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1、 OL 办公室必修办公室必修 话语规则话语规则OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 有时候本想礼貌回答对方的问题有时候本想礼貌回答对方的问题,却激怒却激怒了对方或使他感到厌烦了对方或使他感到厌烦,自己还莫名其妙。原因自己还莫名其妙。原因其实在于说话时没有注意场合和对方的身份。其实在于说话时没有注意场合和对方的身份。快快参加快快参加OL必修话语原则的讲解和测试必修话语原则的讲解和测试,让自让自己的事业的生活更成功己的事业的生活更成功!OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 你对自己的办公室礼貌用语有信心吗?首先从你对自己的办公室礼貌用语有信心吗?首先从基础的基础开始验证,小
2、心从自认为基础的基础开始验证,小心从自认为“绝对没问题绝对没问题”落到落到“不及格不及格”下场哦!下场哦! 这样的情况可是经常发生的这样的情况可是经常发生的.OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 让我们一起来做一下试验让我们一起来做一下试验! !遇到下列情况时遇到下列情况时, ,你会怎么说你会怎么说? ?OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)正在集中精力工作时正在集中精力工作时, ,上司叫你上司叫你, ,应该怎么说应该怎么说? ?有急事想跟忙碌的上司谈有急事想跟忙碌的上司谈, ,应怎么开口应怎么开口? ?上司指责你的文件中有错误上司指责你的文件中有错误, ,该怎么办该怎么
3、办? ?忙得不可开交时忙得不可开交时, ,上司给你新的任务上司给你新的任务, ,该怎么办该怎么办? ?上司同你讲话时上司同你讲话时, ,该说些什么随声附和该说些什么随声附和? ?OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)双休日前后双休日前后, ,想和同事换班休息想和同事换班休息, ,该怎样表达该怎样表达 自己的意思自己的意思? ?同事对你说同事对你说“传真纸好像用完了传真纸好像用完了”,”,该怎么该怎么说说? ?下班后有约会下班后有约会, ,正要回去时正要回去时, ,同事叫你做某件同事叫你做某件 事情该怎么办事情该怎么办? ?到了到了5 5点半点半, ,正说着正说着“哦哦, ,回家吧回家
4、吧”,”,却发现周却发现周围围 的同事仍在工作的同事仍在工作OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)上班时遇到一桩交通事故,肯定要迟到了。上班时遇到一桩交通事故,肯定要迟到了。这时往公司打电话说明情况,应该怎么说?这时往公司打电话说明情况,应该怎么说?正接听内容错综复杂的电话时,另一部电话正接听内容错综复杂的电话时,另一部电话铃响,而没人来接,这时怎么跟大家说?铃响,而没人来接,这时怎么跟大家说?正在集中精力工作时,上司叫你正在集中精力工作时,上司叫你OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 因为正在集中精力做事,所以不知不觉因为正在集中精力做事,所以不知不觉地喊出了反问的语气
5、地喊出了反问的语气“啊?啊?”,”,显得很不耐烦。显得很不耐烦。 “啊?啊?”是反问的语调,让人觉得是反问的语调,让人觉得“上司叫我,感到上司叫我,感到很意外很意外”,而且易使人认为你有不耐烦的意思,效果不,而且易使人认为你有不耐烦的意思,效果不好。好。 在公司里的应答以在公司里的应答以“哎!哎!”为基本。为基本。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 回答一声回答一声“哎哎”!并立即中断手中的工作,走!并立即中断手中的工作,走到上司的跟前,语尾不能上挑,尽量做出响亮而到上司的跟前,语尾不能上挑,尽量做出响亮而不拖泥带水的应答。不拖泥带水的应答。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规
6、则(二二)想跟忙碌的上司谈事情想跟忙碌的上司谈事情 有急事,所以大声叫他在公司范围内用有急事,所以大声叫他在公司范围内用的名字(英文)或职位,强行使他理睬,然的名字(英文)或职位,强行使他理睬,然后很快说出用意。后很快说出用意。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 按公司习惯,外企比较普遍的是叫对方的英按公司习惯,外企比较普遍的是叫对方的英文名字,而日本公司的习惯是把姓氏加在职位名文名字,而日本公司的习惯是把姓氏加在职位名称前,比如称前,比如“XX“XX科长,现在方便吗?科长,现在方便吗?”之类表示之类表示确确认的语言绝对必要,因为是紧急的事情,所以加认的语言绝对必要,因为是紧急的
7、事情,所以加上上“我很着急我很着急”或或“我有急事我有急事”,等等引起注意。,等等引起注意。 首先先叫他的名字,说开场白首先先叫他的名字,说开场白“现在方便现在方便吗吗”,然后才,然后才“我有件紧急的事情跟您谈我有件紧急的事情跟您谈”。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)被上司指责文件中有错误被上司指责文件中有错误 “ “啊?啊?”不会吧不会吧.”.”说着看了文件,说着看了文件,发现发现确实有错误,再加一句确实有错误,再加一句“不过,资料上也是不过,资料上也是这样写来着。这样写来着。”OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 首先做首先做“是这样吗是这样吗”,“但是但是”等
8、等辨解是不等等辨解是不对的,要郑重的道歉,先说对的,要郑重的道歉,先说“实在对不起实在对不起”,然,然后再详细地问明情况,乱加不必要的解释,就后再详细地问明情况,乱加不必要的解释,就等于自掘坟墓,炒自己鱿鱼。等于自掘坟墓,炒自己鱿鱼。 首先要道歉首先要道歉“实在对不起实在对不起”,然后说,然后说“我马我马上确证一下上确证一下”,之后回到自己位子,仔细查看,之后回到自己位子,仔细查看订正,不做笨拙的分辨。订正,不做笨拙的分辨。 正在忙碌的时候接到新的任务正在忙碌的时候接到新的任务OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 因为有好多事情没做完,所以提出抗议因为有好多事情没做完,所以提出抗议
9、说说“着急吗?现在忙得没有时间呀着急吗?现在忙得没有时间呀”。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 应询问应询问“是,知道了,急吗是,知道了,急吗”。如果对方说。如果对方说“不着急不着急”,那么就说,那么就说“好,现在我好,现在我”,说明现,说明现状,再问状,再问“什么时候交给您好什么时候交给您好”。如果对方说。如果对方说“很很着急着急”,应马上去办才好。,应马上去办才好。 首先说首先说“是,知道了,着急吗?是,知道了,着急吗?”确认后确认后再说再说“但是,手头的活儿得在规定时间内完但是,手头的活儿得在规定时间内完成,您说怎么办好呢?成,您说怎么办好呢?在长时间谈话中的搭腔在长时间
10、谈话中的搭腔OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 以相同的调子重复以相同的调子重复“是是”, 上司发上司发火说:火说:“你怎么不好好听我说话?你怎么不好好听我说话?”OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 办公室礼貌搭腔语只有办公室礼貌搭腔语只有 “是是”。 能分别使用沉着稳重的能分别使用沉着稳重的“是是”和明快的和明快的“是是”最最好不过了。此时搀杂一些好不过了。此时搀杂一些“嗯,嗯嗯,嗯”也可以,还有也可以,还有重复对方的话,概括出讲话要点,也能表现出认重复对方的话,概括出讲话要点,也能表现出认真听讲话的姿态,显出优良的素质。真听讲话的姿态,显出优良的素质。 根据上司
11、的话语,语调说根据上司的话语,语调说“是是”,此时说,此时说“嗯嗯、嗯嗯”也也可可以以,搀搀杂杂一一些些“知知道道啦啦”,“照您说照您说的做的做“这类的话语也比较好。这类的话语也比较好。 因为买好了飞机票,所以断然因为买好了飞机票,所以断然说说“我想从下周开始连休我想从下周开始连休4 4天天”。 OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)(VSVS同事)传达换班休息的希望时同事)传达换班休息的希望时 有事请求他人,或传达自己希望的技巧有事请求他人,或传达自己希望的技巧是是“从商量开始入手,并提出意见从商量开始入手,并提出意见”。无视对。无视对方意愿的方意愿的“我要怎么样所以你们也要应和我
12、我要怎么样所以你们也要应和我”这样的命令语调是不受欢迎的。这样的命令语调是不受欢迎的。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 即使已买好了机票,也要以即使已买好了机票,也要以“我想从下周四我想从下周四开始休息,跟你换换班行吗开始休息,跟你换换班行吗”这样的商量的形式这样的商量的形式传达自己的希望。传达自己的希望。 “啊?纸没有啦?现在库存也没有啊?纸没有啦?现在库存也没有呀,怎么办呢?呀,怎么办呢?”OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)同事跟你说传真纸用完了同事跟你说传真纸用完了 道歉以后再说明状况,然后考虑当前对道歉以后再说明状况,然后考虑当前对策,并提出建议。策,并提
13、出建议。“不行,没有不行,没有”之类的话尽量不之类的话尽量不要说。如果频繁使用这类语言,就会给周围人要说。如果频繁使用这类语言,就会给周围人“什么都不会什么都不会”,“没有工作能力没有工作能力”的不良印象,会的不良印象,会影响你在公司里的发展前途。影响你在公司里的发展前途。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) “ “对不起,我马上就订货,请您稍等一对不起,我马上就订货,请您稍等一下,很着急吗?那么下,很着急吗?那么.”.”然后再一起研究下然后再一起研究下一一步对策。步对策。“?这个?这个.非得现在吗?今晚六点,我非得现在吗?今晚六点,我有点事。有点事。”OL办公室必修话语规则办公室
14、必修话语规则(二二)正要回去时突然叫你做事正要回去时突然叫你做事 沉默着接受加班,不情愿地做事当然不沉默着接受加班,不情愿地做事当然不好,但只强调自己的情况也不行,即使下班后,好,但只强调自己的情况也不行,即使下班后,在单位也要表现出对工作的热情,先以在单位也要表现出对工作的热情,先以“什么事情什么事情啊啊”来接对方的话,再以来接对方的话,再以“实在对不起实在对不起”开始说明自开始说明自己的事情,再进行商量。己的事情,再进行商量。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) “什么事情?真对不起,今天我有个约什么事情?真对不起,今天我有个约会,明天一早行吗?会,明天一早行吗?” 已经是下班
15、时间,自己的工作也作已经是下班时间,自己的工作也作完了,先回家是理所当然的,欢欢喜喜完了,先回家是理所当然的,欢欢喜喜的向同事们打个招呼:的向同事们打个招呼:“我先回去啦我先回去啦”。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)比同事先下班的时候比同事先下班的时候 如果大家都闲着,那么说:如果大家都闲着,那么说:“我先走啦我先走啦” ” 就就OKOK。如果大家都在忙着工作,上述的语言仍然是必。如果大家都在忙着工作,上述的语言仍然是必要的,不要因不好意思而一声不吭地回去,这种人要的,不要因不好意思而一声不吭地回去,这种人反倒更令人反感。反倒更令人反感。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则
16、(二二) 向同事们询问向同事们询问“还有什么要帮忙的吗?还有什么要帮忙的吗?”如如果自己有约会就说果自己有约会就说“对不起,待会儿我有点事,对不起,待会儿我有点事,先走了。先走了。” ” “ “啊,我是啊,我是XXXXXX,我现在,我现在XXXX车站,电车站,电车车半天也不来,肯定要迟到了。半天也不来,肯定要迟到了。” ” OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)用电话传达迟到信息时用电话传达迟到信息时 报出姓名后要加一句报出姓名后要加一句“对不起对不起”,然后说迟到,然后说迟到时的理由,并一定要说明现在在何处,大概几分时的理由,并一定要说明现在在何处,大概几分钟后可以到达等详细状况,
17、使办公室里的上司和钟后可以到达等详细状况,使办公室里的上司和同事心里有数,便于安排工作。这样做,能表现同事心里有数,便于安排工作。这样做,能表现出你对工作负责任的态度。出你对工作负责任的态度。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) “ “我是我是XXXXXX,对不起,因为电车事故,要迟到,对不起,因为电车事故,要迟到了,我现在在了,我现在在XXXX车站,车站,XXXX分钟后会到达办公室。分钟后会到达办公室。” ” 用手挡住正在接听的电话,大声用手挡住正在接听的电话,大声喊:喊:“谁过来接个电话吧!谁过来接个电话吧!” ” OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)电话铃响却没人
18、听电话电话铃响却没人听电话 电话最好应该在电话最好应该在3 3次铃响之内接听,不能次铃响之内接听,不能向周围人大声喊,这样会妨碍他人的电话交谈向周围人大声喊,这样会妨碍他人的电话交谈或讨论问题。首先必须要保留正在接听的电或讨论问题。首先必须要保留正在接听的电话,再以适中的声音向其他的同事发出请求。话,再以适中的声音向其他的同事发出请求。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 首先对电话的另一方说:首先对电话的另一方说:“对不起,请稍对不起,请稍等,等,”然后对近处的人说然后对近处的人说“能不能接一下电话能不能接一下电话?” ” OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二) 在在1
19、111个问题中你有几个问题中你有几项是正确的?从正确答案项是正确的?从正确答案的个数推理出你在公司中的个数推理出你在公司中的形象分。的形象分。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)02分分 “差劲的差劲的OL” 只有这么一点正确的?周围的人认为你是只有这么一点正确的?周围的人认为你是“没用没用的的OL”。没关系,抓紧学习掌握这一基础篇的礼。没关系,抓紧学习掌握这一基础篇的礼貌用语,为自己创造美好的明天。貌用语,为自己创造美好的明天。48分分 刚好是刚好是“发展途中的发展途中的OL” 你正处于学习阶段。你心里明白,但不能熟练你正处于学习阶段。你心里明白,但不能熟练运用,以后就会有经验了。即使失败了也不要运用,以后就会有经验了。即使失败了也不要灰心,继续努力。灰心,继续努力。911分分 你才是你才是“优秀的优秀的OL”预备军预备军 你在单位里受到你在单位里受到“精明能干精明能干“的高度评价,继续的高度评价,继续努力,通向成功之途正为你展开着。努力,通向成功之途正为你展开着。OL办公室必修话语规则办公室必修话语规则(二二)Thank you