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1、稽核員之角色與權責l稽核之目的l稽核與檢查之區別l稽核員的職責l稽核小組長的職責l受稽核單位的職責l稽核員的特質l稽核員不應.l稽核成員的選擇稽核之目的l檢討環境管理的執行績效l確認有關法令、規範、規則及環境管理作業系統的遵守程序l確定需增修之規範、規則或環境管理作業系統l推動及提昇組織成員的環境管理意識及認知l評估重大環境考量面在避免衝擊方面的努力與績效稽核與檢查之區別l稽核AUDITl定義： 以系統化、獨立審查方法來驗證(verify)以建立原則或標準(政策、計畫、程序.)被遵循(conformance)之情形lsystematic, independent and documented
2、process for obtaining audit evidence and evaluating it objectivelylto determine the extent to which the audit criteria are fulfilledl特性： 系統化(systematic)：明確稽核內容與方法 獨立法：由利益不相關人員執行(Third Party) 確認計畫與執行之一致性(consistency)(做你所說的)l重點： 確認計畫與執行現況能否符合評鑑基準所隱含之要求與精神 實務化 稽核與檢查之區別(續)l檢查(INSPECTION)l定義：實際(physicall
3、y)查核執行狀況 所以：l應該去應該去AUDIT是否有做是否有做INSPECTION，而不是直接去做，而不是直接去做INSPECTIONl在時間限制下需要由查核記錄等文件審查方式先初步瞭解其規定與執行狀況，然後用抽樣查核方式來驗證執行成效 稽核員的職責l熟悉法令規章及事業單位之安全規則與程序l熟悉稽核作業流程，秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行熟悉稽核作業流程，秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行稽核，確保稽核結果的正確性、完整性及一致性稽核，確保稽核結果的正確性、完整性及一致性l維持對専業技術及一般工業/工程之應用與規範的知識l審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效性審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效
4、性l記錄觀察到的事實，並對稽核發現的缺失提出具體可行的改善建議l協助稽核組長完成稽核報告l藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門l保密稽核小組長的職責l蒐集受稽核單位的資料l籌備一個有效的稽核，選擇稽核員，事先與稽核員及受稽核單位溝通/開會l計劃並主持開始與結束稽核會議l領導稽核之執行，管理進度按時完成預定工作l安排組員之交通、住宿、餐飲l確保各稽核員評分標準一致確保各稽核員評分標準一致l負責完成稽核報告之草稿及最後正式報告l發送稽核報告受稽核單位的職責l準備會議室給稽核小組在稽核期間使用l安排會議及工作場所巡視之行程l將環境管理活動文件資料/記錄
5、備妥在會議室備查l安排各稽核主題/區域之陪稽人員準時到場l審閱稽核報告初稿，並將不同意見註記在上l追蹤完成改進建議事項，並向環境及上級主管報告結果稽核員的特質l誠實、正直、機智l有禮貌，記住自己是客人l上班時間內工作(不加班)l不捏造、不加個人情緒的說明事實l準時赴約、不遲到、不早退l有備而來(針對稽核的主題)l永遠表現你對事務的興趣與熱心l不可低估你的建議事項所帶來的巨大衝擊l遵守事業單位之規定，並穿戴適當的個人防護具l不要怕說出我不懂，當你真的不懂的時候 稽核員不應.l挑釁l主觀l懶散l易受影響l太容易下結論l優柔寡斷稽核成員的選擇l經培訓之稽核員l考慮稽核員的獨立性l考慮其個性與人員相處
6、的親和力、適應性l稽核員對受稽核單位所需要的技術與經驗足夠，而且有責任感內部稽核的困難l稽核員面對朋友、同事、上司l個人處理稽核 欠缺支援、協助的人力.l不合作，拖延戰術 以生產品質優先，搪塞責任.l稽核者的權限問題 職位低內部稽核員的選擇l選擇資深主管l選自各部門 執行部門間的交叉稽核l透過事業單位/工作場所主管指派 事前與事業單位/工作場所溝通稽核員的要求(如有親和力、受人尊重，對稽核有認識、有責任感的人)l給予適當的訓練 至少需有一人是受訓合格之稽核員外部稽核的特點l稽核結果較客觀l易發現平時疏忽之處l所需經費較高l對工作場所之作業/製程特性不甚清楚 慎選具有専業技術能力/背景之稽核員稽
7、核技巧稽核前準備事項l擬定稽核計畫l通知受稽單位l瞭解受稽核單位組織架構，確定稽核範圍及主題l蒐集受稽核單位之相關資訊，瞭解其製程/活動狀況，並鑑別出顯著環境考量面、衝擊及其控制l審閱相關法令及公司的標準規定l確立稽核之流程、方式與基準l溫習、熟記及備齊應攜帶的稽核檢核表及參考資料環境管理稽核計畫表(範例)日期日期受稽單位受稽單位稽核項目稽核項目稽核小組稽核小組備註備註領隊領隊稽核員稽核員環境管理稽核通知書(範例) 日 期： 稽核編號：受文者：發文者：說 明：一、依據環境/安全衛生管理手冊、規定執行管理系統稽核。 二、受稽單位： 三、預定稽核時間： 四、稽核範圍(查核要項)： 五、稽核領隊：
8、環境管理稽核員： 六、敬請指派受稽聯絡人，並請於下欄簽知後儘速影印兩份退回稽核領隊及安環處。 七、敬請惠予配合，謝謝。 安環處： 年 月 日 (請勿撕開，影印退回) *上列稽核通知已收知，本單位之受稽聯絡人為： *敬覆稽核領隊及安環處 受稽單位： 主管： 稽核流程稽核前會議(必要時召開)人員訪談記錄查核現場檢查稽核後會議(必要時召開)稽核前會議l目的在於讓受稽核部門瞭解稽核的目的、範圍、方式、時程、特別注意和配合事項，使稽核工作能夠順利依時完成l稽核小組長得視實際狀況決定是否召開l參加人員得包括受稽部門各級主管和稽核人員l會議時間以30至40分鐘為宜稽核技巧l在筆記本上記下那些地方要查驗l把要
9、查核的地方告知稽核組員，並要他們完成現場查驗l充分利用文件紀錄/查核資料、人員訪談及現場查核之驗證方式l紀錄稽核過程中所發現之結果，將之整理列入稽核報告 稽核技巧(續)l文件/紀錄查核 確認相關文件/紀錄之關連性與系統化l人員訪談(含作業人員及各階主管) 確認不同階層的人員對同一事物的說法的一致性l現場查核 確認員工是否遵守標準作業程序；硬體設施是否符合規定/標準稽核觀察紀錄表(範例) 總頁數：總頁數： / 受稽單位：受稽單位： 日期：日期： 年年 月月 日日ISO14001項目項目現場觀察結果現場觀察結果不符合項目不符合項目編編 號號受稽單位主管簽名：受稽單位主管簽名：稽核員簽名：稽核員簽名
10、：頁數：頁數： / 文件/紀錄查核l應查核之文件紀錄包括：各種工程技術文件、圖表之完整性與適時更新和其維持狀況、各管理程序所使用之申請和紀錄表單、檢查紀錄表、訓練資料與紀錄、評估報告等l鑑別出顯著的環境考量面及控制l審查相關的意外事故調查報告l以相關法令、規範及規則的要求為準評核之l列出需要再仔細查核的項目l注意文件紀錄應保存之期限，並查核其保存期限內之文件紀錄l為了節省時間，可將需要查核的文件記錄下來請受稽核部門準備好後再進行查核l必要時亦須到現場去查核文件/紀錄l必要時影印一份，以利報告之撰寫人員訪談l訪談對象應涵蓋各階層主管和基層人員l事先安排訪談時間，以不過份干擾受稽核部門運作為原則，
11、必要時，在現場查驗過程中一併進行基層人員訪談l慎選訪談地點，避免受到他人的影響，必要時得採取單獨訪談方式l確保對方確實瞭解問題之內容和意義，善用各種不同解說方式，但須避免對問題作彈性解釋l儘可能訪談到各工作班之人員l避免個人主觀意見或吹毛求疵l避免於工作現場爭論或陷入情緒化爭辯l解釋不符合事項對部門的不利影響溝通要領問題問題(Question)查證查證(Check)觀察觀察(Observe)採用開放式問題，避免使用封閉式問題採用開放式問題，避免使用封閉式問題運用5W1H(Who, When, Where, Why, What & How)原則銳利之觀察力銳利之觀察力肢體語言、面部表情、姿勢動作
12、、談話內容查證現場查核l不使自己暴露在有危害的現場，穿戴適當的防護具l由熟悉現場的人員陪同l確認查驗的範圍，可以讓你完成查核表的稽核l不一定要走原先規劃的路線l遵守受稽核單位的安全規則及作業時間l看文件，提問題l不要在工作場所爭辯彼此的觀點l在安全狀況下，在查核途中隨時找人來問l準備接受挑戰l在現場要充份利用你的感官l要查核特定主要文件或記錄l觀察並以實際環境管理情況來做考核l環境考量面是環境管理系統的量測重點l記下需要特別追蹤之處l見有立即性重大環境考量面和衝擊狀況時，應通知責任區主管立即採取暫時性之預防或改善措施典型的現場查核 一般作業場所之狀況一般作業場所之狀況 環境衝擊控制環境衝擊控制
13、 作業場所配置與內務作業場所配置與內務 防護及控制措施防護及控制措施 狀況狀況 相關標示相關標示 走道走道/通道通道 個人防護個人防護 逃生路線逃生路線 緊急應變緊急應變 物料物料 應變與急救設備應變與急救設備 化學品之儲存安全化學品之儲存安全 洗眼及淋浴設施洗眼及淋浴設施 廢棄物處理廢棄物處理 消防設備、警報消防設備、警報 設備設備 現場作業動態觀察現場作業動態觀察 機械設備與防護機械設備與防護 進行中的重大考量面作業進行中的重大考量面作業 電氣設備電氣設備 進行中的維修作業進行中的維修作業 現場承攬商作業現場承攬商作業抽樣策略l由稽核目的、項目及受稽核對象之個體數的大小、範圍限制來決定l辨
14、識個體群，如涵蓋所有類別的設備、各階層/功能組部的人員l決定抽樣的方式： a.稽核人員的専業判斷 b.隨機取樣 c.在各代表族群中取樣 d.依重要之功能性/類型間抽取 e.等間隔取樣l決定樣本大小-以大到可以合理的描述為原則 a.稽核員的専業判斷 b.時間的限制 c.支配定義(Rule of Thumb) 小個群體 10%20% 大個群體 10% d.統計基礎上之抽樣參考表如右： 群體數抽樣數20165031100472005930066400705007255073稽核後會議l目的為將稽核工作做一概括性總結報告，讓受稽核部門之人員有進一步的瞭解l稽核小組負責人得視實際狀況決定是否召開l出席人
15、員同稽核前會議人員出席名單，必要時，由受稽核部門主管自行決定參加之人員l會議時間以30至50分鐘為宜l原則上由稽核小組負責人負責報告初步的稽核結果，必要時得請其他稽核人員報告或發表意見稽核報告撰寫稽核報告的結構l稽核內容簡介l總評報告l現場查驗結果與改善機會點稽核內容簡介l受稽核單位名稱l稽核起迄日期、範圍、主題及方法l稽核員姓名及簡歷l受稽核單位之陪稽人員l任何例外、未列入稽核之項目及其原因總評報告l發現的重大優點及不符合l值得一提的項目，評論其對組織的衝擊l主要不符合法令或標準規定的部份l評分總結報告l總評報告必須呈主管審查撰寫稽核報告的準備工作l不管文件是誰的，只管從中找到根本原因l訪談
16、一定要寫下結論/結果l每日下班前與稽核組員、組長討論本日完成的進度及狀況，並準備或調整明日的工作l必要時向受稽核者挑戰，以證明你的看法l拷貝重要文件作為寫報告之依據l報告的內容必須取得受稽核單位主管的同意l注意不要疏忽其優點/長處如何寫好稽核報告l以直述句敘述事實l使用適當文辭，不可用帶有責備的語氣l觀察並收集證據以求證l避免道聽途說或猜測l一件不符合，一個改善點l儘可能不要填寫受訪人員姓名(執行優良部分除外)l不要指控事業單位主管人員l審慎評斷，不要有失誤產生l所有不符合，要有實物、有證據l要很精確的鑑別不符合是屬於那一條法令或標準規定l改善機會點說明事項應力求一致性l稽核員間於結束會議前應
17、充分意見交流，以求口徑一致l要有報告被更改的雅量發現不符合與改善機會點的內容l描述觀察發現的不符合l引證ISO14001:2004條款/法令/受稽核組織之標準規定l改善機會點 發生部門、行動內容、改善依據、改善建議何為事實-稽核報告l一件有事實的證明；不是判斷結果一大氣壓下水在攝氏100度沸騰拿破崙是當時最偉大的將軍這個單位可能需要組織必須不宜使用在報告中的文辭l適當的/不適當的l有一些、少數、很多、不多l有時候、偶而、時常l不足夠l嚴重的、顯然的公司公司xx年年xx月月xx日日ISO14001:2004內部稽核結果總評一覽內部稽核結果總評一覽表表項目內稽項數分配分數重點說明內部稽核評等稽核小
18、組長評分前次內部稽核結果本次內部稽核結果4.24.2、環境政策、環境政策1010項項1 10 0分分 4.34.3、規劃、規劃1616項項2 20 0分分4.44.4、實施與運、實施與運作作3636項項4 40 0分分4.54.5、檢查、檢查2525項項2 20 0分分4.64.6、管理階層、管理階層審查審查1212項項1 10 0分分 事業單位ISO14001:稽核報告表序號ISO14001條款查核結果改善機會說明法規或標準依據受稽核部門12345重要設備/設施查核重點方向l重大環境考量面是否編號列管其現場設施是否符合要求l危險物、有害物之儲存、處理區、分裝設備、 接地、通風排氣l偵測器、消
19、防泵浦、消防水之位置適當、功能正常、 存量充份l外洩預防系統、消減系統可正常運轉l管線末端之盲封或管塞l法蘭墊圈、螺絲螺帽維修時符合規格及所建立之 備品系統l顯著環境考量面現場緊急應變設施是否完備l.抽樣技巧範例l單一重大環境考量面的有效控制-活動區分l相關作業人員的訓練及能力(重大環境考量面認知)l意外事故、事件的調查報告l不符合狀況的矯正預防及效果l作業管制程序的符合性l日常督導、及巡檢l設備保養及防護測試l為組織工作人員的意見調查稽核路徑(Audit Trail)考量面目標/標的作業管制訓練監督量測事故調查溝通政策稽核路徑及追蹤 l利用輔助資料或訪談以決定後續 所須稽核的活動l在稽核報告
20、上記錄你想稽核之處l連絡組員及提供你想追查的資訊 以協助完成稽核l於稽核小組會議時追蹤組員協助 追查的結果以決定不符合事項稽核路徑及追蹤(續一)作業活動作業活動考量面考量面4.3.1目標標的設定目標標的設定4.3.3管理方案管理方案4.3.3緊急應變計畫緊急應變計畫4.4.7作業管制措施作業管制措施4.4.6訓練、認知訓練、認知及能力及能力4.4.2符合性評估符合性評估4.5.2法規鑑別法規鑑別4.3.2監督與量測監督與量測4.5.1稽核路徑及追蹤(續二)毒化物儲槽貼標示法規符合性查核4.5.2法規鑑別/更新4.3.2查核作業人員能力4.4.2工作負荷？查核方法/頻率4.4.6訓練規劃4.4.
21、2NNYY 稽核路徑及追蹤(續三)作業人員未作業人員未使用防護設施使用防護設施作業管制程序作業管制程序書書4.4.6環境考量面環境考量面4.3.1作業人員認知作業人員認知4.4.2作業管制符合作業管制符合監督監督4.5.1矯正及預防矯正及預防4.5.3訓練規劃訓練規劃4.4.2適當設備提供適當設備提供4.4.1諮詢及溝通諮詢及溝通4.4.3監督巡檢方法監督巡檢方法頻率頻率4.4.6NNNNYYY不符合事項成立要件標準要求不符合事項違反事實具體證據ISO14001條文環境管理法規公司之環境管理規定及作業標準作業紀錄訪談內容測試結果觀察發現如何找出不符合事項l先瞭解規定或程序要求 稽核前先讀程序書
22、 先訪談主管，再稽核操作員l臨時決定抽樣的對象 勿過早告知抽樣對象l平面取樣 稽核應盡量涵蓋組織各部門l使用縱向稽核 發現各部門間的橫向溝通問題如何找出不符合事項(續)l記錄不符合事項的細節 必要時影印資料l抽樣未被準備的資料 原始的資料提供原始的證據l善用一欄表 提供完整的抽樣樣本空間l查閱工作紀錄簿 意想不到的內幕完成矯正/預防措施l受稽核部門對稽核員所提出之稽核缺失應採取適當且有效的矯正/預防措施(含負責人員及預定完成期限)l對於矯正/預防措施應定期追蹤執行狀況l確認矯正/預防措施完成後之成效l稽核員應參閱前次之稽核結果，以確認改善之成效完成矯正/預防措施不符合稽核員依據證據開出缺失事項矯正措施分析原因確認成效依據根本原因提出矯正預防措施稽核員確認矯正預防成效缺失單位依據缺失分析根本原因 持續改善稽核的限制l稽核為短暫時刻所作之單一審查，提供環安衛管理系統執行的有效性參考指標l不足以成為符合法規的證據及判定部門環境管理績效的依據稽核的成功要素l上級主管的支持l制訂完整的環安衛稽核程序l強化稽核人員之專業知識及技術l落實執行矯正及預防措施，並持續執行追蹤管理稽核演練
