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1、秘书实务秘书实务国家精品课程国家精品课程课程负责人：禹明华课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕课程主讲人：周妮、刘婕项目项目职场活动准备职场活动准备模块一模块一 职场亲验模块职场亲验模块任务二任务二 明晰秘书的职业素养明晰秘书的职业素养 知识目标知识目标 1 1、掌握、掌握“三办三办”的交汇关系；的交汇关系；2 2、掌握秘书工作的基本原则、掌握秘书工作的基本原则3 3、明晰秘书的职业素养、明晰秘书的职业素养 能力目标能力目标 1 1、能够准确把握秘书三办工作之间的关系，运用基本原则完成职业活、能够准确把握秘书三办工作之间的关系，运用基本原则完成职业活动动2 2、认识了解秘书的基本素质、认识
2、了解秘书的基本素质 教学重点教学重点 1 1、掌握秘书、掌握秘书“三办三办”工作的交汇关系工作的交汇关系2 2、明晰秘书的职业素养、明晰秘书的职业素养 教学方法教学方法 案例分析、现场模拟、小组讨论案例分析、现场模拟、小组讨论 教学课时教学课时 2 2课时课时任务导入任务导入 高叶很喜欢秘书这高叶很喜欢秘书这个职业个职业, ,但是不知道这个但是不知道这个行业需要哪些基本素质行业需要哪些基本素质与能力与能力, ,也不知道自己是也不知道自己是否适合从事这个职业。否适合从事这个职业。你知道吗？你知道吗？心目中的你心目中的你请评出我们班里你认为最适合做行政文请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同
3、学秘人员的同学。至少列出至少列出三三条原因条原因。基本素养基本素养职业职业道德道德原则原则方法方法能力能力结构结构知识知识结构结构秘书的基本素养秘书的基本素养秘书的职业道德秘书的职业道德言言德德书书德德行行德德勇于奉献勇于奉献淡泊名利淡泊名利直陈己见直陈己见实事求是实事求是秘书工作的基本原则秘书工作的基本原则准确准确迅速迅速基本基本原原则保密保密秘书工作的基本方法秘书工作的基本方法参谋参谋授意授意基本基本方法方法调查调查案例：带泥的洋葱案例：带泥的洋葱 一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱
4、的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。 回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。儿了。 为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回
5、来之后，马上放在水龙为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”基础知识基础知识专业知识专业知识辅助知识辅助知识知识结构知识
6、结构政治哲学类政治哲学类语言文学类语言文学类数理统计类数理统计类历史地理类历史地理类法律法规类法律法规类秘书学秘书学秘书实务秘书实务秘书写作秘书写作文书档案知识文书档案知识调研信访协调会调研信访协调会务知识务知识管理类管理类艺术类艺术类公关礼仪类公关礼仪类秘书的知识结构秘书的知识结构智能智能思维能力思维能力组织能力组织能力能力结构能力结构敏锐的观察能力敏锐的观察能力良好的表达能力良好的表达能力出众的记忆能力出众的记忆能力自如的社交能力自如的社交能力良好的沟通能力良好的沟通能力深刻的思考能力深刻的思考能力全局的综合能力全局的综合能力周密的分析能力周密的分析能力巧妙的应变能力巧妙的应变能力八面玲珑
7、的协调能力八面玲珑的协调能力点面兼顾的计划能力点面兼顾的计划能力运筹帷幄的调度能力运筹帷幄的调度能力高效可靠的管理能力高效可靠的管理能力秘书的能力结构秘书的能力结构文秘人员需要掌握的专业技能（表一）文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1秘秘书书必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，是是使使用用打打字字机机或电脑等设备的必备能力。或电脑等设备的必备能力。2用用各各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、词词或或短短语迅速记录语言的一种方法。语迅速记录语言的一种方法。3是是秘秘书书必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技
8、技能能。可可以以体体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在在文文稿稿正正式式付付印印之之前前对对文文稿稿做做的的各各种种整整理理和和加加工工。5按按照照一一定定的的要要求求和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档文秘人员需要掌握的专业技能（表二）文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6运运用用定定量量研研究究的的方方法法，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明问题。明问题。7处处
9、理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，所所以以要要求求秘书掌握此项技能。秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设备。9使使用用办办公公领领域域最最先先进进、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，主要用于处理信息。主要用于处理信息。 统计统计 复制复制使用电信设备使用电信设备操作电脑操作电脑文书拟写文书拟写文书处理文书处理文书整理文书整理管理归档管理归档办文办文日常事务日常事务会议策划会议策划会议准备会议准备会议服务会议服务会议管理会议管理办会办会信息工作信息工作技术工作技术工作日常行政日常行政事务工作事务工作办事办事点击添加标题 秘书工
10、作的日常事务秘书工作的日常事务“办文办文”“”“办事办事”“”“办会办会”三者之间的关系三者之间的关系 1 1、三者相对独立、三者相对独立办文办文办会办会办事办事文字工作文字工作组织事务组织事务认识事理认识事理“办文办文”有时也是通过有时也是通过“办会办会”解决的解决的“办会办会”离不开离不开“办文办文”的工作的工作“办事办事”在通常通过在通常通过“办文办文”或者或者“办会办会”体现体现2 2、“办文办文”、“办会办会”、“办事办事”三者相互联系三者相互联系男人适合做行政文秘工作吗？讨论：讨论：男秘书：配角也精彩男秘书：配角也精彩 “在在一一些些单单位位，比比如如政政府府的的主主要要部部门门的
11、的秘秘书书，公公司司企企业业董董事事会会的的秘秘书书，大大都都以以男男性性居居多多。这这些些属属于于高高层层次次的的秘秘书书，年年龄龄也也一一般般比比较较大大，从从业业时时间间长长。”这这些些男男秘秘书书在在单单位位所所起起的的作作用用非非常常重重要要，不不但但能能很很好好地地起起到到承承上上启启下下的的桥桥梁梁作作用用，还还能能进进行行一一些些开开创创性性工工作作，比比如如建建设设性性意意见见，好好的的创创意意，精精彩彩的的策策划划等等，“甚甚至至能成为老板们背后的智囊。能成为老板们背后的智囊。”男秘书：配角也精彩男秘书：配角也精彩 男男性性秘秘书书少少不不等等于于男男性性不不适适合合做做秘
12、秘书书。有有人人就就为为男男秘秘书书总总结结了了“1616条条金金不不换换之之优优势势”：减减少少“口口舌舌”、减减少少公公司司纸纸料料的的浪浪费费、更更有有条条理理、耐耐力力更更强强、能能身身兼兼“体体力力”劳劳动动、能能为为上上司司“挡挡酒酒”、能能减减少少公公司司的的电电话话费费、杜杜绝绝了了办办公公室室的的“靡靡靡靡之之音音”、减减少少办办公公室室“食食品品垃垃圾圾”、降降低低办办公公室室性性骚骚扰扰、减减少少二二奶奶的的悲悲剧剧、物物超超所所值值、职职场场007007、可可保保鲜鲜而而且且没没有有失失效效期期、不不会会因因为为生生理理原原因因影影响响心心情情、办办公公室室保保镖镖。这
13、这些些理理由由尽尽管管有有些些调调侃侃的的意意味味，但但也也说说明明了了男男秘秘书书的的“实实用性用性”。小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。善于与人沟通。4随机应变能力强。随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。能沉着处理紧急事件。小测试：你适
14、合做文秘吗？（表二）小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差8能能代代表表经经理理出出席席员员工工大大会会并并讲讲话话，准准确确恰恰当当地地表达经理的意见。表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良良好好的的记记忆忆力力，尤尤其其对对人人名名、地地名名、电电话话号号码码反应迅速。反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。及时将企业内外部信息传递
15、给经理。小测试：你适合做文秘吗？（表三）小测试：你适合做文秘吗？（表三）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差15有组织观念和团队精神。有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。知道何时征求上司的意见和给上司建议。小测试：你适合做文秘吗？（表四）小测试：你适合做文秘吗？（表四）序序号号检测内容检测内容良良
16、一一般般差差22以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。独立工作能力强。秘书定位秘书定位文秘精英文秘精英博博闻闻强强记记应应变变强强能能说说会会道道不不贪贪功功实训实训调查几个单位的秘书，了解他们调查几个单位的秘书，了解他们“三办三办”工作的内容，分析他们工作的内容，分析他们的知识结构与能力结构。的知识结构与能力结构。
