直資學校招標及採購程序二零一二年十月十一日1 問題?q某學校為中四學生安排星加坡遊學團，得悉某教育機構能提供合適的行程，就向該機構包團前往星加坡，總值港幣216,000元2 基本處理貨品及服務的採購原則：：q採用的招標及採購程序公平、、公開及透明q訂立妥善、、清晰的機制，有足夠的監察與制衡措施 、3 基本處理貨品及服務的採購原則：：q正確運用政府撥款，認可開支項目方可記入政府撥款帳目q 報價及招標資料應保密 4 基本處理貨品及服務的採購原則：q妥善儲存所有行政及財政記錄，須不時檢查及覆核記錄，預防出現偏私、、貪污及舞弊等不不當行行為q以學生的利益為依歸5 制訂招標及採購校本政策q學校須盡量依循現行教育局通告第15/2007號資助學校招標及採購程序指引，如與上述指引有所不同，須獲校董會或法團校董會批准及將記錄存檔，以供持分者查閱 q 6 制訂招標及採購校本政策q討論內容：q不同採購模式的金額上限q不同金額上限的標書批核q必須經校董會或法團校董會會議通過及批准7 金額上限金額採購模式收取標書或報價數目批核人員<$$$毋須為採購物料或服務進行公開競投適當職級人員須證明有關採購是必需介乎$$$至$$$口頭報價/書面報價/電郵報價/傳真報價最少?個校長>$$$供應商投標最少5個標書批核委員會8 制訂招標及採購校本政策q討論內容（續）：q成立「標書審核委員會」(TOVC)q成立「標書批核委員會」(TAC)q可視乎招標項目的價值，成立兩個TAC 9 標書批核金額批核權TAC成員介乎$$$至$$$TAC成員須包括至少兩名教職員，由校長擔任主席>$$$TAC成員須包括校監／校董、、校長、、一名教師及一名家長教師會代表或家長校董10 制訂招標及採購校本政策q討論內容（續）：q 制訂採購職員的分工，，作利益申報，， 指引要清楚，， 如邀請供應商、、驗收 貨品、、 認收服務及確認付款，，應盡 可能由不同教職員處理11 制訂招標及採購校本政策q討論內容（續）：q制訂特殊情況機制，免除一般的採購程序(一)專項採購，事先訂定評審準則，編訂供應商候選名單(二)決定在那種情況下，可減少報價數目(三)批核人員的職級(四)申報利益 12 制訂招標及採購校本政策q討論內容（續）：q如價格不是唯一的考慮因素，應事先制訂批出服務及工程合約的評審準則，例如列明強制規定、、設有評分制度13 運作須知：認可供應商名冊q保存一份認可供應商名單，根據服務貨品分類q更新供應商名冊，增刪供應商 14 如何獲得認可供應商名單q學校可透過電郵獲取供應商名單電郵地址:ssias2@edb.gov.hkq請於電郵內註明學校名稱及發放電郵人士的職級15 運作須知：計算採購物品的總值q學校應把同類的採購項目集中收錄在同一份報價或標書內q學校不應把訂單拆細，藉以避免遵守批核標書的規定或報價/招標程序16 日常運作：邀請供應商q採用輪流方式邀請認可供應商名冊中的供應商投標q也邀請上次表現良好的供應商q為加強投標的競爭程度，學校可考慮在學校網頁登載招標廣告17 日常運作：發佈投標文件q 學校以容易清晰理解的一般用語擬定所需貨品/服務規格q所有投標文件若用郵遞方式，應以掛號寄交獲邀投標的供應商，將派遞收條存檔，以便日後查核18 日常運作：接收投標文件q學校應在校務處的一個固定及方便的位置，設置一個雙重上鎖的投標箱q鎖匙須由校內的不同人員保管，其中一條鎖匙應由一位督導級人員保管q校長保管一套後備鎖匙19 日常運作：開啟標書q預留足夠招標時間，，一般相隔最少三周，，在緊急情況下，，可經校長批准縮短時間q須在截標日期當日的指定時間開啟標書q不接受逾期標書20 日常運作：開啟標書q「標書審核委員會」(TOVC)與「標書批核委員會」(TAC)的成員，應由不同的人士出任q填寫「投標摘要及批核紀錄表」 21 日常運作：記錄q如學校以價錢為準則，學校應選取合乎規格而出價最低的標書，如學校不選取出價較低的標書，應記錄不選取的理據q填寫「按報價購貨表格」22 日常運作：簽訂合約q一般是與供應商簽約三年，，如果簽約年期較長，，學校宜考慮週詳q學校應設立監察機制，，有責任監察供應商表現q為確保服務質素，，不宜准許供應商分判、、轉讓、、出讓合約23 日常運作：內部監控q與投標有關文件，包括學校/投標者的後補資料，必須列作「限閱文件」處理，直至開標為止24 日常運作：內部監控q若採購高價值的項目，須由兩名職員驗收貨物q督導級的學校人員須抽樣/突擊檢查採購記錄，填寫「按報價購貨表格」25 帳目稽核發現的問題大部分學校都制訂校本採購政策但(一)未能提供校董會/法團校董會通過的記錄(二)沒有依照政策要求進行招標(三)未有涵蓋重要指引，如申報利益、、資料保密26 帳目稽核發現的問題其他學校依循教育局通告第15/2007號資助學校招標及採購程序指引，落實有出入27 帳目稽核發現的問題與採購程序有關：學校處理採購程序時，需對物有所值、、資料保密、、公開及公平競爭等觀念，有所認識28 帳目稽核發現的問題沒有進行投標程序： 例子：遊學團購買機票、、光纖寬頻上網、、電梯維修、、裝修工程、、 僱用護衛員、、核數服務、、開辦特色課程、、食物部（參考教育局 通告第 24/2008號學校的商業活動）原因：認為供應商數目少／唯一供應商、、續約沒有重新招標 29 帳目稽核發現的問題以報價代替投標：沒有依照金額上限進行投標例子:租用影印機、、校園工程30 帳目稽核發現的問題投標／報價文件的記錄：沒有準備、、欠妥善保存、、未能提供查閱：如校董會／法團校董會會議記錄、、 標書正本、、 「投標摘要及批核紀錄表」、「按報價購貨表格」、、書面報價及合約等31 帳目稽核發現的問題招標程序過程中，，校方訂單或招標條款內未加入有關防止賄賂的聲明32 個案一採購項目：星馬遊學團總值:$240,000限額：>$80,000最少5個供應商投標報價：單一供應商有何問題?如何解決/正確程序?33 個案二採購項目：24個月寬頻上網服務總額預算：$95,000最低投標價: $91,000最後中標價:$105,000(已減兩個月回贈)原因：不詳，沒有填寫「按報價購貨表格」有何問題?如何解決/正確程序?34 個案三採購項目： 影印機合約:5年第三年期間：另一供應商主動提出以新型號影印機替代舊機，，並願代賠償毀約金給原本供應商有何問題?如何解決/正確程序?35 個案四採購項目： 升降機保養報價： 無原因:原廠一直保養，信心保證有何問題?如何解決/正確程序?36 聯絡 37p各分區學校發展組 有用參考文件q教育局通告第17/2012號《直接資助計劃學校(直資學校)政府撥款及非政府經費的運用》q教育局通告第15/2007號《資助學校招標及採購程序》q教育局二零零七年十一月二十一日發出有關直資學校財務管理的函件q廉政公署《防貪錦囊：採購程序》q廉政公署《 防貪錦囊：學校管治與內部監控》38 謝謝!39 。