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1、Office办公软件基础知识 简介.page1目目 录录第四部分 小知识共享page1720第一部分 Word文字处理软件page26第三部分 PPT制作要点page1116第二部分 Excel电子表格软件page710Office办公软件是微软公司开发的办公自动化软件，使用Office办公软件，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。Office办公软件是电脑应用最多，最基础的一个软件Office办公软件的发展经历了Office 97 、 Office 98、 Office 2000、 Office XP、 Office 2003、 Office 2007等几代Office套装软件一般由以
2、下7个软件组成：Microsoft Word *（文字处理应用软件）、 Microsoft Excel * （电子表格应用软件）、Microsoft PowerPoint *(幻灯片演示软件)、 Microsoft Outlook * （邮件及信息管理软件）、 Microsoft Access * （数据库应用软件）、 Microsoft FrontPage * （网站管理应用软件）、 Microsoft Share point Team Services（群组作业网站）简简 介介page1第一部分第一部分 WordWord文字文字处理理软件件Word *是办公套装软件Office *组件，专
3、门用于文字编辑、排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处理软件之一，功能强大，操作简单。生成的文件扩展名为“*.doc”或“*.docx”（Office2007)。要点要点：1、 新建、保存、打开word文档 2、 复制粘贴，查找替换，插入特殊符号等操作 3、文字格式的设置，段落的排版，项目符号和编号 4、页面设置，页眉页脚，分栏 提高提高：创建精致页眉页脚 1）在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚 2） 使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚page2第一部分第一部分 WordWord文字文字处理理软件件一注释设置：插入脚注、尾注和批注（脚注放在每一页面的底端，尾注放
4、在文档的结尾）“插入”“引用”“脚注和批注”插入日期和时间、自动图文集二格式设置 ：分栏效果： “格式”“分栏”。可以设置各栏宽度或是否加分隔线。（只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果）首字下沉： “格式”“首字下沉”中文版式： “视图”“工具栏”“其他格式”“格式”“中文版式” （包括：拼音指南、合并字符、带圈字符、双行和一、纵横混排）文字方向：“格式”“文字方向”：竖向排版、横向排版三检查，校对及保护 ：在“工具”菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。包括行，段，页数等。拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词文档的保护四文档的打印：页码范围选择pag
5、e3五、Word表格的制作：方法1.打开“表格”菜单，依次选择“插入”/“表格”命令 方法2.单击“常用”工具栏上的“表格”按钮（简单表格） 方法3.“表格和边框”工具栏上，选择“铅笔”工具第一部分第一部分 WordWord文字文字处理理软件件六、图文混排：插入艺术字、图片艺术字体样式选择调整当插入剪贴画图像、“来自文件”的图像或“来自扫描仪或相机”的图像时，您要用其中一种格式插入图像。图形位置、大小设定文本框与绘制图形page4第一部分第一部分 WordWord文字文字处理理软件件七四种视图方式的比较页面视图：以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来普通视图：分页
6、使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等Web版式视图：联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案大纲视图：每一个段落的前面都有一个标记page5第一部分第一部分 WordWord文字文字处理理软件件八、模板使用与新建：简历和常用文档格式九、工具的使用：“工具”“选项”：显示的文档个数及自动保存时间十、使用背景、边框和文字效果装饰文档：添加水印或背景图片、边框、底纹或填充
7、效果page6第二部分第二部分 ExcelExcel电子表格软件电子表格软件Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，它实质就是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能Excel的新建、打开、保存、关闭、编辑、删除等基本功能（基本快捷键功能）、数据录入、单元格式设定数据填充： )填充相同数据 ：鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右 )用户也可以自定义填充序列，方法如下： “工具”菜单“选项“命令，选择”自定义序列“标签，选中”新序列“并在”输入序列“框中填充序列，注意：序列中每一项不能以数字开头，如1,2
8、,3)智能填充：可以指定有某种规律的数据（等差，等比） page7第二部分第二部分 ExcelExcel电子表格软件电子表格软件u函数函数可以认为是常用公式的简写形式。常用的函数有：Sum，Average,Max，Round,If,Vlookup 等步骤如下： 1)单击要输入如Sum函数的单元格 2).“插入”菜单“函数”，出现“粘贴函数”对话框 3)选择需要的“函数”，选定区域. 区域（连续区域 ；不连续区域，按住Ctrl键） 快速计算：工具栏上的“自动求和”和“粘贴函数”按钮 page8第二部分第二部分 ExcelExcel电子表格软件电子表格软件常用的函数（如Sum、Average、Ma
9、x、Round、If、Vlookup）实例如下：函数 page9第二部分第二部分 ExcelExcel电子表格软件电子表格软件Excel中常用功能演示：数据透视表、插入图表、分列等page10第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点1、版面设计、版面设计1-1整体效果整体效果应风格统一，色彩协调，美观大方。1-2色彩尽量采用与文字对比度较大的背景，如白底黑字、黑底白字、蓝底白字、绿底黄字，不要使用图片作背景。1-3页边距每页四周留白，应避免内容顶到页面边缘。1-4表格尽量使用透明背景表格。page111-5图片 使用图片时，同一页面上不应将多个图片叠加在一起。1-6强调内容 页面中的关键
10、内容、定理、定义等宜通过设置亮色、加粗、下划线等方式，加以强调，刺激记忆。但同一页面上用于强调效果的方式不应超过三种。1-7页数显示 演示文稿的当前页应在页面下边显示。第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点1、版面设计、版面设计page12第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点2、内容结构设计内容结构设计2-1内容组织 每页应呈现一个较为单一的内容。2-2内容层级 每页的条目不应超过三个层级结构，低一级的内容向右移至少一个汉字。2-3条目 每行呈现一项条目，对于复杂的短文，应分解，用多项条目呈现。2-4符号使用 尽量使用各种符号简化文字描述。2-5内容讲演时间 每页内容讲演时间
11、不宜过长，以25分钟为宜。page13第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点3、文字排版文字排版3-1标题 标题应简洁、概括，一般不超过10个汉字，避免换行，不同级别的标题在文字和色彩上应有区别，同一级标题要前后一致。3-2正文 文字简练，表意明确。每行不超过30个字；行距使用1.25行或1.5行。3-3字符 字符尽量选取与背景颜色有较大反差的颜色，以突出讲稿的内容。page14第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点4、动画、声音设计动画、声音设计4-1动画效果 使用动画效果时，同一页面上不应使用三种以上。4-2声音节奏 应使用舒缓、节奏较慢的音乐。没有特殊要求，一般不建议设置
12、声音。page15三不原则：“不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻灯片切换”！72原则：每份幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。八字真言：“文不如表，表不如图”！ 能用图时，不用表；能用表时，不用字。简单原则：干净、简洁、有序 。第三部分第三部分 PPTPPT制作要点制作要点5、设计原则设计原则page16第四部分第四部分 小知识共享小知识共享u也许你遇到过这样的问题：有时遇到要做一份文档或表格时却找不到自己想用的菜单？ 办公软件版本有差别办公软件版本有差别方法不尽相同！方法不尽相同！-自自定定义义快快速速访访问问
13、工工具具栏栏page17u采用单元格式四舍五入的话，在财务运算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？第四部分第四部分 小知识共享小知识共享数数 值（原）值（原）单元格式单元格式(4(4位）位）函函 数（数（4 4位）位）1.2354873431.2354873431.2355 1.2355 1.23551.23551.8945632411.8945632411.8946 1.8946 1.89461.89460.5476389530.5476389530.5476 0.5476 0.54760.54767.4356576487.4356
14、576487.4357 7.4357 7.43577.43573.5438976573.5438976573.5439 3.5439 3.54393.54394.6538763494.6538763494.6539 4.6539 4.65394.653919.3111 19.3111 19.311219.3112-其实，采用单元格式四舍五入数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了；Excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。小数位数取舍.xlsxpage18u自定义序列、数据合并与分列的运用：uExcel2003:工具选项自
15、定义序列新建序列 Excel2007:Office按钮 Excel选项常用编辑自定义列表新建序列 u用两种方法把文本合并在一起,(CONCATENATE和Shift+&) u详见 Excel里数据合并与分列第四部分第四部分 小知识共享小知识共享page19page20第四部分第四部分 小知识共享小知识共享关于关于Windows Windows 键的常用快捷方式的常用快捷方式：Windows+DWindows+EWindows+LWindows+XWindows+R输入输入oskoskWindows+R输入输入psr.exepsr.exe桌 面资源管理器锁 屏windowswindows移动中心移动中心虚拟键盘虚拟键盘问题步骤记录器问题步骤记录器l l不足之处不足之处l l敬请敬请指正指正page21
