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1、文件工作概述文件工作概述文件工作是指应机构开展各类活动的需要，文件工作是指应机构开展各类活动的需要，酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括文件的撰制、传递、运的全部活动，包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归档保存等各转、整理编目、检索查阅、归档保存等各项工作环节。项工作环节。文件工作的任务文件工作的任务即文件工作所应担负即文件工作所应担负的职责和使命，它是文件工作的性质和作的职责和使命，它是文件工作的性质和作用的具体体现。用的具体体现。基本任务是：遵循文件工作的规律，运用基本任务是：遵循文件工作的规律，运用科学、系统的方法，提高文
2、件工作及各相科学、系统的方法，提高文件工作及各相关的行政管理活动、业务活动的质量与效关的行政管理活动、业务活动的质量与效率，为各项管理工作提供优质高效的服务率，为各项管理工作提供优质高效的服务文件工作的性质与特点文件工作的性质与特点政治性技术性政治性技术性机要性高效性机要性高效性时效性集成性时效性集成性规范性规范性文件工作的发展趋势文件工作的发展趋势标准化标准化体现在四个方面（简化原理、体现在四个方面（简化原理、统一原理、协调原理、优化原理）统一原理、协调原理、优化原理）现代化现代化外在动力、内在需求外在动力、内在需求文件工作的组织与管理文件工作的组织与管理文件工作组织形式文件工作组织形式集中
3、型、分散型、集中型、分散型、复合型、分级型复合型、分级型文件工作的组织机构与作用机制文件工作的组织机构与作用机制由主由主体机构（发文、收文机关领导班子）和有体机构（发文、收文机关领导班子）和有关辅佐班子组成。（专门班子，相关班子，关辅佐班子组成。（专门班子，相关班子，智囊班子）智囊班子）文件工作制度建设文件工作制度建设种类种类内容内容撰制方面、运转处理方面、传递撰制方面、运转处理方面、传递方面、存贮利用方面、管理方面等方面、存贮利用方面、管理方面等制定过程制定过程调查阶段、起草阶段、审批调查阶段、起草阶段、审批阶段、公布阶段阶段、公布阶段文件工作的协调文件工作的协调影响文件工作协调的因素影响文
4、件工作协调的因素管理体制上的原因管理体制上的原因文件工作机构设置上的原因文件工作机构设置上的原因文件工作制度上的原因文件工作制度上的原因工作人员素质上的原因工作人员素质上的原因文件工作协调的内容文件工作协调的内容协调各部门之间的发文职责与任务协调各部门之间的发文职责与任务协调各种行文关系协调各种行文关系协调文件的办理情况协调文件的办理情况协调领导之间的文件办理情况协调领导之间的文件办理情况文件工作协调的原则文件工作协调的原则分级原则分级原则全局原则全局原则客观原则客观原则沟通原则沟通原则权威原则权威原则服务原则服务原则文件工作的考评文件工作的考评意义意义有利于加强责任制，提高文件工有利于加强责
5、任制，提高文件工作自身的效能，有利于实现文件工作的科作自身的效能，有利于实现文件工作的科学化、规范化管理，有利于提高整个机构学化、规范化管理，有利于提高整个机构的工作质量与效率的工作质量与效率文件工作考评的内容文件工作考评的内容针对一份具体文件从撰拟到运转的过程，按针对一份具体文件从撰拟到运转的过程，按文件工作不同阶段列出具体的内容，将各阶文件工作不同阶段列出具体的内容，将各阶段的考评内容加以综合，以反映一份具体文段的考评内容加以综合，以反映一份具体文件运转过程的完成情况和总体效果。件运转过程的完成情况和总体效果。从一个具体机构看，可以从发文、收文的角从一个具体机构看，可以从发文、收文的角度列
6、出考评内容。如：分别统计某一单位一度列出考评内容。如：分别统计某一单位一年的发文量、收文量，测评发文水平和达到年的发文量、收文量，测评发文水平和达到的程度级别、收文水平和达到的程度级别，的程度级别、收文水平和达到的程度级别，总结效果和成绩、找寻差错和不足，反映出总结效果和成绩、找寻差错和不足，反映出某单位文件工作的总体概况。某单位文件工作的总体概况。文件工作考评的方法和步骤文件工作考评的方法和步骤建立专门队伍。建立专门队伍。制定工作计划。制定工作计划。设计考评指标体系。设计考评指标体系。科学严格地进行考评。科学严格地进行考评。综合分析得出总体性结论。综合分析得出总体性结论。文件工作人员培育略文
7、件工作的内容与规则文件工作的内容与规则文件工作包括文件的撰制、办理、处置、文件工作包括文件的撰制、办理、处置、管理等一系列具体工作内容。管理等一系列具体工作内容。文件的撰制指加工处理有关信息材料，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。通常需要立意酝酿、撰拟文稿、审核修改、核准签发、缮印正本、履行生效手续等活动。立意立意根据领导人的指示、授意或根据机关工作根据领导人的指示、授意或根据机关工作的实际需要确立发文宗旨，明确发文目的与具体要的实际需要确立发文宗旨，明确发文目的与具体要求，酝酿文稿。求，酝酿文稿。撰写撰写围绕立意酝酿结果，按照公文撰写规则围绕立意酝酿结果，按照公文撰写规则及有关制度拟写文
8、稿。及有关制度拟写文稿。审核审核由有关领导或专门负责人对文稿从内容、由有关领导或专门负责人对文稿从内容、格式、程序等方面进行全面检查，修改完善格式、程序等方面进行全面检查，修改完善。签发签发由有关法定责任者对文稿进行最后审批，由有关法定责任者对文稿进行最后审批，以各种形式（如履行签发手续）确认文稿的成立以各种形式（如履行签发手续）确认文稿的成立（成为定稿），赋予其法定效用。（成为定稿），赋予其法定效用。缮印缮印根据定稿缮印、校对，制作正本、副本。根据定稿缮印、校对，制作正本、副本。盖印（签署）盖印（签署）在正本上加盖印章或由法定责在正本上加盖印章或由法定责任者签署，表明文件的法定效力。任者签署
9、，表明文件的法定效力。文件的传递指将文件传送给规定受文者的过程。主要活动包括封装、登录、选择传递通道、投送等。封装：赋予文件以可被有效传送的包装形式。登录：将文件对外发送情况登记在册，以便查考和管理。选择传递通道：确实文件具体以何种传递形式（邮寄、电信、交换、专送、机要通信）对外传送。文件的办理文件的办理指本机关对收受的文件开指本机关对收受的文件开展接收、加工、办理、处置等活动的过程。展接收、加工、办理、处置等活动的过程。通常包括收受文件、分发、阅处等一系列通常包括收受文件、分发、阅处等一系列流程流程收受文件：按规定的手续接受对方文件。收受文件：按规定的手续接受对方文件。分发：根据文件性质、内
10、容及其重要程度、分发：根据文件性质、内容及其重要程度、时限要求，将其分别交送有关领导、部门时限要求，将其分别交送有关领导、部门或具体工作人员。或具体工作人员。阅处：经规定程序，使文件进行阅读、加阅处：经规定程序，使文件进行阅读、加工、办理，使文件中涉及的有关事务和问工、办理，使文件中涉及的有关事务和问题得到实际办理。题得到实际办理。文件的处置指对已经处理完毕的文件的归宿的安排。主要活动包括判定文件的存毁、对不同价值的文件进行相应处理。判定文件的存毁：根据档案管理的有关规定和标准鉴定文件的保存价值，确定具体文件的处置方式。对不同价值文件进行相应处理：以立卷归档作为具有保存价值的文件的归宿；销毁无
11、保存价值的文件；清退按规定办毕退还或发文机关要求办毕退回的机关文件。暂存一时难以判定处置方式的文件。文件的管理指为使上述四项工作有效完成，进一步扩大和充分发挥文件的功效，而对文件实施的科学系统有效的控制、保管、利用的过程。活动内容主要包括：收发、传送文件；对文件进行科学分类、清理和登记；组织传阅；保管文件，建立检索体系，提供查阅服务；保管并监督使用印章；进行平时文件归卷；对文件进行机密与安全方面的维护，以催办、查办等方式对文件形成办理的过程实施监督。文件工作的规则基本原则准确原则、及时原则、安全原则、精简原则行文规则指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则，是国家有关部门专门制定的旨在控制
12、行文方向、行文方式和行文数量的有关规定，是社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则。遵守行文规则的必要性只有遵守行文规则，才有可能做到：有效控制行文方向，保证文件传递准确、快捷有效控制行文方式，维护正常工作秩序和运转效率有效控制行文数量，合理精简文件、简化手续，反对文牍主义行文规则的主要内容行文规则的主要内容根据机关之间的工作关系确立行文方向根据机关之间的工作关系确立行文方向选择适宜的行文方式，一般不得越级行文选择适宜的行文方式，一般不得越级行文越级行文适用情况越级行文适用情况情况特殊紧急，如果逐级上报下达会延时机造成重大损失；上级领导交办情况特殊紧急，如果逐级上报下达会延时机造成重大损失
13、；上级领导交办并指定越级上报的具体事项；需直接询问、答复或联系的具体事项；虽多交请示并指定越级上报的具体事项；需直接询问、答复或联系的具体事项；虽多交请示直属上级机关但长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决；揭发、直属上级机关但长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决；揭发、检举、控告直属上级机关。由于情况特殊而必须越级行文时，一般应抄送被越过检举、控告直属上级机关。由于情况特殊而必须越级行文时，一般应抄送被越过的机关。的机关。正确选择主送机关与抄送机关正确选择主送机关与抄送机关坚持党政分开的原则坚持党政分开的原则联合行文时作者应是联合行文时作者应是“同级同级”机关，并在
14、行文前就机关，并在行文前就有关问题协商一致。有关问题协商一致。严格控制文件数量，简化行文手续。严格控制文件数量，简化行文手续。联合行文的具体情形有：联合行文的具体情形有：同级政府之间、政府各部门之间、上级政同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间府部门与下一级政府之间可以联合行文。可以联合行文。政府及其部门与同级党委、军队机关及其政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门部门可以联合行文。可以联合行文。政府部门与同级人民团体和行使行政职能政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司的事业单位、公司亦可联合行文。亦可联合行文。辨别：辨别：某县政府拟发一份重要文件，恰逢县长外某县政府拟发一份重要文件，恰逢县长外出开会，县政府办公室主任考虑到这份发出开会，县政府办公室主任考虑到这份发文的重要性与紧迫性，于是请县委书记代文的重要性与紧迫性，于是请县委书记代签。签。某单位为节省人力、物力和财力，提高工某单位为节省人力、物力和财力，提高工作效率，规定凡当天发往同一机关的所有作效率，规定凡当天发往同一机关的所有公文均应合并装封，一并发出。公文均应合并装封，一并发出。为做好军队转业干部的安置工作，某市人为做好军队转业干部的安置工作，某市人民政府与该市人事局共同制发通知。民政府与该市人事局共同制发通知。
