一 反文条头共三一 高头一捺谁人去32、白手看头三二斤 42、立辛两点六门疒33、月彡（衫）乃用家衣底 43、水旁兴头小倒立34、人和八、三四里 44、火业头、四点米35、金勺缺点无尾鱼 45、之字军盖道建底 犬旁留叉一点夕 摘示衣 氏无七（妻）51、已半巳满不出己 左框折尸心和羽52、子耳了也框向上53、女刀九臼山朝西54、又巴马丢矢矣55、慈母无心弓和匕 幼无力4、汉字折分方法要用五笔字型输入汉字，首先要将汉字正确地折分为几个基本字根，然后将基本字根按书写的顺序输入到计算机中，组成所需的汉字

5、。A、汉字的4种类型 在组成汉字时，基本字根间的位置关系可以分为4种类型 单：指本身就是汉字的基本字根，如“人、王、用、方、广” 散：指构成汉字的基本字根之间保持一定的距离，不相连也不相交。从 相互位置上可以分为左右型、上下型、杂合型 连：在五笔字型中有两种情况字义相连关系。 第一、一个单笔画与一个基本字根相连，如“自”由撇和“目”相连 第二、凡带点结构，认为是相连关系。如“勺、术、太、主、义” 一个基本字根之前或之后的孤立点，一律视作与基本字根相连 交：是指几个基本字根交叉套叠构成的汉字。如“申”由“日”和一竖相交B：五笔字型方案为汉字的拆分规定的几个原则、能散不连：连只存在于单笔与基本字根

6、之间，如果一个汉字可以视为几个 基本字根的散的关系，就不要认为是连的关系。、能连不交：指的是一个汉字结构能按连的关系拆分的话，就不要按相交的 关系拆分。如“天”拆分为“一”和“大”，拆分为“二”和“人”就不对 了，、兼顾直观：指对一汉字输入技术拆分成的几个字根，应能够较直观地看出 这几个安根组成的就是汉字，这样便于记忆汉字编码，但于 加快输入速度。、取大优先：指的是在各种可能的拆分中，保证按书写顺序每次都拆分出尽 可能大的安根，也称作“能大不小”。如“夫”拆分为“二”和“人”， 拆分为“一”、“一”和“人”就不对。也就是说，对一个汉字，在可能的几个拆分文字中，以拆分出的字根数目最少的那种拆分方

7、案为优先方案，如果几个方案拆出字根的数目相等，则“散”比“连”优先，“连”比“交”优先。如，拆分“关”、“午”、“于”等。5、五笔字型汉字输入编码、高频汉字的输入：高频汉字也称为一级简码，共25个，分布在25个 键上，对它们的输入，只需按一次对应键位，再加入一次空格键便 可输入。它们分别是“一、地、在、要、工、上、是、中、国、同、 和、的、有、人、我、主、产、不、为、这、民、了、发、以、经”、键名汉字的输入方法 五笔字型编码中的25个键的键名字，除了“纟“不是汉字，其余全是汉 字。它们，只需连击键名4次即可输入该汉字。 它们是：“王土大木工目日口田山禾白月人金言立水火之已子女又”、成字字根的输

8、入 五笔字型的25个键位上，每个键位除了键名汉字外，还有其他字 根，其中有些字根本身就是一个汉字，这些字根被称为成字根字根。 对它们的输入。 键名代码+首笔代码+次笔代码+末笔代码（如不足四码，用空格键结 束） 、对二级简码汉字的输入 二级简码是指一个汉字由两键编码。共625个，从这625个两码组合 代码中的每一组合码中，选取一个使用频度较高的汉字赋予它，该 组合码作为汉字的简码。二级简码汉字的输入是先键入两码(一般是 按顺序的前两码)，再以空格键结束。 如“景”、三级简码汉字的输入 三级简码汉字由单字的前3个字根组成，只要一个汉字的前3个字根 码在整个编码体系中是惟一的，一般都选作三级简码。

9、共4400个， 要输入这些汉字，只要键入前3个字根代码，再加空格键即可。、全码汉字的输入 超过4个字根的汉字为全码汉字。对这类汉字，按一、二、三、末字根的 顺序编码，最多只取四码。、交叉码（识别码） 对于有些汉字，将字根全部编码后，仍然无法输入，如“卡“、”程“等，这时就要加交叉识别码。 汉字以其字根间的位置关系可分为3种类型：左右型、上下型、杂合型，分别赋给字型代码13。末笔的交叉码是指将末笔的笔画代码作为区号，将字型代号作为位号，将得出的交叉识别码看成是一个键的区位码，如汉字“程”，其最后一笔是横，因此区号是1，“程”为左右型汉字，则位号为1，因此其交叉识别码是11，即G键。6、五笔字型词

10、汇输入方法 在五笔字型中，词汇的编码与单字相同，一律为四码。 、双字词的输入 分别取两字的前两个字根即可，如“程序” 、三字词的输入 前两个汉字取其第一个字根码，最后一个取其前两码。如“计算机” 、四字词的输入 四字词每个字各取第一码，如“马到成功” 、多字词的输入 超过4个字的词，前3个字和最后一个字各取第一个字根码即可。如“中华 人民共和国”WORD简介 Word是Microsoft公司开发的Windows环境下优秀的文字处理软件，可以用来编排文章、制作各种表格、插入图像等，很容易得到图文并茂的文档，目前已经成为最受办公人员欢迎的文字处理软件之一。简单文档的创建一、Word的启动与退出1、

11、“开始” | “程序” | “Microsoft Office” | “Microsoft office word”即可2、用开始菜单中的“新建”启动：单击任务栏上的“开始” 按钮，选择“新 建Office文档“，在弹出的对话框中单击”常用“选项卡，在下边的模 板框中选择”空白文档“，单击”确定“按钮。3、用快捷方式启动：在桌面上制作一个Word的快捷方式，在启动 Windows以后，就会有一个Word的图标，在这个图标上双击即 可。2、Word界面介绍标题栏菜单栏常用工具栏状态栏格式工具栏标尺绘图工具栏状态栏上的几个按钮 1、录制：称为宏操作，用来录制常用的操作。 2、修订：自动标记修订过的

12、文本内容的功能，以特殊颜色加上特殊 标记，便于以后再对修订过的内容作审阅。 3、扩展：扩展选取功能。 4、改写：在插入与改写状态之间切换。3、选择中文输入法单击任务栏上的输入法图标，或使用快捷键进行选择。4、文档的建立1、启动Word后，会自动建立一个空文档，并在标题栏上显示“文档1”。2、在Word中，文件菜单中新建命令来创建一个空白文档。5、文档的保存当文档输入完毕后，应将它作为磁盘文件保存起来，、选择“文件”菜单中的“保存”命令，或者单位击“常用”工具栏中的“保存”按 钮，由于是第一次对该文档进行保存，所以打开“另存为”对话框。路径：文件存储的位置文件名称文件存储的格式、在文件名文本框中

13、，输入文档的名称。、在保存位置列表框中，选择文件保存的位置、单击“保存”按钮，即可将文档以相应的文件名保存起来。注意：在编辑修改一个大文档时，最好随时做保存文档的操作，以免因计算机的意外故障引起数据的丢失。6、文档的打印：只需要单击工具栏上的“打印”按钮，整篇文档就会从头至尾 被打印出来。7、Word的退出 要关闭文档，选择“文件”菜单中的“关闭”命令。如果该文档修改后没有保存，会出现保存对话框。要退出Word，可用以下几种方法“、选择”文件“菜单中的”退出“命令、单击标题栏右侧的”关闭“按钮、双击标题栏左侧的控制菜单按钮、按Alt+F4组合键8、撤消与恢复操作 在文档的编辑过程中，如果不小心

14、删除了一些文字，可以使用撤消命令来将删除的内容恢复过来。、单击常用工具栏中的撤消按钮、选择“编辑”菜单中的“撤消”命令、按CTRL+Z与撤消相对应有恢复命令9、文档的保护如果所编辑的文档不希望无关人员查看，可以给文档加密。密码有打开权限密码和修改权限密码。设置密码的步骤如下：、选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在出现的对话框中单击“工具”按钮的下 拉菜单，选择“安全措施选项”，可以打开“保存”对话框。、分别在两个密码框中，输入密码即可，注意：区分大小写，同时密码会 要求输入两次。、最后单击保存即可将文档保存起来。注意：如果为文档加密了，那每次打开时均需要输入相应的密码才能打开文档。10、特殊

15、字符的输入 “插入”菜单中的“符号”或“特殊符号”文档的编辑 文档的编辑，即对文档的内容进行修改，另外做一些加工修饰工作，以使该文档更加通顺、美观。一、文档的打开、单击“常用”工具栏中打开按钮，或者选择“文件”菜单中的“打开”命令（可 者CTRL+O）打开“打开”对话框。、在文件列表框中选定要打开的文件名、文件选定后，单击“打开”按钮，文件即可被打开。 注意：如果要打开的文件名不在当前文件夹中，可以单击“查找范围”列表框右边的向下箭头，在出现的列有中，单击所要的驱动器或文件夹，此时，“查找范围”下方的文件列表框中就列出该驱动器或文件夹中所包含的文件夹和文件名。二、选取文本 对文字编排首先要选取

16、文字。Word把选定的文本按反白显示。选择文本可用键盘和鼠标两种方式、用鼠标选取文本，只需把鼠标指针定位于要选定的文本块的开始 处，拖动鼠标即可。、要选定一行：将鼠标指针移至该行最左边的选定栏中，单击鼠标 即可选中一行。 选定栏指的是：文档窗口与文本之间的空白位置。 如果在选定栏中选定多行文本，只需拖动鼠标即可。、要选定一句文本：按住CTRL键，再单击句子中的任意位置即可。、要选定一段文本：用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置 三击鼠标。、要选定整个文档：用鼠标在选定栏中三击。、要选定大范围的文本：先要在选定块的起始处单击，按住shift键，再单击选定块的末尾键盘选取方法：按键功能Shif

17、t+选定插入点左边的一个字符或一个汉字Shift+选定插入点右边的一个字符或一个汉字Shift+选定到上一行Shift+选定到下一行Shift+Home由插入点位置选定至该行的开头Shift+End由插入点位置选定至该行的行尾Ctrl+A选定整个文档三、设置字符格式 所谓字符格式，包括字符的字体、字号、字形以及字符间距与垂直间距的控制。要改变字符的格式，只要先选定要处理的字符串，再通过“格式”工具栏、“格式”菜单以及一些排版快捷键即可进行。公文用字和一般规则： 公文的汉字从左至右排列，用纸幅面规格可16开型，也可采用国际标准A4型，左侧装订。 公文字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符

18、、正文及注释等说明文字等顺序从大到小选用。发文机关标识，推荐使用高22mm、宽15mm黑变字体或初号宋体字。联合行文，推荐使用小初号字。公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。秘密等级、紧急程度和各标记字符或其它重点字名，推荐使用三号黑体字。主题词，推荐用三号宋体字。1、设置字号 字号表示字体的大小，一种是使用中文数字表示，另一种是使用阿拉伯数字表示。中文字号越小，对应的字号就越大。阿拉伯数字越大，对应的字符就越大。Word默认正文字号是五号字。设置方法： 先选定欲设置字号的文本，然后单击“格式”工具栏上的“字号”列表框右边的向下箭头，选择相应的字号即可。注意：如果对其中的字号不满意，

19、可以输入自己希望的字号。 如果设置格式时不选定字符，则设置的格式只会对当前插入点处后面输入的文本起作用。2、设置字体设置方法： 先选定欲设置字号的文本，然后单击“格式”工具栏上的“字体”列表框右边的向下箭头，选择相应的字体即可。注意：从字体下拉列表框中可以看到，一些字体名称前带有双T标记，表示这些字体是True Type字体。即字体的屏幕显示形态和打印形态一致。3、设置字形 字形是附加于文本的一些属性，如加粗、倾斜、下划线等，目的是为了使文本醒目。设置方法：设置粗体、斜体、下划线单击“格式”工具栏上相应的图标即可4、使用字体对话框进行设置四、设置段落格式 段落格式是指任意数量的文本或图形，其后

20、跟一个段落标记。用户可以用Word中的段落格式设置控制段落的外观，如对齐方式等。设置方法： 如果是一个段落，只要将光标置入段落即可， 如果是两个以上段落，则要选中欲设置格式的所有段落。 然后设置相应格式即可。1、设置段落对齐方式 两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐 两端对齐与分散对齐的方式只在于最后一行。2、设置段落缩进 段落缩进是指正文与页边距之间的距离。、左缩进控制段落与左页边距的距离、右缩进控制段落与右页边距的距离、首行缩进控制段落第一行第一个字符的位置、悬挂缩进控制除第一行之外的其它行的位置设置段落缩进的方法：、选定要缩进的段落、选择“格式”菜单中的“段落”命令，、单击“缩进和间距”

21、选项卡如果不需要精确设置，可使用标尺还可以利用工具按钮增加缩进量和减少缩进量3、设置行距 当编排一份较短的文档时，除了可以适当增大正文的字体外，还可以调整段落中文本的行距，以增强文档的美观和可读性。设置方法：、选定要设置行距的段落、选择“格式”中的“段落”命令，打开段落设置对话框、从“行距”列表框中选择下列某一选项即可单倍行距：行与行之间的距离等于各行中最大字体的高度1.5倍行距：行与行之间的距离等于各行中最大字体高度的一倍半最小值：行与行之间的距离取决于在“设置值”框中设置的距离。固定值：行与行之间的距离精确等于在“设置值”框中设置的距离多倍行距：行与行之间的距离等于各行中最大字体的高度的若

22、干倍4、设置段落间距 段落间距指的是：段落与段落之间的距离设置方法：、选定要设置段落间距的一个或多个段落、选择“格式”中的“段落”命令，打开段落设置对话框、在“间距”组框的“段前”和“段后”框中输入一个间距值、单击“确定”按钮5、设置页面格式 页面格式主要对纸张大小、方向和页边距等内容进行设置设置方法：、大小和方向 、选择“文件”中的“页面设置” 、选择“纸张”选项卡 、在“纸张”框中，选择用于打印的纸张大小 、在“方向”组框中，选择“横向”或“纵向” 、在“应用于”列表框中，选择纸张大小和方向的应用范围 、单击“确定”、设置页边距、文档网格6、打印设置 用于设置打印的内容、份数、打印机的选择和缩放等。 方法：选择“文件”中的“打印”命令，在打印对话框中进行设置即可。