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1、全宗卷、全宗介绍整理规范要求全宗卷的含义全宗卷的含义n全宗卷的含义：由记录和说明全宗立档单位全宗卷的含义：由记录和说明全宗立档单位历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。全宗卷是管理全宗档案的重要工具。全宗卷是管理全宗档案的重要工具。（2012年进行修改替代原标准年进行修改替代原标准DA/T122012）n通俗地讲，是在档案管理活动中形成的通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档档案案”，是管理全宗的档案，是管理档案的档，是管理全宗的档案，是管理档案的档案。案。全宗卷的含义全宗卷的含义n全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷
2、是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的案的“档案档案”，对于档案馆、室的业务工，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。作具有重要意义。全宗卷编制原则全宗卷编制原则n1档案馆档案馆(室室)对其所管的每个全宗都应以对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。全宗为单位编制全
3、宗卷。 n2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。册、报表应做到准确、齐全、规范。 n3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。全宗卷整理全宗卷整理n1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的宗管理中产生的文件材料，先归入
4、预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。n2、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 全宗卷整理全宗卷整理n3、分类：全宗卷按照档案管理综合材、分类：全宗卷按照档案管理综合材料、档案收集、档案整理、档案鉴定、料、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档档案保管、档案统计、档案利用、档案新
5、技术应用分为案新技术应用分为8类。类。n排列：每类全宗卷内文件按照时间顺排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。序依次排列。 全宗卷整理全宗卷整理n卷内文件材料按问题卷内文件材料按问题时间进行系时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗全宗介绍介绍)、立档单位大事记和有关档案收、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。基础上编制卷内目录。 全宗卷整理全宗卷整理n4、装订装订n卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉卷内文件材料去
6、掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件尺寸）。封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底、底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间、号、年号、全宗名称、文件题名、时间、责任者责任者。 全宗卷整理全宗卷整理n5、编号、编号 n卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第
7、一件始依次顺延，如一个编号，从第一件始依次顺延，如“至至”；每类中的文件材料均从；每类中的文件材料均从“”始依次顺延。每件文件材料按实际页数在始依次顺延。每件文件材料按实际页数在右上角编页码。右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。，件号连续不断开。全宗卷的主要内容包括：全宗卷的主要内容包括：n1、卷一：档案管理综合材料，主要包括卷一：档案管理综合材料，主要包括:全宗指南（全宗介绍）；档案管理制度全宗指南（全宗介绍）；档案管理制度汇编；档案管理体系网络
8、图；归档范汇编；档案管理体系网络图；归档范围和保管期限表；档案机构设置和调整围和保管期限表；档案机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；机关文件；档案工作人员任免文件；机关档案工作年检、评估等材料；档案培训档案工作年检、评估等材料；档案培训材料；档案工作计划、总结等。（、材料；档案工作计划、总结等。（、2、3、4项为必要项）。项为必要项）。n2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交、卷二：档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等主要包括说明等主要包括:文书、会计、专业、基文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体建
9、、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；档案移交目录等。（的档案交接收据；档案移交目录等。（1、2为必要项）为必要项） 全宗卷的主要内容包括全宗卷的主要内容包括n3、卷三：档案整理：主要包括：档案分类方案；、卷三：档案整理：主要包括：档案分类方案；档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。案卷目录说明、整理工作小结等。n 4、卷四：档案鉴定：主要包括、卷四：档案鉴定：主要包括:档案工作鉴定小档案工作鉴定小组成员名单；档案保管期限表；鉴定档案分析报组成员名单；档案保管期限表；鉴定档案分析报告；销毁档案的请示与批
10、复；销毁档案清册等。告；销毁档案的请示与批复；销毁档案清册等。（如有销毁档案工作（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）为必要项）n5、档案保管：档案安全检查记录；重点档案采取、档案保管：档案安全检查记录；重点档案采取的特殊保护措施，档案库房温湿度记录、档案的抢的特殊保护措施，档案库房温湿度记录、档案的抢救与修复情况等。救与修复情况等。 全宗卷的主要内容包括全宗卷的主要内容包括n6、卷六：档案统计，主要包括：、卷六：档案统计，主要包括：1各类档各类档案收进、移出统计台账；案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。档案统计年报等。n7、卷七：档案利用，主要包括、卷七：档案利用，主要包括:大事记；大事
11、记；组织沿革；档案借阅登记；档案利组织沿革；档案借阅登记；档案利用事例汇编；利用档案资料出版的书籍、用事例汇编；利用档案资料出版的书籍、汇编、开放利用和控制使用范围说明。（汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、2、3项为必要项）项为必要项） 全宗卷的主要内容包括全宗卷的主要内容包括n档案产生社会效益和经济效益的典型事例档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。等。n8、卷八：档案管理新技术的应用，主要包、卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：办公自动化开发应用情况；计算括：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）
12、；档案数字化件安装及使用说明情况）；档案数字化方案；档案数字化成果说明；档案管方案；档案数字化成果说明；档案管理软件安装盘等。（理软件安装盘等。（2、3、5项为必要项）项为必要项）全宗卷形式范例全宗卷形式范例全宗介绍 规范 一、全宗介绍的概念一、全宗介绍的概念n全宗介绍又称全宗指南，就是以某一全宗介绍又称全宗指南，就是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式，全宗为对象范围，以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的各介绍和揭示档案馆（室）所保存的各立档单位及其档案的内容和成分等情立档单位及其档案的内容和成分等情况的一种报道性材料。由封页、正文、况的一种报道性材料。由封页、正文、备注三部分
13、组织。其结构形式如下：备注三部分组织。其结构形式如下： 一、全宗介绍的概念一、全宗介绍的概念 封页封页 包括全宗介绍名称、时间、全宗包括全宗介绍名称、时间、全宗号。号。 正文正文 a、全宗构成者沿革、全宗构成者沿革 b、全宗内档案情况简介、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容与成分介绍、全宗内档案内容与成分介绍 备注备注二、全宗介绍的作用二、全宗介绍的作用1、编写全宗介绍是档案室不可缺少的基、编写全宗介绍是档案室不可缺少的基础业务建设、通过全宗介绍，可以对础业务建设、通过全宗介绍，可以对整个全宗档案的管理形成情况、档案整个全宗档案的管理形成情况、档案的内容以及全宗内的重点档案获得全的内容以及
14、全宗内的重点档案获得全面了解。面了解。二、全宗介绍的作用二、全宗介绍的作用2、为各级领导和相关人员检索档案提供、为各级领导和相关人员检索档案提供基本线索。各级领导哥相关人员可以基本线索。各级领导哥相关人员可以直接判断自己所需档案的准确存放地直接判断自己所需档案的准确存放地点，避免无效劳动；也可以明确查找点，避免无效劳动；也可以明确查找目标，减少盲目检索，提高查全、查目标，减少盲目检索，提高查全、查准率；还可以解答咨询问题，有效地准率；还可以解答咨询问题，有效地扩大档案利用者的范围，满足广大利扩大档案利用者的范围，满足广大利用者的社会需求。用者的社会需求。二、全宗介绍的作用二、全宗介绍的作用3、
15、为编写档案室介绍积累资料创造、为编写档案室介绍积累资料创造条件。随着档案室信息资源的不断条件。随着档案室信息资源的不断开发，全宗介绍编写的完成，可以开发，全宗介绍编写的完成，可以为提高档案室介绍的编写质量提供为提高档案室介绍的编写质量提供重要保证。重要保证。 三、全宗介绍的结构内容三、全宗介绍的结构内容(一一)立档单位历史沿革介绍。主要包括：立档单位历史沿革介绍。主要包括：1、立档单位的名称和性质，、立档单位的名称和性质， 2、立档单位成立时间、坐落地点及相、立档单位成立时间、坐落地点及相关历史背景，关历史背景， 3、立档单位的隶属关系，、立档单位的隶属关系， 三、全宗介绍的结构内容三、全宗介
16、绍的结构内容4、立档单位的职能、任务及职权范围、立档单位的职能、任务及职权范围、所辖区域所辖区域5、立档单位内部机构设置及其演变情况，、立档单位内部机构设置及其演变情况，6、立档单位主要活动情况，经历的重大、立档单位主要活动情况，经历的重大事件、执行的特殊任务、主要人员姓事件、执行的特殊任务、主要人员姓名及其变化情况等。名及其变化情况等。三、全宗介绍结构内容三、全宗介绍结构内容全宗历史概况。全宗历史概况。1、档案的来源、数量、整理分类原、档案的来源、数量、整理分类原则，起止日期，保管完好程度，是则，起止日期，保管完好程度，是否原件，否原件，2、进档案室后保管整理与鉴定销毁、进档案室后保管整理与
17、鉴定销毁情况，情况，三、全宗介绍的结构三、全宗介绍的结构 3、档案被利用情况，档案编目情况，、档案被利用情况，档案编目情况，检索工具，计算机管理系统软件情检索工具，计算机管理系统软件情况及其他需要说明的问题等。况及其他需要说明的问题等。三、全宗介绍的结构三、全宗介绍的结构n全宗内档案情况简介全宗内档案情况简介n1 1、档案的数量及保管期限；、档案的数量及保管期限；n2 2、档案的完整程度；、档案的完整程度；n3 3、档案的利用价值及鉴定情况；、档案的利用价值及鉴定情况；n4 4、检索工具的配置情况；、检索工具的配置情况；n5 5、档案的整理情况。、档案的整理情况。 （三）档案内容和成分介绍。档
18、案的内（三）档案内容和成分介绍。档案的内容包括：容包括： 1、需要说明的重要案卷，文件的作者，、需要说明的重要案卷，文件的作者，反映的问题，涉及的人物、事件以及反映的问题，涉及的人物、事件以及相关联系的历史事实等；相关联系的历史事实等； 2、档案的成份介绍：介绍档案的来源，、档案的成份介绍：介绍档案的来源，文件的作者，文件名称和载体形式、文件的作者，文件名称和载体形式、时间等。全宗档案内容与档案成分的时间等。全宗档案内容与档案成分的介绍应同步进行。介绍应同步进行。三、全宗介绍的结构内容三、全宗介绍的结构内容（四）全宗介绍的辅助材料。为了便于（四）全宗介绍的辅助材料。为了便于使用，全宗介绍可以附：使用，全宗介绍可以附： 1、关于利用全宗材料的说明、关于利用全宗材料的说明 2、有关立档单位历史和全宗历史参考、有关立档单位历史和全宗历史参考材料的目录以及人名索引、地名索引、材料的目录以及人名索引、地名索引、机关简称表等辅助性材料。机关简称表等辅助性材料。n 谢 谢！
